Wie KI-Agenten die Dokumentenverarbeitung vereinfachen

Heutzutage will niemand mehr wirklich arbeiten. Und es ist leicht zu verstehen, warum. Endlose E-Mails, Anhänge in allen möglichen Formaten und Formulare, die von Hand geprüft werden müssen, lassen selbst den motiviertesten Mitarbeiter zweifeln, ob es überhaupt noch Sinn macht.

Auf der anderen Seite dieser Medaille steht das verführerische Versprechen der KI-Agenten. Sie versprechen eine Welt, in der sich wiederholende, eintönige Aufgaben automatisch erledigt werden und der Mensch nur noch bei Entscheidungen eingreift, die echtes Urteilsvermögen erfordern. Aber ist diese Vision realistisch oder nur ein glänzender Traum?

Es hat sich herausgestellt, dass dies bereits geschieht. KI-Agenten können Rechnungen lesen, Schlüsseldaten aus Verträgen herausziehen, auf Unstimmigkeiten hinweisen und sogar bei Kollegen oder Lieferanten nachhaken, wenn etwas fehlt. Sie werden nicht müde, verlegen keine Dateien und vergessen nicht, die Summen zu überprüfen. Der Mensch überwacht zwar immer noch den Prozess, aber seine Rolle verlagert sich von der Papierflut hin zu Entscheidungen, die tatsächlich menschliche Intelligenz erfordern.

Kernfunktionen von KI-Agenten für die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung

Die Magie der KI-Agenten besteht darin, dass sie mehr tun, als nur Dokumente zu lesen. Sie lesen, sie verstehen, sie handeln und sie verbessern sich mit der Zeit. Graip.AI gliedert die Automatisierung in grundlegende Aufgaben, vorgefertigte KI-Assistenten (Bündel von Agenten für End-to-End-Funktionen) und benutzerdefinierte KI-Agenten. So erhalten Sie praktische KI-Lösungen für dokumentenlastige Prozesse, während der Mensch die Ziele definiert, die jeder Agent erfüllt.

Diese Kernfunktionen stellen die grundlegenden Aufgaben dar, die KI-Agenten ausführen und warum sie wichtig sind:

1. Lesen Sie

Graip.AI Agents sind für die Bearbeitung von Geschäftsdokumenten konzipiert. Sie können PDFs, Word-Dokumente, Excel-Tabellen und sogar E-Mails mit Anhängen innerhalb eines einzigen Workflows verarbeiten und verstehen, wie sie zusammenhängen. Der Agent identifiziert wichtige Informationen in diesen Formaten, extrahiert sie und bereitet sie für den nächsten Schritt vor.

Beispiel: Ein Onboarding-Agent kann zum Beispiel Daten aus einem unterzeichneten PDF-Vertrag, einer angehängten Excel-Preisliste und dem Verhandlungsverlauf aus einer begleitenden E-Mail zusammenführen. Er erfasst automatisch die korrekten Kundendaten, Preisstufen und Sonderkonditionen ohne manuelles Kopieren.

2. Klassifizieren Sie

Die Klassifizierung sorgt dafür, dass jedes Dokument sofort sortiert und an den richtigen Workflow weitergeleitet wird. Der Agent ist in der Lage, verschiedene Dokumente (Rechnungen, Bestellungen, Angebote und Ausschreibungen) automatisch zu identifizieren und an die richtige Stelle weiterzuleiten, sei es die Buchhaltung, der Vertrieb oder die Beschaffung. Er verarbeitet auch komplexe Szenarien wie die Aufteilung einer einzigen Rechnung auf mehrere Kostenstellen (one-to-many) oder die Zusammenfassung mehrerer Formulare für das Onboarding eines neuen Mitarbeiters (many-to-one).

Beispiel: In einem Kreditorenbuchhaltungsprozess mit mehreren Lieferanten kann der KI-Agent unterscheiden, ob es sich bei einer eingehenden PDF-Datei um eine Lieferantenrechnung, eine Gutschrift oder eine Spesenabrechnung handelt, und so sicherstellen, dass sie automatisch an den richtigen Genehmigungs- und Buchhaltungsworkflow weitergeleitet wird.

3. Extrahieren und validieren

Graip.AI-Agenten verwenden proprietäre Modelle für maschinelles Lernen, um Details wie Rechnungsnummern, Lieferantennamen, Einzelposten und Summen zuverlässig zu extrahieren, selbst aus unübersichtlichen oder unkonventionellen Layouts. Die Validierung überprüft diese Informationen und stellt sicher, dass die Zahlen übereinstimmen, dass die Summen übereinstimmen und dass Unstimmigkeiten erkannt werden, bevor sie ein Problem verursachen können.

