Die Logistikbranche erfordert eine Menge Papierkram, was bedeutet, dass eine große Anzahl von Aufzeichnungen geführt werden muss. Schlechte Zahlungsmoral verursacht Reibungen in den Lieferketten von US-Unternehmen. Das durchschnittliche Unternehmen in den Vereinigten Staaten verliert $171.340 pro Jahr.
Das bedeutet, dass fast 6.500 Stunden mit der Suche nach Bestellnummern, der Bearbeitung von Papierrechnungen und der Beantwortung von Fragen der Lieferanten verbracht wurden.
Gefunden von Friction Index report, Tungsten Network
Papiere sollten in digitale Dateien umgewandelt werden, und intelligente Dokumentenverarbeitung sollte eingesetzt werden, um wichtige Datenpunkte herauszuziehen.
Die Kernsysteme sollten auch miteinander verknüpft werden, damit die Dokumente leicht zugänglich sind, bis die Sendungen geliefert werden und der Fall abgeschlossen ist.
Die Möglichkeiten der Digitalisierung sind grenzenlos
1. Verwaltung von Konnossementen
Intelligente Dokumentenverarbeitung kann Informationen aus Frachtbriefen abrufen, diese Informationen in Kernsysteme integrieren und dabei helfen, E-Mails an diejenigen zu senden, die es wissen müssen.
2. Verwaltung von Zolldokumenten
Wenn es um internationalen Handel geht, ist jede Transaktion mit viel Papierkram verbunden. Indem Sie mit Hilfe der intelligenten Dokumentenverarbeitung relevante Datenpunkte herausziehen, können Sie die Ergebnisse in die entsprechende Excel-Tabelle in der Buchhaltung einfügen, so dass sie leicht zu finden sind.
3. Verwaltung von Verpackungslisten
Jede einzelne Sendung in der Logistikbranche wird von umfangreichen Verpackungslisten begleitet. Nutzen Sie die intelligente Dokumentenverarbeitung, um die verpackten Artikel aus den Papierformularen zu übernehmen, sie in eine E-Mail-Liste umzuwandeln und sie in den digitalen Versandkistenordner einzufügen, der von einer Cloud-Technologie wie Graip.AI verwaltet wird, so dass die Informationen jederzeit und überall abgerufen werden können, wo sie benötigt werden.
4. Aufstellung des Kraftstoffverbrauchs
Nachdem Sie die monatlichen Kraftstoffverbrauchsdaten vom Lieferanten im PDF-Format erhalten haben, kann IDP alle Datensätze aus dem PDF lesen und in ein strukturiertes Format umwandeln und sie in das System integrieren, das die Buchhaltung für die Kunden abwickelt, damit sie verarbeitet werden können.
5. Abrechnung für geleaste Fahrzeuge
Der Vertrag für das geleaste Fahrzeug könnte von IDP gelesen werden, und die Daten für die Zahlung können nach Bedarf geändert werden, wobei die Kreditpunkte für frühes Erscheinen und die Strafe für zu spätes Erscheinen berücksichtigt werden.
Dies wird während der gesamten Laufzeit des Mietvertrags hilfreich sein.
6. Transaktionsaufzeichnung und -buchung
Nachdem IDP die Zeitschriftenbelege erhalten hat, kann es die Daten automatisch importieren und den Gutachtern eine E-Mail mit den gesammelten strukturierten Daten schicken. Auf diese Weise lassen sich die Daten leicht in den Hauptbüchern des Geschäftssystems in die richtigen Kategorien einordnen.
7. Rechnungen für Wartung und Reparatur von Fahrzeugen
Indem Sie die Rechnungen mithilfe der intelligenten Dokumentenverarbeitung automatisch importieren, können Sie sicherstellen, dass die auf den Rechnungen aufgeführten Gründe für Reparaturen mit dem Vertrag übereinstimmen.
Wenn die Rechnung nicht mit dem Vertrag übereinstimmt, kann der automatische Ablehnungsauslöser aktiviert werden und die Rechnung zur manuellen Prüfung zurückschicken.
Ein Online-Tool wie Graip.AI kann eine Excel-Tabelle mit einem Datensatz für jede Rechnung erstellen. Sie können die Daten, die automatisch aus den verschiedenen Rechnungen gezogen wurden, verwenden, um über die Kreditorenbuchhaltung Zahlungen in großen Mengen vorzunehmen.
8. Untersuchung von Fahrzeugen über das Internet
Kunden können Fragen stellen und Informationen über das für den Logistiktransport verwendete Fahrzeug anfordern. Diese Informationen können in eine digitale Datei umgewandelt werden, so dass Ihr Unternehmen die intelligente Dokumentenverarbeitung nutzen kann, um Antworten in einer Excel-Tabelle zu finden.
9. Fahrer Bezahlung
Informieren Sie sich über den Fahrer, z. B. über den Abhol- und Rückgabeort, die Anzahl der gefahrenen Kilometer, die Fahrzeugnummer, die Kontodaten des Fahrers und andere relevante Details. Extrahieren Sie diese Details bei Bedarf mit IDP.
ERP wird verwendet, um die Daten mit den Buchhaltungssystemen zu verbinden und Zahlungen freizugeben, nachdem die Daten automatisch validiert und von einem Vorgesetzten genehmigt wurden.
10. Call Center Management
Mit der intelligenten Dokumentenverarbeitung können Sie Informationen über die Kundenfracht abrufen, z. B. den Namen des Kunden, den Status der Sendung, Informationen über das Terminal und eine Schätzung, wann die Fracht ankommen wird.
11. Verwaltung von Über-Nacht-Berichten
Mit IDP können Sie PDF-Dateien lesen, die an E-Mails angehängt wurden. Integrieren Sie die Daten in die Geschäftsanwendung und validieren Sie die Informationen automatisch auf der Grundlage der bereits festgelegten Geschäftsregeln.
12. Verwaltung von Sendungen
Sie können den Versandprozess beschleunigen, indem Sie den Papierkram für Sendungen, die per Fax, E-Mail oder Online-Formular eingehen, erledigen. Nutzung einer ausgefeilten Dokumentenverarbeitung, um wichtige Datenpunkte abzurufen und diese Informationen in das ERP-System zu integrieren
Mitbringsel
Daten sind der Motor jedes Unternehmens. Es fördert das Wachstum, den Betrieb und den Verkauf des Unternehmens.
Aber die Notwendigkeit, Kosten zu senken, Regeln einzuhalten und die steigende Kundennachfrage zu erfüllen, setzt datenintensive Unternehmensabläufe unter Druck.
Unstrukturierte Daten wie Dokumente, Fotos, PDFs und E-Mails sind besonders problematisch.
Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter beim Sammeln, Sortieren und Verwenden dieser Daten nicht zu sehr beschäftigt werden und Fehler machen?