Según un estudio de Supply Chain Brain, el 80% de los antiguos procesos clásicos de aprovisionamiento pueden eliminarse con ayuda de la automatización.

Puedes saltarte el almacenamiento en papel, el seguimiento en Excel y otros procedimientos de las órdenes de compra.

Procesar los pedidos a mano lleva mucho tiempo y es propenso a cometer errores, lo que puede provocar pérdidas de papel, pedidos duplicados y aprobaciones lentas.

La automatización de las órdenes de compra reduce el tiempo y la mano de obra necesarios para solucionar estos problemas.

Pasos para automatizar los pedidos

Así se inicia la automatización de las órdenes de compra:

1. Integración de la captura automatizada de datos

Programas como Graip.AI te ayudarán a capturar datos de las facturas. Un formulario simplificado con información de pedidos anteriores ayudará a tu equipo de contabilidad a generar rápidamente las próximas órdenes de pago.

2. Integración del sistema financiero

Mapea tu ERP integrado y/o tu sistema contable para asegurarte de que tienes todos los datos que necesitas.

Tu software ERP facilitará a tu equipo la creación de una solicitud, su envío a las personas que deben aprobarla, su conversión en un pedido y su envío por correo electrónico a tu proveedor preferido.

3. Definición de flujos de trabajo de aprobación de políticas

Además de mapear los campos de los sistemas conectados, tendrás que definir tu política de pedidos y configurar el proceso de aprobación para que las solicitudes puedan convertirse rápidamente en flujos de trabajo.

Los departamentos y los criterios monetarios pueden requerir métodos de aprobación distintos. Automatiza las órdenes de compra una vez tengas los datos y los flujos de aprobación necesarios.

Una herramienta basada en la nube como Graip.AI lo hace más fácil y rápido.

Ofertas de automatización de órdenes de compra:

Prevención de errores

Las órdenes de compra entre comprador y vendedor son legalmente vinculantes. Deben enumerar productos, cantidades y precios. Supervisan internamente los presupuestos departamentales, el flujo de caja y las compras.

Los errores en los pedidos requieren una comunicación vendedor-comprador para ser corregidos. Esto malgasta dinero, inmoviliza fondos con pedidos erróneos y ralentiza la producción.

Los sistemas automatizados como Graip.AI pueden filtrar documentos si la información no coincide, como cuando faltan códigos o nombres de proveedores.

También pueden automatizar los flujos de trabajo de aprobación para asegurarse de que se han concedido los permisos adecuados. Todas estas cosas eliminan el error humano.

Mejor contratación pública

En un sistema automatizado de órdenes de compra, los miembros del equipo pueden establecer los derechos de los usuarios para la ruta de aprobación, la introducción de datos de proveedores (cargar contratos, catalogar productos y servicios, establecer condiciones de pago, etc.), etc. La configuración simplifica el aprovisionamiento.

Cambio en los presupuestos

También pueden decidir quién aprueba las solicitudes. Una pista de auditoría lo registra para su evaluación.

Por ejemplo, puedes establecer una regla según la cual cualquier compra inferior a 50 $ se acepte automáticamente. Puedes elegir aprobadores para cada departamento, y cuando haya una solicitud que aprobar, se les enviarán alertas automáticas.

Esto es útil para las compras que cuestan más. Tras la aprobación, el vendedor recibe un pedido por correo electrónico.

Gastos más transparentes

Los gastos de los departamentos pueden ser más visibles mediante la automatización. Esta visibilidad te permite obtener mejores condiciones con tus proveedores actuales y te ayuda a averiguar si debes descubrir nuevos proveedores con los que trabajar.

Medir el rendimiento de los proveedores y de la cadena de suministro. Con el software de las órdenes de compra, puedes buscar en todos los documentos del sistema y comprobar el estado de un pedido, una factura o un pago en cualquier momento. Esto te da una visión completa de tu proceso de contratación.

Flujos de trabajo flexibles

Con el software de automatización, puedes configurar el sistema para que se adapte a tus necesidades, sean cuales sean. Permite limitar las compras a una determinada cantidad de dinero, a un determinado proveedor o a un determinado artículo.

Exige el cumplimiento

El software de automatización de las órdenes de compra automatiza las políticas de compras y los controles internos de la empresa. Las políticas, como la matriz de aprobación, las listas de proveedores aprobados y las pistas de auditoría que deben seguirse, están integradas en el sistema para que el cumplimiento sea automático y no pueda incumplirse.

Nadie puede comprar sin autorización o a un proveedor no preferente. Aun así, una pista de auditoría lo registra todo para las auditorías de cumplimiento.

Nota final

La automatización de las órdenes de compra de tu empresa tiene muchas ventajas, como una mayor eficacia, un mejor cumplimiento de las políticas corporativas y las condiciones contractuales, una mejor visibilidad de lo que gasta la empresa, etc.

Puedes encontrar oportunidades estratégicas de reducción de gastos y una ventaja competitiva utilizando la plataforma para estudiar tus tendencias de compra.

La automatización de las órdenes de compra puede ayudar a tu empresa a crecer mediante el seguimiento de los gastos de la empresa.