▼

W pełni zautomatyzowane przetwarzanie zamówień

Rozwiązanie bez szablonów, o niskim poziomie kodu. Przetwarzanie wszystkich powiązanych dokumentów (faktury, paragony, listy paczek, umowy) - rozwiązanie E2E. Integracja API.

Graip.AI automatyzuje przetwarzanie zamówień zakupu (PO) poprzez inteligentne wyodrębnianie danych biznesowych i materiałowych/usługowych z PO i powiązanych dokumentów (faktur, paragonów, wyciągów bankowych). Dane te są następnie porównywane z systemem ERP w celu weryfikacji wykorzystania / statusu pozycji, historii zakupów i ważności partnera biznesowego. Automatyzacja Graip.AI obejmuje różne branże.

140

języki: automatyczne tłumaczenie i transliteracja do/z

50%

Do 50% mniej czasu poświęcanego przez pracowników na przetwarzanie zamówień zakupu

$500

średni koszt ręcznego przetwarzania 1 zamówienia zakupu, zgodnie z badaniem APQC

Szybkość przetwarzania zamówień

Duże organizacje, szczególnie w branży produkcyjnej i detalicznej, doświadczają znacznych opóźnień ze względu na ogromną liczbę zamówień wymagających przetworzenia i porównania danych z systemami zewnętrznymi.

Opóźnienia w tworzeniu zamówień sprzedaży

Ręczne przetwarzanie zamówień często prowadzi do wąskich gardeł, opóźniając tworzenie odpowiednich zamówień sprzedaży. Opóźnienia te mogą frustrować klientów i negatywnie wpływać na generowanie przychodów.

Porównywanie i przegląd danych

Uzgadnianie danych w wielu dokumentach (zamówieniach, fakturach, paragonach, umowach) pochłania znaczną ilość czasu i zasobów. Ręczne procesy weryfikacji są podatne na niespójności i wymagają częstych zapytań o brakujące informacje.

Czasochłonne przepływy pracy

Ręczne tworzenie i aktualizowanie zamówień w systemie ERP po otrzymaniu zeskanowanych wersji jest żmudnym procesem dla pracowników, który ogranicza wydajność.

Błędy wprowadzania danych

Ręczne wprowadzanie danych z zeskanowanych zamówień stanowi znaczące źródło błędów, prowadzących do niespójności, opóźnień w przetwarzaniu oraz potencjalnych strat finansowych spowodowanych nieprawidłową realizacją zamówień lub fakturowaniem oraz błędną komunikacją z klientami.

Wyzwania

Wyzwania tradycyjnej automatyzacji (poza przetwarzaniem ręcznym):

Ograniczona widoczność

Nawet w przypadku podstawowych rozwiązań automatyzacji, organizacjom często brakuje wglądu w czasie rzeczywistym w etapy przetwarzania zamówienia zakupu. Opóźnienia lub błędy mogą pozostać niezauważone aż do późniejszych etapów, utrudniając proaktywne rozwiązywanie problemów.

Opóźnienie danych

Tradycyjna automatyzacja może wprowadzać opóźnienia danych, w których występuje opóźnienie między przechwyceniem danych a ich dostępnością do analizy. Może to prowadzić do nieaktualnych informacji i utrudniać podejmowanie świadomych decyzji.

Wąskie gardła w integracji

Integracja starszych systemów ERP z rozwiązaniami automatyzacji może być złożona i czasochłonna, opóźniając realizację korzyści w czasie rzeczywistym.

Strategic goal

Aby w pełni zautomatyzować przetwarzanie zamówień zakupu i wszystkich powiązanych dokumentów, eliminując ręczne przepływy pracy

Graip.AI oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatycznego przetwarzania zamówień zakupu:

Uproszczone przesyłanie dokumentów

Prześlij dowolną fakturę (przeciągając i upuszczając, wysyłając mailem lub przez API) powiązaną z danymi zamówienia zakupu w zewnętrznych bazach danych. Graip.AI płynnie kieruje dokumenty do wyznaczonych jednostek i grup użytkowników, zapewniając kontrolowany dostęp.

