Secondo uno studio di Supply Chain Brain, l’80% dei vecchi processi classici di approvvigionamento può essere eliminato con l’aiuto dell’automazione.
Puoi evitare l’archiviazione cartacea, il monitoraggio con Excel e altre procedure relative agli ordini di acquisto.
Elaborare gli ordini a mano richiede molto tempo ed è soggetto a errori, con conseguente perdita di carta, duplicazione degli ordini e lentezza nelle approvazioni.
L’automazione degli ordini di acquisto riduce il tempo e la manodopera necessari per risolvere questi problemi.
Contenuto
Passi per automatizzare gli ordini di acquisto
Ecco come avviare l’automazione degli ordini di acquisto:
1. Integrare l’acquisizione automatica dei dati
Un software come Graip.AI ti aiuterà ad acquisire i dati dalle fatture. Una forma semplificata delle informazioni degli ordini precedenti aiuterà il tuo team contabile a generare rapidamente i prossimi ordini di pagamento.
2. Integrazione del sistema finanziario
Mappate il vostro sistema ERP e/o contabile integrato per assicurarvi di avere tutti i dati necessari.
Il tuo software ERP renderà semplice per il tuo team creare una richiesta, inviarla alle persone che devono approvarla, trasformarla in un PO e inviarla via e-mail al tuo fornitore preferito.
3. Definire i flussi di lavoro di approvazione dei criteri
Oltre a mappare i campi dei sistemi collegati, dovrai definire la tua politica sugli ordini di acquisto e impostare il processo di approvazione in modo che le richieste possano essere trasformate rapidamente in flussi di lavoro.
I dipartimenti e i criteri monetari possono richiedere metodi di approvazione diversi. Automatizza gli ordini di acquisto dopo aver ottenuto i dati necessari e i flussi di approvazione.
Uno strumento basato sul cloud come Graip.AI rende tutto questo più facile e veloce.
Offerte di automazione degli ordini di acquisto:
Prevenzione degli errori
Gli ordini di acquisto dell’acquirente-venditore sono legalmente vincolanti. Devono elencare i prodotti, le quantità e i prezzi. Controllano internamente i bilanci dei reparti, il flusso di cassa e gli acquisti.
Per correggere gli errori degli PO è necessaria una comunicazione tra venditore e acquirente. In questo modo si spreca denaro, si bloccano i fondi con ordini sbagliati e si rallenta la produzione.
I sistemi automatizzati come Graip.AI possono filtrare i documenti se le informazioni non corrispondono, ad esempio se mancano i codici o i nomi dei fornitori.
Possono anche automatizzare i flussi di lavoro di approvazione per assicurarsi che siano state concesse le giuste autorizzazioni. Tutte queste cose eliminano l’errore umano.
Approvvigionamento migliore
In un sistema di ordini di acquisto automatizzato, i membri del team possono impostare i diritti degli utenti per l’instradamento dell’approvazione, l’inserimento dei dati dei fornitori (caricamento dei contratti, catalogazione dei prodotti e dei servizi, definizione dei termini di pagamento, ecc. La configurazione semplifica l’approvvigionamento.
Variazione di bilancio
Possono anche decidere chi approva le richieste. Una traccia di audit registra tutto questo per poterlo valutare.
Ad esempio, puoi stabilire una regola per cui ogni acquisto inferiore a 50 dollari viene accettato automaticamente. Puoi scegliere gli approvatori per ogni reparto e quando c’è una richiesta da approvare, gli verranno inviati degli avvisi automatici.
Questo è utile per gli acquisti che costano di più. Dopo l’approvazione, il venditore riceve un PO via e-mail.
Spesa più chiara
Le spese di reparto possono essere più visibili grazie all’automazione. Questa visibilità ti permette di ottenere condizioni migliori con i tuoi attuali fornitori e ti aiuta a capire se è il caso di trovare nuovi fornitori con cui lavorare.
Misurare le prestazioni dei fornitori e della catena di fornitura. Con il software per gli ordini di acquisto puoi cercare tra tutti i documenti del sistema e controllare lo stato di un ordine, di una fattura o di un pagamento in qualsiasi momento. Questo ti permette di avere una visione completa del tuo processo di approvvigionamento.
Flussi di lavoro flessibili
Con il software di automazione puoi impostare il sistema in base alle tue esigenze, qualunque esse siano. Permette di limitare gli acquisti a una certa somma di denaro, a un certo fornitore o a un certo articolo.
Garantisce la conformità
Il software di automazione degli ordini di acquisto automatizza le politiche di acquisto e i controlli interni dell’azienda. Politiche come la matrice di approvazione, gli elenchi di fornitori approvati e i percorsi di audit da seguire sono integrati nel sistema in modo che la conformità sia automatica e non possa essere violata.
Nessuno può acquistare senza autorizzazione o da un fornitore non preferito. Tuttavia, un audit trail registra tutto per i controlli di conformità.
Conclusioni
Vantaggi dell’automazione degli ordini d’acquisto. L’automazione degli ordini d’acquisto della tua azienda ha molti vantaggi, come una maggiore efficienza, una migliore conformità alle politiche aziendali e ai termini contrattuali, una migliore visibilità sulle spese dell’azienda e molto altro ancora.
Puoi trovare opportunità strategiche di riduzione dei costi e un vantaggio competitivo utilizzando la piattaforma per studiare le tendenze di acquisto.
L’automazione degli ordini di acquisto può aiutare la tua azienda a crescere grazie alla tracciabilità delle spese aziendali.