Przewodnik po przechwytywaniu danych: Co to jest przechwytywanie danych, jak działa, jakie są metody i zalety

Przechwytywanie danych jest istotnym elementem przepływu pracy w różnych branżach. Termin ten odnosi się do procesu ekstrakcji danych z różnych typów dokumentów (ustrukturyzowanych, częściowo ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych; dokumentów cyfrowych i papierowych) oraz ich przekształcania do formatu nadającego się do odczytu maszynowego.

Obecnie technologia przechwytywania danych staje się podstawowym rozwiązaniem w zakresie optymalizacji przetwarzania dokumentów. Przechwytywanie danych usprawnia pracę biznesową dzięki automatycznej ekstrakcji, dokładnej klasyfikacji i odpowiednim funkcjom rozpoznawania danych. Dzięki temu wyszukiwanie informacji jest szybsze i bardziej efektywne.

Zgodnie z raportem Grand View Research, przewiduje się, że globalny rynek automatycznej identyfikacji i przechwytywania danych będzie rozwijał się przy złożonej rocznej stopie wzrostu (CAGR) na poziomie 11,7% od 2024 do 2030 roku.

Oprogramowanie do przechwytywania danych cieszy się dużym popytem w sektorze bankowym. Pomaga prowadzić operacje bez użycia papieru i umożliwia bankom połączonym cyfrowo efektywne przetwarzanie przepływu pracy i szybsze reagowanie.

W tej publikacji dokonujemy szczegółowego przeglądu przechwytywania danych: opisujemy jego definicję, segmenty klientów, etapy procesu, stosowane metody i korzyści płynące z tej technologii dla Twojej firmy.

Czym jest przechwytywanie danych?

Definicja przechwytywania danych odnosi się do procesu ekstrakcji danych z różnych typów dokumentów w celu przekształcenia ich w format cyfrowy nadający się do odczytu maszynowego. Dokumenty te mogą być ustrukturyzowane lub nieustrukturyzowane, papierowe lub elektroniczne.

Przechwytywanie danych działa w określonych etapach: skanowanie, identyfikacja, przechwytywanie, rozpoznawanie, rejestrowanie i przechowywanie danych z pliku bez ręcznego wprowadzania. Rozwiązanie to optymalizuje rutynowe procesy, takie jak zarządzanie zasobami, dostawa, inwentaryzacja, skanowanie i bezpieczeństwo dokumentów.

Ostatnie osiągnięcia w dziedzinie sztucznej inteligencji (AI) przeniosły przechwytywanie danych na nowy poziom możliwości badania informacji i doskonalenia umiejętności programistycznych.

Aplikacje do automatycznego przechwytywania danych w różnych branżach

Zautomatyzowane przechwytywanie danych odgrywa kluczową rolę w różnych branżach i pomaga przyspieszyć przepływ pracy, poprawić dokładność i umożliwić podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym. Poniżej znajduje się tylko kilka przykładów:

Sprzedaż detaliczna:

• Automatyczne przechwytywanie danych sprzedaży, w tym szczegółów transakcji, cen produktów i metod płatności.
• Śledzenie ruchu zapasów i zarządzanie poziomami zapasów.
• Automatyczne przechwytywanie danych klientów i historii zakupów.

Opieka zdrowotna:

• Elektroniczna dokumentacja medyczna: Cyfrowe rejestrowanie danych pacjenta, takich jak historia choroby, leczenie i recepty.
• Obrazowanie medyczne: Automatyczne przechwytywanie i analizowanie danych z obrazowania diagnostycznego (np. rezonansu magnetycznego, tomografii komputerowej).
• Urządzenia do noszenia: Ciągłe zbieranie parametrów zdrowotnych pacjenta, takich jak tętno, wzorce snu i poziomy aktywności.

