Erinnern Sie sich an die Steinzeit, als man noch jede einzelne Transaktion manuell verschickte, überprüfte und zur Zahlung freigab?
Die Technologie hat den Arbeitsaufwand und die Kosten so stark reduziert, dass sie die Art und Weise, wie die Buchhaltung funktioniert, verändert hat. Ähnlich wie bei der Zahlungsabwicklung sehen viele Unternehmen die Software für die Rechnungsverarbeitung als entscheidend an.
Eine kürzlich durchgeführte Umfrage schätzt, dass es weltweit mehr als 3700 veraltete Methoden der Rechnungsbearbeitung gibt. Graip.AI ist ein Tool, das Ihren Finanzteams helfen kann, die Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen.
Inhalt
Denken Sie darüber nach
Wenn Ihr Purchase-to-Pay-Prozess korrekt eingerichtet ist, kann die Bearbeitung von Rechnungen ein unkomplizierter Vorgang sein.
Die Bearbeitung der Rechnungen von Hand könnte jedoch mühsam sein. vor allem, wenn es keinen automatisierten Bestellprozess gibt.
Warum Graip.AI für die Automatisierung von Rechnungen?
Die Prozesse werden durch das schnelle Lernen der künstlichen Intelligenz beschleunigt. Die Kreditorenbuchhaltung muss die Informationen auf den Rechnungen nicht mehr von Hand aufschreiben und überprüfen.
Es muss nur Ausnahmen finden und je nach Situation Entscheidungen treffen.
KI ist schnell darauf trainiert, Aufgaben auszuführen, die ein Urteilsvermögen im Zusammenhang mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung erfordern, wie z.B.
- die Auswahl der Genehmiger für bestimmte Rechnungen ODER
- durch Angabe bestimmter Hauptbuchcodes
was langsame Vorgänge beschleunigt.
Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es eine Sache, die Abläufe zu automatisieren; sie zu beschleunigen ist eine ganz andere.
Aus diesem Grund können Sie ohne künstliche Intelligenz keine automatisierte Kreditorenlösung entwickeln, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst.
Funktionen der Software zur Automatisierung von Rechnungen
Genaue Dateneingabe
Um die Kreditorenbuchhaltung vollständig umzugestalten, muss sie mehr tun, als nur Papierdokumente zu digitalisieren. OCR, oder optische Zeichenerkennung, kann dabei helfen.
In einem automatisierten Kreditorenbuchhaltungssystem muss die Technologie, die den Text aus den papierlosen Formularen zieht, in die richtigen Felder eingesetzt werden.
Ohne OCR hätten Sie nur ein Bild des Dokuments, so dass Sie die Informationen von Hand in ein Kreditorensystem eingeben müssten.
Graip.AI kombiniert also OCR mit einer zweiten Ebene der Rechnungsdatenextraktion, um sicherzustellen, dass die eingegebenen Daten vollständig und korrekt sind.
Bestellungsabgleich
Ein wichtiger Teil des Arbeitsablaufs in der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, Rechnungen, Bestellungen und Genehmigungen zusammenzustellen und zu vergleichen.
Dieser Prozess führt jedoch oft zu Engpässen und Verzögerungen bei der Rechnungsbegleichung – aber das ist vorbei.
In der Software zur Rechnungsautomatisierung werden Technologien zur Verwaltung von Geschäftsregeln eingesetzt, die den automatischen Abgleich von Bestellungen und Rechnungen erleichtern.
Fazit
Automatisierung scheint im Moment en vogue zu sein, und das aus gutem Grund: Sie schafft Platz für andere wichtige Funktionen wie den automatisierten Bestellabgleich, der die Rechnungsautomatisierung zu einer umfassenden Lösung für die Abwicklung von Geschäften auf weltweiter Ebene macht.
Je schneller eine Buchhaltungsabteilung diese digitale Methode einsetzt, desto einfacher wird es für sie sein, sich auf das Wachstum zu konzentrieren.