Elaborazione automatizzata delle fatture. What is it and how it works?

E se ci fosse la possibilità di far risparmiare alla tua azienda decine di migliaia, se non centinaia di migliaia, di dollari ogni anno? E se, nel corso della riduzione dei costi, potessi alleggerire il peso della conformità, migliorare l’efficienza dei processi e posizionare un’intera divisione come partner strategico della tua azienda?

L’aspetto più bello di questo racconto di trasformazione è che i vantaggi dell’automazione delle PA non sono fittizi. Sono state dimostrate numerose volte. Secondo la ricerca, le organizzazioni dovrebbero aspettarsi di risparmiare denaro.

Parliamo dell’elaborazione automatizzata delle fatture, che è più efficiente del 90% rispetto alla fatturazione manuale. Come puoi rendere l’elaborazione delle tue fatture al 99% priva di errori, risparmiare tempo ed evitare perdite di fondi a causa di potenziali fatture false?

Cos’è l’elaborazione automatica delle fatture?

“L’elaborazione automatizzata delle fatture è l’integrazione perfetta dei dati raccolti dalla contabilità fornitori nella generazione di richieste di pagamento senza interferenze manuali. L’unica cosa che resta al reparto pagamenti è verificare e rilasciare i pagamenti.

Con la fatturazione automatica, puoi ottenere l’approvazione delle fatture in pochi minuti senza l’intervento umano.

L’automazione dell’elaborazione delle fatture aiuta le aziende a semplificare la loro contabilità passiva automatizzando attività come l’estrazione dei dati dalle fatture, la convalida dei dati e l’inserimento dei dati in un’applicazione aziendale preferita per un’ulteriore analisi ed elaborazione.

L’elaborazione delle fatture è uno dei compiti più impegnativi in termini di tempo. L’automazione affronta il problema accorciando i tempi di elaborazione delle fatture e migliorando la qualità dei dati.

Il problema

Tradizionalmente, l’elaborazione delle fatture inizia quando il responsabile della contabilità riceve una fattura da un fornitore per l’importo dovuto per i beni o i servizi forniti. Il reparto contabilità confronta poi la fattura con i beni/servizi ricevuti.

Una volta che le fatture sono state totalizzate, le informazioni di pagamento vengono aggiunte al sistema e sono pronte per l’approvazione. Quando il pagamento viene approvato, l’importo viene trasferito al fornitore. A seconda della struttura organizzativa, i gradi di autorizzazione richiesti prima del pagamento sono diversi.

Formati variabili:

Le fatture dei fornitori possono avere design, dati o formati diversi.

Come viene identificata la fattura del fornitore? Sia che si tratti di un nome personale o di un’azienda, questo particolare campo è evidenziato per consentirti di determinare rapidamente se si tratta di qualcosa di cui ti sei occupato.

Inserimento manuale dei dati

L’elaborazione manuale delle fatture aumenta la probabilità di errori o doppi pagamenti.

Non solo, il rischio di frode da parte dei dipendenti e di uso improprio di fondi e risorse incombe su molte organizzazioni, con oltre il 74% che sarà bersaglio di truffe di fatturazione nel 2020.

Questi fattori si traducono in ritardi nell’elaborazione delle fatture e in catene di approvvigionamento tese, che finiscono per incidere sulla produttività aziendale.

Per garantire che l’intero processo sia preciso, efficiente e privo di errori, la sostituzione dei processi manuali con la fatturazione automatica diventa inevitabile.

La soluzione

L’elaborazione automatizzata delle fatture si basa sul flusso di lavoro descritto in precedenza, ma elimina le operazioni manuali ripetitive, nonché gli errori e i ritardi che esse generano. Questo è un esempio di flusso di lavoro automatizzato per l’elaborazione delle fatture:

1. Quando arriva una fattura, viene analizzata elettronicamente e il contenuto viene caricato automaticamente nel sistema di contabilità basato sul cloud nel formato corretto.
2. Una volta inseriti i dati nel dataset, la fattura viene trasformata in un documento leggibile che viene tradotto dall’automazione, consentendo ai dati in entrata nel sistema di essere tracciati attivamente all’interno del sistema ERP.
3. I dati salvati contengono il nome del fornitore, l’importo dell’acquisto, le specifiche dei beni/servizi forniti e così via, e forniscono un resoconto completo e ben formattato della fattura.
4. Questo verrà condiviso con le parti interessate per la valutazione e l’approvazione dei pagamenti.
5. Se un dettaglio raccolto non supera i controlli di convalida dei dati, viene conservato per un’ispezione manuale. In caso contrario, la fattura elaborata viene assegnata al responsabile dell’approvazione e del pagamento.

