Si vous êtes responsable d’une entreprise manufacturière, les mauvais jours, vous pouvez avoir l’impression qu’il serait plus facile de construire un château de cartes sur du sable que de faire en sorte que tout se passe bien dans l’atelier de production. Mais les bons jours, vous vous rendez compte que plus vous automatisez de processus, plus vous mettez de l’ordre dans votre chaîne de production et dans vos relations avec vos partenaires. Compte tenu de l’énorme quantité de documents que votre entreprise traite quotidiennement, vous avez besoin d’une solution d’automatisation des documents pour que le chaos se transforme en ordre.
Aujourd’hui, nous allons explorer les dernières solutions de traitement intelligent des documents (IDP) sur le marché, leur fonctionnement, la facilité avec laquelle elles peuvent s’intégrer à vos systèmes existants et les avantages tangibles qu’elles peuvent apporter à vos opérations de fabrication.
Traitement traditionnel des documents dans l’industrie manufacturière
Il existe de nombreuses opérations au sein d’une entreprise qui peuvent créer des ralentissements si elles sont effectuées manuellement. Regardons-les directement et comprenons mieux les défis que l’automatisation peut nous aider à relever.
Saisie manuelle des données dans les bons de commande et les factures : La saisie manuelle des données est une tâche fastidieuse et sujette aux erreurs qui pèse sur les opérations de fabrication. Les employés doivent saisir manuellement les données des bons de commande et des factures dans divers systèmes, ce qui peut entraîner des erreurs et des retards.
Flux de documents inefficaces : Les flux de documents traditionnels comportent souvent plusieurs étapes et approbations, ce qui provoque des goulets d’étranglement et ralentit le processus global. Les documents peuvent se perdre ou être retardés, ce qui entraîne des inefficacités et une augmentation des coûts opérationnels.
Respect des réglementations et des normes de fabrication : Les entreprises de fabrication doivent se conformer à de nombreuses réglementations et normes. S’assurer que tous les documents répondent à ces exigences peut s’avérer difficile et fastidieux lorsqu’ils sont traités manuellement.
Protéger les données sensibles : Les entreprises manufacturières traitent des informations sensibles, telles que des plans de production exclusifs et des éléments de propriété intellectuelle. La protection de ces données est cruciale, mais les processus manuels augmentent le risque de violation des données.
Visibilité en temps réel des processus : Sans systèmes automatisés, il est difficile d’avoir une visibilité en temps réel sur l’état des différents documents et processus. Ce manque de transparence peut entraver la prise de décision et ralentir les opérations.
Coûts opérationnels élevés : Le traitement manuel des documents est coûteux. Les coûts associés à la main-d’œuvre, aux erreurs et à l’inefficacité peuvent s’accumuler et avoir un impact significatif sur les résultats de l’entreprise.
Les barrières linguistiques dans les opérations mondiales : Les opérations de fabrication à l’échelle mondiale impliquent souvent plusieurs langues. Le traitement manuel de documents dans différentes langues peut entraîner des problèmes de communication et des erreurs.
Gestion des données non structurées : Les entreprises manufacturières traitent un volume important de données non structurées, telles que des courriers électroniques, des fichiers PDF ou encore des notes manuscrites. Le traitement manuel de ces données est difficile et prend du temps.
Gestion de divers formats de documents : Les opérations de fabrication impliquent différents formats de documents, notamment des factures, des bons de commande, des nomenclatures, etc. Le traitement manuel de ces différents formats peut s’avérer inefficace et source d’erreurs.
Intégration avec les systèmes ERP et autres systèmes sectoriels : L’intégration de documents traités manuellement dans des systèmes ERP et d’autres systèmes sectoriels peut entraîner des problèmes importants tels que des divergences de données, des retards dans le traitement des informations, des risques accrus d’erreurs dues à l’intervention humaine et des perturbations dans les opérations en cours.
Exemples d’utilisation de l’IDP pour la fabrication
La mise en œuvre du traitement intelligent des documents dans une entreprise manufacturière peut améliorer considérablement divers aspects des opérations. Par exemple, une entreprise qui utilise l’IDP pour traiter les bons de commande peut réduire le temps consacré à la saisie des données en automatisant l’extraction et la validation des détails d’une commande. Cela permet d’accélérer l’exécution des commandes et de réduire le nombre d’erreurs.
De même, l’IDP dans l’industrie manufacturière peut rationaliser le traitement des factures en extrayant automatiquement leurs données et en les faisant correspondre aux bons de commande. Cela réduit la charge de travail du service des comptes fournisseurs et garantit un traitement rapide et précis des factures.
