De la lenteur à la rapidité : L’impact de l’IA sur l’efficacité d’un cycle de vente

L’horloge tourne, les contrats sont en suspens et votre équipe de vente fait la course contre le sable qui glisse dans le sablier. Un cycle de vente trop long peut être aussi frustrant que coûteux. En naviguant à travers des produits complexes, des parties prenantes multiples et des cycles budgétaires, les professionnels de la vente se retrouvent souvent empêtrés dans un réseau de négociations sans fin. Le climat économique en constante évolution et le paysage concurrentiel incessant ne facilitent pas les choses. En outre, la gestion des changements au sein d’une organisation peut parfois ressembler à une tentative de pilotage d’un navire sur une mer agitée.

Et si nous vous disions qu’il existe une lueur d’espoir dans la mer houleuse des ventes ? Elle se présente sous la forme d’une technologie d’intelligence artificielle. Elle promet non seulement des cycles de vente plus courts, mais aussi plus efficaces et plus efficients.

Pour démontrer comment les outils de l’IA peuvent accélérer un cycle de vente, Graip.AI a récemment organisé un webinaire réunissant des experts du secteur, Sergey Jermakov (COO) et Karyna Mihalevich (Chef de Produit), issus à la fois du monde des affaires et de l’informatique. Dans ce blog, nous mettrons en évidence les principaux points à retenir de ce webinaire, en vous fournissant des informations précieuses sur l’exploitation des outils d’IA existants pour améliorer vos processus de vente, accroître l’efficacité et la rentabilité de votre entreprise.

Qu’est-ce qui freine vos ventes ?

Dans le domaine de la vente, l’un des plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées est la longueur de leurs cycles de vente. Ces cycles peuvent être très complexes et remplis de détails divers, ce qui peut avoir une incidence sur les performances globales de l’entreprise. Pour relever ce défi, il est essentiel d’examiner de plus près les facteurs responsables de ces cycles prolongés. Nous pouvons répartir ces facteurs en trois grandes catégories : externes, internes et technologiques.

Facteurs externes

1. Complexité du produit : La complexité d’un produit joue un rôle important dans l’allongement du cycle de vente. Lorsque les clients sont confrontés à des offres complexes, il leur faut naturellement plus de temps pour évaluer et comprendre les produits. Cette phase d’évaluation peut souvent ralentir la prise de décision.

2. Multiples parties prenantes : Dans de nombreux scénarios d’entreprise, les décisions sont influencées par les diverses parties prenantes au sein d’une organisation. L’alignement des opinions et des décisions de ces parties prenantes internes peut être un processus qui prend du temps, car il implique la coordination de différentes perspectives et priorités.

3. Cycles budgétaires : Les clients adhèrent souvent à des cycles budgétaires, et ces cycles peuvent devenir des obstacles au processus de vente. Dans de nombreux cas, les clients doivent justifier leurs investissements dans le cadre de cycles budgétaires prédéfinis, ce qui entraîne des retards dans les décisions d’achat.

4. Le climat économique : Le paysage économique en constante évolution a également un impact. Les incertitudes et les fluctuations économiques peuvent amener les clients à prendre plus de temps pour s’engager financièrement.

5. Paysage concurrentiel : dans un environnement concurrentiel, l’évaluation des propositions de plusieurs fournisseurs prend beaucoup de temps. Les clients doivent comparer soigneusement les différentes offres, ce qui peut naturellement prolonger le cycle de vente.

6. Gestion du changement : La résistance au changement est inhérente à la plupart des individus. Le processus de mise en œuvre d’un nouveau produit ou service nécessite souvent une gestion du changement qui, si elle n’est pas gérée efficacement, peut prolonger le cycle de vente.

Facteurs internes

1. Connaissance des produits : Les équipes de vente doivent posséder une connaissance approfondie des produits. Il est essentiel de comprendre les besoins des clients et de pouvoir positionner le produit en conséquence. Sans cette compréhension, les cycles de vente peuvent s’étendre.

2. Processus de vente : Des processus de vente efficaces, avec des critères d’entrée et de sortie clairs pour chaque étape, sont fondamentaux. Lorsque les vendeurs s’écartent de ces processus, cela peut entraîner des retards dans la progression de l’affaire d’une étape à l’autre.

3. Alignement sur le marketing : La cohérence des messages véhiculés par les canaux de marketing et de vente est essentielle. Lorsque ces messages ne sont pas harmonisés, ils peuvent être source de confusion et entraîner une prolongation des cycles de vente.

4. Formation continue : Pour rester compétitif sur le marché, il faut une formation continue. L’absence de formation régulière des équipes de vente peut nuire à leur efficacité.

