Se sei a capo di un’azienda manifatturiera, nei giorni di crisi ti sembrerà che costruire un castello di carte sulla sabbia sia più facile che far funzionare tutto senza intoppi. Ma nei giorni migliori, ti rendi conto che più processi automatizzi, più ordine porti sia alla tua linea di produzione che ai tuoi rapporti con i partner. Data l’enorme quantità di documentazione che la tua azienda gestisce quotidianamente, hai bisogno di una soluzione di automazione documentale per trasformare il caos in ordine.
Oggi esploreremo le ultime soluzioni di Intelligent Document Processing (IDP) presenti sul mercato, il loro funzionamento, la facilità con cui possono integrarsi con i sistemi esistenti e i vantaggi tangibili che possono apportare alle tue attività produttive.
Elaborazione tradizionale dei documenti nel settore manifatturiero
Ci sono molte operazioni all’interno di un’azienda che rallentano se svolte manualmente. Affrontiamole di petto e approfondiamo le sfide che l’automazione può aiutarci a superare.
Inserimento manuale dei dati negli ordini di acquisto e nelle fatture: L’inserimento manuale dei dati è un’attività che richiede molto tempo ed è soggetta a errori e che grava sulle operazioni di produzione. I dipendenti devono inserire manualmente i dati degli ordini di acquisto e delle fatture nei vari sistemi, il che può causare errori e ritardi.
Flusso di lavoro inefficiente: I flussi documentali tradizionali spesso prevedono più passaggi e approvazioni, causando colli di bottiglia e rallentando l’intero processo. I documenti possono andare persi o subire ritardi, causando inefficienze e un aumento dei costi operativi.
Conformità ai regolamenti e agli standard di produzione: Le aziende manifatturiere devono rispettare numerosi regolamenti e standard. Assicurarsi che tutti i documenti soddisfino questi requisiti può essere impegnativo e richiede molto tempo se gestito manualmente.
Protezione dei dati sensibili: Le aziende manifatturiere gestiscono informazioni sensibili, come piani di produzione proprietari e proprietà intellettuale. Proteggere questi dati è fondamentale e i processi manuali aumentano il rischio di violazione dei dati.
Visibilità in tempo reale dei processi: Senza sistemi automatizzati, è difficile ottenere visibilità in tempo reale sullo stato dei vari documenti e processi. Questa mancanza di trasparenza può ostacolare il processo decisionale e rallentare le operazioni.
Costi operativi elevati: L’elaborazione manuale dei documenti è costosa. I costi associati alla manodopera, agli errori e alle inefficienze possono accumularsi, incidendo in modo significativo sui profitti dell’azienda.
Barriere linguistiche nelle operazioni globali: Le operazioni di produzione globale spesso coinvolgono più lingue. Gestire manualmente i documenti in diverse lingue può portare a errori di comunicazione.
Gestione dei dati non strutturati: Le aziende manifatturiere hanno a che fare con una grande quantità di dati non strutturati, come e-mail, PDF e appunti scritti a mano. L’elaborazione manuale di questi dati è impegnativa e richiede molto tempo.
Gestione di diversi formati di documenti: Le operazioni di produzione prevedono diversi formati di documenti, tra cui fatture, ordini di acquisto, distinte base e altro ancora. L’elaborazione manuale di questi diversi formati può essere inefficiente e soggetta a errori.
Integrazione con sistemi ERP e altri sistemi specifici del settore: L’integrazione di documenti elaborati manualmente con sistemi ERP e altri sistemi specifici del settore può portare a problemi significativi come discrepanze di dati, ritardi nell’elaborazione delle informazioni, maggiori rischi di errori dovuti all’intervento umano e interruzioni delle operazioni in corso.
Esempi di utilizzo dell’IDP per la produzione
L’implementazione dell’Intelligent Document Processing in un’azienda manifatturiera può migliorare drasticamente diversi aspetti dell’attività.Un’azienda che utilizza l’IDP per l’elaborazione degli ordini di acquisto, ad esempio, può ridurre il tempo dedicato all’inserimento dei dati automatizzando l’estrazione e la convalida dei dettagli dell’ordine. Ciò consente di evadere gli ordini più rapidamente e di ridurre gli errori.
Allo stesso modo, l’IDP nel settore manifatturiero può semplificare l’elaborazione delle fatture, estraendo automaticamente i dati e effettuando un confronto con gli ordini di acquisto. Questo permette di ridurre il carico di lavoro del reparto contabilità e di garantire un’elaborazione rapida e accurata delle fatture.
L’elaborazione intelligente dei documenti può anche migliorare la conformità, garantendo che tutti i documenti siano conformi agli standard normativi. La soluzione IDP automatizza il processo di revisione e approvazione, aiutando le aziende a evitare costosi problemi di conformità e a mantenere elevati standard di qualità e sicurezza.
