Le grandi aziende logistiche che elaborano migliaia di documenti di trasporto ogni giorno incontrano notevoli difficoltà a causa dell’assenza di modelli standardizzati per documenti importanti. Questi modelli variano a seconda del metodo di trasporto (via mare, multimodale o aerea) e della regione geografica. L’ampia gamma di dati non strutturati e di formati di documenti (tra cui PDF, PNG e XLS) richiede una rielaborazione manuale per consolidarli in un formato unificato, con conseguenti tempi aggiuntivi.
Inoltre, uno sconcertante 13% dei documenti di trasporto necessita di una rielaborazione manuale a causa di errori umani, come evidenziato da una ricerca di Shipamax.com. Ad esempio, un semplice errore di battitura nel numero del documento può causare gravi ritardi nel ritiro della spedizione, aggravando le difficoltà delle aziende di logistica.
Oltre alle difficoltà di formattazione, le variazioni nella terminologia (ad esempio, Quantità, QTY, Pz) complicano ulteriormente l’elaborazione. La revisione manuale e l’estrazione dei dati da questi documenti spesso comportano ritardi nei pagamenti, negazione delle richieste e potenziali sanzioni e multe. Sembra troppo, vero?
Alla luce di tutto ciò, le aziende di trasporto potrebbero prendere in considerazione l’automazione e l’elaborazione intelligente dei documenti (IDP), che possono migliorare sostanzialmente il livello di accuratezza nella rotazione dei documenti e quindi aumentare l’efficienza complessiva del lavoro quotidiano.
Che cos’è una polizza di carico?
La polizza di carico (BoL) è uno dei documenti di trasporto più importanti. Comprendere la sua importanza è essenziale prima di esplorare come l’automazione delle polizze di carico possa ottimizzare i processi logistici. Riconoscere l’importanza della BoL sottolinea la necessità di evitare gli errori, poiché anche un singolo errore può interrompere l’intricato funzionamento della catena logistica.
La polizza di carico (BoL) è il re dei documenti nel mondo della logistica. Funge da ricevuta, da contratto e da documento di proprietà, specificando il tipo, la quantità e la destinazione della merce spedita. Essenziale sia a fini legali che operativi, garantisce che le spedizioni siano gestite correttamente e consegnate come concordato. A seconda della modalità di trasporto e della regione, può essere chiamata anche lettera di vettura aerea, lettera di vettura marittima o polizza di carico multimodale.
I compiti principali della logistica comprendono la corretta gestione e consegna dei carichi, la fatturazione e il rispetto della legislazione. Assicurarsi che la merce venga prelevata e consegnata in modo accurato come da polizza di carico è fondamentale per la corretta gestione e consegna del carico. La fatturazione prevede la generazione di fatture accurate in base ai dettagli del carico e alle condizioni di spedizione. La conformità alla legislazione richiede che tutte le spedizioni siano adeguatamente documentate per soddisfare i requisiti legali.
Dato che la polizza di carico è un elemento centrale delle operazioni logistiche, disporre di un software per la polizza di carico è fondamentale. Questi software automatizzano i processi ed eliminano gli errori umani.
Lezioni dall’industria del trasporto statunitense sull’efficienza delle polizze di carico
Nel settore della logistica, le soluzioni tecnologiche avanzate come le piattaforme IDP guidate dall’intelligenza artificiale svolgono un ruolo cruciale nel migliorare l’efficienza e la visibilità. Affrontando le sfide dei ritiri non programmati e garantendo l’elaborazione dei dati in tempo reale, le aziende possono mantenere elevati livelli di servizio, ridurre gli errori e rispettare i requisiti di legge.
Prendiamo in esame il settore degli autotrasporti degli Stati Uniti per capire quali sono le difficoltà di elaborazione dei documenti che le aziende di logistica devono affrontare e come l’automazione e le soluzioni IDP possono migliorare drasticamente la situazione.
L’industria logistica degli Stati Uniti, fortemente dipendente dal trasporto su gomma a causa delle limitazioni geografiche e di una rete ferroviaria meno solida, può essere suddivisa in tre segmenti principali:
- Full Truck Load (FTL): in questo segmento, un singolo mittente dispone di una quantità di merci sufficiente a riempire un intero camion, spostandole dal punto A al punto B. Il processo è semplice e prevede un unico documento di spedizione, che semplifica le operazioni logistiche.