Facteurs technologiques

1. Complexité des produits : Il est essentiel d’utiliser la technologie pour soutenir les cycles de vente. Par exemple, les systèmes qui aident les vendeurs à configurer les produits sont inestimables pour réduire les retards dans les propositions.

2. Manque de collaboration : Des outils et des pratiques de collaboration efficaces sont essentiels, en particulier lorsque des configurations complexes nécessitent une validation avec d’autres départements, comme celui de la fabrication.

3. Tâches répétitives : Les tâches répétitives dans le processus de vente peuvent le ralentir considérablement, en particulier lorsque la technologie est absente ou sous-utilisée. Par exemple, les équipes de vente doivent assembler manuellement des propositions à partir de diverses sources et de divers documents, notamment en consolidant le catalogue des produits et les prix à partir de feuilles de calcul et en rassemblant des informations sur les produits disséminées dans plusieurs PDF.

4. Données et analyses : L’accès à des données historiques et à des analyses perspicaces est la pierre angulaire de l’efficacité commerciale. Comprendre l’historique des achats et les préférences d’un client permet de rationaliser le processus de vente.

5. Problèmes d’intégration : Les problèmes d’intégration entraînent souvent une saisie redondante et fastidieuse des données dans différents systèmes, ce qui contribue à retarder le cycle de vente.

6. Taux d’adoption des outils: Même lorsque des outils technologiques sont disponibles, l’efficacité du cycle de vente peut être compromise si l’équipe de vente n’adopte pas et n’utilise pas pleinement les outils disponibles.

Aujourd’hui et demain : L’impact de l’IA sur les cycles de vente

“Selon Forbes, les commerciaux ne passent que 34 % de leur temps à vendre. Par exemple, si l’on considère le processus spécifique de préparation d’une proposition, il faut généralement entre 17 et 33 heures pour terminer la proposition”, explique Sergey Jermakov, directeur de l’exploitation de Graip.AI. Cela signifie que les commerciaux s’empêtrent souvent dans des tâches répétitives et que la mise en place d’outils d’automatisation permet d’améliorer considérablement leurs performances.

Examinons à présent plusieurs phases critiques qui jouent un rôle essentiel dans l’élaboration du résultat final et comment l’IA peut automatiser ce processus spécifique dans le cadre d’un cycle de vente de bout en bout.

1. Demande du client

Le processus commence par une demande de produits ou de services spécifiques de la part d’un client. Les clients peuvent exprimer leurs besoins par différents moyens, allant de simples courriels énumérant les produits souhaités à des documents plus complexes tels que des demandes de propositions (RFP) ou des demandes de devis (RFQ) qui contiennent des spécifications détaillées.

Avec l’aide de l’IA, cette phase d’initiation devient beaucoup plus efficace. Les outils d’IA sont compétents en matière d’ingestion de documents, c’est-à-dire qu’ils lisent et interprètent les différents formats des demandes des clients. Ils identifient les postes essentiels, qui représentent essentiellement les produits souhaités par le client. L’IA relie ensuite ces éléments au catalogue de produits et aux données historiques pour une compréhension globale.

2. Sélection et configuration des produits

Après la réception et l’interprétation des demandes des clients, l’étape suivante consiste à configurer l’offre de produits. Cette étape est cruciale pour aligner le produit ou le service sur les besoins spécifiques du client. La détermination de stratégies de tarification pertinentes susceptibles d’augmenter les chances de remporter le marché est également un élément essentiel à ce stade.

L’IA joue un rôle important dans cette phase. Elle met en correspondance les postes identifiés avec le catalogue de produits disponibles, les données historiques et d’autres informations pertinentes. Une fois la liste des produits créée et validée par l’équipe de vente, l’IA permet d’appliquer la tarification appropriée. Elle prend en compte de nombreux paramètres, notamment l’analyse des prix de la concurrence, les informations logistiques et les remises offertes au client.

3. Tarification et devis

La fixation des prix et l’établissement des devis sont des étapes complexes du cycle de vente. Les stratégies de tarification, les remises et autres détails financiers sont établis au cours de cette phase. Un devis bien structuré est généré pour être présenté au client.

L’IA simplifie cette étape en rationalisant la création de devis et en facilitant le processus de négociation. Des informations supplémentaires sur les produits ou les services et des remises éventuelles sont incorporées en douceur dans le devis afin de répondre aux attentes du client.

4. Négociation de la proposition

La négociation de la proposition est l’étape au cours de laquelle les équipes de vente interagissent avec les clients pour affiner les détails, négocier les conditions et parvenir à un consensus. Cette phase implique souvent une communication en va-et-vient pour répondre aux questions et aux préoccupations des clients.

L’IA ne négocie pas directement avec les clients, mais joue un rôle essentiel en fournissant aux équipes de vente les données et informations nécessaires pour faciliter des négociations efficaces. Elle garantit que les équipes de vente sont bien informées et équipées pour répondre aux attentes des clients.