Produkcja:

• Czujniki IoT: Przechwytywanie danych z maszyn i urządzeń w celu monitorowania wydajności, przewidywania potrzeb w zakresie konserwacji i optymalizacji operacji.
• Zarządzanie łańcuchem dostaw: Automatyczne przechwytywanie danych o poziomach zapasów, przesyłkach i logistyce w celu zwiększenia wydajności i obniżenia kosztów.
• Kontrola jakości: Wykorzystanie zautomatyzowanych systemów do przechwytywania danych podczas procesu produkcji w celu zapewnienia, że produkty spełniają standardy jakości.

Finanse:

• Przetwarzanie transakcji: Przechwytywanie i przetwarzanie transakcji finansowych w czasie rzeczywistym, zapewniające dokładne prowadzenie dokumentacji i zgodność z przepisami.
• Zarządzanie ryzykiem: Automatyczne przechwytywanie i analizowanie danych związanych z trendami rynkowymi, zachowaniem klientów i wskaźnikami ekonomicznymi.
• Wykrywanie oszustw: przechwytywanie i analizowanie danych w celu identyfikacji potencjalnie nieuczciwych działań.

Transport i logistyka:

• GPS: Automatyczne przechwytywanie danych o lokalizacji pojazdu, prędkości i trasie w celu optymalizacji logistyki i poprawy wydajności dostaw.
• Zarządzanie flotą: Rejestrowanie danych dotyczących zużycia paliwa, potrzeb w zakresie konserwacji pojazdów i zachowania kierowców w celu obniżenia kosztów i zwiększenia bezpieczeństwa.
• Śledzenie paczek: Automatyczne przechwytywanie i aktualizacja danych dotyczących lokalizacji paczki i statusu dostawy, aby zapewnić klientom informacje o śledzeniu w czasie rzeczywistym.

Telekomunikacja:

• Monitorowanie sieci: Automatyczne przechwytywanie i analiza danych dotyczących wydajności sieci, wzorców ruchu i przestojów usług.
• Obsługa klienta: Automatyczne przechwytywanie danych klientów i interakcji w celu personalizacji usług i poprawy zadowolenia klientów.
• Fakturowanie i użytkowanie: Automatyczne przechwytywanie danych związanych z wzorcami użytkowania, szczegółami rozliczeń i informacjami o płatnościach w celu dokładnego rozliczania i zarządzania przychodami.

Jak działa przechwytywanie danych?

Cyfryzacja dokumentów biznesowych sprawia, że cenne dane stają się bardziej dostępne. Dane można przechwytywać na różne sposoby, w zależności od potrzeb. Pomaga to zoptymalizować przepływy pracy w księgowości i zapewnia płynny transfer danych do niezbędnych miejsc docelowych.

Urządzenia do przechwytywania danych mogą obejmować skanery dokumentów, skanery kodów kreskowych, czytniki kart inteligentnych i specjalne pady przechwytujące. Firmy używają tego sprzętu do przechwytywania wszystkich potrzebnych informacji w celu podejmowania bardziej świadomych i analitycznych decyzji.

Organizacje mogą przechwytywać dane w 6 typowych krokach:

1. Wejście
Na tym etapie oprogramowanie skanuje dokumenty papierowe lub elektroniczne i konwertuje je na pliki o wysokiej rozdzielczości. Dane mogą być wpisywane ręcznie lub drukowane w pliku o różnych formatach.

2. Korekta
Etap ten jest niezbędny do przygotowania dokumentów do optycznego rozpoznawania znaków (OCR). System usuwa szumy i koryguje nachylenie, wykonuje binaryzację i szkieletyzację.

3. Wykrywanie
Oprogramowanie wykrywa aspekty faktur, takie jak tabele i wykresy. Pomaga zapewnić dokładną ekstrakcję danych, zużywa mniej miejsca na dysku i przyspiesza walidację.

4. Rozpoznawanie
Na tym etapie oprogramowanie rozpoznaje dane i każde pole danych jako nazwę dostawcy, numer dokumentu itp.

