Hoy en día, muchos clientes empresariales están dispuestos a sustituir los documentos en papel por los digitales para optimizar los procesos y los presupuestos. Esta tendencia afecta gravemente al crecimiento mundial del escaneado de facturas. Además, el uso activo de las tecnologías modernas impulsa el desarrollo de soluciones particulares que automatizan el tratamiento de los documentos.
Además, la situación con COVID-19 ha repercutido en el mercado del escaneado de facturas. Debido al aislamiento social y a las series de encierros, muchas empresas han aplicado soluciones modernas, como escáneres de facturas, para procesar documentos de forma más sencilla y remota. En la actualidad, se prevé que el tamaño del mercado mundial de escáneres de documentos crezca a un ritmo del 12,86%, hasta alcanzar los 90,40 millones de euros en 2027, según el informe de Investigación Industrial.
En esta publicación, hacemos un repaso de los escáneres de facturas: la definición de la tecnología, los casos de uso, el proceso de trabajo, las ventajas y las limitaciones.
Contenido
Definición de escáner de facturas
Un escáner de facturas es un dispositivo único que convierte los datos de los documentos en papel a un formato digital legible por máquina. Esta solución transforma un objeto bidimensional, por ejemplo una factura, en un flujo de bits mediante escaneado rasterizado y cuantización. Los escáneres de documentos forman parte de los sistemas de tratamiento de imágenes de documentos (COM), como los faxes, las impresoras multifunción y los archivadores. Los escáneres de documentos modernos incluyen dispositivos físicos y software especial.
Tipos de escáner de facturas
Según el nivel de una combinación tecnológica, las soluciones de escaneado de facturas pueden compartirse en grupos específicos. Suelen existir tres tipos de soluciones de escaneado de facturas que las empresas suelen implantar:
1. Escanea las facturas y captura los datos del proveedor y el total con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Estas soluciones permiten a las organizaciones añadir cierto nivel de automatización y eficacia. Escanean las facturas con una fotocopiadora o un escáner y las pasan por una aplicación determinada. Los usuarios pueden apuntar y hacer clic en la interfaz para rellenar campos, escribir información manualmente, aplicar búsquedas de proveedores en sistemas ERP y contables, y mover facturas escaneadas a carpetas estructuradas, bibliotecas contables u otro sistema de gestión de contenidos.
2. Captura una cabecera de factura con software de análisis de documentos y OCR. Con estas soluciones puedes extraer automáticamente la siguiente información: un número de factura, una fecha de factura, un nombre de proveedor de factura y un total de factura. Las soluciones modernas utilizan algoritmos analíticos para mejorar la precisión y reducir las interacciones con el usuario final. Al final, toda la información se envía a un almacén contable unificado.
3. Captura la cabecera de una factura y los datos de las partidas con la combinación de soluciones avanzadas.
El software avanzado de escaneado de facturas captura todos los datos de las facturas automáticamente. Toman todos los datos mencionados anteriormente y los datos de la partida/tabla de la factura. Entonces este software te permite extraer datos en un sistema y guardarlos utilizando tecnología de almacenamiento. Por ejemplo, puedes utilizar los datos extraídos para comparar una factura con un pedido. Además, los datos OCR pueden trasladarse a un sistema ERP o de contabilidad para actualizarlos posteriormente.
Casos de uso del escáner de facturas
Los casos de uso del escaneado de facturas se dividen en dos grupos teniendo en cuenta los formatos de las facturas. Algunos formatos son conocidos y habituales para el tratamiento de los documentos de la empresa, y otros son desconocidos y nuevos. 1. Formato de factura conocido Algunas empresas trabajan con el grupo definitivo de vendedores y proveedores que no cambian con rapidez. Estas empresas procesan facturas del mismo conjunto de organizaciones mes tras mes. En este caso, las empresas conocen bien los formatos de las facturas y los tienen en cuenta para escanearlas. Este conocido formato de factura está muy extendido en empresas constructoras, jurídicas, mayoristas y otras grandes empresas. El uso del escaneado automático de facturas es perfecto en este escenario previsible. Para estas tareas, las empresas pueden elegir entre distintas soluciones:
- En el primer paso, las empresas pueden utilizar el escaneado de facturas preentrenado que proporciona el software OCR automatizado.
- En el segundo paso, pueden actualizar el escáner de facturas preentrenado para el reconocimiento y la captura de datos de los tipos específicos de formatos de factura recibidos.
En ambas situaciones, cuando las diferentes facturas se conocen de antemano, es bastante sencillo para los escáneres automatizados de facturas encontrar los campos de datos y extraer los datos relevantes. 2. Formato de factura desconocido Algunas empresas, por ejemplo, del comercio electrónico y otros sectores online, a menudo tienen que gestionar una lista de proveedores que cambia rápidamente. Estas organizaciones trabajan con muchos formatos de factura diferentes. Pueden recibir facturas en un nuevo formato desconocido para sus soluciones de escaneado de facturas. La ayuda de un escáner de facturas preentrenado podría no proporcionar resultados relevantes en este caso con facturas desconocidas. Mejorar un escáner de facturas con un enfoque basado en plantillas no podría ser muy útil. En esta situación, una forma avanzada de escanear facturas puede ser muy eficaz.
- En primer lugar, el software de escaneado de facturas se entrena en un conjunto representativo de formatos de factura y mejora las capacidades de AI y ML para trabajar con estos formatos desconocidos.
- En segundo lugar, el software para escanear facturas aprende permanentemente de las facturas procesadas y se vuelve más preciso con el tiempo.
Cuando el software de escaneado de facturas trata con un formato desconocido, es mejor aplicar una interfaz de validación para revisar y validar rápidamente los datos extraídos. Está disponible para establecer reglas de validación que activarán banderas de alerta sobre posibles errores y extracciones inexactas.
