Da lento a veloce: L’impatto dell’AI sull’efficienza del ciclo di vendita

Il tempo scorre, gli affari sono in bilico e il tuo team di vendita fa le corse contro il tempo. Un ciclo di vendita lungo può essere tanto frustrante quanto costoso. Mentre navigano tra prodotti complessi, molteplici stakeholder e cicli di budget, i professionisti delle vendite si trovano spesso invischiati in una rete di negoziazioni senza fine. Il clima economico in continua evoluzione e l’incessante panorama competitivo non rendono questo viaggio più facile. Inoltre, la gestione del cambiamento all’interno di un’organizzazione a volte può sembrare come cercare di governare una nave in un mare turbolento.

Ma se ti dicessimo che c’è un faro di speranza che attraversa il mare tempestoso delle vendite? Si presenta sotto forma di tecnologia AI. Promette non solo cicli di vendita più brevi, ma anche più efficaci ed efficienti.

Per dimostrare come gli strumenti di intelligenza artificiale possano accelerare il ciclo di vendita, Graip.AI ha recentemente ospitato un webinar con la partecipazione di esperti del settore Sergey Jermakov (COO) e Karyna Mihalevich (responsabile del prodotto) provenienti da ambienti sia aziendali che informatici. In questo blog, metteremo in evidenza i punti chiave di questo webinar, fornendoti preziose indicazioni su come sfruttare gli strumenti di intelligenza artificiale esistenti per migliorare i processi di vendita, aumentare l’efficienza e incrementare la redditività della tua azienda.

Cosa frena le tue vendite?

Nelle vendite, una delle sfide più grandi che le aziende incontrano è la lunghezza dei cicli di vendita. Questi cicli possono essere piuttosto complessi e ricchi di dettagli, che potenzialmente possono influenzare le prestazioni complessive di un’azienda. Per affrontare questa sfida, è fondamentale dare un’occhiata più da vicino ai fattori responsabili di questi cicli prolungati. Possiamo suddividere questi fattori in tre categorie principali: esterni, interni e tecnologici.

Fattori esterni

1. Complessità del prodotto: La complessità di un prodotto gioca un ruolo importante nell’allungare il ciclo di vendita. Quando ai clienti vengono presentate offerte complesse, è naturale che impieghino più tempo per valutare e comprendere i prodotti. Questa fase di valutazione può spesso rallentare il processo decisionale.

2. Molteplici stakeholder: In molti scenari aziendali, le decisioni sono influenzate da numerosi stakeholder all’interno di un’organizzazione. Allineare le opinioni e le decisioni di questi stakeholder interni può essere un processo che richiede molto tempo, in quanto comporta il coordinamento di diverse prospettive e priorità.

3. Cicli di budget: I clienti spesso rispettano dei cicli di budget, che possono diventare degli ostacoli nel processo di vendita. In molti casi, i clienti devono giustificare i loro investimenti entro cicli di budget predefiniti, con conseguenti ritardi nelle decisioni di acquisto.

4. Clima economico: Anche il panorama economico in continua evoluzione ha un impatto. Le incertezze e le fluttuazioni economiche possono indurre i clienti a prendere più tempo per gli impegni finanziari.

5. Paesaggio competitivo: in un ambiente competitivo, valutare le proposte di più fornitori diventa un’attività che richiede molto tempo. I clienti devono confrontare attentamente le varie offerte, il che può naturalmente allungare il ciclo di vendita.

6. Gestione del cambiamento: La resistenza al cambiamento è insita nella maggior parte degli individui. Il processo di implementazione di un nuovo prodotto o servizio richiede spesso una gestione del cambiamento che, se non viene gestita in modo efficace, può prolungare il ciclo di vendita.

Fattori interni

1. Conoscenza del prodotto: I team di vendita devono avere una conoscenza completa del prodotto. Capire le esigenze dei clienti ed essere in grado di posizionare il prodotto di conseguenza è essenziale. Senza questa comprensione, i cicli di vendita possono allungarsi.

