L’automatisation d’Excel peut permettre aux utilisateurs de mieux travailler avec un classeur Excel.
Par exemple, automatiser le processus de remplissage des données d’un gros fichier Excel contenant environ 6 000 enregistrements d’appels d’offres complexes et envoyer ces informations dans l’outil de devis destiné aux entreprises manufacturières.
Contenu
Le problème des entrées massives
Lorsqu’il s’agit de remplir manuellement des feuilles Excel, cela ne prend pas seulement du temps, mais est également source d’erreurs humaines, de pertes de revenus, de doubles facturations et de coûts plus élevés.
Examinons de plus près les problèmes liés aux processus manuels
1. Les erreurs capturées par un être humain peuvent vous coûter du temps et de l’argent
2. L’augmentation de la charge de travail se traduit par une augmentation de la main-d’œuvre, de l’équipe et des salaires à payer.
3. Retards inutiles dus à des approbations multiples
4. Moins de productivité
5. Possibilité d’entrées perdues/manquées/doublons/erreurs
6. Manque de transparence
La liste continue.
Comment Graip.AI peut vous aider ?
Graip.AI comprend deux fonctionnalités qui peuvent aider à améliorer le travail avec les fichiers Excel.
1. Reconnaissance d’Excel
2. Fonctionnalité de remplissage des cellules.
Vous trouverez ci-dessous des exemples de cas d’utilisation où Graip.AI peut être appliqué pour automatiser des tâches manuelles répétitives :
Automatisation de la reconnaissance d’Excel :
1. L’IA peut contribuer à simplifier et à automatiser le traitement des appels d’offres, des cahiers des charges et des demandes de prix en introduisant une reconnaissance intelligente des informations et en transmettant ces informations à des systèmes tiers. Si faire correspondance les UGS du client et les ID de votre catalogue de produits est nécessaire, Graip.AI peut également assurer l’automatisation.
2. Les rapports réguliers de vente Excel qui peuvent survenir dans l’entreprise à partir de différents actifs, bureaux, ventes et organisations peuvent être regroupés dans un modèle unique avec l’aide de Graip.AI qui peut télécharger tout cela vers le système tiers pour une analyse plus approfondie et des décisions Salesforce.
3. Les listes de prix Excel peuvent être reconnues et transférées automatiquement vers les solutions de tarification de tiers.
4. L’automatisation d’Excel peut aider à la gestion de l’inventaire, et pendant que vous rassemblez les résultats de l’inventaire de différents stocks et que vous remplissez manuellement ces informations dans l’ERP ou le système d’entrepôt, Graip.AI peut automatiquement tirer ces informations d’Excel avec les résultats de l’inventaire et rapprocher ces informations des données sur les soldes de l’entrepôt dans le système tiers.
5. Création d’une fiche article : Excel avec de nouvelles données de base pour la création de produits sera automatiquement transféré au système de données de base des produits.
Automatisation du remplissage des cellules Excel :
6. Création de nomenclatures en masse : Le fichier Excel contenant les données de base des matériaux sera automatiquement téléchargé vers votre solution tierce, sans qu’il soit nécessaire de remplir manuellement un modèle de téléchargement Excel spécifique.
7. Onboarding de masse des clients/fournisseurs : il n’est pas nécessaire de remplir manuellement les données des clients/fournisseurs d’Excel vers le modèle de téléchargement d’Excel – la fonctionnalité de remplissage de cellules de Graip.ai apportera les informations des clients/fournisseurs de votre Excel vers la structure du modèle de téléchargement nécessaire et enverra automatiquement ces données vers le système de données de base.
Fonctionnalités supplémentaires de Graip.AI pour Excel :
Objet “Vue d’ensemble”
Graip.AI propose ce que nous appelons la fonctionnalité “Vue d’ensemble”. La solution peut combiner des informations provenant de plusieurs cellules en une seule vue.
Imaginez que vous dirigiez une entreprise de construction et que vous deviez garder la trace de tous les détails d’un projet dans Excel.
Vous devez construire la maison A, qui comportera six étages et 18 appartements, et les matériaux de construction sont ABCD. Vous disposez donc de ces informations dans Excel avec toutes les informations concernant les autres maisons. Il suffit d’un clic et Graip.AI vous montrera le résumé de la maison A selon votre demande.
En outre, il peut appliquer une certaine logique commerciale, comme le calcul des mètres carrés de ce bâtiment sur la base des paramètres de dimension.
Nous pouvons également prévoir certaines informations sur la base de données historiques, par exemple quand et dans quelle mesure ce bâtiment sera entretenu.
Reconnaissance d’entités nommées
Graip.AI peut classer de manière intelligente et experte des informations provenant d’un fichier Excel non structuré.
Imaginez que vous disposiez d’un fichier Excel contenant des informations réparties dans différentes colonnes sur vos employés : leur date de naissance, leur adresse, leur statut, etc. Et vous devez envoyer ces informations à un système tiers.
Alors, Graip.AI ne se contentera pas de prendre ce texte en tant que tel, mais il pourra comprendre quelle information exacte est stockée dans la colonne E, par exemple, qu’il s’agit d’une date de naissance, et en appliquant certaines règles métier spécifiques, il pourra alors traiter cette information, qui pourra ensuite être utilisée par la solution tierce.
Recherche
Tout d’abord, nous devons organiser le stockage des fichiers Excel et créer des index pour vos fichiers Excel.
Ensuite, en fournissant une logique d’entreprise, Graip.AI peut mettre en œuvre une fonctionnalité de recherche. La gestion des stocks en est un bon exemple. Supposons que vous ayez des milliers d’entrepôts locaux et que vous disposiez des résultats de gestion des stocks pour ces entrepôts.
Vous devez communiquer à votre équipe de vente la quantité totale d’un article provenant de différents stocks. Tout d’abord, vous devez extraire la quantité d’un article spécifique de différents fichiers Excel, puis résumer le tout et partager les informations actuelles avec votre force de vente.
Graip.AI dispose en fait d’une telle fonctionnalité et peut rationaliser ce processus !
Analyse sémantique
Lorsque nous établissons des rapports de vente trimestriels ou mensuels, nous marquons généralement certaines informations à l’aide de différents types de texte ou de différentes couleurs.
Par exemple, un texte en gras peut indiquer qu’il s’agit de l’élément le plus important du plan de vente et qu’il faut agir immédiatement, un texte en rouge peut indiquer que les ventes précédentes sont peut-être trop faibles et qu’il faudrait arrêter de produire cet article au cours de la prochaine période de vente.
Par conséquent, Graip.AI lira non seulement le nom de la colonne et les informations qui y sont stockées, mais reconnaîtra également la logique sémantique. Sur la base de la sémantique prédéfinie, la solution vous fournira des informations de la même manière qu’un être humain.
Ainsi, une fois que Graip.AI aura traité ces informations, vous disposerez non seulement des chiffres ou du texte de votre fichier Excel, mais vous recevrez également des notifications ou des alertes qui vous indiqueront comment utiliser ces informations de manière plus approfondie.
Conclusion
Outre les cas d’utilisation de fichiers Excel préconstruits et les fonctionnalités décrites, Graip.AI est ouvert à des scénarios hors du commun.