Descrizione della domanda
ConwayCS è un venditore/locatore di container marittimi e servizi logistici in Lettonia. L’azienda occupa il 30% del mercato lettone della vendita e del noleggio di container marittimi.
A causa del crescente numero di documenti elaborati in entrata, nel settore dell’elaborazione delle fatture è necessario automatizzare il lavoro degli specialisti che si occupano di inserire i documenti nei sistemi di gestione elettronica dei documenti. In fase di pianificazione, il processo di gestione delle fatture si è rivelato il più indicativo dal punto di vista dell’effetto dell’automazione. Nonostante la fattura sia un documento strutturato, è necessario estrarre una grande quantità di dati, il che rallenta l’elaborazione del flusso di corrispondenza in entrata e comporta il rischio di errori nella compilazione.
L’essenza dell’idea
Per ridurre l’onere degli specialisti coinvolti nell’elaborazione dei documenti in arrivo, automatizzare la scansione delle fatture e l’acquisizione dei dati utilizzando tecnologie di intelligenza artificiale come parte di Graip.AI e l’ulteriore estrazione dei dati delle fatture nella piattaforma contabile Xero utilizzata in azienda.
È necessario estrarre i dati e riempire automaticamente i campi richiesti nella scheda del documento:
- Numero del documento, data;
- Mittente;
- Destinatario;
- Venditore:
- Numero di registrazione;
- Codice fiscale;
- Acquirente:
- Numero di registrazione;
- Codice fiscale;
- ID prodotto;
- Importo senza IVA;
- L’importo;
- Quantità.
Opzione di implementazione
Graip.AI è uno strumento per il riconoscimento e la classificazione automatica dei documenti. I meccanismi basati sul machine learning permettono alla soluzione di determinare in modo indipendente il tipo, il numero e la data del documento, oltre ad altri dettagli.
Dopo aver scansionato la fattura in arrivo, la soluzione estrae i suoi dati reali e li inserisce automaticamente nei campi richiesti della scheda documenti della piattaforma contabile. Nel sistema viene creata un’attività per verificare i dati precompilati, l’utente deve solo controllarne la correttezza. L’inserimento manuale delle informazioni è escluso e il tempo di inserimento dei documenti nel sistema è ridotto.
Effetto commerciale
Quando è stata testata su documenti reali dell’azienda, la soluzione ha dimostrato che la qualità dei dettagli della scansione e dell’acquisizione dei dati delle fatture in entrata era pari al 90-92%. Pertanto, si prevede che otterrà l’effetto previsto e ridurrà i tempi di elaborazione dei documenti in arrivo, velocizzando i processi.
Al momento, la fase di test pilota è stata completata e si sta preparando il passaggio della soluzione all’operatività di prova, nonché l’espansione della metodologia di elaborazione testata ad altri tipi di documenti in entrata ricevuti dall’azienda, anche attraverso i canali di posta elettronica.