Vous souvenez-vous de l’âge de pierre où l’on envoyait, examinait et autorisait manuellement le paiement pour chaque transaction ?
La technologie a réduit la main-d’œuvre et les coûts de manière si significative qu’elle a modifié le mode de fonctionnement de la comptabilité. Comme pour le traitement des paiements, de nombreuses entreprises considèrent que les logiciels de traitement des factures sont essentiels.
Une étude récente estime qu’il existe plus de 3700 anciennes méthodes de traitement des factures dans le monde. Graip.AI est un outil qui peut aider vos équipes financières à accélérer le traitement des factures.
Contenu
Pensez-y
Si votre processus d’achat-paiement est correctement mis en place, le traitement des factures peut être une procédure simple.
Cependant, le traitement manuel des factures peut s’avérer laborieux. surtout s’il n’y a pas de processus automatisé de commande en place.
Pourquoi Graip.AI pour l’automatisation des factures ?
Les processus sont accélérés par l’apprentissage rapide de l’intelligence artificielle. La comptabilité fournisseurs n’a plus besoin d’écrire et de revérifier à la main les informations figurant sur les factures.
Il lui suffit de trouver des exceptions et de prendre des décisions en fonction de la situation.
L’IA est rapidement entraînée à effectuer des tâches nécessitant un jugement dans le contexte du traitement automatisé des factures, telles qu’en
- sélectionnant des approbateurs pour certaines factures OU
- en attribuant certains codes de grand livre,
ce qui accélère les opérations qui auparavant étaient lentes.
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, l’automatisation des opérations est une chose, leur accélération en est une autre.
Pour cette raison, vous ne pouvez pas créer une solution automatisée de gestion des comptes fournisseurs qui puisse évoluer avec votre entreprise sans intelligence artificielle.
Caractéristiques d’un logiciel d’automatisation des factures
Saisie précise des données
Pour transformer complètement la comptabilité fournisseurs, il ne suffit pas de numériser les documents papier. L’OCR, ou reconnaissance optique de caractères, peut y contribuer.
Dans un système automatisé de comptabilité fournisseurs, la technologie qui extrait le texte des formulaires dématérialisés doit être placée dans les bons champs.
Sans OCR, vous n’auriez qu’une image du document, et vous devriez donc taper les informations à la main dans un système de comptabilité fournisseurs.
Graip.AI combine donc l’OCR avec une deuxième couche d’extraction des données de la facture pour s’assurer que les données saisies sont complètes et correctes.
Correspondance des bons de commande
Une partie essentielle du flux de travail de la comptabilité fournisseurs consiste à rassembler et à comparer les factures, les bons de commande et les approbations.
Cependant, ce processus provoque souvent des goulets d’étranglement et des retards dans le processus de paiement des factures – mais ce n’est désormais plus le cas.
Les technologies des systèmes de gestion des règles métier sont utilisées dans les logiciels d’automatisation des factures qui facilitent la concordance automatique des bons de commande et des factures.
Conclusion
L’automatisation semble être à la mode en ce moment, et ce pour une bonne raison : elle fait de la place pour d’autres fonctionnalités cruciales telles que le rapprochement automatisé des bons de commande, qui font de l’automatisation des factures une réponse complète pour la conduite des affaires à l’échelle mondiale.
Plus un service comptable utilisera rapidement cette méthode numérique, plus il lui sera facile de se concentrer sur la croissance.