Si estás al frente de una empresa de manufactura, en los días malos podría parecerte que construir un castillo de naipes sobre la arena es más fácil que conseguir que todo funcione a la perfección en la planta de producción. Pero en los días buenos, te das cuenta de que cuantos más procesos automatices, más orden aportarás a tu cadena de producción y a tus relaciones comerciales. Dada la masiva cantidad de documentación que manejas a diario, necesitas una solución de automatización de documentos para convertir el caos en orden.
Hoy exploraremos las últimas soluciones de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) del mercado, cómo funcionan, con qué facilidad pueden integrarse en tus sistemas actuales y las ventajas tangibles que pueden aportar a tus operaciones de fabricación.
Procesamiento tradicional de documentos en la manufactura
Muchas operaciones de una empresa se ralentizan si se hacen de forma manual. Afrontémoslas y profundicemos en los retos que la automatización puede ayudarnos a superar.
Introducción manual de datos en pedidos y facturas: La introducción manual de datos es una tarea que requiere mucho tiempo y es propensa a errores, lo que supone una carga para las operaciones de manufactura. Los empleados deben introducir manualmente los datos de los pedidos de compra y las facturas en varios sistemas, lo que puede provocar errores y retrasos.
Flujo de trabajo documental ineficaz: Los flujos de trabajo documentales tradicionales suelen implicar múltiples pasos y aprobaciones, lo que provoca cuellos de botella y ralentiza el proceso general. Los documentos pueden perderse o retrasarse, lo que provoca ineficiencias y mayores costes operativos.
Cumplimiento de los reglamentos y normas de fabricación: Las empresas de manufactura deben cumplir numerosos reglamentos y normas. Garantizar que todos los documentos cumplan estos requisitos puede ser un reto y llevar mucho tiempo si se hace manualmente.
Proteger los datos sensibles: Las empresas manufactureras manejan información sensible, como planes de producción patentados y propiedad intelectual. Proteger estos datos es crucial, y los procesos manuales aumentan el riesgo de filtración de datos.
Visibilidad en tiempo real de los procesos: Sin sistemas automatizados, es difícil obtener visibilidad en tiempo real del estado de diversos documentos y procesos. Esta falta de transparencia puede obstaculizar la toma de decisiones y ralentizar las operaciones.
Costes operativos elevados: El procesamiento manual de documentos es costoso. Los costes asociados a la mano de obra, los errores y las ineficiencias pueden acumularse, afectando significativamente las ganancias de la empresa.
Barreras lingüísticas en las operaciones globales: Las operaciones de manufactura globales suelen implicar varios idiomas. Manipular manualmente documentos en varios idiomas puede dar lugar a fallos de comunicación y errores.
Gestión de datos no estructurados: Las empresas manufactureras manejan un gran volumen de datos no estructurados, como correos electrónicos, archivos PDF y notas manuscritas. Procesar estos datos manualmente es un reto y lleva mucho tiempo.
Gestión de diversos formatos de documentos: Las operaciones de manufactura implican diversos formatos de documentos, como facturas, órdenes de compra, listas de materiales, etc. Procesar manualmente estos diversos formatos puede ser ineficaz y propenso a errores.
Integración con sistemas ERP y otros sistemas específicos del sector: La integración de documentos procesados manualmente con sistemas ERP y otros sistemas específicos del sector puede dar lugar a problemas importantes, como discrepancias en los datos, retrasos en el procesamiento de la información, mayores riesgos de errores debidos a la intervención humana e interrupciones de las operaciones actuales.
Ejemplos de uso del IDP para la manufactura
Implementar el Procesamiento Inteligente de Documentos en una empresa manufacturera puede mejorar drásticamente varios aspectos de su operación. Por ejemplo, una empresa que utilice IDP para procesar órdenes de compra puede reducir el tiempo dedicado a la introducción de datos automatizando la extracción y validación de los detalles del pedido. Esto conduce al cumplimiento más rápido de los pedidos y a menos errores.
Del mismo modo, el IDP en la fabricación puede agilizar el procesamiento de facturas al extraer automáticamente los datos de estas y cotejarlos con los pedidos de compra. Esto reduce la carga de trabajo del departamento de Cuentas por Pagar y garantiza que las facturas se procesen con rapidez y precisión.
El Procesamiento Inteligente de Documentos también puede mejorar el cumplimiento, ya que garantiza que todos los documentos cumplan con las normas reglamentarias. Al automatizar el proceso de revisión y aprobación, la solución de IDP puede ayudar a las empresas a evitar costosos problemas de cumplimiento y mantener unos niveles de calidad y seguridad elevados.
