Duże firmy logistyczne przetwarzające tysiące dokumentów transportowych dziennie napotykają poważne wyzwania związane z brakiem standardowych szablonów dla ważnych dokumentów. Szablony te różnią się w zależności od metody transportu – takiej jak transport morski, multimodalny lub lotniczy list przewozowy – oraz regionu geograficznego. Zróżnicowany zakres nieustrukturyzowanych danych i formatów dokumentów (w tym PDF, PNG i XLS) wymaga ręcznego ponownego przetwarzania w celu skonsolidowania ich w ujednolicony format, co skutkuje dodatkowym czasem.
Co więcej, oszałamiające 13% dokumentów transportowych wymaga ręcznej przeróbki z powodu błędów ludzkich, jak podkreślono w badaniu Shipamax.com. Przykładowo, zwykła literówka w numerze dokumentu może spowodować poważne opóźnienia w odbiorze przesyłki, pogłębiając wyzwania stojące przed firmami logistycznymi.
Oprócz wyzwań związanych z formatowaniem, różnice w terminologii (np. ilość, QTY, Pcs) dodatkowo komplikują przetwarzanie. Ręczna weryfikacja i ekstrakcja danych z tych dokumentów często skutkuje opóźnieniami w płatnościach, odmowami roszczeń oraz potencjalnymi karami i grzywnami. Brzmi jak za dużo, prawda?
Biorąc to wszystko pod uwagę, firmy transportowe mogą rozważyć automatyzację i inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP), które mogą znacznie poprawić poziom dokładności w obrocie dokumentami, a tym samym zwiększyć ogólną wydajność codziennej pracy.
Co to jest konosament?
List przewozowy jest jednym z najważniejszych dokumentów transportowych. Zrozumienie jego znaczenia jest niezbędne przed zbadaniem, w jaki sposób automatyzacja listów przewozowych może usprawnić procesy logistyczne. Uznanie znaczenia BoL podkreśla konieczność unikania błędów, ponieważ nawet pojedynczy błąd może zakłócić skomplikowane działanie łańcucha logistycznego.
List przewozowy (BoL) jest królem dokumentów w świecie logistyki. Służy jako pokwitowanie, umowa i dokument własności, wyszczególniający rodzaj, ilość i miejsce przeznaczenia wysyłanych towarów. Niezbędny zarówno do celów prawnych, jak i operacyjnych, zapewnia, że przesyłki są obsługiwane prawidłowo i dostarczane zgodnie z ustaleniami. W zależności od rodzaju transportu i regionu, może być również określany jako lotniczy list przewozowy, morski list przewozowy lub multimodalny list przewozowy.
Kluczowe zadania w logistyce obejmują właściwą obsługę i dostawę ładunków, fakturowanie i zgodność z przepisami. Zapewnienie, że towary są odbierane i dostarczane dokładnie zgodnie z listem przewozowym ma kluczowe znaczenie dla właściwej obsługi i dostawy ładunku. Fakturowanie obejmuje generowanie dokładnych faktur w oparciu o szczegóły ładunku i warunki wysyłki. Zgodność z przepisami wymaga, aby wszystkie przesyłki były odpowiednio dokumentowane w celu spełnienia wymogów prawnych.
Biorąc pod uwagę, że list przewozowy ma kluczowe znaczenie dla operacji logistycznych, posiadanie oprogramowania do obsługi listów przewozowych ma kluczowe znaczenie. Takie oprogramowanie automatyzuje procesy i eliminuje błędy ludzkie.
Lekcje z amerykańskiego przemysłu transportowego na temat wydajności listów przewozowych
W branży logistycznej zaawansowane rozwiązania technologiczne, takie jak platformy IDP oparte na sztucznej inteligencji, odgrywają kluczową rolę w zwiększaniu wydajności i widoczności. Podejmując wyzwania związane z nieplanowanymi odbiorami i zapewniając przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym, firmy mogą utrzymać wysoki poziom usług, zmniejszyć liczbę błędów i zachować zgodność z wymogami prawnymi.
Przeanalizujmy amerykańską branżę transportu ciężarowego, aby zrozumieć trudności z przetwarzaniem dokumentów, z jakimi borykają się firmy logistyczne oraz w jaki sposób automatyzacja i rozwiązania IDP mogą radykalnie poprawić sytuację.
Branżę logistyczną w Stanach Zjednoczonych, w dużym stopniu zależną od transportu samochodowego ze względu na ograniczenia geograficzne i mniej solidną sieć kolejową, można podzielić na trzy główne segmenty:
- Full Truck Load (FTL): W tym segmencie pojedynczy nadawca ma wystarczającą ilość towarów, aby wypełnić całą ciężarówkę, przewożąc je z punktu A do punktu B. Proces jest prosty dzięki jednemu dokumentowi przewozowemu, co upraszcza operacje logistyczne.