Le traitement intelligent des documents peut également améliorer la conformité en garantissant que tous les documents respectent les normes réglementaires. En automatisant le processus de révision et d’approbation, une solution IDP peut aider les entreprises à éviter des problèmes de conformité coûteux et à maintenir des normes élevées de qualité et de sécurité.
Automatisation des documents de production clés avec IDP
L’automatisation des documents de production clés à l’aide du traitement intelligent des documents peut entraîner des améliorations significatives en termes d’efficacité et de précision. Par exemple, l’IDP peut automatiser l’extraction des données des nomenclatures, garantissant ainsi que tous les composants sont pris en compte et réduisant le risque de retards de production.
De même, dans le secteur de la fabrication, l’IDP peut automatiser le traitement des procédures opérationnelles standard (POS), garantissant ainsi que tous les employés ont accès aux procédures les plus récentes et réduisant le risque d’erreurs. En automatisant la distribution et le suivi des modes opératoires normalisés, l’IDP peut aider les entreprises à maintenir des normes élevées de qualité et de sécurité.
Une solution IDP peut également automatiser le traitement des rapports de production, en veillant à ce que toutes les données soient exactes et à jour. Cela peut aider les entreprises à obtenir une visibilité en temps réel de leurs opérations et à prendre des décisions éclairées sur la base de données précises.
Meilleures performances en matière d’indicateurs de performance clés grâce au traitement intelligent des documents
La mise en œuvre de l’IDP dans une entreprise manufacturière peut conduire à des améliorations significatives des indicateurs de performance clés dans diverses opérations. Par exemple, les entreprises peuvent réduire le coût des marchandises vendues (COGS) en automatisant l’extraction et le traitement des données, ce qui permet de réduire les coûts opérationnels et d’améliorer les marges bénéficiaires.
Le traitement intelligent de documents peut également aider les entreprises à augmenter leur retour sur investissement (ROI) dans les dépenses informatiques en rationalisant les flux de travail et en réduisant le besoin de travail manuel. En automatisant l’extraction et le traitement des données, les entreprises peuvent obtenir un meilleur retour sur investissement et améliorer leur efficacité globale.
De même, l’IDP dans l’industrie manufacturière peut aider les entreprises à augmenter leur chiffre d’affaires en automatisant le traitement des commandes et des propositions. Cela permet d’accélérer les temps de réponse et d’améliorer la satisfaction des clients, ce qui se traduit en fin de compte par une augmentation des ventes.
L’IDP peut également aider les entreprises à réduire le coût des matières premières en automatisant l’extraction et le traitement des données des rapports d’inventaire et de production. Les entreprises disposent ainsi d’informations précises et actualisées sur leurs niveaux de stocks, ce qui réduit le risque de surstockage ou de rupture de stock et permet de diminuer le coût des matières premières.
Graip.AI : la plateforme IDP ultime pour la fabrication
Graip.AI est une plateforme de traitement intelligent des documents conçue pour automatiser et rationaliser les opérations des entreprises. Ne nécessitant aucun modèle, ce logiciel élimine les erreurs humaines et la paperasserie fastidieuse, en traitant rapidement 141 types de documents et en traitant chaque page en seulement 0,8 seconde.
Cette plateforme IDP avancée pilotée par l’IA transforme la façon dont les entreprises gèrent les tâches répétitives, offrant une solution polyvalente qui convient aux entreprises manufacturières de toute taille en automatisant les flux de travail qui nécessitent traditionnellement un effort manuel, ce qui rend les opérations plus rapides et plus précises.
Graip.AI est particulièrement important pour l’industrie manufacturière, car il excelle dans le traitement des documents spécifiques à l’industrie tels que les nomenclatures, les procédures opératoires normalisées (POS), les documents relatifs aux exigences des produits (PRD) et les nomenclatures de processus de fabrication (MBP). Grâce à son taux de reconnaissance de 100 %, Graip.AI améliore le traitement de ces documents critiques. Sans modèle et sans erreur humaine, Graip.AI élimine la paperasserie fastidieuse et garantit que toutes les données sont exactes et traitées efficacement.
Pourquoi choisir Graip.AI ?
- Traitement des documents : Graip.AI met en correspondance les données avec votre CRM et d’autres systèmes backend en fonction de vos exigences commerciales, en reliant les données extraites à des sources de données externes pour fournir des informations en temps réel.
- Taux de reconnaissance le plus élevé : Graip.AI se targue d’avoir le taux de reconnaissance le plus élevé du marché, garantissant une conformité des données à 100 % avec des niveaux de service supérieurs à 99,5 %.