5. Walidacja
System zapewnia dokładność i jakość rozpoznanych danych, przeprowadzając różne kontrole.

6. Ekstrakcja
Oprogramowanie OCR pomaga wyodrębnić dane z części dokumentów, takich jak tabele, nagłówki, stopki i inne obszary. Następnie system wykorzystuje te dane do wypełnienia odpowiednich pól w fakturach elektronicznych i przekazania ich do wymaganego systemu księgowego.

Jakie są metody gromadzenia danych?

Firma może wybrać metodę gromadzenia danych w zależności od modelu biznesowego i wymaganych informacji. Różne programy umożliwiają przechwytywanie danych z różnych formatów dokumentów: ręcznie pisanych, JPEG, PDF, e-maili i wielu innych. Poniżej wymieniamy najpopularniejsze metody.

1. Ręczne przechwytywanie danych

Metoda ta reprezentuje ręczne wpisywanie żądanych danych z dokumentów pisemnych do systemu komputerowego w celu uzyskania dostępu cyfrowego. Ręczne wprowadzanie danych wciąż jest istotne do przechwytywania danych nieustrukturyzowanych, gdy objętości są na tyle małe, że automatyzacja jest nieopłacalna.

2. Zautomatyzowane przechwytywanie danych

Metoda ta pomaga firmom zoptymalizować przepływ pracy poprzez przyspieszenie ekstrakcji danych oraz zmniejszenie kosztów operacyjnych i zasobów ludzkich. Firmy mogą automatycznie przechwytywać dane za pomocą różnych technologii.

a) Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR)

Rozwiązanie to opracowało sposób przechwytywania danych. Zwiększa to automatyzację przepływu pracy na zapleczu, która może obejmować faktury PDF, paragony, umowy i inne przetwarzanie dokumentów biznesowych.

Technologia ta zapewnia automatyczne rozpoznawanie znaków generowanych maszynowo podczas przechwytywania i ekstrakcji danych. Rozwiązanie OCR może rozpoznawać różne czcionki, takie jak znaki drukowane i generowane komputerowo. Więcej informacji na temat tego narzędzia można znaleźć w naszej publikacji poświęconej testom porównawczym narzędzi OCR.

b) Inteligentne rozpoznawanie znaków (ICR)

Technologia ta jest stosowana do rozpoznawania znaków odręcznych i drukowanych. Oprogramowanie ICR przechwytuje i analizuje odręcznie pisane dokumenty, takie jak paragony i podania o pracę. Rozwiązanie ICR jest podobne do OCR, ale trudniejsze ze względu na różnorodność odręcznych znaków, z którymi działa ta technologia.

c) Inteligentne rozpoznawanie dokumentów (IDR)

Rozwiązanie to łączy w sobie różne technologie sztucznej inteligencji (AI), takie jak wizja komputerowa i przetwarzanie języka naturalnego (NLP). Pomagają one identyfikować wzorce, indeksować je według typu zawartości i weryfikować poprawność w tabelach odnośników. Rozwiązanie IDR jest przydatne do przetwarzania formularzy i paragonów, wsparcia obsługi klienta i pomieszczeń pocztowych. Możesz zapoznać się z tym narzędziem, korzystając z bezpłatnej wersji próbnej inteligentnego przetwarzania dokumentów przez Graip.AI.

3. Kody QR i kody kreskowe

Kody kreskowe zawierają zaszyfrowane informacje w formacie 1D. Można je odczytać za pomocą skanera kodów kreskowych. Kody kreskowe są istotne w różnych sektorach. W handlu detalicznym mogą być wykorzystywane do zarządzania zapasami, w logistyce do śledzenia lokalizacji lub zadań, w usługach medycznych do sprawdzania danych pacjentów, a w produkcji do śledzenia partii produktów.

Kody szybkiej odpowiedzi (QR) lub kody kreskowe 2D są bardziej złożonymi rozwiązaniami. Firmy mogą wykorzystywać to rozwiązanie do przechwytywania danych w dokumentach, na stronach internetowych itp. Wiele zdigitalizowanych sektorów stosuje kody QR. Rozwiązanie to jest zwykle stosowane w handlu detalicznym, usługach kurierskich, pakowaniu produktów i reklamie. Kody QR mogą zawierać linki do dowolnej strony internetowej z dowolną ilością informacji.

