Guide de la capture de données : Qu’est-ce que la capture de données, comment fonctionne-t-elle, quelles en sont les méthodes et les avantages ?

La saisie de données est un élément essentiel du flux de travail dans de nombreux secteurs d’activité. Ce terme désigne le processus d’extraction de données à partir de divers types de documents (structurés, semi-structurés et non structurés ; documents numériques et papier) et leur transformation dans un format lisible par une machine.

À l’heure actuelle, la technologie de capture des données devient la solution de base pour l’optimisation du traitement des documents. La capture de données améliore le travail d’une entreprise grâce à l’extraction automatique, à la classification précise et aux fonctions de reconnaissance des données pertinentes. Elle rend la recherche d’informations plus rapide et plus efficace.

Selon le rapport de Grand View Research, le marché mondial de l’identification automatique et de la capture de données devrait croître à un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 11,7 % entre 2024 et 2030.

Les logiciels de saisie de données sont très demandés par le secteur bancaire. Ils contribuent à la dématérialisation des opérations et permettent aux banques connectées numériquement de traiter efficacement les flux de travail et de réagir plus rapidement.

Dans cette publication, nous faisons un tour d’horizon détaillé de la capture de données : nous en décrivons la définition, les secteurs d’activité des clients, les étapes du processus, les méthodes appliquées et les avantages de cette technologie pour votre entreprise.

Qu’est-ce que la saisie de données ?

La définition de la capture de données fait référence au processus d’extraction de données à partir de différents types de documents afin de les transformer en un format numérique lisible par une machine. Ces documents peuvent être structurés ou non, en format papier ou électronique.

La capture de données se déroule en plusieurs étapes : numérisation, identification, capture, reconnaissance, enregistrement et stockage de données à partir d’un fichier sans saisie manuelle. Cette solution optimise les processus de routine tels que la gestion des actifs, la livraison, l’inventaire, la numérisation et la sécurité des documents.

Les récents développements dans le domaine de l’intelligence artificielle (IA) ont fait passer la capture de données à un nouveau niveau de capacité d’étude de l’information et d’amélioration des compétences logicielles.

Applications de capture automatisée de données dans tous les secteurs d’activité

La saisie automatisée des données joue un rôle crucial dans divers secteurs et contribue à accélérer le flux de travail, à améliorer la précision et à permettre une prise de décision en temps réel. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples :

Vente au détail :

• Saisissez automatiquement les données relatives aux ventes, y compris les détails des transactions, les prix des produits et les méthodes de paiement.
• Suivez les mouvements d’inventaire et gérez les niveaux de stock.
• Saisissez automatiquement les données des clients et l’historique des achats.

Soins de santé :

• Dossiers médicaux électroniques : Saisissez numériquement les données relatives aux patients, telles que les antécédents médicaux, les traitements et les ordonnances.
• Imagerie médicale : Capturez et analysez automatiquement les données issues de l’imagerie diagnostique (par exemple, IRM, tomodensitométrie).
• Appareils portables : Collecter en continu les paramètres de santé des patients, tels que la fréquence cardiaque, les habitudes de sommeil et les niveaux d’activité.

Fabrication :

• Capteurs IoT : Capturez les données des machines et des équipements pour surveiller les performances, prévoir les besoins de maintenance et optimiser les opérations.
• Gestion de la chaîne d’approvisionnement : Saisissez automatiquement des données sur les niveaux de stock, les expéditions et la logistique afin d’améliorer l’efficacité et de réduire les coûts.
• Contrôle de la qualité : Utiliser des systèmes automatisés pour saisir des données au cours du processus de production afin de s’assurer que les produits répondent aux normes de qualité.

Finances :

• Traitement des transactions : Capturez et traitez les transactions financières en temps réel, afin de garantir la précision de l’enregistrement et la conformité.
• Gestion des risques : Saisissez et analysez automatiquement les données relatives aux tendances du marché, au comportement des clients et aux indicateurs économiques.
• Détection des fraudes : saisie et analyse des données pour identifier les activités potentiellement frauduleuses.