Confronto tra i processi di fatturazione:

Processo di fatturazione normale

Con il software di elaborazione automatica delle fatture

1. Quando si riceve la fattura, si verifica manualmente se il prodotto o il servizio è stato acquistato.
2. L’importo fatturato viene abbinato all’ordine di acquisto originale.
3. Inoltro delle fatture ai membri del personale competenti per l’approvazione
4. Risolvere qualsiasi discrepanza tra l’importo addebitato e quello riportato sull’ordine di pagamento.
5. Impostazione della fattura per il pagamento e l’approvazione finale.
6. Effettuare il pagamento
7. La fattura viene ricevuta via e-mail come allegato
8. Il software estrae i dati richiesti e li convalida con le regole del fornitore.
9. Ti invio per la recensione e Voilà! Tutto fatto.

Necessità contabili

La stragrande maggioranza dei professionisti delle PA concorda sul fatto che sia necessario un qualche tipo di automazione per visualizzare i dati troppo affollati in forma semplice e fruibile. Il modo migliore per farlo è migliorare il processo di fatturazione dello studio.

Con un software per l’elaborazione delle fatture che visualizza i dati principali, tra cui il nome del fornitore, l’importo e la data, il team AP può effettuare i pagamenti rapidamente e concentrarsi sulla strategia finanziaria, sulla revisione e sulla pianificazione.

L’automazione della contabilità fornitori ha dimostrato di far risparmiare enormi costi e manodopera nel rapporto di EY sull’indagine economica mondiale. Mentre le fatture cartacee ricevute nelle cassette postali richiedevano un pesante tributo in termini di trasporto, carburante e tempo, l’elaborazione elettronica delle fatture costa in media solo 0,40 dollari.

Hai un’enorme quantità di fatture e non sai da dove cominciare?

Processo di automazione passo dopo passo

1. Analizzare la situazione attuale

In che modo la tua azienda gestisce le fatture? Chi è il destinatario? Come vengono convalidati? Che formato hanno le fatture (elettroniche o stampate)? Quanto tempo impiega la tua organizzazione per onorarli?

Con queste domande otterrai un’immagine completa della tua attuale procedura di elaborazione delle fatture. In alcune circostanze, potresti notare varie discrepanze, intoppi e una palese mancanza di responsabilità.

Questo porta spesso a processi non all’altezza, a ritardi nei pagamenti e a potenziali frodi ed errori. In un sistema non automatizzato, anche le spese di gestione delle fatture saranno probabilmente considerevoli.

Anche prima dell’automazione, la prima analisi ti permetterà di affrontare alcuni colli di bottiglia.

2. Ottimizzare la consegna delle fatture

Prima di implementare l’automazione completa delle fatture, istruisci tutti i tuoi fornitori a consegnare le fatture a un indirizzo elettronico. In seguito, acquisisci le informazioni sulla fattura non appena la ricevi. Questo può essere fatto caricando le fatture su un software di automazione come Graip.AI.

Una volta che questo è stato stabilito, la tua organizzazione dovrà definire delle chiare politiche di elaborazione delle fatture. Ad esempio, quale convalida è necessaria quando si tratta di una fattura di un ordine di acquisto? Quali sono i tipi di controllo nel caso di una fattura di spesa? All’interno dell’azienda, chi ha l’autorità di firmare le fatture? Cosa succede se ci sono incongruenze tra i numeri delle fatture e i documenti degli ordini di acquisto?

Stabilire criteri chiari aiuterà a creare un flusso di lavoro eccellente.

3. Analisi dei dati

Dopo che il tuo sistema avrà funzionato per un paio di mesi, potrai utilizzare i dati ottenuti per migliorare il tuo processo di acquisto. Puoi monitorare i progressi osservando aspetti come il tempo medio di elaborazione delle fatture. Puoi anche esaminare i venditori con cui fai più affari e cercare dei metodi per migliorare il vostro rapporto.

È possibile ottenere prezzi superiori e modalità di pagamento flessibili razionalizzando la catena di fornitura e affidando il commercio a fornitori più affidabili. Infine, un solido sistema di gestione delle fatture può aiutarti a crearti una reputazione per l’elaborazione delle fatture in tempo e per il rispetto di tutti i termini concordati con i fornitori.