5. Exécution

Une fois que le client a approuvé le devis, l’étape suivante consiste à créer une commande client et à lancer l’exécution. La commande du client est traitée et le produit ou le service est livré.

L’IA contribue de manière significative au processus d’exécution en rationalisant l’extraction, la classification et la validation des données. Elle garantit que les informations sont transférées de manière transparente dans les systèmes dorsaux, tels que l’ERP, le CRM ou le CPQ, qui gèrent les procédures de création et d’exécution des commandes.

Le rôle de l’IA dans l’amélioration des cycles de vente

Graip.AI, en tant qu’exemple d’intelligence artificielle, possède la capacité d’identifier et de traiter un large éventail de formats de données documentaires. Peu importe que les données soient structurées, semi-structurées ou non structurées du tout, l’IA peut les traiter efficacement. Que les données arrivent sous forme de PDF, de feuilles de calcul Excel ou d’autres formats, l’IA peut les capturer et les interpréter.

L’IA facilite la lecture et la classification de ces données, puis les extrait, les valide et les enrichit si nécessaire. Elle peut également faire procéder à une vérification humaine si nécessaire, garantissant ainsi l’exactitude et la qualité des données.

En outre, l’IA garantit que les données générées au cours du processus sont utilisables dans les systèmes dorsaux de l’entreprise, notamment l’ERP, le CRM ou le CPQ. La nature conviviale de l’API du système permet d’intégrer les données de manière transparente à divers systèmes tiers. Cette flexibilité dans le traitement des données garantit une transition plus aisée des informations pour les opérations commerciales.

Comme vous pouvez le constater, l’automatisation pilotée par l’IA change la donne dans les cycles de vente, en révolutionnant la manière dont les entreprises traitent les demandes des clients, la configuration des produits, la tarification, les devis, les négociations et l’exécution des commandes. Elle rationalise ces processus, accélère la prise de décision et améliore les interactions avec les clients, ce qui se traduit en fin de compte par une efficacité et une compétitivité accrues dans le monde des affaires.

Comment transformer les ventes grâce au traitement intelligent des documents alimenté par l’IA ?

“Dans la vente, chaque instant compte et la capacité à rationaliser les processus peut faire la différence entre conclure une affaire et la perdre. Nous sommes ici pour démontrer comment un outil de traitement intelligent des documents(IDP) alimenté par l’IA, Graip.AI, peut transformer la façon dont les services de vente fonctionnent”, déclare Karyna Mihalevich, chef de produit chez Graip.AI.

Voyons maintenant, à l’aide d’exemples concrets, comment des outils familiers peuvent fonctionner avec plus d’efficacité et de précision une fois qu’un outil de PDI alimenté par l’IA est mis en place dans l’organisation.

Reconnaissance des courriels : Transformer la communication

Les équipes de vente sont bombardées chaque jour d’une myriade d’e-mails, allant de demandes de prix et de devis à des bons de commande. Graip.AI intervient pour aider à catégoriser et à lire ces courriels, ce qui permet une extraction rapide des informations. Examinons de plus près un exemple de demande de devis (RFQ).

Dans le corps du message, nous pouvons repérer les caractéristiques essentielles, les valeurs correspondantes et les produits demandés. Graip.AI traite ces informations et produit des résultats qui peuvent être structurés en fonction des besoins de votre entreprise. Dans ce cas, nous voyons les articles, les quantités, les dimensions et les types de produits.

Un autre exemple est la commande d’achat. Elle fournit des références aux commandes et des détails sur les produits, y compris les prix. Grâce aux capacités d’extraction de données de Graip.AI, les informations sont révélées, y compris le compte, l’adresse, le numéro de référence, les détails du produit, les quantités, les prix et la devise. Ces démonstrations illustrent les prouesses de Graip.AI en matière de reconnaissance d’emails et la manière dont cela simplifie le tri des données commerciales essentielles.

Reconnaissance des demandes de prix et automatisation de la saisie des commandes : Un flux de travail sans faille

Examinons maintenant la reconnaissance des demandes de prix et l’automatisation de la saisie des commandes. Ici, un représentant commercial peut importer efficacement la demande de devis d’un client au format PDF, grâce à Graip.AI. Ce document peut contenir une lettre d’accompagnement, des spécificités commerciales et des conditions de paiement.

Pour valider les résultats reconnus, les éléments du document, y compris les produits configurables avec leurs caractéristiques et leurs valeurs, font l’objet d’un examen approfondi. Grâce à l’intégration de Graip.AI à des systèmes ERP tels que S4HANA, les partenaires commerciaux peuvent être sélectionnés à partir d’une liste déroulante. Les fonctions d’adresse et de partenaire commercial peuvent être ajustées de manière pratique. Les détails des produits sont organisés en colonnes, couvrant des éléments tels que le nom du produit, la norme, l’entrepôt, la qualité du matériau, l’épaisseur, la largeur, la longueur, la quantité et le prix.