4. Optyczny odczyt znaków (OMR)

Ta elektroniczna metoda przechwytywania danych identyfikuje dane oznaczone przez człowieka jako zaciemnione pola i pola wyboru w dokumentach. Ze względu na wysoką dokładność, OMR zapewnia doskonałe przechwytywanie danych z zeskanowanych formularzy ankiet, kart do głosowania i obiektywnych testów.

5. Formularze cyfrowe (strona internetowa lub aplikacja)

Czasami firmy muszą zbierać informacje o użytkownikach Internetu. Mogą one przechwytywać dane w formie cyfrowej w Internecie, za pośrednictwem strony intranetowej lub aplikacji na smartfony.

6. Podpisy cyfrowe

Ten rodzaj weryfikacji dokumentów jest równoznaczny z odręcznym podpisem. Podpisy cyfrowe działają w celu autoryzacji zatwierdzeń i uprawnień dokumentów cyfrowych lub wiadomości e-mail. Ta metoda przechwytywania danych jest stosowana w przypadku przepływów pracy, które obejmują strony z różnych firm lub działów. Podpisy cyfrowe są legalne i zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

7. Web scraping i monitorowanie

Narzędzie to pomaga zarządzać dużą ilością danych internetowych. Narzędzia do scrapowania stron internetowych są również nazywane botami internetowymi lub crawlerami (na przykład pająki Google). Przeszukują strony internetowe i kod, aby gromadzić, analizować i rozpoznawać określone dane. Web scraping jest przydatny do przechwytywania i monitorowania różnych typów danych dostępnych w Internecie. Mogą to być wiadomości, ceny, kontakty, aktualizacje, waluty, komentarze i recenzje.

8. Karty z paskiem magnetycznym

Karty różnią się tym, że mają paski magnetyczne z zakodowanymi danymi. Można go zdekodować za pomocą cyfrowych urządzeń odczytujących. Ta metoda przechwytywania danych jest bezpieczna i stosowana w hotelowych kartach dostępu, kartach transportowych, kartach identyfikacyjnych oraz kartach kredytowych/debetowych w połączeniu z innymi metodami zabezpieczeń.

9. Rozpoznawanie znaków atramentu magnetycznego (MICR)

Rozwiązanie to może rozpoznawać znaki drukowane maszynowo na łączu magnetycznym. MICR jest używany w bankach do przetwarzania czeków na płatności.

10. Karty inteligentne

Rozwiązanie to przechowuje zaszyfrowane dane na mikroprocesorze w celu identyfikacji. Firmy mogą korzystać z kart inteligentnych do identyfikacji pracowników i kart chipowych do bezpiecznych transakcji bankowych.

11. Inteligentne przechwytywanie głosu

Ta metoda przechwytywania danych wykorzystuje technologię rozpoznawania mowy. Pomaga zrozumieć i analizować głos. Może zapewniać dostęp głosowy, tworzyć przypomnienia i żądania muzyczne.

12. Inteligentne przechwytywanie obrazu i wideo

Technologia przechwytywania obrazu i wideo jest wykorzystywana do rozpoznawania i wyodrębniania dokładnych informacji do analizy danych, kontroli bezpieczeństwa na lotnisku, identyfikacji biometrycznej itp.

Jakie są powody użytkowania?

Firmy mogą automatycznie przechwytywać dane, aby zmniejszyć zasoby ludzkie i zależność od ręcznego zarządzania dużymi ilościami informacji. Technologia ta zapewnia również płynny przepływ przetwarzania danych. Dzięki temu informacje są przygotowywane i dostępne z dowolnego przepływu pracy.

Integracja sztucznej inteligencji przynosi najbardziej znaczące wyniki w rozwoju przechwytywania danych. Technologia ta może naśladować ludzką inteligencję, aby zapewnić kognitywne przechwytywanie danych. Sztuczna inteligencja gromadzi dane z dużą dokładnością we właściwym czasie i miejscu. Pomaga to firmom zoptymalizować obsługę klienta i zapewnić szybką reakcję.

