Chaque entreprise, qu’il s’agisse d’une petite entreprise de l’Arizona ou d’un géant de la distribution comme Walmart, investit rapidement dans la transformation numérique. La capture d’images de haute qualité, les options de partage simples et l’élimination des erreurs qui prennent du temps et des efforts supplémentaires sont des objectifs pour les scanners de factures.
Votre entreprise doit être en mesure de traiter rapidement, de manière fiable et sans erreur les paiements et les factures si vous voulez entretenir de bonnes relations avec vos partenaires et éviter les retards de paiement.
Toutefois, pour ce faire, vous devez sélectionner le meilleur logiciel de numérisation de factures.
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Comment choisir un logiciel de numérisation de factures ?
Les quelques minutes que vous consacrerez à cette question peuvent vous épargner des mois de frustration. Pensez aux besoins de votre entreprise, aux coûts, à la mise en œuvre à grande échelle, etc.
Identifier les besoins de votre entreprise
Vérifiez vos plans financiers actuels et la structure organisationnelle de votre entreprise. Réfléchissez aux personnes qui utiliseront le logiciel et aux contrôles dont vous pourriez avoir besoin.
Les questions suivantes peuvent vous aider à choisir le meilleur logiciel de numérisation de factures pour votre entreprise :
- Dans quelle mesure ce programme est-il évolutif ?
- Est-il simple à utiliser ?
- Quelles sont les mesures de sécurité prévues ?
Apprenez à connaître vos besoins en matière d’intégration de logiciels
Votre entreprise peut utiliser plusieurs systèmes différents pour la comptabilité, la paie, la facturation. Ces systèmes doivent pouvoir communiquer entre eux et fournir toutes les informations dont vous avez besoin.
Pour rationaliser la comptabilité, l’idéal est de trouver un logiciel de numérisation des factures qui fonctionne avec votre logiciel de comptabilité actuel.
Budgétisation
Pour établir un budget pour un logiciel de facturation, vous devez savoir combien il coûtera au départ, y compris les frais de mise à jour et autres coûts.
Vous devez savoir exactement ce qui vous sera facturé dès le début de l’utilisation de la solution de facturation. Gardez à l’esprit que les fonctions les plus avancées s’accompagnent de prix plus élevés.
Examinez les caractéristiques
Vous verrez une variété de caractéristiques présentées par différents logiciels. Il est essentiel de trouver une solution de facturation automatisée et personnalisable.
Vous devriez pouvoir ajouter de nouvelles factures, utiliser des modèles, accepter différentes options de paiement, envoyer des notifications de retard de paiement et même combiner des cadres d’automatisation avec certaines solutions.
Dernier point à retenir
La capacité d’une entreprise à fonctionner dépend de son système de facturation. Envisagez d’utiliser Graip.AI si vous souhaitez rationaliser et simplifier le paiement de vos factures.
Cette solution de bout en bout pour les comptes fournisseurs combine le rapprochement comptable, le paiement automatique des factures, les flux de travail d’approbation et le suivi des dépenses internes en un seul endroit.