Description de la demande
ConwayCS est un vendeur/bailleur de conteneurs maritimes et de services logistiques en Lettonie. L’entreprise occupe 30 % du marché letton de la vente et de la location de conteneurs maritimes.
En raison du nombre croissant de documents entrants traités, il est nécessaire d’automatiser le travail des spécialistes chargés de saisir les documents dans les systèmes de gestion électronique des documents. Lors de la planification, le processus de gestion des factures s’est avéré être le plus révélateur du point de vue de l’effet d’automatisation. Bien qu’une facture soit un document structuré, il faut en extraire un grand nombre de données, ce qui ralentit le traitement du flux de correspondance entrant et comporte des risques d’erreurs lors du remplissage.
L’essence de l’idée
Pour réduire la charge de travail des spécialistes impliqués dans le traitement des documents entrants, automatiser la numérisation des factures et la capture des données à l’aide de technologies d’intelligence artificielle dans le cadre de Graip.AI et poursuivre l’extraction des données des factures vers la plateforme comptable Xero utilisée dans l’entreprise.
Il est nécessaire d’extraire des données et de remplir automatiquement les champs requis dans la carte de document avec ces mêmes données :
- Numéro du document, date ;
- Expéditeur ;
- Destinataire ;
- Vendeur :
- Numéro d’enregistrement ;
- Numéro de taxe ;
- Acheteur :
- Numéro d’enregistrement ;
- Numéro de taxe ;
- ID du produit ;
- Montant hors TVA ;
- Le montant ;
- Quantité.
Option de mise en œuvre
Graip.AI est un outil de reconnaissance et de classification automatique de documents. Des mécanismes basés sur l’apprentissage automatique permettent à la solution de déterminer de manière indépendante le type, le numéro et la date du document, ainsi que d’autres détails.
Après avoir scanné la facture entrante, la solution extrait ses données réelles et remplit automatiquement les champs requis dans la carte de documents de la plateforme comptable. Une tâche est créée dans le système pour vérifier les détails pré-remplis, l’utilisateur n’ayant plus qu’à vérifier leur exactitude. La saisie manuelle des informations est exclue et le temps de saisie des documents dans le système est réduit.
Effet d’entreprise
Testée sur des documents réels de l’entreprise, la solution a montré que la qualité des détails de la numérisation des factures entrantes et de la capture des données était de 90-92 %. Cela devrait donc produire l’effet escompté et réduire le temps de traitement des documents entrants, ce qui accélérera les processus.
À l’heure actuelle, la phase de test pilote est terminée et le transfert de la solution à l’essai est en cours de préparation, tout comme l’extension de la méthodologie de traitement testée à d’autres types de documents entrants reçus par l’entreprise, y compris par le biais des canaux de courrier électronique.