Laut einer Studie von Supply Chain Brain können 80 % der klassischen, veralteten Prozesse in der Beschaffung mit Hilfe von Automatisierung eliminiert werden.
Sie können sich die Papierablage, die Excel-Verfolgung und andere Bestellvorgänge sparen.
Die manuelle Bearbeitung von Bestellungen nimmt viel Zeit in Anspruch und ist fehleranfällig, was zu Papierverlust, doppelten Bestellungen und langsamen Genehmigungen führen kann.
Die Automatisierung von Bestellungen reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Behebung dieser Probleme.
Inhalt
Schritte zur Automatisierung von Bestellungen
So starten Sie die Automatisierung von Bestellungen:
1. Automatisierte Datenerfassung integrieren
Software wie Graip.AI hilft Ihnen, Daten aus Rechnungen zu erfassen. Eine vereinfachte Form von Informationen aus früheren Aufträgen hilft Ihrem Buchhaltungsteam, die kommenden Zahlungsaufträge schnell zu erstellen.
2. Integration des Finanzsystems
Bilden Sie Ihr integriertes ERP- und/oder Buchhaltungssystem ab, um sicherzustellen, dass Sie alle benötigten Daten haben.
Ihre ERP-Software macht es Ihrem Team leicht, eine Bestellanforderung zu erstellen, sie an die Personen zu senden, die sie genehmigen müssen, sie in eine Bestellung umzuwandeln und sie per E-Mail an Ihren bevorzugten Lieferanten zu senden.
3. Definieren Sie Workflows für die Richtliniengenehmigung
Neben der Zuordnung von Feldern aus verbundenen Systemen müssen Sie auch Ihre Bestellrichtlinien definieren und den Genehmigungsprozess einrichten, damit Bestellanforderungen schnell in Workflows umgewandelt werden können.
Abteilungen und monetäre Kriterien können unterschiedliche Genehmigungsverfahren erfordern. Automatisieren Sie Bestellungen, nachdem Sie die notwendigen Daten und Genehmigungsabläufe haben.
Ein cloudbasiertes Tool wie Graip.AI macht dies einfacher und schneller.
Angebote zur Automatisierung von Bestellungen:
Fehlervermeidung
Käufer-Verkäufer-Bestellungen sind rechtsverbindlich. Sie müssen Produkte, Mengen und Preise auflisten. Sie überwachen intern die Budgets der Abteilungen, den Cashflow und die Einkäufe.
Bestellungsfehler erfordern eine Kommunikation zwischen Verkäufer und Käufer, um korrigiert zu werden. Das verschwendet Geld, bindet Mittel durch falsche Bestellungen und verlangsamt die Produktion.
Automatisierte Systeme wie Graip.AI können Dokumente filtern, wenn die Informationen nicht übereinstimmen, z.B. wenn Lieferantencodes oder Namen fehlen.
Sie können auch Genehmigungsworkflows automatisieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Berechtigungen erteilt wurden. All diese Dinge beseitigen menschliches Versagen.
Bessere Beschaffung
In einem automatisierten Bestellsystem können die Teammitglieder die Rechte der Benutzer für die Weiterleitung von Genehmigungen, die Eingabe von Lieferantendaten (Hochladen von Verträgen, Katalogisieren von Produkten und Dienstleistungen, Festlegen von Zahlungsbedingungen usw.) und mehr festlegen. Die Einrichtung vereinfacht die Beschaffung.
Veränderung der Budgets
Sie können auch entscheiden, wer die Bestellanforderungen genehmigt. Ein Prüfprotokoll zeichnet dies zur Auswertung auf.
Sie können zum Beispiel eine Regel aufstellen, dass jeder Kauf unter 50 $ automatisch akzeptiert wird. Sie können für jede Abteilung einen Genehmiger auswählen, der automatisch benachrichtigt wird, wenn eine Bestellanforderung zu genehmigen ist.
Dies ist nützlich für Einkäufe, die mehr kosten. Nach der Genehmigung erhält der Verkäufer einen PO per E-Mail.
Deutlichere Ausgaben
Die Ausgaben der Abteilungen können durch Automatisierung sichtbarer werden. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, bessere Konditionen mit Ihren derzeitigen Anbietern zu erzielen, und hilft Ihnen herauszufinden, ob Sie neue Anbieter für die Zusammenarbeit finden sollten.
Messen Sie die Leistung der Lieferanten und der Lieferkette. Mit der Bestellsoftware können Sie alle Systemdokumente durchsuchen und jederzeit den Status einer Bestellung, einer Rechnung oder einer Zahlung überprüfen. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über Ihren Beschaffungsprozess.
Flexible Arbeitsabläufe
Mit der Automatisierungssoftware können Sie das System so einrichten, dass es Ihren Bedürfnissen entspricht, ganz gleich, welche das sind. So können Sie Ihre Einkäufe auf einen bestimmten Geldbetrag, einen bestimmten Anbieter oder einen bestimmten Artikel beschränken.
Erzwingt die Einhaltung der Vorschriften
Die Software zur Automatisierung von Bestellungen automatisiert die Einkaufsrichtlinien und internen Kontrollen des Unternehmens. Richtlinien wie die Genehmigungsmatrix, Listen zugelassener Lieferanten und Prüfpfade, die befolgt werden müssen, sind in das System integriert, so dass die Einhaltung automatisch erfolgt und nicht unterbrochen werden kann.
Niemand kann ohne Genehmigung oder von einem nicht-bevorzugten Anbieter kaufen. Dennoch zeichnet ein Prüfpfad alles auf, um die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen.
Endnote
Vorteile der Automatisierung von Bestellungen Die Automatisierung von Bestellungen in Ihrem Unternehmen bringt viele Vorteile mit sich, z. B. eine höhere Effizienz, eine bessere Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Vertragsbedingungen, eine bessere Übersicht über die Ausgaben des Unternehmens und vieles mehr.
Sie können strategische Kostensenkungsmöglichkeiten und einen Wettbewerbsvorteil finden, indem Sie die Plattform zur Untersuchung Ihrer Einkaufstrends nutzen.
Die Automatisierung von Bestellungen kann Ihrem Unternehmen helfen, zu wachsen, indem Sie die Unternehmensausgaben verfolgen.