- Less Than Truckload (LTL): Ten segment jest największy i obejmuje wielu nadawców, których połączone towary nie wypełniają ciężarówki. Ciężarówki wykonują zaplanowane usługi z punktu A do punktu B, często przewożąc 50-60 różnych przesyłek, z których każda wymaga osobnego listu przewozowego. Ta złożoność wymaga precyzyjnej obsługi i dokumentacji.
- Leasing pojazdów: Segment ten obejmuje leasing samochodów ciężarowych do różnych celów, zapewniając elastyczność spedytorom, którzy nie posiadają własnych flot.
Proces logistyczny zazwyczaj rozpoczyna się od prośby o odbiór przesyłki. W branży około 55-60% tych odbiorów jest zaplanowanych, co oznacza, że zespół dyspozytorów wie z wyprzedzeniem i odpowiednio informuje kierowców. Jednak pozostałe 40% to nieplanowane “przesyłki-widma”, w których kierowcy, w oparciu o rutynę, odbierają przesyłki bez wcześniejszego powiadomienia firmy.
Ten brak widoczności stwarza kilka wyzwań:
- Niewidoczność przesyłek-widm: Bez wcześniejszego powiadomienia firmy logistyczne nie mają wglądu w czasie rzeczywistym w to, co jest odbierane, co prowadzi do trudności w planowaniu.
- Nieefektywność planowania: Nie znając całkowitej liczby paczek i ich wagi, firmy mają trudności z efektywnym planowaniem nocnych wysyłek, niezależnie od tego, czy chodzi o określenie liczby potrzebnych ciężarówek, czy podjęcie decyzji o priorytetach wysyłki.
Aby sprostać tym wyzwaniom, firmy sięgają po zaawansowane rozwiązania technologiczne. Jednym z takich rozwiązań jest wyposażenie kierowców w ręczne urządzenia do obrazowania, które umożliwiają przechwytywanie i przesyłanie dokumentów przewozowych natychmiast po odebraniu ładunku. W przeszłości ręczne przetwarzanie następowało po tym, jak kierowcy robili zdjęcia dokumentacji. Obecnie, wraz z pojawieniem się narzędzi do automatyzacji, proces ten ewoluował.
Niektóre firmy logistyczne zastosowały rozwiązania IDP i oprogramowanie do listów przewozowych, osiągając wskaźnik rozpoznawalności na poziomie 70%. Jednak pozostałe 30% nadal wymaga ręcznej weryfikacji, co stanowi znaczną część. Mimo to integracja IDP z procesem skraca całkowity czas i minimalizuje liczbę błędów. Na przykład, przy przetwarzaniu 40 dokumentów dziennie, osiągnięcie 70% wskaźnika rozpoznawalności z IDP znacznie skraca czas, jaki kierowcy muszą poświęcić na papierkową robotę. Dzięki bardziej zaawansowanym systemom IDP wskaźnik rozpoznawania może osiągnąć 98%, co dodatkowo zwiększa wydajność.
Dzięki temu system może aktualizować terminale operacyjne w czasie rzeczywistym, zapewniając przejrzysty wgląd w przychodzące przesyłki, w tym ich miejsca docelowe i ilości.
Wpływ na wydajność
- Redukcja błędów: Dzięki automatyzacji przechwytywania i przetwarzania danych, rozwiązanie redukuje błędy ludzkie, zapewniając dokładność dokumentacji.
- Szybkość i niezawodność: System zapewnia widoczność w czasie rzeczywistym, umożliwiając terminowe podejmowanie decyzji i utrzymanie stałego poziomu usług.
- Zgodność z przepisami: Zapewnia, że cała dokumentacja prawna jest na miejscu i jest aktualna, zmniejszając ryzyko wystąpienia kwestii zgodności.
Jak Graip.AI przekształca przetwarzanie listów przewozowych
Graip.AI to platforma sztucznej inteligencji wyposażona w szereg gotowych przypadków użycia, mających na celu przekształcenie ręcznych, powtarzalnych zadań w przedsiębiorstwach w inteligentne, zautomatyzowane przepływy pracy. Graip.AI oferuje podstawową funkcjonalność skoncentrowaną na inteligentnym przetwarzaniu dokumentów (IDP), obsługując firmy logistyczne o różnej wielkości.
Graip.AI automatyzuje klasyfikację przychodzących dokumentów transportowych i logistycznych do przeglądu menedżerskiego i wyodrębnia niezbędne informacje, w tym te potrzebne do listów przewozowych i CMR. Posiada skonfigurowane powiadomienia, aby ostrzegać kierowców lub odpowiednie strony o brakujących danych po przetworzeniu. Ponadto Graip.AI obsługuje tworzenie nowych dokumentów w systemach innych firm, wykorzystując wyodrębnione dane oraz predefiniowaną logikę i algorytmy.