2. Processo di vendita: Sono fondamentali processi di vendita efficienti, con criteri di entrata e uscita chiari per ogni fase. Quando i venditori si discostano da questi processi, possono subire ritardi nell’avanzamento dell’affare da una fase all’altra.

3. Allineamento con il marketing: La coerenza dei messaggi trasmessi attraverso i canali di marketing e di vendita è fondamentale. Quando questi messaggi non sono allineati, possono creare confusione e allungare i cicli di vendita.

4. Formazione continua: Rimanere competitivi sul mercato richiede una formazione continua. La mancata formazione regolare dei team di vendita può ostacolare la loro capacità di operare in modo efficace.

Fattori tecnologici

1. Complessità del prodotto: L’utilizzo della tecnologia per supportare i cicli di vendita è essenziale. Ad esempio, i sistemi che assistono i venditori nella configurazione dei prodotti sono preziosi per ridurre i ritardi nelle proposte.

2. Mancanza di collaborazione: Strumenti e pratiche di collaborazione efficaci sono fondamentali, soprattutto quando le configurazioni complesse richiedono la convalida con altri reparti, come quello produttivo.

3. Attività ripetitive: Le attività ripetitive all’interno del processo di vendita possono rallentare notevolmente il processo stesso, soprattutto quando la tecnologia è carente o sottoutilizzata. Ad esempio, i team di vendita devono assemblare manualmente le proposte da varie fonti e documenti diversi, come consolidare il catalogo dei prodotti e i prezzi da fogli di calcolo e raccogliere informazioni sui prodotti sparse in più PDF.

4. Dati e analisi: Avere accesso a dati storici e ad analisi approfondite è una pietra miliare per l’efficienza delle vendite. Capire la storia degli acquisti e le preferenze di un cliente aiuta a semplificare il processo di vendita.

5. Problemi di integrazione: I problemi di integrazione spesso comportano l’inserimento di dati ridondanti e fastidiosi in vari sistemi, contribuendo a ritardare il ciclo di vendita.

6. Tasso di adozione degli strumenti: Anche quando gli strumenti tecnologici sono disponibili, l’efficacia del ciclo di vendita può essere compromessa se il team di vendita non li adotta e non li utilizza appieno.

Ora e allora: L’impatto dell’intelligenza artificiale sui cicli di vendita

“Secondo Forbes, i rappresentanti di vendita dedicano solo il 34% del loro tempo alla vendita. Ad esempio, se consideriamo il processo specifico di preparazione di una proposta, in genere ci vogliono dalle 17 alle 33 ore per completarla”, spiega Sergey Jermakov, COO di Graip.AI. Questo significa che i rappresentanti di vendita spesso si impelagano in compiti ripetitivi e, grazie agli strumenti di automazione, le loro prestazioni possono migliorare in modo significativo.

Ora analizziamo le varie fasi critiche che giocano un ruolo fondamentale nel determinare il risultato finale e come l’IA può automatizzare questo specifico processo all’interno del ciclo di vendita end-to-end.

1. Richiesta del cliente

Il processo inizia con la richiesta di prodotti o servizi specifici da parte del cliente. I clienti possono esprimere le loro esigenze in vari modi, dalle semplici e-mail che elencano i prodotti desiderati a documenti più complessi come le Richieste di Offerta (RFP) o le Richieste di Quotazione (RFQ) che contengono specifiche dettagliate.

Con il supporto dell’intelligenza artificiale, questa fase di avvio diventa molto più efficiente. Gli strumenti di intelligenza artificiale sono abili nell’ingestione dei documenti, in quanto leggono e interpretano i vari formati delle richieste dei clienti. Identificano le voci cruciali, che rappresentano essenzialmente i prodotti che il cliente desidera. L’intelligenza artificiale collega poi queste voci con il catalogo prodotti e i dati storici per una comprensione completa.