Automatizzare i documenti di produzione chiave con IDP
L’automazione dei principali documenti di produzione con l’Intelligent Document Processing può portare a miglioramenti significativi in termini di efficienza e precisione. Ad esempio, l’IDP può automatizzare l’estrazione dei dati dalle distinte base (BOM), assicurando che tutti i componenti siano contabilizzati e riducendo il rischio di ritardi nella produzione.
Allo stesso modo, nel settore manifatturiero IDP può automatizzare l’elaborazione delle procedure operative standard (SOP), garantendo che tutti i dipendenti abbiano accesso alle procedure più recenti e riducendo il rischio di errori. Automatizzando la distribuzione e la tracciabilità delle SOP, IDP può aiutare le aziende a mantenere elevati standard di qualità e sicurezza.
La soluzione IDP può anche automatizzare l’elaborazione dei rapporti di produzione, garantendo che tutti i dati siano accurati e aggiornati. In questo modo le aziende possono ottenere una visibilità in tempo reale sulle proprie attività e prendere decisioni informate basate su dati precisi.
Migliori prestazioni KPI con l’elaborazione intelligente dei documenti
L’implementazione dell’IDP in un’azienda manifatturiera può portare a miglioramenti significativi negli indicatori di performance chiave di varie operazioni. Ad esempio, le aziende possono ridurre il costo del venduto (COGS) automatizzando l’estrazione e l’elaborazione dei dati, con conseguente riduzione dei costi operativi e miglioramento dei margini di profitto.
L’elaborazione intelligente dei documenti può anche aiutare le aziende a ottenere un maggiore ritorno sull’investimento (ROI) dalla spesa IT, ottimizzando i flussi di lavoro e riducendo la necessità di lavoro manuale. Automatizzando l’estrazione e l’elaborazione dei dati, le aziende possono ottenere un ROI più elevato e migliorare la propria efficienza complessiva.
Allo stesso modo, l’IDP nel settore manifatturiero può aiutare le aziende ad aumentare il fatturato automatizzando l’elaborazione degli ordini e delle proposte di vendita. Questo porta a tempi di risposta più rapidi e a una maggiore soddisfazione dei clienti, con un conseguente aumento delle vendite.
IDP può anche aiutare le aziende a ridurre i costi delle materie prime (RMC) automatizzando l’estrazione e l’elaborazione dei dati dai rapporti di inventario e di produzione. In questo modo le aziende possono disporre di informazioni precise e aggiornate sui livelli di inventario, riducendo il rischio di sovraccarichi o di scorte e riducendo i costi delle materie prime.
Graip.AI: la piattaforma IDP definitiva per il settore manifatturiero
Graip.AI è una piattaforma di elaborazione intelligente dei documenti progettata per automatizzare e semplificare le operazioni delle aziende. Senza bisogno di modelli, questo software elimina gli errori umani e le noiose pratiche burocratiche, gestendo rapidamente 141 tipi di documenti ed elaborando ogni pagina in soli 0,8 secondi.
Questa piattaforma IDP avanzata e guidata dall’intelligenza artificiale trasforma il modo in cui le aziende gestiscono le attività ripetitive, offrendo una soluzione versatile che si adatta alle aziende manifatturiere di qualsiasi dimensione. La piattaforma automatizza i flussi di lavoro che tradizionalmente richiedono uno sforzo manuale, rendendo le operazioni più veloci e precise.
Graip.AI è particolarmente importante per il settore manifatturiero perché eccelle nella gestione di documenti specifici del settore, come distinte base (BOM), procedure operative standard (SOP), documenti sui requisiti di prodotto (PRD) e distinte di produzione (MBP). Grazie alla comprovata percentuale di riconoscimento del 100%, Graip.AI migliora l’elaborazione di questi documenti critici. Privo di modelli e di errori umani, Graip.AI elimina la noiosa documentazione cartacea e garantisce un’elaborazione accurata ed efficiente di tutti i dati.
Perché scegliere Graip.AI?
- Gestione dei documenti: Graip.AI mappa i dati con il tuo CRM e altri sistemi backend in base alle tue esigenze aziendali, collegando i dati estratti con fonti di dati esterne per fornire approfondimenti in tempo reale.
- Il più alto tasso di riconoscimento: Graip.AI vanta il più alto tasso di riconoscimento sul mercato, garantendo il 100% di conformità dei dati con livelli di servizio superiori al 99,5%.
- Apprendimento automatico: Graip.AI utilizza la potenza dell’apprendimento automatico per ottenere precisione ed efficienza superiori. Gli algoritmi di apprendimento automatico imparano e si adattano continuamente, consentendo alla soluzione di evolversi insieme alla crescita e ai cambiamenti della tua azienda.
