Scale fast without expanding the workforce and reduce costs by 10%
Transform document overload into automated efficiency. Graip.AI combines advanced IDP technology with specialized AI Agents built for BPO operations – from invoice processing to client onboarding and everything in between.
44% of companies that have deployed AI report cost savings in areas where AI is used
How Graip.AI solves BPO challenges
High-Volume Document Processing
BPO teams process thousands of invoices, purchase orders, and client documents daily. Manual data entry across multiple client accounts creates bottlenecks, increases turnaround times, and reduces profitability. During peak periods, the volume becomes overwhelming, leading to missed SLAs and client dissatisfaction.
Graip.AI effortlessly classifies documents with the Document Classification feature and extracts key details from various document formats, including PDF, JPEG, PNG, and TIFF. This ensures accurate data capture even from low-quality or handwritten documents. During peak hours, Graip.AI uses advanced autoscaling to process up to 10,000 files per hour without compromising performance and speed.
Inconsistent Document Quality and Formats
Documents come from multiple sources in varying formats – scanned PDFs, photos, emails, Excel files, and handwritten forms. Poor image quality, misalignment, and mixed languages make automation difficult and require extensive manual intervention.
Graip.AI's Document Auto-Rotation feature automatically corrects misaligned images, while Document Quality Validation feature detects poor-quality uploads and prompts users to resubmit clearer documents for improved accuracy. Excel Processing feature handles semi-structured and complex spreadsheets with ease, and Email Recognition feature extracts data directly from unstructured email content.
Multi-Client and Incomplete Data Management
BPO providers manage documents for multiple clients, each with unique data formats, validation rules, and compliance requirements. Manual reconciliation across different client systems is time-consuming and can lead to data inconsistencies and billing disputes.
Graip.AI's Advanced Data Matching feature cross-checks extracted data against internal records and provides real-time alerts for discrepancies. The Validation Rules Builder applies customized automated rules for each client to verify key fields. Additionally, the Missing Data Alert feature automatically identifies missing information in documents and sends personalized alerts to users requesting the missing details.
Complex Multi-Stage Approval Workflows
BPO operations require multiple approval levels across departments and client organizations. Manual approval routing creates bottlenecks, delays processing times, and makes it difficult to track document status and maintain audit trails.
Graip.AI simplifies the approval process with its Multi-Stage Approvals feature. Assigned approvers receive notifications, track document statuses, and approve with a single click, ensuring compliance without delays. The Smart Workflows feature enables users to create and customize approval workflows with a simple drag-and-drop interface, adapting to each client's specific business requirements without coding.
Data Security and Compliance Requirements
BPO providers handle sensitive client information, including financial data, personal details, and proprietary business information. Manual processes lack proper access controls, risking unauthorized access and compliance violations with regulations like GDPR, HIPAA, and industry-specific standards. Ensuring secure storage and timely deletion of client data is critical.
Graip.AI's Reduction feature protects sensitive data through advanced anonymization. It automatically identifies and redacts personal information, such as names, addresses, and financial data, while keeping the rest of the document intact. The Smart Data Retention feature enables businesses to define retention periods for processed documents, automating archiving or deletion to optimize storage while maintaining compliance with regulations.
Fragmented Information Across Systems
In the BPO environment, teams need to respond quickly, but critical information is spread across client portals, knowledge bases, PDFs, CRM systems, emails, and legacy tools. Each inquiry requires jumping between multiple systems, slowing down handle times, increasing error rates, and making it difficult to deliver consistent, high-quality service.
Graip.AI provides a single conversational interface for all client information. Instead of searching through dashboards and documents, staff simply ask questions in everyday language, and the AI retrieves the needed details instantly from all connected systems. This boosts first contact resolution and ensures accurate, consistent responses across teams and shifts.
Integration with Multiple Client Systems
BPO providers must integrate with diverse client ERP, CRM, and accounting systems – each with different data formats, APIs, and security requirements. Lack of seamless integration creates data silos, requires manual data re-entry, and increases operational costs, reducing profit margins.
Graip.AI automatically transfers extracted data to clients' preferred CRM, ERP, or financial systems. It supports API connections, email integration, and custom formats for easy data export. With native SAP integration, Zapier support for 100+ platforms, and advanced customization capabilities, Graip.AI adapts to any client system, ensuring smooth data flow across all platforms.
AI solutions that fit your BPO
From out-of-the-box document processing to full agentic automation for your BPO operations.