Automatizar los documentos clave de producción con el IDP
La automatización de los documentos importantes de producción mediante el Procesamiento Inteligente de Documentos puede suponer mejoras significativas en eficiencia y precisión. Por ejemplo, el IDP puede automatizar la extracción de datos de las listas de materiales (BOM), garantizando que se contabilicen todos los componentes y reduciendo el riesgo de retrasos en la producción.
Del mismo modo, el IDP en la manufactura puede automatizar el procesamiento de los procedimientos normalizados de trabajo (PNT), garantizando que todos los empleados tengan acceso a los procedimientos más recientes y reduciendo el riesgo de errores. Al automatizar la distribución y el seguimiento de los PNT, el IDP puede ayudar a las empresas a mantener altos niveles de calidad y seguridad.
La solución de IDP también puede automatizar el procesamiento de los informes de producción, lo que garantiza que todos los datos sean precisos y estén actualizados. Esto puede ayudar a las empresas a obtener visibilidad en tiempo real de sus operaciones y a tomar decisiones fundamentadas en datos precisos.
Mejor rendimiento de los KPI con el Procesamiento Inteligente de Documentos
La implementación del IDP en una empresa de fabricación puede dar lugar a mejoras significativas en los indicadores clave de rendimiento de diversas operaciones. Por ejemplo, las empresas pueden reducir el coste de las mercancías vendidas (COGS) automatizando la extracción y el procesamiento de datos, lo que reduce los costes operativos y mejora los márgenes de beneficio.
El Procesamiento Inteligente de Documentos también puede ayudar a las empresas a aumentar el retorno sobre la inversión (RSI) en gastos de TI, agilizando los flujos de trabajo y reduciendo la necesidad de trabajo manual. Al automatizar la extracción y el procesamiento de datos, las empresas pueden conseguir un mayor RSI y mejorar la eficiencia general.
Del mismo modo, el IDP en el proceso de fabricación puede ayudar a las empresas a aumentar sus ingresos por ventas al automatizar el procesamiento de pedidos y propuestas de venta. Esto permite reducir los tiempos de respuesta y aumentar la satisfacción del cliente, lo que a su vez impulsa el aumento de las ventas.
El IDP también puede ayudar a las empresas a reducir el coste de las materias primas (RMC) automatizando la extracción y el procesamiento de datos de los informes de inventario y producción. De este modo, se garantiza que las empresas dispongan de información precisa y actualizada sobre sus niveles de inventario, lo que reduce el riesgo de tener existencias excesivas o roturas en las mismas y permite disminuir los costes de las materias primas.
Graip.AI: La plataforma de IDP definitiva para la manufactura
Graip.AI es una Plataforma de Procesamiento Inteligente de Documentos diseñada para automatizar y agilizar las operaciones de las empresas. Sin necesidad de plantillas, este software elimina los errores humanos y el tedioso papeleo, gestionando rápidamente 141 tipos de archivos de documentos y procesando cada página en solo 0,8 segundos.
Esta avanzada plataforma de IDP impulsada por IA transforma la manera como las empresas gestionan las tareas repetitivas, ofreciendo una solución versátil que se adapta a empresas de fabricación de cualquier tamaño mediante la automatización de flujos de trabajo que tradicionalmente requieren un esfuerzo manual, haciendo que las operaciones sean más rápidas y precisas.
Graip.AI es especialmente importante para la manufactura, ya que destaca en el procesamiento de documentos específicos del sector, como listas de materiales (BOM), procedimientos operativos estándar (SOP), documentos de requisitos del producto (PRD) y listas de procesos de fabricación (MBP). Con una tasa de reconocimiento del 100 % avalada por su IA, Graip.AI acelera el procesamiento de estos documentos críticos. Al eliminar el aburrido papeleo y garantizar que todos los datos sean precisos y se procesen con eficacia, Graip.AI elimina la necesidad de utilizar plantillas y de cometer errores humanos.
¿Por qué elegir Graip.AI?
- Gestión de documentos: Graip.AI mapea los datos con tu CRM y otros sistemas backend de acuerdo a tus requisitos empresariales, vinculando los datos extraídos con fuentes de datos externas para proporcionar información en tiempo real.
- La tasa de reconocimiento más alta: Graip.AI cuenta con la tasa de reconocimiento más alta del mercado, garantizando un 100 % de conformidad de datos con niveles de servicio superiores al 99,5 %.