Proceso de escaneado de facturas
Puedes compartir fácilmente facturas digitalizadas, pero los datos que contienen no son accesibles para el proceso empresarial digital. Las facturas representadas en PDF o en archivos JPEG escaneados no pueden trasladarse sin problemas a los sistemas ERP porque no son legibles por máquina. En este caso, un software especial puede escanear las facturas, extraer los datos en sistemas ERP y proporcionarlos en un formato legible por máquina para posteriores iteraciones.
Los escáneres de facturas utilizan tecnología OCR para extraer información de las versiones digitales de las facturas. El OCR proporciona a los escáneres de facturas la capacidad de reconocer y capturar datos. En nuestra publicación sobre herramientas de OCR, puedes obtener información más detallada sobre esta solución.
Los escáneres de facturas pueden combinar las capacidades de la AI y el ML con el OCR. En este caso, pueden entrenarse para extraer sólo los datos relevantes. Este software de escaneado de facturas puede funcionar “listo para usar” utilizando algoritmos de escaneado de facturas preentrenados.
Notificación: El proceso de escaneado automático de facturas.
Hay pasos generales de su trabajo:
- Tienes que cargar las facturas en el escáner.
- El escáner de facturas extrae los datos relevantes según tus reglas empresariales.
- Los datos se representan como una salida estructurada legible por máquina (CSV, JSON, DOC).
- Los datos pueden trasladarse al software ERP para otros procesos de negocio digitales.
El software avanzado de escaneado de facturas te permite construir y entrenar modelos personalizados de escaneado de facturas. Hay algunos pasos habituales para construir y entrenar el OCR de facturas personalizado:
- Tienes que subir facturas para utilizarlas como conjunto de entrenamiento.
- Enseña los algoritmos mediante marcas y anotaciones de los campos de datos clave de la factura en el conjunto de entrenamiento.
- Entrena tu escáner de facturas teniendo en cuenta tus entradas personalizadas.
- Prueba el escáner de facturas personalizado en tus facturas reales.
- Puedes utilizar tu escáner de facturación personalizado si el resultado es exacto.
- Puedes repetir el proceso de preentrenamiento con más facturas de muestra si el resultado no es satisfactorio.
Ventajas del escaneado automático de facturas
El software de escaneado de facturas proporciona valiosas ventajas. Comprender estas características puede ayudar a las empresas a tomar decisiones equilibradas cuando elijan un software de tratamiento de documentos. Ventajas de los escáneres de facturas:
- Mayor velocidad y precisión, menos errores en comparación con las soluciones manuales.
- Capacidad para extraer metadatos de facturas (un nombre de proveedor, un número de factura y una fecha) y datos de partidas individuales.
- Reducción del tiempo de procesamiento de facturas para aceptar descuentos por pronto pago.
- Ahorro de costes al eliminar procesos manuales ineficaces.
- Optimización del tiempo de los empleados en tareas estratégicas que en tareas repetidas y monótonas.
- Proceso fácilmente escalable en función de los cambios en el volumen de datos.
- Capacidad de integración con un sistema ERP para crear un flujo de trabajo digital permanente.
- Capacidad para automatizar distintos tipos de verificaciones de datos.
- Los escáneres de facturas avanzados aplican algoritmos que aprenden permanentemente.
- Soluciones avanzadas de escaneado no basadas en plantillas. Pueden aprender a trabajar con más precisión y eficacia.
- Las tecnologías de AI, ML y DL permiten a los escáneres de facturas trabajar eficazmente con datos limitados.
- Las soluciones de AI y OCR extraen datos tabulares y detalles más precisos sobre las partidas.
Alternativas al software de escaneado automático de facturas
Algunas organizaciones no están preparadas para aplicar el software de escaneado automático de facturas. En este caso, pueden utilizar algunos métodos mencionados a continuación para procesar sus facturas. Estos métodos tienen notables limitaciones en comparación con los programas informáticos automatizados.
- Introducción manual de datos. Este método lleva mucho tiempo y a veces da lugar a errores. Además, dificulta mucho el postprocesamiento y la validación.
- Externalizar la introducción de datos. Este método ayuda a reducir los costes de extracción de datos, pero la seguridad y la calidad de los datos pueden correr un gran riesgo.
- Convertidores en línea. Esta solución no puede gestionar muchos archivos simultáneamente y proporciona poca precisión.
- Herramientas de extracción de tablas. Para su integración en los flujos de trabajo empresariales actuales, necesita recursos de desarrollo adicionales. Esta solución funciona con archivos PDF nativos y no puede procesar eficazmente los escaneados de facturas.
- Intercambio electrónico de datos (EDI). Este proceso permite a las empresas intercambiar facturas electrónicamente. Debe ser adoptado por todas las partes vinculadas.
Conclusión
Las tecnologías de escaneado de facturas han tenido un impacto notable en el mercado del procesamiento de documentos. La mejora de los niveles de precisión y eficacia aporta valiosos resultados a diversos sectores empresariales. Esta tecnología optimiza los gastos de procesamiento de documentos, el tiempo y los recursos humanos necesarios.
Entre los distintos tipos de soluciones para escanear facturas, tu empresa puede elegir la más adecuada en función de los tipos de facturas, los volúmenes y las posibilidades tecnológicas. Por ejemplo, la plataforma Graip.AI combina la potencia de la automatización robótica de procesos basada en reglas y la inteligencia artificial de autoaprendizaje. Proporciona Automatización de Solicitudes de Venta para las tareas de ventas, que reduce el procesamiento de documentos en un 85%, y Automatización de Facturas para la contabilidad, que proporciona un 99% de precisión en el procesamiento de facturas.