- Less Than Truckload (LTL): questo segmento è il più grande e coinvolge più mittenti le cui merci combinate non riempiono un camion. I camion seguono servizi programmati dal punto A al punto B, spesso trasportando 50-60 spedizioni diverse, ognuna delle quali richiede una polizza di carico separata. Questa complessità richiede una gestione e una documentazione precise.
- Leasing di veicoli: Questo segmento prevede il noleggio di autocarri per vari scopi, offrendo flessibilità agli spedizionieri che non possiedono una propria flotta.
Il processo logistico inizia tipicamente con una richiesta di ritiro della spedizione. Nel settore, circa il 55-60% di questi ritiri sono programmati, il che significa che il team di spedizione lo sa in anticipo e informa gli autisti di conseguenza. Tuttavia, il restante 40% è costituito da “spedizioni fantasma” non programmate, in cui gli autisti, in base alla routine, ritirano le spedizioni senza preavviso all’azienda.
Questa mancanza di visibilità crea diverse sfide:
- Invisibilità delle spedizioni fantasma: Senza preavviso, le aziende di logistica non hanno visibilità in tempo reale su ciò che viene ritirato, con conseguenti difficoltà di pianificazione.
- Inefficienze nella pianificazione: Senza conoscere il numero totale di colli e il loro peso, le aziende faticano a pianificare in modo efficace le spedizioni notturne, sia che si tratti di determinare il numero di camion necessari che di decidere le priorità di spedizione.
Per superare queste sfide, le aziende si rivolgono a soluzioni tecnologiche avanzate. Una di queste soluzioni consiste nel dotare gli autisti di dispositivi di imaging portatili per acquisire e caricare i documenti della spedizione immediatamente dopo il ritiro del carico. In passato, l’elaborazione manuale avveniva dopo che gli autisti scattavano foto dei documenti. Ora, con l’avvento degli strumenti di automazione, questo processo si è evoluto.
Alcune aziende di logistica hanno adottato soluzioni IDP e software per le polizze di carico, raggiungendo un tasso di riconoscimento del 70%. Tuttavia, il restante 30% richiede ancora una verifica manuale, che rappresenta una parte significativa. Nonostante ciò, l’integrazione dell’IDP nel processo riduce il tempo complessivo impiegato e minimizza gli errori. Ad esempio, quando si elaborano 40 documenti al giorno, il raggiungimento di un tasso di riconoscimento del 70% con IDP riduce significativamente il tempo che gli autisti devono dedicare alle pratiche. Con sistemi IDP più sofisticati, il tasso di riconoscimento potrebbe raggiungere il 98%, migliorando ulteriormente l’efficienza.
Questo progresso consente al sistema di aggiornare i terminali operativi in tempo reale, fornendo una chiara visibilità delle spedizioni in arrivo, comprese le loro destinazioni e quantità.
Impatto sull’efficienza
- Riduzione degli errori: Automatizzando l’acquisizione e l’elaborazione dei dati, la soluzione riduce gli errori umani, garantendo l’accuratezza della documentazione.
- Velocità e affidabilità: Il sistema offre una visibilità in tempo reale, consentendo di prendere decisioni tempestive e di mantenere un livello di servizio costante.
- Conformità: Assicura che tutta la documentazione legale sia pronta e aggiornata, riducendo il rischio di problemi di conformità.
Come Graip.AI trasforma l’elaborazione della polizza di carico
Graip.AI è una piattaforma di intelligenza artificiale dotata di una serie di casi d’uso preconfezionati, volti a trasformare le attività manuali e ripetitive all’interno delle aziende in flussi di lavoro intelligenti e automatizzati. Graip.AI vanta una funzionalità principale incentrata sull’elaborazione intelligente dei documenti (IDP), che si rivolge alle aziende di logistica di varie dimensioni.
Graip.AI automatizza la classificazione dei documenti di trasporto e logistica in arrivo per la revisione manageriale ed estrae le informazioni essenziali, comprese quelle necessarie per le polizze di carico e i CMR. È dotato di notifiche configurate per avvisare i conducenti o le parti interessate dei dati mancanti dopo l’elaborazione. Inoltre, Graip.AI supporta la creazione di nuovi documenti in sistemi di terze parti, utilizzando i dati estratti e la logica e gli algoritmi predefiniti.