- Aprendizaje automático: Graip.AI utiliza el poder del aprendizaje automático para lograr una precisión y eficacia superiores. Los algoritmos de este tipo de aprendizaje automático aprenden y se adaptan continuamente, por lo que la solución evoluciona junto con el crecimiento y los cambios de tu empresa.
- Integración rápida: Graip.AI se integra en menos de una semana con su solución de bajo código, proporcionando más de un 300 % de retorno sobre la inversión.
- Procesamiento rápido sin errores: Graip.AI consigue un 0 % de errores humanos, procesando cada página en solo 0,8 segundos.
Ventajas del Procesamiento Inteligente de Documentos para la manufactura
Ahora que hemos visto lo que las plataformas de IDP pueden aportar a las empresas de manufactura, examinaremos las ventajas específicas que ofrece Graip.AI. Esta plataforma transforma el procesamiento de documentos en el sector manufacturero gracias a sus funciones de vanguardia. A continuación, se muestra cómo impulsa las operaciones en varios departamentos:
Automatización del trabajo manual: Graip.AI automatiza la extracción de datos de documentos críticos de fabricación, como órdenes de compra, facturas, listas de materiales y otros, y reduce significativamente el tiempo, los recursos y el riesgo de cometer errores al introducir datos manualmente. Los avanzados algoritmos de IA de Graip.AI garantizan una extracción precisa de los datos, agilizan el proceso de adquisición y reducen el riesgo de retrasos debidos a errores en los datos.
Reducción de costes: La plataforma de Graip.AI reduce significativamente los costes de procesamiento de documentos para la industria manufacturera mediante la automatización de la extracción de datos de los documentos de fabricación y la agilización de los flujos de trabajo, lo que se traduce en un ahorro de costes y una mejora de los márgenes de beneficio. La automatización impulsada por IA de la solución reduce los costes de mano de obra y aumenta la eficacia operativa.
Flujos de trabajo agilizados: Graip.AI automatiza el enrutamiento de documentos, las aprobaciones y los procesos de colaboración, lo que agiliza los flujos de trabajo operativos. Esto acelera las tareas, mejora la comunicación y la coordinación entre equipos y aumenta la eficacia general del flujo de trabajo.
Protección de datos sensibles: Graip.AI proporciona funciones de seguridad avanzadas, como la encriptación y los controles de acceso de los usuarios, para garantizar que los datos sensibles relacionados con la fabricación, como los planes de producción y la propiedad intelectual, estén protegidos contra accesos no autorizados. La plataforma cumple las estrictas normas del sector en materia de seguridad de datos.
Integración con sistemas de ERP y otros sistemas específicos del sector: Graip.AI se integra a la perfección con los principales sistemas de ERP y otros sistemas de software utilizados en la industria manufacturera a través de API, lo que facilita la transferencia de datos entre sistemas y un flujo de trabajo más ágil. Al integrarse fácilmente con tu infraestructura existente, Graip.AI te permite mejorar tus procesos de fabricación sin interrumpir tus operaciones actuales, lo que impulsa la eficiencia y la productividad en toda tu red de producción.
Cierre acelerado de tratos comerciales: Graip.AI acelera el proceso de cierre de tratos comerciales automatizando la extracción de datos de las órdenes de venta y su validación, por lo que se reduce el tiempo necesario para procesar los documentos de venta. Esto les permite a los equipos de Ventas responder rápidamente a las peticiones de los clientes, tomar decisiones más rápidamente y cerrar acuerdos de forma más eficiente.
Personalización de propuestas: Graip.AI permite personalizar las propuestas llenando automáticamente las plantillas con información relevante sobre el cliente y el producto. Esto ahorra tiempo, garantiza la coherencia de la marca y permite hacer propuestas personalizadas y a la medida.
Aceleración de la incorporación de proveedores: Graip.AI automatiza la extracción y el procesamiento de documentos de proveedores, como contratos y certificaciones, simplificando el proceso de incorporación. Esto reduce el esfuerzo manual, garantiza el cumplimiento y acelera el proceso de cualificación de proveedores.
Conclusión
La automatización de procesos con IDP para la manufactura aporta armonía a tu línea de producción y a las interacciones con tus socios, transformando las tareas que requieren muchos documentos en flujos de trabajo fluidos y eficientes. Al recortar costes, reducir errores y liberar a tu equipo para que pueda innovar y crecer, las tecnologías de automatización garantizan que el trabajo manual y propenso a errores se convierta en algo del pasado. Cuando prepares el camino para la transformación digital de tu empresa y adoptes el poder de herramientas como Graip.AI, verás cómo tus operaciones de manufactura se convierten en un referente de eficiencia e innovación en el sector.