Von langsam zu schnell: Der Einfluss von KI auf die Effizienz von Verkaufszyklen

Die Uhr tickt, das Geschäft steht auf der Kippe und Ihr Verkaufsteam kämpft gegen den Sand, der durch die Sanduhr rutscht. Ein langwieriger Verkaufszyklus kann ebenso frustrierend wie kostspielig sein. Bei der Navigation durch komplexe Produkte, mehrere Interessengruppen und Budgetzyklen verstricken sich Vertriebsprofis oft in einem Netz endloser Verhandlungen. Das sich ständig verändernde Wirtschaftsklima und der unerbittliche Wettbewerb machen diese Reise nicht einfacher. Darüber hinaus kann sich das Veränderungsmanagement in einem Unternehmen manchmal wie der Versuch anfühlen, ein Schiff durch eine stürmische See zu steuern.

Aber was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es einen Hoffnungsschimmer in der stürmischen Verkaufssee gibt? Sie kommt in Form von KI-Technologie. Es verspricht nicht nur kürzere, sondern auch effektivere und effizientere Verkaufszyklen.

Um zu demonstrieren, wie KI-Tools den Verkaufszyklus beschleunigen können, veranstaltete Graip.AI kürzlich ein Webinar mit Branchenexperten Sergey Jermakov (COO) und Karyna Mihalevich (Head of Product), die sowohl aus der Wirtschaft als auch aus der IT-Branche kommen. In diesem Blog werden wir die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Webinar hervorheben und Ihnen wertvolle Einblicke in die Nutzung vorhandener KI-Tools geben, um Ihre Vertriebsprozesse zu verbessern, die Effizienz zu steigern und die Rentabilität Ihres Unternehmens zu erhöhen.

Was bremst Ihren Umsatz?

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen im Vertrieb ist die Länge ihrer Verkaufszyklen. Diese Zyklen können recht komplex sein und eine Vielzahl von Details enthalten, die sich auf die Gesamtleistung eines Unternehmens auswirken können. Um diese Herausforderung zu meistern, ist es wichtig, die Faktoren, die für diese langen Zyklen verantwortlich sind, genauer zu betrachten. Wir können diese Faktoren in drei Hauptkategorien einteilen: externe, interne und technologische Faktoren.

Externe Faktoren

1. Produktkomplexität: Die Komplexität eines Produkts spielt eine wichtige Rolle bei der Verlängerung des Verkaufszyklus. Wenn Kunden mit komplexen Angeboten konfrontiert werden, brauchen sie natürlich mehr Zeit, um die Produkte zu bewerten und zu verstehen. Diese Bewertungsphase kann die Entscheidungsfindung oft verlangsamen.

2. Mehrere Stakeholder: In vielen Geschäftsszenarien werden Entscheidungen von zahlreichen Interessengruppen innerhalb einer Organisation beeinflusst. Die Abstimmung der Meinungen und Entscheidungen dieser internen Interessengruppen kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, da es darum geht, verschiedene Perspektiven und Prioritäten zu koordinieren.

3. Budgetzyklen: Kunden halten sich häufig an Budgetzyklen, und diese Zyklen können zu Hürden im Verkaufsprozess werden. In vielen Fällen müssen die Kunden ihre Investitionen innerhalb vordefinierter Budgetzyklen rechtfertigen, was zu Verzögerungen bei Kaufentscheidungen führt.

4. Wirtschaftliches Klima: Die sich ständig verändernde Wirtschaftslage hat ebenfalls Auswirkungen. Wirtschaftliche Unsicherheiten und Schwankungen können dazu führen, dass Kunden sich mehr Zeit lassen, um finanzielle Verpflichtungen einzugehen.

5. Wettbewerbslandschaft: In einem wettbewerbsintensiven Umfeld wird die Bewertung der Angebote mehrerer Anbieter zu einer zeitraubenden Angelegenheit. Kunden müssen verschiedene Angebote sorgfältig vergleichen, was den Verkaufszyklus natürlich verlängern kann.

6. Veränderungsmanagement: Der Widerstand gegen Veränderungen ist den meisten Menschen angeboren. Der Prozess der Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung erfordert oft ein Änderungsmanagement, das, wenn es nicht effektiv gehandhabt wird, den Verkaufszyklus verlängern kann.

Interne Faktoren

1. Produktkenntnisse: Die Verkaufsteams müssen über umfassende Produktkenntnisse verfügen. Es ist wichtig, die Kundenbedürfnisse zu verstehen und das Produkt entsprechend positionieren zu können. Ohne dieses Verständnis können sich die Verkaufszyklen in die Länge ziehen.

