Le secteur de la logistique exige beaucoup de paperasse, ce qui signifie qu’un grand nombre de documents sont conservés. Les mauvaises pratiques de paiement provoquent des frictions dans les chaînes d’approvisionnement des entreprises américaines. Une entreprise moyenne aux États-Unis perd 171 340 dollars par an.
Cela signifie que près de 6 500 heures ont été consacrées à la recherche de numéros de bons de commande, à la manipulation de factures papier et à la réponse aux questions des fournisseurs.
Trouvé par le rapport Friction Index, Tungsten Network
Les documents doivent être transformés en fichiers numériques et le traitement intelligent des documents doit être utilisé pour extraire les données importantes.
Les systèmes centraux doivent également être reliés afin que les documents puissent être facilement accessibles jusqu’à ce que les articles soient livrés et que le dossier soit clôturé.
Les possibilités de la numérisation sont infinies
1. Administration de connaissements
Le traitement intelligent des documents permet d’obtenir des informations à partir des connaissements, d’intégrer ces informations dans les systèmes centraux et d’envoyer des courriers électroniques à ceux qui en ont besoin.
2. Gestion des documents douaniers
En matière de commerce international, chaque transaction s’accompagne de nombreuses formalités administratives. En extrayant les points de données pertinents à l’aide d’un traitement intelligent des documents, les résultats peuvent être ajoutés à la feuille Excel spécifique dans la comptabilité afin de les retrouver facilement.
3. Gestion des listes d’emballage
Dans le secteur de la logistique, chaque envoi est accompagné de listes d’emballages détaillées. Grâce au traitement intelligent des documents, vous pouvez extraire les articles emballés des formulaires d’emballage papier, les convertir en liste par courrier électronique et les ajouter au dossier de consignation numérique, géré par une technologie en nuage telle que Graip.AI, afin que les informations puissent être consultées à tout moment et en tout lieu.
4. Déclaration de consommation de carburant
Une fois que vous avez reçu du fournisseur les informations mensuelles sur la consommation de carburant au format PDF, l’IDP peut lire tous les enregistrements du PDF et les transformer en un format structuré, en les intégrant dans le système qui gère la comptabilité pour les clients afin qu’ils puissent être traités.
5. Facturation des véhicules loués
Le contrat de location d’un véhicule peut être lu par l’IDP, et les données relatives au paiement peuvent être modifiées si nécessaire, en tenant compte de la note de crédit pour un retour anticipé et de la pénalité pour un retour tardif.
Cela vous sera utile pendant toute la durée du bail.
6. Enregistrement et comptabilisation des transactions
Une fois que l’IDP a reçu les justificatifs des revues, il peut automatiquement importer les données et envoyer un courrier électronique aux évaluateurs avec les données structurées qu’il a collectées. Les données peuvent ainsi être facilement introduites dans les catégories appropriées des grands livres du système d’entreprise,
7. Factures d’entretien et de réparation des véhicules
En utilisant le traitement intelligent des documents pour importer automatiquement les factures, vous pouvez vous assurer que les raisons des réparations mentionnées sur les factures sont conformes au contrat.
Si la facture ne correspond pas au contrat, le système de rejet automatique peut se déclencher et renvoyer la facture pour qu’elle soit examinée manuellement.
Un outil en ligne comme Graip.AI peut créer une feuille Excel avec un enregistrement pour chaque facture. Vous pouvez utiliser les données extraites automatiquement des différentes factures pour effectuer des paiements groupés par l’intermédiaire du service des comptes créditeurs.
8. Enquêtes sur les véhicules via l’internet
Les clients peuvent poser des questions et demander des informations sur le véhicule utilisé pour le transport logistique. Ces informations peuvent être transformées en fichier numérique, ce qui permettra à votre entreprise d’utiliser le traitement intelligent des documents pour trouver des réponses dans une feuille Excel.
9. Paiement du conducteur
Obtenez des informations sur le conducteur, telles que les lieux de prise en charge et de dépose, le nombre de kilomètres parcourus, le numéro de la voiture, les informations sur le compte du conducteur et d’autres détails pertinents. Extrayez ces détails si nécessaire à l’aide de l’IDP.
L’ERP est utilisé pour connecter les données aux systèmes comptables et libérer les paiements après la validation automatique et l’approbation des données par un superviseur.
10. Gestion de centre d’appel
Le traitement intelligent des documents vous permet d’obtenir des informations sur le fret du client, comme le nom du client, le statut de l’envoi, des informations sur le terminal et une estimation de l’heure d’arrivée du fret.
11. Gestion des rapports de nuit
L’utilisation de l’IDP permet de lire les PDF joints aux courriers électroniques. Intégrer les données dans l’application métier et valider automatiquement les informations sur la base des règles métier déjà définies.
12. Gestion des expéditions
Vous pouvez accélérer le processus d’expédition en remplissant les documents relatifs aux envois par télécopie, courrier électronique et formulaires en ligne. Utilisation d’un traitement sophistiqué des documents pour récupérer les points de données importants et intégration de ces informations dans le système ERP.
À retenir
Les données sont le moteur de toutes les entreprises. Elles favorisent la croissance, le fonctionnement de l’entreprise et les ventes.
Mais la nécessité de réduire les coûts, de respecter les règles et de répondre à la demande croissante des clients exerce une pression sur les opérations des entreprises à forte intensité de données.
Les données non structurées telles que les documents, les photos, les PDF et les courriels sont particulièrement problématiques.
Comment vous assurer que votre personnel n’est pas trop occupé et ne commet pas d’erreurs lors de la collecte, du tri et de l’utilisation de ces données ?