2. Selezione e configurazione del prodotto

Dopo aver ricevuto e interpretato le richieste dei clienti, il passo successivo consiste nel configurare l’offerta di prodotti. Questa fase è fondamentale per allineare il prodotto o il servizio alle esigenze specifiche del cliente. Anche la determinazione di strategie di prezzo pertinenti che possano aumentare le possibilità di aggiudicarsi l’affare è una componente fondamentale in questa fase.

L’intelligenza artificiale gioca un ruolo fondamentale in questa fase. Mappano le voci identificate con il catalogo prodotti disponibile, i dati storici e altre informazioni pertinenti. Una volta che l’elenco dei prodotti è stato creato e convalidato dal team di vendita, l’AI aiuta ad applicare i prezzi appropriati. Prende in considerazione diversi parametri, tra cui l’analisi dei prezzi della concorrenza, le informazioni logistiche e gli sconti offerti al cliente.

3. Prezzi e preventivi

I prezzi e i preventivi sono fasi complesse del ciclo di vendita. In questa fase vengono stabilite le strategie di prezzo, gli sconti e altri dettagli finanziari. Viene generato un preventivo ben strutturato da presentare al cliente.

L’intelligenza artificiale semplifica questa fase, snellendo la creazione dei preventivi e facilitando il processo di negoziazione. Le informazioni aggiuntive sui prodotti o servizi e i potenziali sconti vengono integrati senza problemi nel preventivo per soddisfare le aspettative del cliente.

4. Negoziazione della proposta

La negoziazione della proposta è la fase in cui i team di vendita interagiscono con i clienti per mettere a punto i dettagli, negoziare i termini e raggiungere un consenso. Questa fase comporta spesso una comunicazione continua per rispondere alle domande e alle preoccupazioni dei clienti.

L’intelligenza artificiale non negozia direttamente con i clienti, ma svolge un ruolo fondamentale nel fornire ai team di vendita i dati e le informazioni necessarie per facilitare trattative efficaci. Assicura che i team di vendita siano ben informati e attrezzati per soddisfare le aspettative dei clienti.

5. Adempimento

Una volta che il cliente approva il preventivo, il passo successivo è la creazione di un ordine di vendita e l’avvio dell’evasione. L’ordine del cliente viene elaborato e il prodotto o il servizio viene consegnato.

L’intelligenza artificiale contribuisce in modo significativo al processo di adempimento semplificando l’estrazione, la classificazione e la convalida dei dati. Assicura che le informazioni vengano trasferite senza problemi nei sistemi di backend, come ERP, CRM o CPQ, che gestiscono le procedure di creazione ed evasione degli ordini.

Il ruolo dell’intelligenza artificiale nel migliorare il ciclo di vendita

Graip.AI, come esempio di intelligenza artificiale, possiede la capacità di identificare e gestire un’ampia gamma di formati di dati di documenti. Non importa se i dati sono strutturati, semi-strutturati o completamente destrutturati, l’intelligenza artificiale è in grado di gestirli in modo efficiente. Che i dati arrivino in PDF, fogli Excel o altri formati, l’intelligenza artificiale è in grado di catturarli e interpretarli.

L’intelligenza artificiale facilita la lettura e la classificazione di questi dati, per poi estrarli, validarli e arricchirli se necessario. Può anche effettuare una verifica umana quando necessario, garantendo l’accuratezza e la qualità dei dati.

Inoltre, l’intelligenza artificiale garantisce che i dati generati durante il processo siano utilizzabili nei sistemi backend dell’azienda, come ERP, CRM o CPQ. La natura API-friendly del sistema permette di integrare perfettamente i dati con diversi sistemi di terze parti. Questa flessibilità nella gestione dei dati garantisce una transizione più fluida delle informazioni per le operazioni aziendali.

Come si può notare da tutto ciò, l’automazione guidata dall’AI sta cambiando i cicli di vendita, rivoluzionando il modo in cui le aziende gestiscono le richieste dei clienti, la configurazione dei prodotti, i prezzi, i preventivi, le trattative e l’evasione. Snellisce questi processi, accelera il processo decisionale e migliora le interazioni con i clienti, portando in ultima analisi a una maggiore efficienza e competitività nel panorama aziendale.