Jakie są zalety przechwytywania danych?

Zautomatyzowane przechwytywanie danych zapewnia widoczne korzyści w zakresie poprawy i optymalizacji przetwarzania dokumentów.

Zmniejsza liczbę błędów ręcznych

Zautomatyzowane przechwytywanie danych pozwala ograniczyć obecność człowieka przy wykonywaniu powtarzalnych i wyczerpujących zadań. Zmniejsza to liczbę możliwych błędów ręcznych i poprawia wydajność.

Zwiększa zadowolenie pracowników

Zautomatyzowane rozwiązania pozwalają pracownikom ograniczyć monotonię pracy i skupić się na kreatywnych zadaniach, przynoszących satysfakcję.

Niższe koszty operacyjne

Nowoczesne rozwiązania IT pomagają firmom wyeliminować dodatkowe koszty operacyjne związane z zapasami, czynszem i płacami. Aktualizują one dane w czasie rzeczywistym i redukują wszelkie błędy.

Poprawia bezpieczeństwo i przechowywanie danych

Szyfrowanie automatycznego przechwytywania chroni dane przed nieautoryzowanym dostępem i pomaga zaoszczędzić miejsce na dysku.

Zapewnia dostępność 24/7

Rozwiązania IT mogą przechwytywać dane w godzinach wolnych od pracy i bez ograniczeń geograficznych. Jest to najbardziej przydatna funkcja w sektorach opieki zdrowotnej, żeglugi i hotelarstwa, gdzie dane muszą być dostępne w dowolnym momencie, aby zwiększyć wydajność biznesową.

Organizuje scentralizowany dostęp

Zautomatyzowane rozwiązania zapewniają kontrolowany, scentralizowany dostęp do wszystkich danych biznesowych, wykorzystując pamięć masową w chmurze jako miejsce docelowe.

Zwiększa zadowolenie klientów

Gdy zebrane dane nie zawierają błędów, pomaga to w lepszym zrozumieniu klientów i jakości biznesu.

Uproszczenie procesu podejmowania decyzji

Zautomatyzowane rozwiązania przynoszą korzyści w zakresie skutecznego przechwytywania danych. Pomaga to zapewnić analizę dużych zbiorów danych w celu szybszego i bardziej opłacalnego podejmowania decyzji.

Wyzwania związane z rozwiązaniami do automatycznego przechwytywania danych

Podsumowanie

Po wielu dekadach transformacji technologia przechwytywania danych rozwinęła się w dziedzinę obejmującą wiele branż. Obecnie poprawia efektywność i rentowność biznesu. Rozwiązanie to sprawia nawet, że pracownicy są bardziej zaangażowani w codzienną pracę.

Obecnie istnieje wiele metod przechwytywania danych za pomocą różnych technologii informatycznych. W zależności od sektora biznesowego i celów można wybrać najbardziej odpowiednią kombinację narzędzi do przechwytywania danych. Nawet małe i średnie firmy zarządzające dużymi ilościami danych mogą zauważyć zwrot z inwestycji (ROI) dzięki zastosowaniu zautomatyzowanych rozwiązań do przechwytywania danych.

Wśród dostawców usług przechwytywania danych warto zwrócić uwagę na platformę Graip.AI. Jest to asystent AI, który łączy w sobie moc opartej na regułach zrobotyzowanej automatyzacji procesów i samouczącej się sztucznej inteligencji. Przykładowo, nasi klienci mogą stosować następujące rozwiązania: Sales Request Automation dla zadań sprzedażowych i Invoice Automation dla księgowości. Narzędzie sprzedażowe skraca czas przetwarzania dokumentów o 85%, podczas gdy rozwiązanie księgowe zapewnia 99% dokładności w przetwarzaniu faktur i przyspiesza pracę z fakturami od dostawców.