Według badania przeprowadzonego przez Supply Chain Brain, 80% klasycznych starych procesów w zaopatrzeniu można wyeliminować za pomocą automatyzacji.
Można pominąć przechowywanie dokumentów papierowych, śledzenie w programie Excel i inne procedury związane z zamówieniami zakupu.
Ręczne przetwarzanie zamówień zajmuje dużo czasu i jest narażone na błędy, co może prowadzić do strat papieru, duplikatów zamówień i powolnego zatwierdzania.
Automatyzacja zamówień zakupu skraca czas i zmniejsza nakład pracy wymagany do rozwiązania tych problemów.
Spis treści
Kroki automatyzacji zleceń zakupu
W ten sposób można rozpocząć automatyzację zamówień zakupu:
1. Integracja automatycznego przechwytywania danych
Oprogramowanie takie jak Graip.AI pomoże w przechwytywaniu danych z faktur. Uproszczona forma informacji z poprzednich zamówień pomoże zespołowi księgowemu szybko wygenerować nadchodzące zlecenia płatnicze.
2. Integracja systemu finansowego
Zmapuj swój zintegrowany system ERP i/lub księgowy, aby upewnić się, że masz wszystkie potrzebne dane.
Oprogramowanie ERP ułatwi zespołowi utworzenie zapotrzebowania, wysłanie go do osób, które muszą je zatwierdzić, przekształcenie go w zamówienie i wysłanie go e-mailem do preferowanego dostawcy.
3. Definiowanie przepływów pracy zatwierdzania zasad
Oprócz mapowania pól z połączonych systemów, konieczne będzie zdefiniowanie polityki zamówień zakupu i skonfigurowanie procesu zatwierdzania, aby zapotrzebowania mogły być szybko przekształcane w przepływy pracy.
Działy i kryteria pieniężne mogą wymagać różnych metod zatwierdzania. Zautomatyzuj zamówienia zakupu po uzyskaniu niezbędnych danych i przepływów zatwierdzeń.
Narzędzie oparte na chmurze, takie jak Graip.AI, sprawia, że jest to łatwiejsze i szybsze.
Oferty automatyzacji zamówień zakupu:
Zapobieganie błędom
Zamówienia kupna-sprzedaży są prawnie wiążące. Muszą one zawierać listę produktów, ilości i ceny. Wewnętrznie monitorują budżety działów, przepływy pieniężne i zakupy.
Błędy PO wymagają komunikacji między sprzedawcą a kupującym w celu ich skorygowania. Powoduje to marnowanie pieniędzy, wiązanie funduszy z niewłaściwymi zamówieniami i spowalnia produkcję.
Zautomatyzowane systemy, takie jak Graip.AI, mogą filtrować dokumenty, jeśli informacje nie są zgodne, na przykład gdy brakuje kodów lub nazw dostawców.
Mogą również zautomatyzować procesy zatwierdzania, aby upewnić się, że przyznano odpowiednie uprawnienia. Wszystkie te rzeczy eliminują błędy ludzkie.
Lepsze zamówienia
W zautomatyzowanym systemie zamówień zakupu członkowie zespołu mogą ustawić uprawnienia użytkowników do zatwierdzania, wprowadzania danych dostawców (przesyłania umów, katalogowania produktów i usług, ustalania warunków płatności itp.). Konfiguracja upraszcza zaopatrzenie.
Zmiana w budżetach
Mogą również decydować o tym, kto zatwierdza rekwizycje. Ścieżka audytu rejestruje to do oceny.
Można na przykład wprowadzić zasadę, że każdy zakup poniżej 50 USD jest automatycznie akceptowany. Możesz wybrać osoby zatwierdzające dla każdego działu, a gdy pojawi się zapotrzebowanie do zatwierdzenia, zostaną do nich wysłane automatyczne powiadomienia.
Jest to przydatne w przypadku zakupów, które kosztują więcej. Po zatwierdzeniu sprzedawca otrzymuje PO pocztą elektroniczną.
Bardziej przejrzyste wydatki
Wydatki działu mogą być bardziej widoczne dzięki automatyzacji. Ta widoczność umożliwia wynegocjowanie lepszych warunków z obecnymi dostawcami i pomaga ustalić, czy należy znaleźć nowych dostawców do współpracy.
Mierzenie wydajności dostawców i łańcucha dostaw. Oprogramowanie do zamówień zakupu umożliwia przeszukiwanie wszystkich dokumentów systemowych i sprawdzanie statusu zamówienia, faktury lub płatności w dowolnym momencie. Daje to pełny wgląd w proces zamówień.
Elastyczne przepływy pracy
Dzięki oprogramowaniu do automatyzacji możesz skonfigurować system tak, aby spełniał Twoje potrzeby, bez względu na to, jakie one są. Umożliwia to ograniczenie zakupów do określonej kwoty pieniędzy, określonego dostawcy lub określonego przedmiotu.
Egzekwuje zgodność z przepisami
Oprogramowanie do automatyzacji zamówień zakupu automatyzuje politykę zakupową firmy i kontrole wewnętrzne. Zasady, takie jak matryca zatwierdzeń, listy zatwierdzonych dostawców i ścieżki audytu, których należy przestrzegać, są wbudowane w system, dzięki czemu zgodność jest automatyczna i nie można jej złamać.
Nikt nie może dokonać zakupu bez autoryzacji lub od niepreferowanego dostawcy. Mimo to ścieżka audytu rejestruje wszystko na potrzeby audytów zgodności.
Końcowa uwaga
Korzyści z automatyzacji zamówień zakupu Automatyzacja zamówień zakupu w firmie ma wiele zalet, takich jak zwiększona wydajność, lepsza zgodność z polityką korporacyjną i warunkami umowy, lepszy wgląd w to, ile firma wydaje, i nie tylko.
Korzystając z platformy do badania trendów zakupowych, można znaleźć strategiczne możliwości redukcji kosztów i uzyskać przewagę konkurencyjną.
Automatyzacja zamówień może pomóc w rozwoju firmy poprzez śledzenie jej wydatków.