Come trasformare le vendite con l’elaborazione intelligente dei documenti basata sull’intelligenza artificiale

“Nelle vendite ogni momento è importante e la capacità di ottimizzare i processi può fare la differenza tra chiudere un affare e perderlo. Siamo qui per dimostrare come uno strumento di Intelligent Document Processing (IDP) alimentato dall’AI, Graip.AI, possa trasformare il modo in cui operano i reparti di vendita”, afferma Karyna Mihalevich, responsabile di prodotto di Graip.AI.

Ora analizziamo alcuni esempi reali di come gli strumenti di uso quotidiano possano funzionare con maggiore efficienza e precisione una volta che uno strumento IDP alimentato dall’intelligenza artificiale viene implementato nell’organizzazione.

Riconoscimento via e-mail: Trasformare la comunicazione

I team di vendita sono bombardati da una miriade di e-mail ogni giorno, che vanno dalle richieste di prezzi e preventivi agli ordini di acquisto. Graip.AI interviene per aiutare a categorizzare e leggere queste e-mail, consentendo una rapida estrazione delle informazioni. Diamo un’occhiata più da vicino a un esempio di richiesta di preventivo (RFQ).

All’interno del corpo dell’email, possiamo individuare le caratteristiche vitali, i valori corrispondenti e i prodotti richiesti. Graip.AI elabora queste informazioni, producendo risultati che possono essere strutturati in base alle tue esigenze aziendali. In questo caso, vediamo i materiali, le quantità, le dimensioni e i tipi di prodotto.

Un altro esempio è l’ordine di acquisto. Fornisce riferimenti agli ordini e dettagli sui prodotti, compresi i prezzi. Grazie alle capacità di estrazione dei dati di Graip.AI, le informazioni vengono rivelate e comprendono l’account, l’indirizzo, il numero di riferimento, i dettagli dei prodotti, le quantità, i prezzi e la valuta. Queste dimostrazioni mostrano l’abilità di Graip.AI nel riconoscimento delle e-mail e come semplifica l’ordinamento dei dati di vendita.

Riconoscimento RFQ e automazione dell’inserimento degli ordini di vendita: Un flusso di lavoro senza soluzione di continuità

Ora diamo un’occhiata al riconoscimento delle RFQ e all’automazione dell’inserimento degli ordini di vendita. In questo caso, un addetto alle vendite può importare in modo efficiente la richiesta di preventivo di un cliente in formato PDF, grazie a Graip.AI. Questo documento può contenere una lettera di presentazione, specifiche commerciali e termini di pagamento.

Per convalidare i risultati riconosciuti, gli elementi del documento, compresi i prodotti configurabili con le caratteristiche e i valori, vengono esaminati a fondo. Grazie all’integrazione di Graip.AI con i sistemi ERP come S4HANA, i partner commerciali possono essere selezionati da un elenco a discesa. L’indirizzo e la funzione partner commerciale possono essere comodamente regolati. I dettagli del prodotto sono ordinatamente organizzati in colonne, che coprono aspetti come il nome del prodotto, lo standard, il magazzino, il tipo di materiale, lo spessore, la larghezza, la lunghezza, la quantità e il prezzo.

Una volta che le informazioni sono state convalidate e i registri dei materiali sono stati incrociati con il sistema ERP, viene avviato un processo di creazione dell’ordine di vendita senza soluzione di continuità, facilitando in modo efficiente il trasferimento dei dati al sistema ERP.

Chiarimento automatico dei requisiti: Semplificare la comunicazione

Ora diamo un’occhiata al chiarimento automatico dei requisiti, una funzione fondamentale che semplifica la comunicazione tra i reparti di vendita e i clienti. Spesso nelle RFP, nelle RFQ o negli ordini di acquisto mancano informazioni cruciali, che richiedono lunghi scambi di informazioni. Graip.AI introduce una pipeline di comunicazione direttamente dalla soluzione per semplificare questo processo.