Une fois que les informations sont validées et que les enregistrements des matériaux sont recoupés avec le système ERP, un processus fluide de création de commande de vente est lancé, facilitant efficacement le transfert des données vers le système ERP.

Clarification automatisée des exigences : Rationalisation de la communication

Examinons maintenant la clarification automatisée des besoins, une fonction essentielle qui simplifie la communication entre les services de vente et les clients. Souvent, des informations cruciales manquent dans les appels d’offres, les demandes de prix ou les bons de commande, ce qui nécessite des échanges fastidieux. Graip.AI introduit un pipeline de communication directement à partir de la solution pour rationaliser ce processus.

Pour revenir à notre exemple d’appel d’offres, un nouveau message peut être rédigé pour spécifier les informations manquantes relatives au document PDF. Les destinataires sont facilement identifiés et le corps du message peut être personnalisé ou sélectionné à partir de modèles prédéfinis. Graip.AI permet même de créer de nouveaux modèles, ce qui fait gagner un temps précieux. Des informations sur les détails manquants sont incluses et des pièces jointes peuvent être ajoutées à titre de référence. Une fois que l’e-mail est prêt, il est envoyé au client et l’ensemble du processus de communication est documenté dans le document pour une totale transparence.

La fonction automatisée de clarification des exigences de Graip.AI simplifie le processus, en veillant à ce que rien ne se perde lors de négociations cruciales.

Maximiser le retour sur investissement avec l’IA dans les ventes : Perspectives du monde réel

Alors que les entreprises cherchent à optimiser leurs cycles de vente, l’IA s’est imposée comme un outil puissant pour accélérer les différentes phases du processus. Si les avantages théoriques de l’IA sont prometteurs, la valeur réelle se mesure à l’aune de résultats tangibles. Nous examinons de plus près le retour sur investissement de projets réels qui exploitent le traitement intelligent de documents basé sur l’IA.

Accélération 5X et au-delà : Gains dans le monde réel

Notre étude sur le retour sur investissement est solidement ancrée dans des projets réels actuellement en cours, et les résultats sont éloquents. L’aspect le plus convaincant de cette étude est l’accélération significative des phases de cycle de vente.

Dans certains cas, nos clients du secteur manufacturier ont vu la vitesse de leurs processus multipliée par cinq. Mais l’histoire ne s’arrête pas là. Pour les clients qui traitent des documents volumineux comportant des milliers de lignes, l’accélération est encore plus forte. Dans le domaine des demandes des clients, des améliorations allant jusqu’à 100 fois ont été enregistrées.

Vous pourriez penser que l’IA n’est qu’une dépense de plus, mais il s’agit en fait d’un investissement qui vous rapporte plus que ce qui a été investi. Nos projets réels ont montré que pour chaque dollar investi dans l’IA, vous pouvez vous attendre à un rendement de plus de 300 %. Mais il ne s’agit pas seulement d’économiser de l’argent, il s’agit aussi d’être efficace. L’IA a réduit les coûts de vente de 75 %, ce qui permet aux entreprises d’en faire plus avec moins de ressources.

Le temps est une ressource précieuse, surtout dans le domaine de la vente. Nos projets ont toujours permis de réaliser des économies de temps de l’ordre de 80 %. Cela signifie que votre équipe de vente peut se concentrer sur ce qu’elle fait le mieux : conclure des affaires.

Ce qu’il faut retenir, c’est que ces résultats sont spécifiques au contexte. L’impact sur les résultats de votre entreprise dépend de votre situation particulière, de votre structure de coûts et du volume de documents que vous traitez.

Perspectives de succès

Aujourd’hui, il est évident que l’IA est déjà en train de remodeler le monde de la vente. Elle optimise le cycle de vente, réduit les coûts et accélère les processus. Des demandes des clients à la configuration des produits, en passant par la tarification, l’établissement des devis, la négociation et l’exécution des commandes, l’IA rationalise les opérations, permet de gagner du temps et de réduire les coûts. Avec un retour sur investissement supérieur à 300 % et une réduction des coûts de 75 %, l’IA fait ses preuves.

Grâce à la mise en œuvre de nombreux projets IDP, nous avons réalisé que le potentiel de l’IA est beaucoup moins intimidant qu’il n’y paraît. Il suffit de faire preuve de détermination et de s’engager sur la voie de la transformation numérique. Plus tôt vous prendrez cet engagement, plus tôt votre entreprise connaîtra une croissance sans précédent.