Jak to działa?
Gdy dokument jest przesyłany do Graip.AI przez kierowcę lub pracownika firmy, platforma najpierw sprawdza jego jakość wizualną za pomocą interfejsu użytkownika zaprojektowanego specjalnie dla kierowców. Jeśli jakość jest poniżej ustawionego progu, Graip.AI natychmiast powiadamia kierowcę za pośrednictwem tego interfejsu użytkownika, zachęcając go do ponownego zrobienia i przesłania wyraźniejszego zdjęcia.
Graip.AI następnie przetwarza dokument przy użyciu technologii OCR i ML, wraz z silnikiem przetwarzania końcowego. Użytkownicy mogą ręcznie zweryfikować dokładność lub włączyć Graip.AI do automatycznego wysyłania powiadomień (za pośrednictwem wiadomości e-mail) do nadawców dokumentów o wszelkich brakujących lub nieprawidłowych informacjach.
Złożoność obsługi listów przewozowych wynika z ich jakości i wielowarstwowego charakteru informacji, w tym wyodrębniania danych z naklejek i innych nakładek. Model Graip.AI dla branży logistycznej jest najbardziej zaawansowany w tej dziedzinie, zdolny do przetwarzania dokumentów o dowolnej złożoności.
Dodatkowo, jeśli firma ma wielu zatwierdzających dla przepływu pracy przetwarzania listów przewozowych, Graip.AI można skonfigurować tak, aby odtwarzał zasady i praktyki zatwierdzania takiej firmy. Jeśli kierownictwo potrzebuje zagregowanego przeglądu danych za określony okres, dane te mogą być wyświetlane w czasie rzeczywistym za pomocą różnych formatów, takich jak pulpity nawigacyjne, arkusze kalkulacyjne Excel lub narzędzia do wizualizacji danych.
Wreszcie, rozpoznane i wyodrębnione dane z BoL mogą być przesyłane do systemów CRM, finansowych lub ERP w celu automatycznej aktualizacji powiązanych dokumentów, takich jak faktury, zamówienia zakupu i polisy ubezpieczeniowe.
Oto jak platforma Graip.AI może przekształcić branżę transportową:
- Skraca czas przetwarzania, zwiększa dokładność danych i poprawia wydajność obsługi ładunków.
- Minimalizuje błędy i zwiększa zaufanie partnerów i klientów.
- Automatycznie tłumaczy i transliteruje dane z dokumentów transportowych z/na 140 języków.
- Zapewnia automatyczną klasyfikację wielu typów dokumentów transportowych/logistycznych z konfigurowalnym przepływem pracy dla każdego typu.
- Optymalizuje wykorzystanie zasobów.
Moc Graip.AI: Przekształcanie niespójności w spójność
Eksperci branżowi nie pozwolą nam przesadzić: w dziedzinie transportu zmienność i niespójność są nieuniknione, oczywiście do pewnego stopnia, chyba że firmy mocno zautomatyzują swoje procesy. Istnieją również indywidualne rozwiązania, które zmieniają krajobraz oprogramowania do obsługi listów przewozowych, oznaczając zmianę paradygmatu w branży. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób Graip.AI może ułatwić przetwarzanie listów przewozowych.
Elastyczna weryfikacja
Graip.AI oferuje użytkownikom elastyczność wyboru między ręczną weryfikacją a automatycznym wykrywaniem błędów. Użytkownicy mogą zdecydować się na ręczną weryfikację wyodrębnionych danych pod kątem dokładności lub polegać na Graip.AI, aby automatycznie generować powiadomienia e-mail, oznaczając wszelkie brakujące lub nieprawidłowe informacje dla nadawcy dokumentu. Zapewnia to skrupulatną dbałość o szczegóły bez uszczerbku dla wydajności.
Zaawansowana obsługa obrazu
Graip.AI wyróżnia się zaawansowanymi możliwościami obsługi obrazu. Graip.AI z łatwością radzi sobie nawet z najtrudniejszymi dokumentami, od rozpoznawania odręcznego pisma po odszyfrowywanie nieprostokątnych zdjęć i rozmytych obrazów. Jego zdolność do dekodowania nakładających się fragmentów tekstu dodatkowo zwiększa jego sprawność, zapewniając dokładną ekstrakcję danych z różnych źródeł.
Zewnętrzne/wewnętrzne dopasowanie danych
Graip.AI płynnie integruje się z wewnętrznymi bazami danych, takimi jak systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM) lub planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), umożliwiając płynne dopasowywanie wyodrębnionych danych do istniejących rekordów. Ponadto Graip.AI rozszerza swoje możliwości na zewnętrzne źródła danych, ułatwiając dopasowanie z organami celnymi lub platformami spedycyjnymi i zapewniając kompleksową walidację danych.