Tornando al nostro esempio di RFQ, è possibile redigere un nuovo messaggio per specificare le informazioni mancanti relative al documento PDF. I destinatari sono facilmente identificabili e il corpo dell’email può essere personalizzato o selezionato da modelli precostituiti. Graip.AI permette anche di creare nuovi modelli, risparmiando tempo prezioso. Sono incluse informazioni sui dettagli degli articoli mancanti e possono essere aggiunti degli allegati come riferimento. Una volta che l’e-mail è pronta, viene inviata al cliente e l’intero processo di comunicazione viene documentato all’interno del documento per una trasparenza totale.

La funzione di chiarimento automatico dei requisiti di Graip.AI semplifica il processo, assicurando che nulla vada perso nella traduzione durante le trattative critiche.

Massimizzare il ROI con l’AI nelle vendite: Approfondimenti dal mondo reale

Poiché le aziende cercano di ottimizzare i loro cicli di vendita, l’IA è emersa come un potente strumento per accelerare le varie fasi del processo. Sebbene i vantaggi teorici dell’IA siano promettenti, il valore reale si misura attraverso risultati tangibili. Presentiamo un’analisi più approfondita del ROI derivato da progetti reali che sfruttano l’elaborazione intelligente dei documenti basata sull’intelligenza artificiale.

Accelerazione 5X e oltre: Guadagni nel mondo reale

Il nostro studio sul ROI si basa su progetti reali attualmente in corso e i risultati parlano chiaro. L’aspetto più interessante di questo studio è la significativa accelerazione delle fasi del ciclo di vendita.

In alcuni casi, i nostri clienti del settore manifatturiero hanno sperimentato un’impressionante quintuplicazione della velocità dei processi. Ma la storia non finisce qui. Per i clienti che gestiscono documenti estesi con migliaia di voci, l’accelerazione sale ulteriormente. Nel campo delle richieste dei clienti, sono stati registrati miglioramenti fino a ben 100 volte.

Potresti pensare che l’IA sia solo un’altra spesa, ma in realtà è un investimento che ti restituisce più di quanto hai investito. I nostri progetti reali hanno dimostrato che per ogni dollaro speso in IA, puoi aspettarti ritorni superiori al 300%. Ma non si tratta solo di risparmiare, ma anche di essere efficienti. L’intelligenza artificiale ha ridotto i costi delle vendite del 75%, consentendo alle aziende di ottenere di più con meno risorse.

Il tempo è una risorsa preziosa, soprattutto nelle vendite. I nostri progetti hanno sempre garantito un risparmio di tempo dell’80%. In questo modo il tuo team di vendita può concentrarsi su ciò che sa fare meglio: chiudere gli affari.

Il punto cruciale è che questi risultati sono specifici per il contesto. L’impatto sui profitti della tua azienda è influenzato dalle circostanze specifiche, dalla struttura dei costi e dal volume di documenti che elabori.

Approfondimenti sulle sfide decisive

Oggi è evidente che l’intelligenza artificiale sta già rimodellando il mondo delle vendite. Ottimizza il ciclo di vendita, riduce i costi e accelera i processi. Dalle richieste dei clienti alla configurazione dei prodotti, ai prezzi, alle quotazioni, alle trattative e all’evasione, l’intelligenza artificiale sta snellendo le operazioni, facendo risparmiare tempo e riducendo i costi. Con cifre di ROI superiori al 300% e una riduzione dei costi del 75%, l’IA sta dimostrando il suo valore.

Grazie all’implementazione di numerosi progetti IDP, ci siamo resi conto che abbracciare il potenziale dell’IA è molto meno intimidatorio di quanto possa sembrare. Richiede solo determinazione e impegno nel percorso di trasformazione digitale. Prima prenderai questo impegno, prima la tua azienda sperimenterà una crescita senza precedenti.