En este momento, la tecnología de captura de datos se está convirtiendo en la solución principal para la optimización del procesamiento de documentos. La captura de datos mejora el trabajo empresarial mediante funciones de extracción automática, clasificación precisa y reconocimiento de datos relevantes. Hace que la búsqueda de información sea más rápida y eficaz.

Según el informe de Grand View Research, se prevé que el mercado mundial de identificación automática y captura de datos se expanda a una tasa de crecimiento anual compuesto (TCAC) del 11,7% de 2022 a 2030.

El software de captura de datos tiene una gran demanda en el sector bancario. Ayuda a dirigir las operaciones sin papel y permite a los bancos conectados digitalmente procesar el flujo de trabajo con eficacia y responder más rápidamente.

En esta publicación, hacemos un repaso detallado de la captura de datos: describimos su definición, los sectores de clientes, las fases del proceso, los métodos aplicados y las ventajas de esta tecnología para tu empresa.

¿Qué es la captura de datos?

La definición de captura de datos se refiere al proceso de extracción de datos de distintos tipos de documentos para transformarlos en un formato digital legible por máquina. Estos documentos pueden ser estructurados o no estructurados, en papel o electrónicos.

La captura de datos funciona en etapas definidas: escanear, identificar, capturar, reconocer, registrar y almacenar los datos de un archivo sin necesidad de introducirlos manualmente. Esta solución optimiza procesos rutinarios como la gestión de activos, la entrega, el inventario, el escaneado y la seguridad de los documentos.

El software de captura de datos puede utilizarse en los sectores financiero, logístico, farmacéutico, médico, minorista, de almacenes y distribución. Por ejemplo, en la farmacia de un hospital, una solución de captura de datos ayuda a extraer los datos de los equipos médicos y los medicamentos facturados en las ventas. Ayuda a calcular automáticamente las existencias restantes de los artículos pertinentes, facilitando un flujo de datos fluido en el campo del inventario.

Los recientes avances en el campo de la inteligencia artificial (AI) han llevado la captura de datos a un nuevo nivel de capacidad para estudiar la información y mejorar las habilidades informáticas.

¿Cómo funciona la captura de datos?

La digitalización de los documentos empresariales hace que los datos importantes sean más accesibles. Puedes capturar los datos de distintas formas, según tus necesidades. Ayuda a optimizar los flujos de trabajo contables y proporciona una transferencia de datos sin fisuras a los destinos necesarios.

Los dispositivos de captura de datos pueden representar escáneres de documentos, escáneres de códigos de barras, lectores de tarjetas inteligentes y terminales de captura especiales. Las empresas utilizan estos equipos para captar toda la información necesaria para tomar decisiones más informadas y analíticas.

Las organizaciones pueden capturar datos en 6 pasos comunes:

1. Entrada
En esta fase, el software escanea los documentos en papel o electrónicos y los convierte en archivos de alta resolución. Los datos pueden escribirse a mano o imprimirse en un archivo de distintos formatos.

2. Corrección
Esta etapa es necesaria para preparar los documentos para el trabajo de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El sistema elimina los ruidos, realiza la binarización y la esqueletización.

3. Detección
El programa detecta aspectos de la factura como tablas y gráficos. Ayuda a proporcionar una extracción de datos precisa, utilizar menos espacio en disco y realizar una validación más rápida.

4. Reconocimiento
En este paso, el programa reconoce los datos y cada campo de datos como un nombre de proveedor, un número de documento, etc.

5. Validación
El sistema garantiza la precisión y la calidad de los datos reconocidos realizando distintas comprobaciones.

6. Extracción
El software de OCR ayuda a extraer datos de partes del documento como tablas, encabezados, pies de página y otras regiones. A continuación, el sistema utiliza estos datos para rellenar los campos pertinentes de las facturas electrónicas e introducirlos en el sistema contable solicitado.

¿Cuáles son los métodos de captura de datos?

Tu empresa puede elegir el método de captura de datos en función de su modelo de negocio y de la información que necesite. Varios programas permiten capturar datos de distintos formatos de documentos: escritos manualmente, JPEG, PDF, correos electrónicos y muchos otros. A continuación mencionamos los métodos más populares.

1. Captura manual de datos

Este método representa teclear a mano los datos solicitados de documentos escritos en un sistema informático para acceder a ellos digitalmente. El tecleado manual sigue siendo relevante para capturar datos no estructurados cuando los volúmenes son tan bajos que la automatización no es rentable.