Un’altra area da esaminare è la determinazione dei costi diminuiti in seguito all’elaborazione automatizzata delle fatture.

La possibilità di generare riepiloghi e ricerche può aiutare a rintracciare strani aumenti o cali nei pagamenti delle fatture. Se una fattura presenta una strana differenza rispetto al mese precedente, è opportuno indagare. È possibile creare delle query all’interno del sistema per individuare tali anomalie.

4. Automazione della contabilità

Con il tempo, la tua azienda dovrebbe sforzarsi di creare metodi di acquisizione delle fatture più efficaci. In realtà, potrebbe essere in grado di combinare la gestione delle fatture e degli ordini di acquisto per garantire l’emissione di una fattura in onore del fornitore ogni volta che viene completata una transazione.

Anche i pagamenti elettronici delle fatture possono essere integrati nella tua azienda. Nonostante gli ovvi vantaggi dei pagamenti elettronici, la maggior parte dei venditori accetta ancora assegni cartacei. La tua azienda dovrebbe contattare i fornitori, convincerli dell’integrità dei dettagli di pagamento che offrono e poi iniziare gradualmente a pagarli online.

Vantaggi dell’automazione

Lo scopo dell’automazione della contabilità è quello di semplificare l’elaborazione delle fatture mettendo tutte le funzionalità a portata di mano grazie a una piattaforma senza soluzione di continuità. Un sito web come Graip.AI permette agli utenti di accedere e controllare senza sforzo tutte le funzionalità necessarie con un semplice clic:

• Importazione di più fatture
• Elaborazione di formati raw con un semplice clic
• Facile da modificare

1. Operazioni commerciali efficienti

Quando un cliente o un fornitore chiama, le fatture digitali sono a pochi clic di distanza e la fedeltà al marchio non viene mai interrotta da un collega assente.

Indipendentemente dal grado di automazione, ridurre il tempo che una fattura passa nelle mani di qualcuno riduce le spese e aumenta l’efficienza. Ad esempio, i dipendenti di un’organizzazione sono riusciti a passare dall’esecuzione di 930 PO al mese a 3.647 quando sono passati da un basso livello di automazione a un livello superiore.

In realtà, l’automazione può eliminare i problemi di conformità e gli errori manuali. La verifica dei dati e il controllo di qualità sono integrati nei sistemi digitali. Poiché i dati vengono presi dal documento, gli errori di inserimento manuale vengono eliminati. Aberdeen riferisce che il tasso di errori nelle fatture dei fornitori è sceso dal 4% al 3,1% grazie all’elaborazione automatizzata delle fatture.

2. Maggiore controllo e trasparenza

Potrai avere una visione d’insieme di ogni singolo pagamento che viene effettuato come costo aziendale. Puoi esportare facilmente i dati in Excel.

L’elaborazione manuale delle fatture è soggetta a errori e imprecisioni dovuti a fattori come la stanchezza e la mancanza di concentrazione.

Secondo il 2020 Payables Insight Report di Level Research, le discrepanze dei dati sono uno dei principali punti dolenti dell’elaborazione dei pagamenti per oltre il 23% delle organizzazioni intervistate.

È qui che entra in gioco l’elaborazione automatica delle fatture, che garantisce che i dati inseriti siano corretti e privi di errori.

3. Evita i duplicati

Un’azienda può inviare una fattura duplicata per errore oppure un insider dell’azienda del venditore può inviare deliberatamente una fattura falsa.

4. Flusso di lavoro migliorato

Il monitoraggio dei registri delle fatture manuali è un’impresa difficile a causa della loro strutturazione ampia e disordinata. In caso di elaborazione automatica delle fatture, tuttavia, le fatture elaborate vengono conservate in modo trasparente in un sistema centralizzato.

In questo modo si garantisce che la spesa possa essere monitorata in tempo reale, in modo da poter segnalare tempestivamente eventuali discrepanze. Il software di automazione offre anche maggiori possibilità di personalizzazione, consentendoti di semplificare l’intera operazione per soddisfare le tue specifiche esigenze aziendali strutturando correttamente i flussi di lavoro.

Inoltre, permette di integrare in modo semplice le operazioni contabili, garantendo che tutte le attività e le procedure contabili vengano svolte contemporaneamente e senza conflitti.

5. Risparmia spazio in ufficio

Uno schedario non è particolarmente attraente. Sono pesanti, scomodi, costosi e occupano uno spazio importante in ufficio. Oltre a essere una pratica aziendale più “verde”, la riduzione della quantità di carta utilizzata sul posto di lavoro consente anche di risparmiare sulle forniture per ufficio. Quando i file vengono archiviati digitalmente, non vengono mai persi o deturpati durante il processo di fatturazione.