- Apprentissage automatique : Graip.AI utilise la puissance de l’apprentissage automatique pour une précision et une efficacité supérieures. Les algorithmes d’apprentissage automatique apprennent et s’adaptent en permanence, ce qui permet à la solution d’évoluer en même temps que la croissance et les changements de votre entreprise.
- Intégration rapide : Graip.AI s’intègre en une semaine avec sa solution à code bas, offrant un retour sur investissement de plus de 300 %.
- Traitement rapide sans erreur : Graip.AI atteint 0 % d’erreur humaine, traitant chaque page en seulement 0,8 seconde.
Avantages du traitement intelligent des documents pour l’industrie manufacturière
Maintenant que nous avons vu ce que les plateformes IDP peuvent apporter aux entreprises manufacturières, examinons les avantages spécifiques offerts par Graip.AI. Cette plateforme transforme le traitement des documents dans l’industrie manufacturière grâce à ses fonctionnalités de pointe. Voici comment elle stimule les opérations dans les différents services :
Automatisation du travail manuel : Graip.AI automatise l’extraction de données à partir de documents de fabrication critiques tels que les bons de commande, les factures, les nomenclatures et autres, ce qui réduit considérablement le temps, les ressources et les risques d’erreur associés à la saisie manuelle des données. Les algorithmes avancés de Graip.AI garantissent une extraction précise des données, rationalisant ainsi le processus d’approvisionnement et réduisant le risque de retards dus à des erreurs de données.
Réduction des coûts : La plateforme Graip.AI réduit considérablement les coûts de traitement des documents pour l’industrie manufacturière en automatisant l’extraction des données à partir des documents de fabrication et en rationalisant les flux de travail, ce qui permet de réaliser des économies et d’améliorer les marges bénéficiaires. L’automatisation pilotée par l’IA de cet outil réduit les coûts de main-d’œuvre manuelle et augmente l’efficacité opérationnelle.
Des flux de travail rationalisés : Graip.AI rationalise les flux de travail opérationnels en automatisant l’acheminement des documents, les approbations et les processus de collaboration. Cela permet d’accélérer les tâches opérationnelles, d’améliorer la communication et la coordination entre les équipes et de renforcer l’efficacité globale du flux de travail.
Protection des données sensibles : Graip.AI offre des fonctions de sécurité avancées, telles que le chiffrement et les contrôles d’accès des utilisateurs, garantissant que les données de fabrication sensibles, telles que les plans de production et la propriété intellectuelle, sont protégées contre tout accès non autorisé. La plateforme adhère à des normes industrielles strictes en matière de sécurité des données.
Intégration avec les systèmes ERP et autres systèmes spécifiques à l’industrie : Graip.AI s’intègre de manière transparente aux principaux systèmes ERP et autres systèmes logiciels utilisés dans l’industrie manufacturière via une API, facilitant le transfert de données entre les systèmes et un flux de travail plus rationalisé. L’intégration aisée de Graip.AI à votre infrastructure existante vous permet d’améliorer vos processus de fabrication sans perturber vos opérations actuelles, en améliorant l’efficacité et la productivité dans l’ensemble de votre réseau de production.
Accélération des affaires conclues: Graip.AI accélère le processus de conclusion des affaires en automatisant l’extraction des données des bons de commande et leur validation, réduisant ainsi le temps nécessaire au traitement des documents de vente. Les équipes de vente peuvent ainsi répondre rapidement aux demandes des clients, prendre des décisions plus rapides et conclure des affaires plus efficacement.
Personnalisation des propositions : Graip.AI permet de personnaliser les propositions en remplissant automatiquement les modèles avec des informations pertinentes sur les clients et les produits. Cela permet de gagner du temps, de garantir la cohérence de l’image de marque et d’élaborer des propositions personnalisées et sur mesure.
Accélération de l’intégration des fournisseurs : Graip.AI automatise l’extraction et le traitement des documents des fournisseurs, tels que les contrats et les certifications, ce qui simplifie le processus d’onboarding. Cela réduit les efforts manuels, garantit la conformité et accélère le processus de qualification des fournisseurs.
Conclusion
L’automatisation des processus avec l’IDP pour la fabrication apporte de l’harmonie à votre chaîne de production et aux interactions avec vos partenaires, en transformant les tâches lourdes dans certains documents en flux de travail fluides et efficaces. En réduisant les coûts, en diminuant les erreurs et en libérant votre équipe pour qu’elle innove et se développe, les technologies d’automatisation font en sorte que le travail manuel et sujet aux erreurs appartienne au passé. Une fois que vous aurez ouvert la voie à la transformation numérique dans votre entreprise et que vous aurez adopté la puissance d’outils tels que Graip.AI, vous verrez vos opérations de fabrication devenir une référence en matière d’efficacité et d’innovation dans l’industrie.