2. Captura automatizada de datos

Este método ayuda a las empresas a optimizar el flujo de trabajo, acelerando la extracción de datos y reduciendo los costes operativos y los recursos humanos. Las empresas pueden capturar datos automáticamente con diversas tecnologías.

a) Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

Esta solución ha desarrollado una forma de capturar datos. Aumenta la automatización del flujo de trabajo de back-office que puede implicar facturas en PDF, recibos, contratos y otro procesamiento de documentos empresariales.

Esta tecnología permite el reconocimiento automático de caracteres producidos por máquinas durante la captura y extracción de datos. La solución OCR puede reconocer varias fuentes, como caracteres impresos y generados por ordenador. Puedes leer más sobre esta herramienta en nuestra publicación de referencia sobre herramientas de OCR.

b) Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR)

La tecnología se aplica al reconocimiento de caracteres manuscritos e impresos. El software ICR captura y analiza documentos escritos a mano, como recibos de compra y solicitudes de empleo. La solución ICR es similar al OCR, pero más difícil debido a la variedad de caracteres manuscritos con los que trabaja esta tecnología.

c) Reconocimiento inteligente de documentos (IDR)

Esta solución combina varias tecnologías de inteligencia artificial (AI), como la visión por ordenador y el procesamiento del lenguaje natural (NLP). Ayudan a identificar patrones, los indexan en función del tipo de contenido y verifican su corrección con tablas de búsqueda. La solución IDR es útil para el procesamiento de formularios y recibos, el servicio de atención al cliente y las salas de correo. Puedes explorar esta herramienta mediante una prueba gratuita de procesamiento inteligente de documentos de Graip.AI.

3. Códigos QR y códigos de barras

Los códigos de barras contienen información codificada en formato 1D. Puedes leerlos utilizando un escáner de códigos de barras. Los códigos de barras son relevantes en varios sectores. En el comercio minorista puede utilizarse para la gestión de inventarios, en logística para la localización o el seguimiento de tareas, en los servicios médicos para comprobar los datos de los pacientes, y en la fabricación para hacer un seguimiento de los lotes de productos.

Los códigos de respuesta rápida (QR) o los códigos de barras 2D son soluciones más complejas. Las empresas pueden utilizar esta solución para capturar datos en documentos, páginas web, etc. Muchos sectores digitalizados aplican códigos QR. Esta solución es habitual en el comercio minorista, los servicios de mensajería, el envasado de productos y la publicidad. Los códigos QR pueden contener enlaces a cualquier página web con cualquier cantidad de información.

4. Lectura óptica de marcas (OMR)

Este método de captura electrónica identifica los datos marcados por el ser humano como campos oscurecidos y casillas de verificación en los documentos. Debido a su gran precisión, el OMR proporciona datos capturados perfectamente a partir de formularios de encuesta escaneados, papeletas y pruebas objetivas.

5. Formularios digitales (web o app)

A veces las empresas necesitan recopilar información sobre los usuarios de Internet. Pueden capturar datos en formularios digitales en la web, a través de una página de la intranet o de una aplicación para smartphone.

6. Firmas digitales

Este tipo de verificación de documentos equivale a una firma manuscrita. Las firmas digitales sirven para autorizar aprobaciones y permisos de documentos digitales o correos electrónicos. Este método de captura de datos se utiliza para flujos de trabajo en los que intervienen partes de distintas empresas o departamentos. Las firmas digitales son legales y aportan una gran seguridad a la información personal.

7. Web scraping y monitorización

Esta herramienta ayuda a gestionar una gran cantidad de datos web. Además, las herramientas de raspado web se denominan robots web o rastreadores (por ejemplo, las arañas de Google). Rastrean las páginas web y el código para recopilar, analizar y reconocer datos específicos. El Web scraping es útil para capturar y controlar diversos tipos de datos disponibles en Internet. Puede haber noticias, precios, contactos, actualizaciones, divisas, comentarios y reseñas.

8. Tarjetas de banda magnética

Las tarjetas se diferencian en que tienen bandas magnéticas con datos codificados. Puede descodificarse mediante dispositivos de lectura digital. Este método de captura de datos es seguro y se utiliza en tarjetas de acceso a hoteles, tarjetas de transporte, carnés de identidad y tarjetas de crédito/débito combinadas con otros métodos de seguridad.

9. Reconocimiento de caracteres de tinta magnética (MICR)

Esta solución puede reconocer caracteres impresos a máquina en un enlace magnético. El MICR se utiliza en los bancos para procesar cheques para pagos.