6. Sicurezza robusta

Ogni giorno, il dipartimento AP potrebbe gestire un’ingente quantità di denaro, se non ora forse presto. Tuttavia, la protezione è minima quando le fatture cartacee si accumulano su più postazioni di lavoro.

Un manager può impostare i diritti con la semplice pressione di un pulsante in un sistema automatizzato. Gli audit hanno anche più successo con i sistemi digitali perché ogni fattura crea una traccia che può essere facilmente seguita.

Ha senso automatizzare alcune sezioni della tua organizzazione, come ad esempio il dipartimento di contabilità. L’automazione della contabilità fornitori fa risparmiare sia denaro che tempo.

7. Dati perspicaci

Grazie all’elaborazione automatizzata delle fatture, sarai in grado di pianificare meglio la spesa per gli investimenti e di valutare lo stato di salute della tua organizzazione.

Riceverai informazioni fondamentali sui flussi di cassa aziendali, permettendo ai membri del tuo team di prevedere le spese future, di prevedere i flussi di reddito e di creare strategie di crescita superiori.

Inoltre, l’apprendimento automatico permette ai tuoi team di sfruttare i dati relativi ai tuoi clienti: quali segmenti di clienti esistono in base alle quantità che pagano. Questi dati possono fornire le prime indicazioni di un cambiamento del mercato, che potrebbe essere la conseguenza di nuovi concorrenti o di un’opzione più economica per i tuoi servizi.

8. Migliori relazioni commerciali

L’intero processo diventa più efficace grazie ai flussi di lavoro automatizzati, che rendono più facile per i fornitori rispettare le scadenze. Dato che la maggior parte dei fornitori offre incentivi per i pagamenti anticipati, è possibile ottenere lo stesso assicurandosi che i pagamenti non vengano ritardati.

Inoltre, i pagamenti tempestivi aiutano a mantenere i fornitori soddisfatti e il software di AP Automation di solito include una piattaforma che consente ai fornitori di ricevere aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle fatture in sospeso. Questo aiuta a garantire che non ci siano disaccordi tra l’azienda e i suoi fornitori e che il loro rapporto rimanga positivo.

9. Un passo verso il futuro

La macchina da stampa di Johannes Gutenberg è una delle innovazioni più ingegnose di tutti i tempi per risparmiare tempo. Questa tecnologia ha portato a una serie di importanti cambiamenti sociali e culturali. Un più facile accesso alle pubblicazioni e alla carta stampata ha favorito la riduzione dell’analfabetismo e la diffusione della conoscenza istituzionale e generale.

Seguendo l’esempio di Gutenberg, l’automazione aumenta la produttività fornendo al personale l’aiuto dell’intelligenza artificiale nelle attività monotone. Si può dedicare più tempo alle questioni intellettuali che aggiungono valore all’azienda.

Il morale della tua forza lavoro è influenzato anche dalle prospettive di crescita offerte dalla tua organizzazione, e più le mansioni che richiedono tempo non vengono automatizzate, più aumenta il ricambio dei talenti.

Secondo un risultato allarmante, i proprietari di piccole imprese sprecano il 30% del loro tempo lavorativo in formalità amministrative non redditizie.

Vuoi entrare prima di fare tardi?

Perché le aziende stanno passando all’automazione?

L’automazione fa risparmiare denaro. Risparmia tempo e salva vite.

Il costo della manodopera umana è in aumento, poiché gli americani invecchiano e il costo della vita aumenta. Di conseguenza, le aziende devono tagliare i costi dove possono. Questo può avvenire attraverso l’automazione, che libera i lavoratori per svolgere altre mansioni in modo più efficiente o per concentrarsi su attività di maggior valore che richiedono meno attenzione.

Un altro motivo per cui le aziende si stanno orientando verso l’automazione è che permette loro di concentrarsi su ciò che sanno fare bene (fare soldi) esternalizzando altri aspetti della produzione come le vendite, il marketing e l’assistenza ai clienti. Questo significa meno costi generali e più margine di profitto per prodotto venduto.

Fatturazione automatizzata – Casi di studio

1. Società di telecomunicazioni

Pagare le bollette non è l’esperienza più gratificante, ma deve essere gestita sia che tu sia un singolo individuo che una grande azienda. Il pagamento puntuale delle fatture è una delle principali preoccupazioni di questa azienda di telecomunicazioni.