Transport et logistique :

• GPS : Saisissez automatiquement les données relatives à l’emplacement, à la vitesse et à l’itinéraire du véhicule afin d’optimiser la logistique et d’améliorer l’efficacité des livraisons.
• Gestion de flotte : Saisissez des données sur la consommation de carburant, les besoins d’entretien des véhicules et le comportement des conducteurs afin de réduire les coûts et d’améliorer la sécurité.
• Suivi des colis : Saisissez et mettez automatiquement à jour les données relatives à l’emplacement du colis et à l’état de la livraison afin de fournir aux clients des informations de suivi en temps réel.

Télécommunications :

• Surveillance du réseau : Capturez et analysez automatiquement les données relatives aux performances du réseau, aux schémas de trafic et aux interruptions de service.
• Service client : Saisissez automatiquement les données et les interactions des clients afin de personnaliser les services et d’améliorer la satisfaction des clients.
• Facturation et utilisation : Automatisez la capture des données relatives aux habitudes d’utilisation, aux détails de la facturation et aux informations de paiement pour une facturation et une gestion des revenus précises.

Comment fonctionne la capture des données ?

La numérisation des documents d’entreprise facilite l’accès à des données précieuses. Vous pouvez capturer des données de différentes manières en fonction de vos besoins. Elle permet d’optimiser les flux de travail comptables et d’assurer un transfert transparent des données vers les destinations nécessaires.

Les dispositifs de capture de données peuvent être des scanners de documents, des lecteurs de code-barres, des lecteurs de cartes à puce ou encore des pavés de capture spéciaux. Les entreprises se servent de ces équipements pour recueillir toutes les informations nécessaires afin de prendre des décisions plus éclairées et plus analytiques.

Les organisations peuvent saisir des données en 6 étapes communes :

1. Entrée
À ce stade, le logiciel numérise les documents papier ou électroniques et les convertit en fichiers haute résolution. Les données peuvent être dactylographiées à la main ou imprimées dans un fichier selon différents formats.

2. Correction
Cette étape est nécessaire pour préparer les documents à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Le système supprime les bruits et corrige les erreurs, effectue la binarisation et la squelettisation.

3. Détection
Le logiciel détecte les aspects de la facturation tels que les tableaux et les graphiques. Il permet d’extraire des données avec précision, d’utiliser moins d’espace disque et de procéder à une validation plus rapide.

4. Reconnaissance
À ce stade, le logiciel reconnaît les données et chaque champ de données tel que le nom du fournisseur, le numéro du document, etc.

5. La validation
Le système assure l’exactitude et la qualité des données reconnues en effectuant différents contrôles.

6. L’extraction
Un logiciel d’OCR est capable d’extraire les données des parties du document telles que les tableaux, les en-têtes, les pieds de page et d’autres régions. Le système utilise ensuite ces données pour remplir les champs pertinents des factures électroniques et les introduire dans le système comptable requis.

Quelles sont les méthodes de collecte des données ?

Votre entreprise peut choisir la méthode de saisie des données en fonction de votre modèle d’entreprise et des informations requises. Divers logiciels permettent de capturer des données à partir de différents formats de documents : écrits à la main, JPEG, PDF, courriels, et bien d’autres. Nous mentionnons ci-dessous les méthodes les plus courantes.

1. Saisie manuelle des données

Cette méthode consiste à saisir à la main les données demandées dans des documents écrits et à les introduire dans un système informatique en vue d’un accès numérique. La saisie manuelle reste pertinente pour capturer des données non structurées lorsque les volumes sont si faibles que l’automatisation n’est pas rentable.

2. Saisie automatisée des données

Cette méthode permet aux entreprises d’optimiser le flux de travail en accélérant l’extraction des données et en réduisant les coûts opérationnels et les ressources humaines. Les entreprises peuvent saisir les données automatiquement grâce à diverses technologies.

a) Reconnaissance optique de caractères (OCR)

Cette solution a permis de mettre au point un moyen de saisir les données. Elle augmente l’automatisation du flux de travail du back-office qui peut impliquer des factures PDF, des reçus, des contrats et d’autres traitements de documents d’entreprise.