Quick start for small teams
Scalable for growing operations
Full document processing automation
50-70% oszczędności kosztów w operacjach back-office
Przyjrzyj się bliżej, jak to działa
Features
Przechwytywanie dokumentów
Skuteczne gromadzenie różnorodnych dokumentów z różnych źródeł, niezależnie od tego, czy są to fizyczne dokumenty, obrazy czy pliki cyfrowe. Nasza platforma zapewnia płynne i bezpieczne pozyskiwanie danych, stanowiąc solidną podstawę dla kolejnych etapów przetwarzania.
Narzędzie adnotacji
Narzędzie do adnotacji umożliwia użytkownikowi biznesowemu łatwe dodawanie notatek i oznaczanie danych w dowolnych dokumentach, co pozwala na dokładne wyodrębnienie kluczowych informacji. Bez potrzeby angażowania działu IT, użytkownik biznesowy identyfikuje i podkreśla określone punkty danych (takie jak nazwiska, daty, adresy lub informacje o produkcie) bezpośrednio w interfejsie platformy, a nasz model uczy się par klucz-wartość i dodaje je do zbioru danych. Rozwiązanie to systematycznie poprawia swoją dokładność na podstawie wprowadzonych adnotacji.
Wielojęzyczność
Moduł wielojęzyczny obsługuje rozpoznawanie i ekstrakcję danych w 141 językach, umożliwiając dokładną i kompleksową analizę wielojęzyczną. Moduł zapewnia precyzyjną ekstrakcję danych w różnych kontekstach językowych, zwiększając dokładność i głębię wglądu.
Gotowa do użycia biblioteka dokumentów
Kompleksowa biblioteka ponad 140 szablonów dokumentów, obejmująca szeroki zakres formularzy wykorzystywanych w różnych branżach. Uprość tworzenie dokumentów i usprawnij przepływy pracy dzięki naszej różnorodnej kolekcji gotowych do użycia szablonów, bez konieczności przesyłania dokumentów i uczenia się modelu rozpoznawania danych.
Przypadki użycia Plug&Play
Nasza platforma oferuje zbiór wstępnie opracowanych procesów zaprojektowanych do rozpoznawania i przetwarzania typowych rodzajów dokumentów (np. zamówień sprzedaży, faktur, konfiguracji produktów, dokumentów onboardingowych, dokumentów transportowych). Wbudowane algorytmy rozpoznawania dokumentów i zautomatyzowane funkcje ekstrakcji danych upraszczają operacje. Gotowe przypadki użycia przepływu pracy oszczędzają czas na szkolenie modelu i ilość dokumentów niezbędnych do procesu uczenia maszynowego.
Inteligentne przetwarzanie wiadomości e-mail
Wyodrębniaj i przetwarzaj dane z treści wiadomości e-mail za pomocą naszych modeli językowych (LLM). Nasza platforma inteligentnie rozpoznaje i wyodrębnia istotne informacje z przychodzących wiadomości e-mail, umożliwiając automatyzację pobierania danych i integrację z aplikacjami biznesowymi. Przechwytywanie ważnych szczegółów, wypełnianie formularzy lub tworzenie nowych dokumentów - nasza funkcja rozpoznawania treści wiadomości e-mail przekształca nieustrukturyzowaną zawartość wiadomości e-mail w dane, które można wykorzystać.
Inteligentny kreator przepływu pracy
Zapewnij łatwe projektowanie i dostosowywanie przepływów pracy. Dzięki przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi i funkcji "przeciągnij i upuść" można intuicyjnie zbierać i wyodrębniać dane, określać, gdzie mają być umieszczone oraz jakie działania mają zostać podjęte. Ten dynamiczny proces budowy przepływu pracy upraszcza konfigurację zbierania i wyodrębniania danych. Twórz dostosowane procesy, które odpowiadają Twoim unikalnym potrzebom biznesowym.
Rozpoznawanie wiadomości e-mail
Funkcja rozpoznawania wiadomości e-mail Graip.AI umożliwia wyodrębnianie i przetwarzanie danych bezpośrednio z treści wiadomości e-mail przy użyciu zaawansowanych modeli językowych (LLM). Nasza platforma inteligentnie identyfikuje istotne informacje z przychodzących wiadomości e-mail, umożliwiając automatyzację pobierania danych i płynną integrację z systemami biznesowymi. Niezależnie od tego, czy chodzi o przechwytywanie kluczowych szczegółów, wypełnianie formularzy, czy tworzenie nowych dokumentów, funkcja ta przekształca nieustrukturyzowaną treść wiadomości e-mail w przydatne dane, zwiększając wydajność przepływu pracy.
