Selon une étude de Supply Chain Brain, 80 % des anciens processus classiques d’approvisionnement peuvent être éliminés grâce à l’automatisation.

Vous pouvez éviter le stockage de papiers, le suivi Excel et d’autres procédures relatives aux bons de commande.

Le traitement manuel des commandes prend beaucoup de temps et est sujet à des erreurs, ce qui peut entraîner du gaspillage de papier, des commandes en double et des approbations lentes.

L’automatisation des bons de commande réduit le temps et le travail nécessaires pour résoudre ces problèmes.

Étapes de l’automatisation des commandes d’achat

Voici comment démarrer l’automatisation des commandes d’achat :

1. Intégrer la saisie automatisée des données

Des logiciels comme Graip.AI vous aideront à capturer les données des factures. Un formulaire simplifié reprenant les informations des commandes précédentes aidera votre équipe comptable à générer rapidement les ordres de paiement à venir.

2. Intégration du système financier

Cartographiez votre système ERP et/ou comptable intégré pour vous assurer que vous disposez de toutes les données dont vous avez besoin.

Votre logiciel ERP permettra à votre équipe de créer facilement une demande d’achat, de l’envoyer aux personnes qui doivent l’approuver, de la transformer en commande et de l’envoyer par courrier électronique au fournisseur de votre choix.

3. Définir les flux d’approbation des politiques

Outre la mise en correspondance des champs des systèmes connectés, vous devrez définir votre politique en matière de bons de commande et mettre en place le processus d’approbation afin que les demandes puissent être rapidement transformées en flux de travail.

Les départements et les critères monétaires peuvent nécessiter des méthodes d’approbation distinctes. Automatisez les commandes une fois que vous disposez des données et des flux d’approbation nécessaires.

Un outil basé sur le cloud comme Graip.AI rend cela plus facile et plus rapide.

Offres d’automatisation des bons de commande :

Prévention des erreurs

Les ordres d’achat entre l’acheteur et le vendeur sont juridiquement contraignants. Ils doivent énumérer les produits, les quantités et les prix. Ils contrôlent les budgets des départements, les flux de trésorerie et les achats en interne.

Les erreurs de commande nécessitent une communication entre le vendeur et l’acheteur pour être corrigées. Cela gaspille de l’argent, immobilise des fonds en raison de commandes erronées et ralentit la production.

Des systèmes automatisés comme Graip.AI peuvent filtrer les documents si les informations ne correspondent pas, par exemple s’il manque des codes ou des noms de fournisseurs.

Ils peuvent également automatiser les flux d’approbation pour s’assurer que les bonnes autorisations ont été accordées. Tous ces éléments permettent de se débarrasser de l’erreur humaine.

Amélioration de l’approvisionnement

Dans un système de commande automatisé, les membres de l’équipe peuvent définir les droits des utilisateurs pour l’acheminement des approbations, la saisie des données des fournisseurs (téléchargement des contrats, catalogage des produits et des services, définition des conditions de paiement, etc.) et plus encore. La mise en place simplifie l’approvisionnement.

Modification des budgets

Ils peuvent également décider qui approuve les demandes d’achat. Une piste d’audit permet d’enregistrer ces données à des fins d’évaluation.

Par exemple, vous pouvez établir une règle selon laquelle tout achat inférieur à 50 $ est automatiquement accepté. Vous pouvez choisir des approbateurs pour chaque département et, lorsqu’une demande doit être approuvée, des alertes automatiques leur sont envoyées.

C’est utile pour les achats ayant un montant plus élevé. Après approbation, le vendeur reçoit un bon de commande par courrier électronique.

Des dépenses plus claires

Les dépenses des départements deviennent plus visibles grâce à l’automatisation. Cette visibilité vous permet d’obtenir de meilleures conditions avec vos fournisseurs actuels et vous aide à déterminer si vous devez trouver de nouveaux fournisseurs avec lesquels travailler.

Mesurer les performances des fournisseurs et de la chaîne d’approvisionnement. Avec le logiciel de commande, vous pouvez rechercher dans tous les documents du système et vérifier à tout moment l’état d’une commande, d’une facture ou d’un paiement. Vous disposez ainsi d’une vue d’ensemble de votre processus d’approvisionnement.

Flux de travail flexibles

Avec un logiciel d’automatisation, vous pouvez configurer le système pour qu’il réponde à vos besoins, quels qu’ils soient. Il permet de limiter les achats à un certain montant, à un certain fournisseur ou à un certain article.

Respect de la conformité

Un logiciel d’automatisation des bons de commande automatise les politiques d’achat et les contrôles internes de l’entreprise. Les politiques telles que la matrice d’approbation, les listes de fournisseurs agréés et les pistes d’audit à suivre sont intégrées dans le système, de sorte que la conformité est automatique et ne peut être rompue.

Personne ne peut acheter sans autorisation ou auprès d’un fournisseur non privilégié. Néanmoins, une piste d’audit permet de tout enregistrer pour les audits de conformité.

Note de fin

Avantages de l’automatisation des bons de commande. L’automatisation des bons de commande de votre entreprise présente de nombreux avantages, tels qu’une efficacité accrue, un meilleur respect des politiques de l’entreprise et des conditions contractuelles, une meilleure visibilité sur les dépenses de l’entreprise, et bien d’autres encore.

Vous pouvez trouver des opportunités stratégiques de réduction des coûts et un avantage concurrentiel en utilisant la plateforme pour étudier vos tendances d’achat.

L’automatisation des bons de commande peut aider votre entreprise à se développer en assurant le suivi de ses dépenses.