Cette technologie permet la reconnaissance automatique des caractères produits par les machines lors de la saisie et de l’extraction des données. La solution OCR peut reconnaître différentes polices de caractères comme les caractères imprimés et les caractères générés par ordinateur. Vous pouvez en savoir plus sur cet outil dans notre publication sur les outils d’OCR.

b) Reconnaissance intelligente des caractères (ICR)

La technologie est appliquée à la reconnaissance de caractères manuscrits et imprimés. Un logiciel ICR capture et analyse les documents manuscrits tels que les reçus d’achat et les demandes d’emploi. La solution ICR est similaire à l’OCR, mais plus difficile en raison de la variété des caractères manuscrits avec lesquels cette technologie fonctionne.

c) Reconnaissance intelligente de documents (IDR)

Cette solution combine plusieurs technologies d’intelligence artificielle (IA) telles que la vision par ordinateur et le traitement du langage naturel (NLP). Celles-ci permettent d’identifier des modèles, de les indexer en fonction du type de contenu et de vérifier l’exactitude des données à l’aide de tableaux lookup. Une solution IDR est utile pour le traitement des formulaires et des reçus, l’assistance au service clientèle et les salles de courrier. Vous pouvez explorer cet outil en utilisant une version d’essai gratuite pour le traitement intelligent des documents par Graip.AI.

3. Codes QR et code-barres

Les code-barres contiennent des informations cryptées au format 1D. Vous pouvez les lire à l’aide d’un lecteur de code-barres. Les code-barres sont utiles dans différents secteurs. Dans le commerce de détail, cela peut être utilisé pour la gestion des stocks, dans la logistique pour la localisation ou le suivi des tâches, dans les services médicaux pour vérifier les détails concernant les patients et dans la fabrication pour suivre les lots de produits.

Les codes à réponse rapide (QR) ou les code-barres 2D sont des solutions plus complexes. Les entreprises peuvent utiliser cette solution pour capturer des données dans des documents, des pages web, etc. De nombreux secteurs numérisés utilisent des codes QR. Cette solution est couramment utilisée dans le commerce de détail, les services de messagerie, l’emballage de produits et la publicité. Les codes QR peuvent contenir des liens vers n’importe quelle page web avec n’importe quelle quantité d’informations.

4. Lecture optique de marques (OMR)

Cette méthode de capture électronique permet d’identifier les données marquées par l’homme sous la forme de champs noircis et de cases à cocher dans les documents. Grâce à sa grande précision, l’OMR fournit des données parfaitement saisies à partir de formulaires d’enquête, de bulletins de vote et de tests objectifs scannés.

5. Formulaires numériques (web ou application)

Les entreprises ont parfois besoin de collecter des informations sur les utilisateurs d’Internet. Ces formulaires peuvent saisir les données sous forme numérique sur le web, par le biais d’une page intranet ou d’une application pour smartphone.

6. Signatures numériques

Ce type de vérification de document équivaut à une signature manuscrite. Les signatures numériques permettent d’autoriser les approbations et les permissions des documents numériques ou des courriels. Cette méthode de saisie des données est utilisée pour les flux de travail qui impliquent des parties de différentes entreprises ou départements. Les signatures numériques sont légales et offrent une grande sécurité pour les informations personnelles.

7. Web scraping et surveillance de sites web

Cet outil permet de gérer un grand nombre de données web. Les outils d’exploration du web sont également appelés “web bots” ou “crawlers” (par exemple, les “spiders” de Google). Ils parcourent les pages web et le code pour collecter, analyser et reconnaître des données spécifiques. Le web scraping est utile pour capturer et contrôler différents types de données disponibles sur Internet. Il peut s’agir de nouvelles, de prix, de contacts, de mises à jour, de devises, de commentaires ou encore de critiques.

8. Cartes à bande magnétique

Les cartes se distinguent par la présence de bandes magnétiques contenant des données codées. Celles-ci peuvent être décodées à l’aide d’appareils de lecture numérique. Cette méthode de capture des données est sûre et utilisée pour les cartes d’accès aux hôtels, les cartes de transport, les cartes d’identité et les cartes de crédit/débit combinées à d’autres méthodes de sécurité.

9. Reconnaissance de caractères à l’encre magnétique (MICR)

Cette solution permet de reconnaître les caractères imprimés à la machine dans un lien magnétique. La MICR est utilisée par les banques pour le traitement des chèques de paiement.

10. Cartes à puce

Cette solution contient des données cryptées sur une puce à microprocesseur à des fins d’identification. Les entreprises peuvent utiliser des cartes à puce pour l’identification du personnel et pour des transactions bancaires sécurisées.

11. Capture intelligente de la voix

Cette méthode de saisie des données utilise la technologie de la reconnaissance vocale. Elle permet de comprendre et d’analyser la voix. Elle peut fournir un accès vocal, créer des rappels et faire des demandes de musique.