Elastyczna weryfikacja i zatwierdzanie

Użytkownicy mogą łatwo weryfikować i zatwierdzać wyodrębnione dane, aby zapewnić ich dokładność. W przypadku organizacji z wielopoziomowymi przepływami pracy zatwierdzania, Graip.AI usprawnia proces w ramach platformy. System automatycznie wykrywa brakujące dane i niespójności między zamówieniem zakupu (PO) a systemem ERP, powiadamiając nadawców dokumentów i odpowiednie osoby.

Bezproblemowa integracja z ERP

Po weryfikacji, dane zamówienia zakupu (PO) lub kluczowe elementy mogą być inteligentnie mapowane do przetworzonych faktur. Umożliwia to automatyczne aktualizacje stanu zapasów/zakupów w systemie ERP, niezależnie od połączenia faktura-PO (relacja jeden-do-jednego lub wiele-do-wielu). Graip.AI ułatwia również tworzenie faktur w systemie ERP w oparciu o ustalone przepływy pracy i reguły biznesowe.

Inteligentna ekstrakcja danych

Wykorzystując nasz potężny silnik inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP), Graip.AI dokładnie identyfikuje wszystkie istotne dane, w tym dane partnerów biznesowych oraz zamówione / nabyte produkty i usługi. System można również łatwo skonfigurować do rozpoznawania wielu atrybutów produktu.

Edycja i udoskonalanie danych

Wyodrębnione pola danych można w razie potrzeby edytować. Nasze narzędzie do adnotacji umożliwia użytkownikom szkolenie systemu w celu zwiększenia dokładności. Późniejsze przesyłanie danych wykorzystuje adnotacje użytkownika celem uzyskania lepszych wyników.

Elastyczny eksport danych

Oprócz eksportu opartego na API do systemów innych firm, przetworzone dokumenty mogą być eksportowane w różnych formatach (Excel, Word, PDF), aby spełnić określone potrzeby.

Prędkość

Po wdrożeniu Graip.AI jako platformy do automatyzacji procesów zamówień, zamówienia z tysiącami pozycji będą przetwarzane w ciągu kilku sekund zamiast godzin lub nawet dni ręcznej pracy.

Ulepszone zarządzanie zapasami/zakupami

Większa kontrola i przejrzystość wydatków.

Mniejsze ryzyko błędów ludzkich

Automatyzacja minimalizuje błędy ludzkie, zapewniając dokładność i spójność danych w całym cyklu przetwarzania zmówienia zakupu.

Szybsze procesy zatwierdzania

Zautomatyzowane przepływy pracy przyspieszają czas zatwierdzania zamówienia zakupu, poprawiając ogólną wydajność.

Poprawa prędkości dostawy

Szybsze przetwarzanie zamówień przekłada się na krótszy czas dostawy dla Twojej organizacji.

Wykrywanie oszustw i zwiększone bezpieczeństwo

Funkcja dwukierunkowego dopasowywania automatycznie wykrywa potencjalne błędy dostawców, nieprawidłowe dane partnerów biznesowych i nieuczciwe działania. Zwiększa to bezpieczeństwo i chroni organizację.

Adaptowalność i skalowalność

Podejście Graip.AI, niezależne od szablonów, płynnie dostosowuje się do zmian w formatach zamówienia zakupu i językach używanych przez dostawców. System można szybko przekonfigurować i ponownie przeszkolić, aby dostosować go do zmieniających się potrzeb biznesowych, zachowując jednocześnie spójne rozpoznawanie danych i jakość przetwarzania.

Korzyści

Bezpieczeństwo i integralność danych są dla nas priorytetem

Jesteśmy dumni z utrzymywania bezpiecznego środowiska, które umożliwia korzystanie z naszych technologii z pełnym zaufaniem, pozwalając skoncentrować się na podstawowych celach biznesowych. Bezpieczeństwo danych jest naszym najwyższym priorytetem.