Il problema

Tenere traccia dell’onere dei conti da pagare (AP) era difficile con centinaia di fornitori e partner da rimborsare, tra cui fornitori di servizi e agenzie governative.

“Ogni giorno riceviamo più di 1.000 invii in AP, la maggior parte dei quali riguarda le fatture”, ha dichiarato il direttore dei registri contabili dell’azienda.

In precedenza, i singoli dovevano esaminare e filtrare ogni voce prima di inoltrare le fatture a un altro reparto per la conferma. Infine, i dipendenti dovranno inserire i dati delle fatture nelle finanze attraverso l’inserimento manuale, in modo da poter liquidare i pagamenti delle fatture.

“Ci sono volute due settimane per liquidare una fattura e più spesso del solito fino a 25 giorni con spese di mora (dal 2 al 3%)”.

La soluzione

L’azienda ha implementato l’automazione per un gran numero di attività ripetitive, la più importante delle quali è la fatturazione. Ecco cosa hanno ottenuto:

Risultati

• Incremento del 200% della produttività per persona
• Il personale necessario per gestire le fatture è stato ridotto del 50%. Sono stati riqualificati e riassegnati ad altri reparti.
• L’azienda riceve ed elabora circa 9000 fatture al giorno, la maggior parte del carico di lavoro è condivisa dal software di elaborazione automatica delle fatture.

2. Società finanziaria con sede nel Regno Unito

Uno dei maggiori centri finanziari e aziende di outsourcing del Regno Unito, con un fatturato annuo di miliardi di sterline, aveva 40 dipendenti solo per occuparsi della fatturazione e della verifica.

Il problema:

L’assenza di controlli adeguati o di trasparenza dei processi, insieme agli enormi volumi di carta movimentati e conservati generati dal processo, era inaccettabile.

La gestione interna delle fatture e le relative approvazioni rappresentavano un onere enorme e, di conseguenza, avevano una reputazione di ritardatari. Anche la spesa per fattura elaborata è risultata costosa, pari a circa 8 sterline, molto più alta della media del settore.

La soluzione

Grazie all’applicazione delle corrette Business Rules e all’estrazione di campi dati personalizzati (dettagliati) dalle fatture in entrata, l’azienda è stata in grado di identificare rapidamente le fatture. Tutte le fatture che non soddisfano i campi di dati richiesti sono state rifiutate automaticamente.

RISULTATI

L’automazione delle operazioni manuali di purchase-to-pay (P2P) ora significa che “le fatture ricevute via e-mail nelle prime ore del giorno vengono scansionate e quindi sono disponibili nel sistema il giorno stesso”, secondo un rappresentante dell’azienda.

I pagamenti puntuali sono aumentati, il che ha migliorato notevolmente la nostra reputazione, e le richieste di informazioni sono diminuite notevolmente”.

Nonostante riceva ed elabori circa 400.000 fatture all’anno, l’azienda sta raccogliendo enormi benefici dalle sue nuove operazioni automatizzate. “Abbiamo ridotto il costo dell’elaborazione dei pagamenti a poco più di 2 sterline per fattura e abbiamo diminuito il nostro personale di back office da 40 persone a casa a solo 20 in India, con un risparmio di oltre 1 milione di sterline all’anno”. Hanno realizzato un ritorno sull’investimento nella scansione entro il primo anno e sono stati in grado di stabilire controlli migliori”.

Non solo hanno ottenuto un ROI, ma hanno anche avuto un controllo migliore e hanno potuto evitare le frodi, che prima costavano loro decine di migliaia di sterline.

3. Impresa di distribuzione di prodotti petroliferi

Questo caso di studio riguarda una Petro Company che distribuisce prodotti petroliferi raffinati a una base di consumatori diversificata negli Stati Uniti e in Canada. L’azienda ha acquisito un’ottima reputazione come fornitore leader di soluzioni e servizi energetici grazie all’utilizzo di un approccio di leadership dei costi per la sua catena di fornitura.

Il problema

Il sistema di elaborazione delle fatture dell’azienda era frammentato e generava problemi.

Un’eccessiva percentuale di errori e una scarsa durata dei cicli erano dovuti all’elevato numero di interfacce.

All’inizio i fornitori inviavano le fatture al loro terminale locale, dove venivano codificate manualmente. Dopodiché, la fattura stampata sarebbe stata spedita al reparto operativo dell’azienda ad Atlanta per un’ulteriore valutazione. La fattura sarebbe poi stata spedita una terza o quarta volta al dipartimento AP di Denver per l’ispezione finale e il pagamento.

