Branża logistyczna wymaga wielu formalności, co oznacza, że prowadzona jest ogromna liczba rejestrów. Złe praktyki płatnicze powodują tarcia w łańcuchach dostaw amerykańskich firm. Przeciętna firma w Stanach Zjednoczonych traci rocznie 171 340 USD.
Oznacza to, że prawie 6500 godzin poświęcono na szukanie numerów zamówień zakupu, zajmowanie się papierowymi fakturami i odpowiadanie na pytania dostawców.
Znalezione przez raport Friction Index, Tungsten Network
Dokumenty powinny być przekształcane w pliki cyfrowe, a inteligentne przetwarzanie dokumentów powinno być wykorzystywane do wyciągania ważnych punktów danych.
Główne systemy powinny być również połączone, aby dokumenty były łatwo dostępne do momentu dostarczenia przedmiotów i zamknięcia sprawy.
Możliwości cyfryzacji są nieograniczone
1. Administrowanie konosamentami
Inteligentne przetwarzanie dokumentów może pobierać informacje z listów przewozowych, integrować te informacje z podstawowymi systemami i pomagać w wysyłaniu wiadomości e-mail do osób, które muszą o tym wiedzieć.
2. Zarządzanie dokumentami celnymi
Jeśli chodzi o handel międzynarodowy, każda transakcja wiąże się z dużą ilością formalności. Wyciągając odpowiednie punkty danych za pomocą inteligentnego przetwarzania dokumentów, wyniki można dodać do określonego arkusza Excela w księgach rachunkowych, dzięki czemu można je łatwo znaleźć.
3. Zarządzanie listami opakowań
Każdej przesyłce w branży logistycznej towarzyszą obszerne listy opakowań. Korzystając z inteligentnego przetwarzania dokumentów, można pobrać zapakowane przedmioty z papierowych formularzy opakowań, przekonwertować je na listę w wiadomości e-mail i dodać do cyfrowego folderu skrzynki wysyłkowej, zarządzanego przez technologię chmury, taką jak Graip.AI, dzięki czemu informacje są dostępne zawsze i wszędzie, gdzie są potrzebne.
4. Oświadczenie o zużyciu paliwa
Po otrzymaniu od sprzedawcy miesięcznych informacji o zużyciu paliwa w formacie PDF, IDP może odczytać wszystkie rekordy z pliku PDF i przekształcić je w ustrukturyzowany format, integrując go z systemem obsługującym księgowość klientów, aby można go było przetworzyć.
5. Rozliczanie leasingowanych pojazdów
Umowa leasingowanego pojazdu może zostać odczytana przez IDP, a dane dotyczące płatności mogą zostać zmienione w razie potrzeby, biorąc pod uwagę ocenę kredytową za wcześniejsze przybycie i karę za spóźnienie.
Będzie to pomocne przez cały okres trwania umowy najmu.
6. Rejestrowanie i księgowanie transakcji
Po tym, jak IDP otrzyma vouchery z czasopism, może automatycznie zaimportować dane i wysłać wiadomość e-mail do recenzentów z zebranymi danymi strukturalnymi. Ułatwia to umieszczanie danych w księgach głównych systemu biznesowego we właściwych kategoriach.
7. Faktury za konserwację i naprawy pojazdów
Korzystając z inteligentnego przetwarzania dokumentów do automatycznego importowania rachunków, można upewnić się, że powody napraw wymienione na fakturach są zgodne z umową.
Jeśli rachunek nie jest zgodny z umową, może zadziałać funkcja automatycznego odrzucania i odesłać rachunek do ręcznego sprawdzenia.
Narzędzie online, takie jak Graip.AI, może utworzyć arkusz Excel z jednym rekordem dla każdej faktury. Dane, które zostały automatycznie pobrane z różnych faktur, można wykorzystać do masowego dokonywania płatności za pośrednictwem działu Accounts Payable.
8. Badanie pojazdów przez Internet
Klienci mogą zadawać pytania i prosić o informacje na temat pojazdu używanego do transportu logistycznego. Informacje te można przekształcić w plik cyfrowy, co pozwoli firmie na wykorzystanie inteligentnego przetwarzania dokumentów w celu znalezienia odpowiedzi w arkuszu Excel.
9. Płatność za kierowcę
Uzyskaj informacje o kierowcy, takie jak miejsce odbioru i dowozu, liczba przejechanych kilometrów, numer samochodu, informacje o koncie kierowcy i inne istotne szczegóły. Wyodrębnij te szczegóły w razie potrzeby za pomocą IDP.
ERP służy do łączenia danych z systemami księgowymi i zwalniania płatności po automatycznej walidacji danych i zatwierdzeniu przez przełożonego.
10. Zarządzanie centrum obsługi telefonicznej
Inteligentne przetwarzanie dokumentów pozwala uzyskać informacje o ładunku klienta, takie jak nazwa klienta, status przesyłki, informacje o terminalu i szacowany czas przybycia ładunku.
11. Zarządzanie raportami overnight
Korzystanie z IDP umożliwia odczytywanie plików PDF dołączonych do wiadomości e-mail. Integracja danych z aplikacją biznesową i automatyczna walidacja informacji w oparciu o ustalone wcześniej reguły biznesowe.
12. Zarządzanie przesyłkami
Proces wysyłki można przyspieszyć dzięki dokumentacji przesyłek przychodzących za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej i formularzy online. Wykorzystanie zaawansowanego przetwarzania dokumentów w celu uzyskania ważnych danych i zintegrowanie tych informacji z systemem ERP.
Na wynos
Dane zasilają każdą firmę. Wspomaga rozwój, działalność firmy i sprzedaż.
Jednak potrzeba obniżenia kosztów, przestrzegania zasad i sprostania rosnącemu zapotrzebowaniu klientów wywiera presję na operacje korporacyjne intensywnie wykorzystujące dane.
Szczególnie problematyczne są dane nieustrukturyzowane, takie jak dokumenty, zdjęcia, pliki PDF i wiadomości e-mail.
Jak upewnić się, że pracownicy nie są zbyt zajęci i nie popełniają błędów podczas gromadzenia, sortowania i wykorzystywania tych danych?