2. Verkaufsprozess: Effiziente Verkaufsprozesse mit klaren Ein- und Ausstiegskriterien für jede Phase sind von grundlegender Bedeutung. Wenn Vertriebsmitarbeiter von diesen Prozessen abweichen, kann dies zu Verzögerungen bei der Abwicklung des Geschäfts von einer Phase zur nächsten führen.

3. Abstimmung mit dem Marketing: Die Konsistenz der über die Marketing- und Vertriebskanäle vermittelten Botschaften ist entscheidend. Wenn diese Botschaften nicht aufeinander abgestimmt sind, kann dies Verwirrung stiften und zu längeren Verkaufszyklen führen.

4. Ständige Weiterbildung: Um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie sich ständig weiterbilden. Werden die Verkaufsteams nicht regelmäßig geschult, kann dies ihre Leistungsfähigkeit beeinträchtigen.

Technologische Faktoren

1. Produktkomplexität: Der Einsatz von Technologie zur Unterstützung der Verkaufszyklen ist unerlässlich. Systeme, die Vertriebsmitarbeiter bei der Produktkonfiguration unterstützen, sind beispielsweise von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, Verzögerungen bei Angeboten zu reduzieren.

2. Mangelnde Zusammenarbeit: Effektive Tools und Praktiken für die Zusammenarbeit sind von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn komplexe Konfigurationen mit anderen Abteilungen wie der Fertigung validiert werden müssen.

3. Sich wiederholende Aufgaben: Sich wiederholende Aufgaben innerhalb des Verkaufsprozesses können diesen erheblich verlangsamen, vor allem wenn die Technologie fehlt oder nicht ausreichend genutzt wird. So müssen Vertriebsteams beispielsweise Angebote manuell aus verschiedenen Quellen und unterschiedlichen Dokumenten zusammenstellen, z. B. Produktkataloge und Preise aus Tabellenkalkulationen konsolidieren und Produktinformationen sammeln, die über mehrere PDFs verstreut sind.

4. Daten und Analysen: Der Zugang zu historischen Daten und aufschlussreichen Analysen ist ein Eckpfeiler für die Vertriebseffizienz. Die Kenntnis der Kaufhistorie und der Vorlieben eines Kunden hilft, den Verkaufsprozess zu optimieren.

5. Probleme mit der Integration: Integrationsprobleme führen oft zu redundanter und lästiger Dateneingabe in verschiedenen Systemen, was zu Verzögerungen im Verkaufszyklus beiträgt.

6. Rate der Tool-Annahme: Selbst wenn technologische Tools zur Verfügung stehen, kann die Effektivität des Verkaufszyklus untergraben werden, wenn das Verkaufsteam die verfügbaren Tools nicht vollständig annimmt und nutzt.

Jetzt und damals: Der Einfluss von KI auf Verkaufszyklen

“Laut Forbes verbringen Vertriebsmitarbeiter nur 34 Prozent ihrer Zeit mit dem Verkaufen. Wenn wir zum Beispiel den spezifischen Prozess der Angebotserstellung betrachten, dauert es in der Regel zwischen 17 und 33 Stunden, bis das Angebot fertig ist”, erklärt Sergey Jermakov, COO von Graip.AI. Das bedeutet, dass sich Vertriebsmitarbeiter oft in sich wiederholenden Aufgaben verstricken. Mit Automatisierungstools können sie ihre Leistung erheblich verbessern.

Lassen Sie uns nun mehrere kritische Phasen untersuchen, die eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung des Endergebnisses spielen und wie KI diesen speziellen Prozess innerhalb des gesamten Verkaufszyklus automatisieren kann.

1. Kundenanfrage

Der Prozess beginnt mit der Anfrage eines Kunden nach bestimmten Produkten oder Dienstleistungen. Kunden können ihre Anforderungen auf verschiedene Weise ausdrücken, von einfachen E-Mails, in denen die gewünschten Produkte aufgelistet sind, bis hin zu komplexeren Dokumenten wie Angebotsanfragen (RFPs) oder Angebotsanfragen (RFQs), die detaillierte Spezifikationen enthalten.

Mit der Unterstützung von KI wird diese Initiierungsphase wesentlich effizienter. KI-Tools sind geschickt bei der Aufnahme von Dokumenten, indem sie die verschiedenen Formate von Kundenanfragen lesen und interpretieren. Sie identifizieren die entscheidenden Positionen, die im Wesentlichen die Produkte darstellen, die der Kunde wünscht. KI verbindet dann diese Einzelposten mit dem Produktkatalog und historischen Daten für ein umfassendes Verständnis.