- Integrazione rapida: Graip.AI si integra in una settimana con la sua soluzione low-code, offrendo un ROI superiore al 300%.
- Elaborazione Swift senza errori: Graip.AI raggiunge lo 0% di errori umani, elaborando ogni pagina in soli 0,8 secondi.
Vantaggi dell’elaborazione intelligente dei documenti per la produzione
Ora che abbiamo visto cosa possono fare le piattaforme IDP per le aziende manifatturiere, esaminiamo i vantaggi specifici offerti da Graip.AI. Questa piattaforma trasforma l’elaborazione dei documenti nel settore manifatturiero grazie alle sue caratteristiche all’avanguardia. Ecco come la piattaforma potenzia le operazioni nei vari reparti:
Automazione del lavoro manuale: Graip.AI automatizza l’estrazione dei dati da documenti di produzione critici come ordini di acquisto, fatture, distinte base e altri documenti, riducendo significativamente il tempo, le risorse e i rischi di errore associati all’inserimento manuale dei dati. Gli algoritmi avanzati di Graip.AI garantiscono un’estrazione accurata dei dati, snellendo il processo di approvvigionamento e riducendo il rischio di ritardi dovuti a errori nei dati.
Riduzione dei costi: La piattaforma Graip.AI riduce in modo significativo i costi di elaborazione dei documenti per l’industria manifatturiera, automatizzando l’estrazione dei dati dai documenti di produzione e ottimizzando i flussi di lavoro, con conseguenti risparmi e margini di profitto migliori. L’automazione guidata dall’intelligenza artificiale della soluzione riduce i costi del lavoro manuale e aumenta l’efficienza operativa.
Flussi di lavoro semplificati: Graip.AI semplifica i flussi di lavoro operativi automatizzando l’instradamento dei documenti, le approvazioni e i processi di collaborazione. Questo accelera le attività operative, migliora la comunicazione e il coordinamento tra i team e aumenta l’efficienza generale del flusso di lavoro.
Protezione dei dati sensibili: Graip.AI offre funzioni di sicurezza avanzate, come la crittografia e il controllo degli accessi da parte degli utenti, per garantire che i dati di produzione sensibili, come i piani di produzione e la proprietà intellettuale, siano protetti da accessi non autorizzati. La piattaforma aderisce a rigorosi standard di settore per la sicurezza dei dati.
Integrazione con sistemi ERP e altri sistemi specifici del settore: Graip.AI si integra perfettamente con i principali sistemi ERP e altri sistemi software utilizzati nell’industria manifatturiera tramite API, facilitando il trasferimento dei dati tra i sistemi e rendendo più snello il flusso di lavoro. La facile integrazione di Graip.AI con l’infrastruttura esistente ti permette di migliorare i processi produttivi senza interrompere le operazioni attuali, aumentando l’efficienza e la produttività dell’intera rete produttiva.
Accelerazione della chiusura delle trattative: Graip.AI automatizza l’estrazione dei dati dagli ordini di vendita e la loro convalida, riducendo il tempo necessario per elaborare i documenti di vendita e accelerando il processo di chiusura delle trattative. Questo permette ai team di vendita di rispondere rapidamente alle richieste dei clienti, prendere decisioni più rapidamente e chiudere le trattative in modo più efficiente.
Personalizzazione delle proposte: Graip.AI consente di personalizzare le proposte popolando automaticamente i modelli con le informazioni rilevanti sui clienti e sui prodotti. In questo modo si risparmia tempo, si garantisce la coerenza del marchio e si possono realizzare proposte personalizzate e su misura.
Accelerazione dell’onboarding dei fornitori: Graip.AI automatizza l’estrazione e l’elaborazione dei documenti dei fornitori, come contratti e certificazioni, semplificando il processo di onboarding. Questo riduce il lavoro manuale, garantisce la conformità e accelera il processo di qualificazione dei fornitori.
Conclusioni
L’automazione dei processi con IDP per il settore manifatturiero porta armonia nella tua linea di produzione e nelle interazioni con i partner, trasformando le attività pesanti dal punto di vista documentale in flussi di lavoro fluidi ed efficienti. Abbattendo i costi, riducendo gli errori e liberando il tuo team per innovare e crescere, le tecnologie di automazione garantiscono che il lavoro manuale e soggetto a errori diventi un ricordo del passato. Quando aprirai la strada alla trasformazione digitale della tua azienda e abbraccerai la potenza di strumenti come Graip.AI, sarai destinato a vedere le tue attività produttive diventare un punto di riferimento per l’efficienza e l’innovazione del settore.