Dal ricevimento al pagamento, il tempo tipico del ciclo è stato di 32-34 giorni. L’85-95% delle 56.000 fatture elaborate ogni anno veniva pagato in ritardo. L’AP ha stabilito l’obiettivo di integrare la gestione delle fatture con l’approccio di successo esistente.

La soluzione:

I fornitori sono stati reindirizzati a inviare le fatture in formato elettronico al reparto finale di Atlanta. A causa dei ritardi nei pagamenti, i venditori erano anche motivati a passare rapidamente alle fatture elettroniche.

Queste fatture sono state poi scansionate attraverso il software di automazione e processate per i pagamenti.

RISULTATI

Per la prima volta, l’azienda ha iniziato ad accettare sconti invece di incorrere in multe per ritardi. TransMontaigne è stata anche in grado di gestire facilmente il proprio flusso di cassa, riducendo in modo significativo il numero di ratei per fatture scadute.

La maggiore trasparenza del processo ha portato a ulteriori vantaggi strategici per l’azienda. I dipendenti hanno potuto identificare e contestare tempestivamente le fatture, mentre il management ha ottenuto una visibilità in tempo reale sulle passività totali e sulla posizione finanziaria dell’organizzazione.

I dipendenti hanno ora più tempo da dedicare ad attività strategiche come la conformità, il servizio clienti interno e le relazioni con i fornitori. Il responsabile AP gestisce il reparto per 15 ore a settimana, rispetto alla media pre-automazione. di 60 ore settimanali.

Oltre 1 milione di dollari di risparmi mensili con il 90% in meno di pagamenti doppi e una media di pagamenti in eccesso. il costo dell’elaborazione delle fatture è sceso a 7 dollari (30 dollari in precedenza).

Conclusione

Non ci sono svantaggi in questo approccio, a parte un piccolo investimento iniziale. Molte aziende hanno optato per l’opzione “pay-as-you-go”, che consente loro di continuare a inserire i dati manualmente per alcuni mesi, pagando solo per ciò che serve. Una volta installato, il sistema varrà lo sforzo e la spesa grazie alla sua efficienza e affidabilità.

L’automazione è la chiave per ridurre il lavoro manuale e aumentare i margini di profitto. Il nostro sistema di fatturazione ti farà risparmiare tempo, denaro e fatica, elaborando le tue fatture dalla A alla Z in un unico semplice passaggio. La nostra semplice interfaccia basata sul web ti permette di gestire l’intera operazione da solo o di affidarla a noi.

Questo permette di ridurre i costi complessivi nel tempo, rendendo l’elaborazione automatizzata dei pagamenti conveniente per il costo iniziale. Parliamo di come l’automazione può aiutare la tua azienda.

Domande frequenti

Cosa succederà?

Per implementare un flusso di lavoro di AP Automation in tutta l’organizzazione, il team di Accounts Payable, insieme ai dipartimenti di Procurement, deve collaborare con il top management. Non si tratta solo di assicurarsi che le fatture vengano ricevute e gestite in tempo.

L’Automazione AP può ridurre al minimo le inefficienze e i ritardi nei processi che fanno perdere tempo al tuo staff e fanno perdere soldi alla tua azienda.

Graip.AI, ad esempio, offre un’adattabilità alle macchine come l’estrazione dei dati delle fatture al 100%. Può aiutare gli utenti ad aumentare l’accuratezza e la velocità dell’elaborazione delle fatture multi-venditore, riducendo al contempo l’intervento umano di tre volte.

Quanto tempo deve passare per elaborare la fattura di un’azienda?

Il tempo necessario per elaborare una fattura dipende da diversi fattori. Ci sono due aspetti principali che dovrai considerare:

1. Quanto è urgente la fattura?
2. Quanto è complesso il processo di pagamento?

Se stai inviando fatture per piccole somme di denaro che non sono molto urgenti, spesso puoi inviarle entro 24 ore dalla ricezione.

Se stai inviando fatture per pagamenti più consistenti o se vuoi essere sicuro che il tuo cliente sappia che riceverà il pagamento in tempi brevi, allora dovresti considerare di inviarle in tempi più brevi di 24 ore. Molte aziende offrono l’opzione di pagamento urgente sulle loro fatture, in modo che i clienti possano ottenere il pagamento più rapidamente, se necessario.