2. Produktauswahl und Konfiguration

Nach dem Erhalt und der Interpretation der Kundenanfragen geht es im nächsten Schritt um die Konfiguration des Produktangebots. Dieser Schritt ist entscheidend, um das Produkt oder die Dienstleistung auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden abzustimmen. Die Festlegung relevanter Preisstrategien, die die Chancen auf den Abschluss eines Geschäfts erhöhen können, ist in dieser Phase ebenfalls von entscheidender Bedeutung.

KI spielt in dieser Phase eine wesentliche Rolle. Es ordnet die identifizierten Positionen dem verfügbaren Produktkatalog, historischen Daten und anderen relevanten Informationen zu. Sobald die Produktliste erstellt und vom Vertriebsteam validiert wurde, hilft KI bei der Anwendung einer angemessenen Preisgestaltung. Dabei werden mehrere Parameter berücksichtigt, darunter eine Analyse der Wettbewerbspreise, Logistikinformationen und dem Kunden angebotene Rabatte.

3. Preisgestaltung und Angebotserstellung

Preisgestaltung und Angebotserstellung sind komplizierte Schritte im Verkaufszyklus. Preisstrategien, Rabatte und andere finanzielle Details werden in dieser Phase festgelegt. Es wird ein gut strukturiertes Angebot zur Vorlage beim Kunden erstellt.

KI vereinfacht diesen Schritt, indem sie die Erstellung von Angeboten rationalisiert und den Verhandlungsprozess erleichtert. Zusätzliche Informationen über Produkte oder Dienstleistungen und mögliche Preisnachlässe werden problemlos in das Angebot aufgenommen, um die Erwartungen des Kunden zu erfüllen.

4. Vorschlag verhandeln

Die Angebotsverhandlung ist die Phase, in der die Verkaufsteams mit den Kunden interagieren, um die Details abzustimmen, die Bedingungen auszuhandeln und einen Konsens zu erzielen. In dieser Phase kommt es häufig zu einer Hin- und Her-Kommunikation, um Fragen und Bedenken der Kunden zu klären.

KI verhandelt nicht direkt mit den Kunden, spielt aber eine entscheidende Rolle bei der Versorgung der Vertriebsteams mit den notwendigen Daten und Informationen, um effektive Verhandlungen zu ermöglichen. Es stellt sicher, dass die Verkaufsteams gut informiert und ausgerüstet sind, um die Erwartungen der Kunden zu erfüllen.

5. Erfüllung

Sobald der Kunde das Angebot genehmigt hat, ist der nächste Schritt die Erstellung eines Kundenauftrags und die Einleitung der Abwicklung. Die Bestellung des Kunden wird bearbeitet, und das Produkt oder die Dienstleistung wird geliefert.

KI trägt erheblich zum Erfüllungsprozess bei, indem sie die Datenextraktion, -klassifizierung und -validierung rationalisiert. Es stellt sicher, dass die Informationen nahtlos in die Backend-Systeme wie ERP, CRM oder CPQ übertragen werden, die für die Auftragserstellung und -abwicklung zuständig sind.

Die Rolle der KI bei der Verbesserung des Verkaufszyklus

Graip.AI ist ein Beispiel für künstliche Intelligenz und besitzt die Fähigkeit, eine breite Palette von Dokumentdatenformaten zu erkennen und zu verarbeiten. Es spielt keine Rolle, ob die Daten strukturiert, halbstrukturiert oder völlig unstrukturiert sind, KI kann sie effizient verarbeiten. Ganz gleich, ob die Daten in PDFs, Excel-Tabellen oder anderen Formaten vorliegen, KI kann sie erfassen und interpretieren.

KI erleichtert das Lesen und Klassifizieren dieser Daten, um sie anschließend zu extrahieren, zu validieren und bei Bedarf anzureichern. Bei Bedarf kann es auch eine menschliche Überprüfung durchführen, um die Genauigkeit und Qualität der Daten zu gewährleisten.

Darüber hinaus stellt die KI sicher, dass die während des Prozesses generierten Daten in den Backend-Systemen eines Unternehmens, einschließlich ERP, CRM oder CPQ, verwendet werden können. Da das System API-freundlich ist, können die Daten nahtlos in verschiedene Drittsysteme integriert werden. Diese Flexibilität im Umgang mit Daten sorgt für einen reibungsloseren Übergang von Informationen für den Geschäftsbetrieb.