Come funziona?
Quando un documento viene caricato su Graip.AI da un autista o da un dipendente dell’azienda, la piattaforma ne convalida innanzitutto la qualità visiva utilizzando un’interfaccia utente progettata appositamente per gli autisti. Se la qualità è al di sotto della soglia stabilita, Graip.AI avvisa immediatamente l’autista attraverso l’interfaccia utente, invitandolo a scattare nuovamente e a caricare una foto più chiara.
Graip.AI elabora quindi il documento utilizzando tecnologie OCR e ML, oltre a un motore di post-elaborazione. Gli utenti possono verificare manualmente l’accuratezza o consentire a Graip.AI di inviare automaticamente messaggi di notifica (via e-mail) ai mittenti dei documenti su eventuali informazioni mancanti o errate.
La complessità della gestione delle BoL risiede nella loro qualità e nella natura multistrato delle informazioni, che comprende l’estrazione dei dati dagli adesivi e da altre sovrapposizioni. Il modello Graip.AI per il settore della logistica è il più avanzato del settore, in grado di elaborare documenti di qualsiasi complessità.
Inoltre, se un’azienda ha più approvatori per il flusso di lavoro di elaborazione della polizza di carico, Graip.AI può essere configurato per riprodurre le regole e le pratiche di approvazione dell’azienda. Se la direzione ha bisogno di una panoramica dei dati aggregati per un periodo specifico, questi dati possono essere visualizzati in tempo reale attraverso vari formati come cruscotti, fogli di calcolo Excel o strumenti di visualizzazione dei dati.
Infine, i dati riconosciuti ed estratti dalla BoL possono essere trasferiti ai sistemi CRM, finanziari o ERP per aggiornare automaticamente i documenti correlati come fatture, ordini di acquisto e polizze assicurative.
Ecco come la piattaforma Graip.AI può trasformare il settore dei trasporti:
- Riduce i tempi di elaborazione, aumenta l’accuratezza dei dati e migliora l’efficienza della gestione dei carichi.
- Riduce al minimo gli errori e aumenta la fiducia di partner e clienti.
- Traduce e traslittera automaticamente i dati dei documenti di trasporto da/verso 140 lingue.
- Fornisce una classificazione automatica di più tipi di documenti di trasporto/logistici con un flusso di lavoro configurabile per ogni tipo.
- Ottimizza l’uso delle risorse.
Il potere di Graip.AI: trasformare l’incoerenza in coerenza
Gli esperti del settore non ci permettono di esagerare: nel settore dei trasporti, la variabilità e l’incoerenza sono inevitabili, in una certa misura, ovviamente, a meno che le aziende non automatizzino pesantemente i loro processi. E ci sono soluzioni su misura che rimodellano il panorama dei software per le polizze di carico, segnando un cambio di paradigma nel settore. Vediamo come Graip.AI può semplificare l’elaborazione delle polizze di carico.
Verifica flessibile
Graip.AI offre agli utenti la flessibilità di scegliere tra la verifica manuale e il rilevamento automatico degli errori. Gli utenti possono scegliere di verificare manualmente l’accuratezza dei dati estratti o affidarsi a Graip.AI per generare automaticamente notifiche via e-mail, segnalando al mittente del documento qualsiasi informazione mancante o errata. Questo garantisce un’attenzione meticolosa ai dettagli senza compromettere l’efficienza.
Gestione avanzata delle immagini
Graip.AI si distingue per le sue avanzate capacità di gestione delle immagini. Dal riconoscimento del testo scritto a mano alla decifrazione di foto non verticali e immagini sfocate, Graip.AI affronta con facilità anche i documenti più difficili. La sua capacità di decodificare sezioni di testo sovrapposte migliora ulteriormente la sua abilità, garantendo un’estrazione accurata dei dati da diverse fonti.
Corrispondenza dati esterni/interni
Graip.AI si integra perfettamente con i database interni, come i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), consentendo una perfetta corrispondenza dei dati estratti con i record esistenti. Inoltre, Graip.AI estende le sue capacità a fonti di dati esterne, facilitando l’abbinamento con le autorità doganali o le piattaforme di spedizione e garantendo una validazione completa dei dati.