10. Tarjetas inteligentes

La solución mantiene los datos encriptados en un chip microprocesador con fines de identificación. Las empresas pueden utilizar tarjetas inteligentes para identificar al personal y tarjetas inteligentes con chip para realizar transacciones bancarias seguras.

11. Captura de voz inteligente

Este método de captura de datos utiliza tecnología de reconocimiento de voz. Ayuda a comprender y analizar la voz. Puede proporcionar acceso de voz, crear recordatorios programados y hacer peticiones de música.

12. Captura inteligente de vídeo e imágenes

La tecnología de captura de vídeo e imágenes se utiliza para reconocer y extraer información precisa para el análisis de datos, los controles de seguridad en el aeropuerto, la identificación biométrica, etc.

¿Cuáles son los motivos de uso?

Las empresas pueden capturar datos automáticamente para reducir los recursos humanos y la dependencia de la gestión manual de grandes volúmenes de información. Esta tecnología también proporciona un flujo fluido de procesamiento de datos. Hace que la información esté preparada y disponible desde cualquier flujo de trabajo.

La integración de la inteligencia artificial muestra los resultados más significativos en el desarrollo de la captura de datos. Esta tecnología puede imitar la inteligencia humana para proporcionar una captura de datos cognitiva. La AI recopila datos con gran precisión en el momento y lugar adecuados. Ayuda a las empresas a optimizar los servicios al cliente y a dar una respuesta rápida.

¿Cuáles son las ventajas de la captura de datos?

La captura automatizada de datos aporta notables ventajas a la hora de mejorar y optimizar el tratamiento de los documentos.

Reduce los errores manuales

La captura automatizada de datos te permite reducir la presencia humana en la realización de tareas repetitivas y agotadoras. Reduce los posibles errores manuales y mejora la eficacia.

Aumenta la satisfacción de los empleados

Las soluciones automatizadas pueden permitir a tu personal reducir las cargas de trabajo monótonas y centrarse en tareas creativas que desarrollen la satisfacción.

Reduce los costes operativos

Las soluciones informáticas modernas ayudan a las empresas a eliminar costes operativos adicionales en inventario, alquiler y nóminas. Actualizan los datos en tiempo real y reducen los errores.

Mejora la seguridad y el almacenamiento de datos

La encriptación de la captura automatizada protege los datos de accesos no autorizados y ayuda a utilizar menos espacio en disco.

Proporciona disponibilidad 24/7

Las soluciones informáticas pueden captar datos en horas no laborables y sin restricciones geográficas. Es la función más útil para los sectores sanitario, naviero y hostelero, cuando los datos tienen que estar disponibles en cualquier momento para aumentar la eficacia empresarial.

Organiza el acceso centralizado

Las soluciones automatizadas proporcionan un acceso centralizado y controlado a todos los datos de la empresa, utilizando el almacenamiento en la nube como destino final.

Mejora la experiencia del cliente

Cuando los datos recogidos no tienen errores, ayudan a mejorar la comprensión de los clientes y la calidad del negocio.

Simplificar la toma de decisiones

Las soluciones automatizadas aportan ventajas a la captura eficaz de datos. Ayuda a proporcionar análisis de big data para una toma de decisiones más rápida y rentable.

Conclusión

Tras muchas décadas de transformación, la tecnología de captura de datos se ha convertido en un campo multisectorial. Hoy en día, mejora la eficacia y la rentabilidad de las empresas. Esta solución incluso hace que los empleados se impliquen más en el trabajo diario.

Hoy en día existen muchos métodos de captura de datos mediante diversas tecnologías informáticas. En función de tu sector empresarial y de tus objetivos, puedes elegir la combinación de herramientas más adecuada para captar datos. Incluso las pequeñas y medianas empresas que gestionan grandes volúmenes de datos pueden notar el retorno de graipinversiones (ROI) aplicando soluciones automatizadas de captura de datos.

Entre los proveedores de captura de datos, puedes prestar atención a la plataforma Graip.AI. Representa un asistente de AI que combina la potencia de la automatización robótica de procesos basada en reglas y la inteligencia artificial de autoaprendizaje. Por ejemplo, nuestros clientes pueden aplicar las siguientes soluciones: Automatización de Solicitudes de Venta para las tareas de ventas y Automatización de Facturas para la contabilidad. La herramienta de ventas reduce el tiempo de procesamiento de documentos en un 85%, mientras que la solución de contabilidad proporciona un 99% de precisión en el procesamiento de facturas y agiliza el trabajo con las facturas de proveedores.