Wie Sie aus den obigen Ausführungen ersehen können, ist die KI-gesteuerte Automatisierung ein entscheidender Faktor für die Vertriebszyklen. Sie revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen Kundenanfragen, Produktkonfiguration, Preisgestaltung, Angebotserstellung, Verhandlung und Auftragsabwicklung bearbeiten. Es strafft diese Prozesse, beschleunigt die Entscheidungsfindung und verbessert die Interaktion mit den Kunden, was letztlich zu mehr Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit in der Unternehmenslandschaft führt.

Wie Sie den Vertrieb mit KI-gestützter intelligenter Dokumentenverarbeitung verändern können

“Im Vertrieb zählt jeder Augenblick, und die Fähigkeit, Prozesse zu rationalisieren, kann den Unterschied zwischen einem Geschäftsabschluss und einem Verlust ausmachen. Wir sind hier, um zu demonstrieren, wie ein KI-gestütztes Intelligent Document Processing (IDP)-Tool, Graip.AI, die Arbeitsweise von Vertriebsabteilungen verändern kann”, sagt Karyna Mihalevich, Head of Product bei Graip.AI.

Lassen Sie uns nun anhand von Beispielen aus der Praxis untersuchen, wie vertraute, alltägliche Tools effizienter und genauer arbeiten können, sobald ein KI-gestütztes IDP-Tool im Unternehmen implementiert ist.

E-Mail-Erkennung: Kommunikation neu gestalten

Vertriebsteams werden täglich mit einer Vielzahl von E-Mails bombardiert, die von Preisanfragen über Angebotsanfragen bis hin zu Kaufaufträgen reichen. Graip.AI hilft Ihnen, diese E-Mails zu kategorisieren und zu lesen, so dass Sie schnell Informationen extrahieren können. Schauen wir uns ein Beispiel für eine Angebotsanfrage (RFQ) genauer an.

Im Text der E-Mail können wir wichtige Merkmale, die entsprechenden Werte und die gewünschten Produkte erkennen. Graip.AI verarbeitet diese Informationen und liefert Ergebnisse, die entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen strukturiert werden können. In diesem Fall sehen wir Materialien, Mengen, Abmessungen und Produkttypen.

Ein weiteres Beispiel ist eine Bestellung. Es enthält Verweise auf Bestellungen und Details zu den Produkten, einschließlich der Preise. Mit den Datenextraktionsfunktionen von Graip.AI werden die Informationen aufgedeckt, die das Konto, die Adresse, die Referenznummer, die Produktdetails, die Mengen, die Preise und die Währung umfassen. Diese Demos zeigen die Fähigkeiten von Graip.AI bei der E-Mail-Erkennung und wie es die Sortierung wichtiger Verkaufsdaten vereinfacht.

RFQ-Erkennung und Automatisierung der Auftragserfassung: Ein nahtloser Workflow

Lassen Sie uns nun einen Blick auf die Erkennung von Anfragen und die Automatisierung der Auftragserfassung werfen. Hier kann ein Vertriebsmitarbeiter dank Graip.AI die Anfrage eines Kunden für ein Angebot im PDF-Format effizient importieren. Dieses Dokument kann ein Anschreiben, kaufmännische Angaben und Zahlungsbedingungen enthalten.

Um die erkannten Ergebnisse zu validieren, werden die Elemente des Dokuments, einschließlich der konfigurierbaren Produkte mit Eigenschaften und Werten, gründlich überprüft. Dank der Integration von Graip.AI in ERP-Systeme wie S4HANA können Geschäftspartner aus einer Dropdown-Liste ausgewählt werden. Die Adress- und Geschäftspartnerfunktion kann bequem eingestellt werden. Die Produktdetails sind übersichtlich in Spalten gegliedert und umfassen Aspekte wie Produktname, Standard, Lager, Materialqualität, Dicke, Breite, Länge, Menge und Preis.

Sobald die Informationen validiert und die Materialdatensätze mit dem ERP-System abgeglichen sind, wird ein nahtloser Prozess zur Erstellung von Kundenaufträgen eingeleitet, der die Übertragung der Daten an das ERP-System effizient erleichtert.

Automatisierte Klärung von Anforderungen: Rationalisierung der Kommunikation

Werfen wir nun einen Blick auf die automatisierte Bedarfsklärung, eine wichtige Funktion, die die Kommunikation zwischen Vertriebsabteilungen und Kunden vereinfacht. Oft fehlen wichtige Informationen in Ausschreibungen, Anfragen oder Bestellungen, so dass ein zeitraubender Austausch erforderlich ist. Graip.AI führt eine Kommunikationspipeline direkt aus der Lösung ein, um diesen Prozess zu rationalisieren.