Redukcja
Funkcja redukcji pomaga chronić wrażliwe dane poprzez zaawansowaną anonimizację. Automatycznie identyfikuje i redaguje dane osobowe, takie jak nazwiska, adresy i dane finansowe, zachowując resztę dokumentu w stanie nienaruszonym. Zapewnia to, że ważne dane pozostają dostępne bez narażania prywatności. Skutecznie redukując wrażliwe informacje, Graip.AI wspiera zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności, zachowując jednocześnie strukturę i użyteczność dokumentów.
Automatyczne obracanie dokumentu
Funkcja automatycznego obracania dokumentów Graip.AI automatycznie wykrywa i koryguje nieprawidłowo wyrównane dokumenty, niezależnie od tego, czy są one lekko niecentryczne, czy w pełni obrócone o 90 lub 180 stopni. Korzystając z zaawansowanego przetwarzania obrazu AI, system zapewnia, że każdy dokument jest prawidłowo zorientowany w celu precyzyjnego wyodrębniania danych i płynnego przetwarzania, eliminując potrzebę ręcznego dostosowywania.
Przesyłanie zip
Nasza funkcja Zip Upload zwiększa wydajność przepływu pracy, umożliwiając przesyłanie i przetwarzanie wielu dokumentów jednocześnie przy użyciu skompresowanego pliku Zip. Ta możliwość przetwarzania zbiorczego pozwala na obsługę setek, a nawet tysięcy dokumentów za jednym razem, oszczędzając czas i zwiększając produktywność poprzez zmniejszenie potrzeby indywidualnego przesyłania.
Wielojęzyczność
Funkcja Multi-Language Graip.AI obsługuje ekstrakcję i analizę danych w ponad 141 językach, umożliwiając platformie efektywną pracę na różnych rynkach globalnych. Zaawansowany moduł językowy automatycznie wykrywa język dokumentu i dokładnie go przetwarza, wyodrębniając kluczowe informacje niezależnie od używanego języka. Ponadto interfejs użytkownika jest dostępny w języku angielskim, francuskim, włoskim i niemieckim, co ułatwia użytkownikom na całym świecie płynne zarządzanie dokumentami.
Bezpieczeństwo i integralność danych są dla nas priorytetem
Jesteśmy dumni z utrzymywania bezpiecznego środowiska, które umożliwia bezpieczne korzystanie z naszej technologii, pozwalając skupić się na podstawowych celach biznesowych. Bezpieczeństwo danych jest naszym najwyższym priorytetem.
ISO 27001: System zarządzania bezpieczeństwem informacji
Zapewniamy, że dane użytkownika pozostają poufne, dostępne i chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
ISO 9001: System zarządzania jakością
Certyfikat ten potwierdza nasze zaangażowanie w dostarczanie spójnej i wyjątkowej jakości naszych rozwiązań i usług.
ISO 22301: System zarządzania ciągłością działania
Certyfikat oznacza nasze proaktywne podejście do zapewnienia ciągłości naszych usług, nawet w trudnych czasach.
Od nudnej papierkowej roboty do wolności: co mówią nasi klienci
Vadim V.
Group Chief Operating Officer
Mid-Market (51-1000 emp.)
Seamless Document Automation for Fintech Onboarding
What do you like best about Graip.AI?
Graip.AI makes handling complex payment documents during customer onboarding incredibly easy. Its intelligent data extraction is fast, highly accurate, and requires minimal manual review. Integration was smooth, and the support team is responsive and proactive. Review collected by and hosted on G2.com.
Janis K.
CTO and co-founder
Small-Business (50 or fewer emp.)
Hassle-free Invoice Processing and Payment Matching
What do you like best about Graip.AI?
Graip.AI simplifies how we handle outgoing invoices and matches them with incoming payments. The data extraction is spot-on, even for large batches of invoices, and the system flags mismatches automatically. It’s been a huge help in keeping our finance workflows accurate and efficient. Review collected by and hosted on G2.com.
Elton C.
CEO, Founder
Mid-Market (51-1000 emp.)
Seamless and Scalable KYC That Accelerated Our Onboarding
What do you like best about Graip.AI?
The automation and ease of integration stood out. The KYC solution provided real-time identity verification with global coverage, reducing manual checks and compliance errors. We especially liked the clear dashboard, API flexibility, and the support team's responsiveness. It helped us stay compliant without slowing down user onboarding. Review collected by and hosted on G2.com.