12. Capture intelligente d’images et de vidéos

La technologie de capture d’images et de vidéos est utilisée pour reconnaître et extraire des informations précises pour l’analyse de données, les contrôles de sécurité dans les aéroports, l’identification biométrique, etc.

Quelles sont les raisons de son utilisation ?

Les entreprises peuvent saisir automatiquement les données afin de réduire les ressources humaines et la dépendance à l’égard de la gestion manuelle d’importants volumes d’informations. Cette technologie permet également un traitement fluide des données. Elle permet de préparer l’information et de la rendre disponible à partir de n’importe quel flux de travail.

L’intégration de l’intelligence artificielle donne les résultats les plus significatifs en matière de développement de la saisie de données. Cette technologie peut imiter l’intelligence humaine pour fournir une saisie cognitive des données. L’IA collecte des données avec une grande précision, au bon moment et au bon endroit. Elle aide les entreprises à optimiser les services à la clientèle et à fournir une réponse rapide.

Quels sont les avantages de la saisie des données ?

La capture automatisée des données offre des avantages notables en termes d’amélioration et d’optimisation du traitement des documents.

Réduction des erreurs manuelles

La saisie automatisée des données vous permet de réduire la présence humaine dans l’exécution de tâches répétitives et épuisantes. Elle réduit les éventuelles erreurs manuelles et améliore l’efficacité.

Augmentation de la satisfaction des employés

Les solutions automatisées peuvent permettre à votre personnel de réduire la monotonie des charges de travail et de se concentrer sur des tâches créatives développant leur satisfaction.

Réduction des coûts opérationnels

Les solutions informatiques modernes aident les entreprises à éliminer les coûts opérationnels supplémentaires liés aux stocks, aux loyers et aux salaires. Elles mettent à jour les données en temps réel et réduisent les erreurs.

Amélioration de la sécurité et du stockage des données

Le chiffrement de la saisie automatisée protège les données contre tout accès non autorisé et permet de réduire l’espace disque.

Disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7

Les solutions informatiques peuvent capturer des données en dehors des heures de travail et sans restrictions géographiques. C’est la fonction la plus utile pour les secteurs de la santé, du transport maritime et de l’hôtellerie, lorsque les données doivent être disponibles à tout moment pour améliorer l’efficacité de l’entreprise.

Organisation d’un accès centralisé

Les solutions automatisées offrent un accès centralisé et contrôlé à toutes les données de l’entreprise en utilisant le stockage dans le cloud comme destination finale.

Amélioration de l’expérience client

Lorsque les données collectées ne comportent pas d’erreurs, elles permettent de mieux comprendre les clients et la qualité de l’entreprise.

Simplifier la prise de décision

Les solutions automatisées permettent une saisie efficace des données. Cela permet de réaliser des analyses de big data pour une prise de décision plus rapide et plus rentable.

Défis des solutions de capture de données avec la capture de données automatisée

Conclusion

Après plusieurs décennies de transformation, la technologie de saisie des données est devenue un domaine multisectoriel. Aujourd’hui, elle améliore l’efficacité et la rentabilité des entreprises. Cette solution permet même d’impliquer davantage les employés dans leur travail quotidien.

De nos jours, il existe de nombreuses méthodes de saisie des données par le biais de diverses technologies informatiques. En fonction de votre secteur d’activité et de vos objectifs, vous pouvez choisir la combinaison d’outils la plus appropriée pour collecter des données. Même les petites et moyennes entreprises qui gèrent d’importants volumes de données peuvent constater un retour sur investissement (ROI) en appliquant des solutions de capture de données automatisées.

Parmi les fournisseurs de capture de données, vous pouvez vous intéresser à la plateforme Graip.AI. Il s’agit d’un assistant d’IA qui combine la puissance de l’automatisation des processus robotiques basée sur des règles et l’intelligence artificielle auto-apprenante. Par exemple, nos clients peuvent appliquer les solutions suivantes : Automatisation des demandes de vente pour les tâches de vente et Automatisation des factures pour la comptabilité. L’outil de vente réduit le temps de traitement des documents de 85 %, tandis que la solution de comptabilité assure un traitement des factures précis à 99 % et accélère le travail avec les factures des fournisseurs.