Um zu unserem Beispiel einer Anfrage zurückzukehren, können Sie eine neue Nachricht verfassen, um fehlende Informationen zu dem PDF-Dokument anzugeben. Die Empfänger sind leicht zu identifizieren, und der E-Mail-Text kann angepasst oder aus vorgefertigten Vorlagen ausgewählt werden. Graip.AI ermöglicht sogar die Erstellung neuer Vorlagen, was wertvolle Zeit spart. Informationen über fehlende Artikeldetails sind enthalten, und Anhänge können als Referenz hinzugefügt werden. Sobald die E-Mail fertig ist, wird sie an den Kunden gesendet, und der gesamte Kommunikationsverlauf wird in dem Dokument dokumentiert, um vollständige Transparenz zu gewährleisten.

Die automatisierte Funktion von Graip.AI zur Klärung von Anforderungen vereinfacht den Prozess und stellt sicher, dass bei kritischen Verhandlungen nichts in der Übersetzung verloren geht.

Maximierung des ROI mit KI im Vertrieb: Einblicke in die reale Welt

Da Unternehmen versuchen, ihre Verkaufszyklen zu optimieren, hat sich KI als leistungsstarkes Werkzeug erwiesen, um verschiedene Phasen des Prozesses zu beschleunigen. Während die theoretischen Vorteile der KI vielversprechend sind, wird der tatsächliche Wert durch greifbare Ergebnisse gemessen. Wir werfen einen genaueren Blick auf den ROI, der sich aus aktuellen Projekten ergibt, bei denen KI-gestützte intelligente Dokumentenverarbeitung zum Einsatz kommt.

5X Beschleunigung und mehr: Gewinne in der realen Welt

Unsere ROI-Studie basiert auf realen Projekten, die derzeit durchgeführt werden, und die Ergebnisse sprechen Bände. Der überzeugendste Aspekt dieser Studie ist die deutliche Beschleunigung der Verkaufszyklusphasen.

In einigen Fällen konnten unsere Kunden aus der Fertigungsindustrie die Geschwindigkeit ihrer Prozesse um das Fünffache steigern. Aber das ist nicht das Ende der Geschichte. Für Kunden, die umfangreiche Dokumente mit Tausenden von Positionen bearbeiten, steigt die Beschleunigung sogar noch weiter an. Im Bereich der Kundenanfragen wurden Verbesserungen um das bis zu 100-fache verzeichnet.

Sie denken vielleicht, dass AI nur eine weitere Ausgabe ist, aber in Wirklichkeit ist es eine Investition, die mehr zurückgibt, als Sie hineinstecken. Unsere realen Projekte haben gezeigt, dass Sie für jeden Dollar, den Sie in KI investieren, eine Rendite von über 300% erwarten können. Aber es geht nicht nur darum, Geld zu sparen, sondern auch darum, effizient zu sein. KI hat die Kosten im Vertrieb um 75% gesenkt und ermöglicht es Unternehmen, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen.

Zeit ist eine wertvolle Ressource, besonders im Verkauf. Unsere Projekte haben durchweg 80% Zeitersparnis gebracht. Das bedeutet, dass sich Ihr Vertriebsteam auf das konzentrieren kann, was es am besten kann – Geschäfte abschließen.

Entscheidend ist hier, dass diese Ergebnisse kontextspezifisch sind. Die Auswirkungen auf den Gewinn Ihres Unternehmens hängen von Ihren individuellen Umständen, Ihrer Kostenstruktur und dem Umfang der von Ihnen verarbeiteten Dokumente ab.

Endgame Einblicke

Heute ist es offensichtlich, dass KI bereits die Welt des Verkaufs umgestaltet. Es optimiert den Verkaufszyklus, reduziert die Kosten und beschleunigt die Prozesse. Von Kundenanfragen bis hin zu Produktkonfiguration, Preisgestaltung, Angebotserstellung, Verhandlung und Auftragsabwicklung – KI rationalisiert die Abläufe, spart Zeit und senkt die Kosten. Mit ROI-Zahlen von über 300% und einer Kostenreduzierung von 75% beweist KI ihren Wert.

Bei der Durchführung zahlreicher IDP-Projekte haben wir festgestellt, dass die Nutzung des Potenzials von KI weit weniger einschüchternd ist, als es den Anschein hat. Es erfordert lediglich Entschlossenheit und das Engagement für den Weg der digitalen Transformation. Je eher Sie diese Verpflichtung eingehen, desto eher wird Ihr Unternehmen ein beispielloses Wachstum erleben.