Il settore della logistica richiede una grande quantità di documenti cartacei, il che significa che vengono conservati un gran numero di registri. Le cattive pratiche di pagamento stanno causando attriti nelle catene di fornitura delle aziende statunitensi. Un’azienda media negli Stati Uniti perde 171.340 dollari all’anno.
Ciò significa che sono state spese quasi 6.500 ore per cercare i numeri degli ordini di acquisto, per gestire le fatture cartacee e per rispondere alle domande dei fornitori.
Queste informazioni provengono dal rapporto Friction Index, Tungsten Network
I documenti devono essere trasformati in file digitali e l’elaborazione intelligente dei documenti deve essere utilizzata per estrarre i dati importanti.
I sistemi principali devono essere collegati tra loro in modo da poter accedere facilmente ai documenti fino alla consegna degli articoli e alla chiusura del caso.
Le possibilità della digitalizzazione sono infinite
1. Gestione delle polizze di carico
L’elaborazione intelligente dei documenti è in grado di ricavare informazioni dalle polizze di carico, di integrarle con i sistemi principali e di inviare messaggi di posta elettronica a chi ne ha bisogno.
2. Gestione dei documenti doganali
Quando si tratta di commercio internazionale, ogni transazione è accompagnata da un sacco di documenti. Estraendo i dati rilevanti grazie all’elaborazione intelligente dei documenti, i risultati possono essere aggiunti al foglio excel specifico della contabilità in modo da essere facilmente reperibili.
3. Gestione degli elenchi di imballaggio
Ogni singola spedizione nel settore della logistica è accompagnata da un’ampia lista di imballaggi. Utilizzando l’elaborazione intelligente dei documenti, prendi gli articoli imballati dai moduli di imballaggio cartacei, li converti in un elenco via e-mail e li aggiungi alla cartella digitale della spedizione, gestita da tecnologie cloud come Graip.AI, in modo da poter accedere alle informazioni quando e dove serve.
4. Dichiarazione del consumo di carburante
Dopo aver ricevuto dal fornitore le informazioni mensili sul consumo di carburante in formato PDF, IDP può leggere tutti i record dal PDF e trasformarli in un formato strutturato, integrandoli nel sistema che gestisce la contabilità dei clienti in modo che possano essere elaborati.
5. Fatturazione dei veicoli in leasing
Il contratto per il veicolo in leasing può essere letto da IDP e i dati per il pagamento possono essere modificati a seconda delle necessità, tenendo conto del punteggio di credito per l’arrivo in anticipo e della penalità per l’arrivo in ritardo.
Questo sarà utile per tutta la durata del contratto di locazione.
6. Registrazione e invio delle transazioni
Dopo aver ricevuto i voucher delle riviste, IDP può importare automaticamente i dati e inviare un’e-mail ai revisori con i dati strutturati raccolti. In questo modo è facile inserire i dati nella contabilità generale del sistema aziendale nelle giuste categorie.
7. Fatture di manutenzione e riparazione dei veicoli
Utilizzando l’elaborazione intelligente dei documenti per importare automaticamente le fatture, puoi assicurarti che i motivi delle riparazioni riportati sulle fatture siano in linea con il contratto.
Se la fattura non corrisponde al contratto, l’attivazione del rifiuto automatico può intervenire e rimandare la fattura a un controllo manuale.
Uno strumento online come Graip.AI può creare un foglio Excel con un record per ogni fattura. Puoi utilizzare i dati estratti automaticamente dalle diverse fatture per effettuare pagamenti in blocco attraverso il reparto contabilità fornitori.
8. Indagini sui veicoli via Internet
I clienti possono fare domande e richiedere informazioni sul veicolo utilizzato per il trasporto logistico. Queste informazioni possono essere trasformate in un file digitale, che permetterà alla tua azienda di utilizzare l’elaborazione intelligente dei documenti per trovare le risposte in un foglio Excel.
9. Pagamento del conducente
Ottieni informazioni sull’autista, come il luogo di ritiro e di consegna, il numero di chilometri percorsi, la targa dell’auto, le informazioni sul conto dell’autista e altri dettagli rilevanti. Estrai questi dettagli come necessario utilizzando l’IDP.
L’ERP viene utilizzato per collegare i dati ai sistemi di contabilità e rilasciare i pagamenti dopo che i dati sono stati auto-validati e approvati da un supervisore.
10. Gestione dei call center
L’elaborazione intelligente dei documenti ti permette di ottenere informazioni sul trasporto dei clienti, come il nome del cliente, lo stato della spedizione, informazioni sul terminal e una stima della data di arrivo del trasporto.
11. Gestione dei rapporti notturni
L’utilizzo dell’IDP consente di leggere i PDF allegati alle e-mail. Integrare i dati nell’applicazione aziendale e convalidare automaticamente le informazioni in base alle regole aziendali già impostate.
12. Gestione delle spedizioni
Puoi accelerare il processo di spedizione grazie ai documenti che arrivano via fax, e-mail e moduli online. Utilizzando una sofisticata elaborazione dei documenti per recuperare dati importanti e integrando queste informazioni con il sistema ERP.
Punti di forza
I dati sono alla base di ogni attività. Favoriscono la crescita, le operazioni aziendali e le vendite.
Ma la necessità di ridurre i costi, rispettare le regole e soddisfare la crescente domanda dei clienti sta mettendo sotto pressione le operazioni aziendali ad alta intensità di dati.
I dati non strutturati come documenti, foto, PDF ed e-mail sono particolarmente problematici.
Come puoi assicurarti che il tuo staff non sia troppo impegnato e non commetta errori durante la raccolta, lo smistamento e l’utilizzo di questi dati?