Ciągłe szkolenie modelowe
Częstym pytaniem jest to, w jaki sposób Graip.AI dostosowuje się do nowych danych. Platforma stale trenuje swój model w celu poprawy dokładności i wydajności, zapewniając, że pozostaje najbardziej zaawansowanym rozwiązaniem w branży do przetwarzania złożonych dokumentów logistycznych.
Wersja na żądanie Graip.AI
Graip.AI zawiera funkcję Graip Request Version, umożliwiającą użytkownikom porównywanie różnych wersji dokumentów. Funkcja ta pomaga śledzić zmiany wprowadzone w dokumentach, zapewniając przejrzystość i dokładność w całym cyklu przetwarzania.
Platforma pytań i odpowiedzi Graip.AI
Graip.AI ma swoją platformę Q&A, która zapewnia użytkownikom natychmiastowy dostęp do ważnych informacji. Na przykład użytkownicy mogą zapytać o aktualną lokalizację przesyłki, po prostu zadając pytanie. Graip.AI szybko reaguje, wykorzystując wgląd w automatyzację listów przewozowych, aby zapewnić dokładne i terminowe aktualizacje, wspierając świadome podejmowanie decyzji i proaktywne zarządzanie logistyką.
Dostosowanie Graip.AI do potrzeb logistycznych: Dostosowanie i integracja
Integracja z Graip.AI jest ułatwiona dzięki solidnym możliwościom, umożliwiającym płynne połączenie z istniejącym oprogramowaniem biznesowym klienta. Korzystając z interfejsu API, Graip.AI można łatwo zintegrować z aplikacjami, zapewniając płynną synchronizację danych i usprawniony przepływ pracy.
Natywna integracja z wiodącymi systemami ERP, takimi jak SAP i Salesforce, zapewnia kompatybilność i upraszcza zarządzanie danymi w różnych systemach. Ponadto Graip.AI płynnie integruje się z wiodącymi rozwiązaniami RPA, umożliwiając firmom logistycznym wykorzystanie możliwości opartych na sztucznej inteligencji bez zmiany ich obecnych narzędzi RPA.
Podczas gdy integracja Graip.AI z AS/400 w celu przetwarzania listów przewozowych jest znaczącym krokiem naprzód, istnieją trzy inne popularne rozwiązania innych firm, z którymi zespół Graip.AI mógłby się zintegrować, aby zapewnić bardziej kompleksowe rozwiązanie do obsługi listów przewozowych:
- Systemy zarządzania handlem: Przykłady obejmują Oracle Transportation Management.
- Systemy zarządzania cłem: Rozwiązania takie jak GT Nexus.
- Platformy spedycyjne: Takie jak Flexport.
Wyodrębnianie adresów z dokumentów może być żmudnym zadaniem, często obarczonym niespójnościami i błędami. Jednak dzięki integracji Graip.AI z Google Maps API proces ten staje się łatwy. Wykorzystując moc Google Maps, Graip.AI weryfikuje wyodrębnione adresy w czasie rzeczywistym, zapewniając dokładność i wydajność.
Jedną z charakterystycznych cech Graip.AI jest jego niskokodowy charakter, eliminujący potrzebę posiadania umiejętności programistycznych przez użytkowników końcowych. Platforma umożliwia łatwe dostosowanie układu wniosku bez użycia kodu, umożliwiając użytkownikom modyfikowanie pól, przypisywanie wartości domyślnych i konfigurowanie opcji rozwijanych bez wysiłku.
Podsumowanie
Wprowadzenie automatyzacji listów przewozowych, ułatwionej przez inteligentne przetwarzanie dokumentów oparte na sztucznej inteligencji, stanowi kluczowy moment w ewolucji logistyki. Ta najnowocześniejsza technologia nie tylko przekształca operacje – na nowo definiuje to, co jest możliwe w świecie transportu.
Z Graip.AI na czele, przyziemne staje się niezwykłe, a zwykłe staje się wyjątkowe. Graip.AI nie tylko oferuje automatyzację; obiecuje rewolucję. Płynnie integrując się z istniejącymi systemami, usprawnia procesy, zmniejsza liczbę błędów i ostatecznie zmienia zasady doskonałości logistycznej.
Dzięki automatyzacji wcześniej ręcznego procesu gromadzenia, klasyfikowania, walidacji, uzgadniania i eksportowania danych z dokumentów logistycznych za pomocą Graip.AI, pracownicy firmy mogą potrzebować jedynie monitorowania postępu przesyłek, interweniować tylko w przypadku rzeczywistych problemów i opóźnień oraz koncentrować swoje wysiłki na działaniach operacyjnych.