Formazione continua del modello
Una domanda frequente è come Graip.AI si adatta ai nuovi dati. La piattaforma riqualifica continuamente il suo modello per migliorare l’accuratezza e l’efficienza, assicurando di rimanere la soluzione più avanzata del settore per l’elaborazione di documenti logistici complessi.
Versione richiesta di Graip.AI
Graip.AI include la funzione Graip Request Version, che consente agli utenti di confrontare diverse versioni di documenti. Questa funzionalità aiuta a tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti, garantendo trasparenza e accuratezza durante tutto il ciclo di vita dell’elaborazione.
Piattaforma Q&A di Graip.AI
Graip.AI ha una piattaforma di domande e risposte che consente agli utenti di accedere immediatamente a informazioni fondamentali. Ad esempio, gli utenti possono informarsi sulla posizione attuale di una spedizione semplicemente ponendo una domanda. Graip.AI risponde prontamente, sfruttando gli insight della Bill of Lading Automation per fornire aggiornamenti accurati e tempestivi, favorendo un processo decisionale informato e una gestione logistica proattiva.
Adattare Graip.AI alle tue esigenze logistiche: Personalizzazione e integrazione
L’integrazione con Graip.AI è facilitata da solide funzionalità che consentono una connessione perfetta con il software aziendale esistente del cliente. Utilizzando le API, Graip.AI può essere facilmente integrato con le applicazioni software, garantendo una sincronizzazione dei dati senza problemi e flussi di lavoro ottimizzati.
L’integrazione nativa con i principali ERP come SAP e Salesforce garantisce la compatibilità e semplifica la gestione dei dati tra i vari sistemi. Inoltre, Graip.AI si integra perfettamente con le principali soluzioni RPA, consentendo alle aziende di logistica di sfruttare le funzionalità AI senza modificare i loro attuali strumenti RPA.
Sebbene l’integrazione di Graip.AI con un AS/400 per l’elaborazione delle polizze di carico rappresenti un significativo passo avanti, esistono altre tre popolari soluzioni di terze parti con cui il team di Graip.AI potrebbe integrarsi per fornire una soluzione più completa per la gestione delle polizze di carico:
- Sistemi di gestione del commercio: Alcuni esempi sono Oracle Transportation Management.
- Sistemi di gestione doganale: Soluzioni come GT Nexus.
- Piattaforme di spedizione merci: Come Flexport.
L’estrazione degli indirizzi dai documenti può essere un compito noioso, spesso afflitto da incongruenze ed errori. Tuttavia, grazie all’integrazione di Graip.AI con l’API di Google Maps, questo processo diventa semplice. Sfruttando la potenza di Google Maps, Graip.AI convalida gli indirizzi estratti in tempo reale, garantendo precisione ed efficienza.
Una caratteristica distintiva di Graip.AI è la sua natura low-code, che elimina la necessità per gli utenti finali di possedere competenze di programmazione. La piattaforma consente una facile personalizzazione del Layout della richiesta senza alcun codice, permettendo agli utenti di modificare i campi, assegnare valori predefiniti e configurare le opzioni a discesa senza alcuno sforzo.
Conclusione
L’introduzione dell’automazione delle polizze di carico, facilitata dall’elaborazione intelligente dei documenti guidata dall’intelligenza artificiale, segna un momento cruciale nell’evoluzione della logistica. Questa tecnologia all’avanguardia non si limita a rimodellare le operazioni, ma ridefinisce le possibilità del mondo dei trasporti.
Con Graip.AI alla guida, il banale diventa straordinario e l’ordinario diventa eccezionale. Graip.AI non offre solo automazione, ma promette una rivoluzione. Integrandosi perfettamente con i sistemi esistenti, snellisce i processi, riduce gli errori e, in definitiva, riscrive le regole dell’eccellenza logistica.
Grazie all’automazione del processo precedentemente manuale di raccolta, classificazione, convalida, riconciliazione ed esportazione dei dati dai documenti logistici con Graip.AI, i dipendenti dell’azienda possono limitarsi a monitorare l’andamento delle spedizioni, intervenire solo in caso di problemi e ritardi reali e concentrare i propri sforzi sulle attività operative.