Beispiel: Bei der Verarbeitung einer Rechnung kann der KI-Agent den Namen des Lieferanten und die Einzelposten unabhängig von der eindeutigen Vorlage des Lieferanten genau ermitteln. Anschließend wird automatisch überprüft, ob die Zwischensumme, die Steuern und die Gesamtsumme mathematisch korrekt sind, und alle Unstimmigkeiten werden zur Überprüfung markiert.

4. Suchen Sie

KI-Agenten können Ihre Dokumentenarchive abfragen, um relevante Datensätze zu finden und komplexe Aufgaben zur Informationsbeschaffung durchzuführen. Sie verstehen den Kontext und können unterstützende Dokumente von mehreren Speicherorten oder Cloud-Apps abrufen, um ein vollständiges Paket zusammenzustellen. Wenn Informationen fehlen, kann der Agent sogar eine höfliche, automatisierte Anfrage an die richtige Person senden und die Datensätze aktualisieren, sobald diese eintreffen.

Beispiel: Eine Abfrage nach “Zeige alle unterzeichneten Verträge aus Q1 2025 für Lieferant X” gibt die genauen Dokumente zurück. Der Agent liefert auch wichtigen Kontext (wie Unterzeichner und Genehmigungen) und fasst die gesamte zugehörige Korrespondenz in einem einzigen, prüfbaren Paket zusammen.

5. Sammeln Sie

Collection automatisiert das Sammeln von Dokumenten aus einer Vielzahl von Quellen, darunter Cloud-Speicher, E-Mails, APIs und Systeme von Drittanbietern. Der Agent stellt die Vollständigkeit sicher, indem er fehlende Elemente identifiziert und proaktiv anfordert.

Beispiel: Der Onboarding-Agent ruft alle erforderlichen Dokumente aus dem E-Mail- und Ordnersystem eines Kunden ab, überprüft, ob alles vorhanden ist, und sendet automatisch eine Anfrage für alle fehlenden Dokumente.

6. Bestätigen Sie

Bei den meisten Prozessen arbeiten die KI-Agenten völlig autonom und liefern die Ergebnisse direkt an die angeschlossenen Systeme. Die Bestätigungsfunktion ist für wichtige Entscheidungen reserviert, bei denen menschliches Urteilsvermögen unverzichtbar ist, z. B. bei Aktionen, die finanzielle Verluste, regulatorische Risiken oder Auswirkungen auf den Ruf haben könnten.

Beispiel: Vor der Buchung einer Rechnung im ERP hält der AP-Agent an und fordert eine Bestätigung des Managers an, wenn der Gesamtwert eine vordefinierte Genehmigungsschwelle überschreitet.

7. Antworten Sie

Agenten schließen den Kreis, indem sie die Ergebnisse direkt in Ihren Arbeitsablauf einfließen lassen. Sie können Benachrichtigungs-E-Mails versenden, detaillierte Berichte erstellen oder Datensätze in verbundenen Systemen wie Ihrem ERP oder CRM aktualisieren.

Beispiel: Nach der Verarbeitung eines Stapels von Rechnungen benachrichtigt der AR Agent das Finanzteam automatisch über ausstehende Zahlungen und erstellt eine visuelle Zusammenfassung der ausstehenden Beträge für die wöchentliche Überprüfung.

8. Ausgabe erstellen / Transformieren

Um die Kompatibilität mit allen nachgelagerten Prozessen zu gewährleisten, können die Agenten die extrahierten Daten in eine Vielzahl von Standardformaten umwandeln und strukturieren.

Beispiel: Extrahierte Vertragsdaten können sofort als saubere CSV-Datei für eine Tabellenkalkulation, als formatierter Excel-Bericht für Interessengruppen oder als JSON/XML exportiert werden, um sie in eine andere Geschäftsanwendung einzuspeisen.

9. Abgleichen / Vergleichen

Agenten führen kritische Überprüfungen durch, indem sie mehrere Datenquellen vergleichen, um Diskrepanzen, Inkonsistenzen oder Fehler zu erkennen. Sie helfen bei der Lösung von Problemen, indem sie Lösungen vorschlagen und das Ergebnis verfolgen.

Beispiel: Ein Finanzcontroller-Agent stellt automatisch Abweichungen zwischen Bestellungen und erhaltenen Rechnungen fest, verfasst E-Mails zur Klärung an die Lieferanten und verfolgt die Antworten, um Korrekturmaßnahmen vorzuschlagen.

Graip.AI-Agenten: Typen und Funktionen

Graip.AI bietet ein Ökosystem von über 50 intelligenten Agenten, die für die Automatisierung von dokumentenlastigen Prozessen in verschiedenen Branchen und Abteilungen entwickelt wurden. Um eine schnelle und skalierbare Implementierung zu ermöglichen, sind diese Agenten in drei Lösungstypen gruppiert, die die Automatisierung jeweils aus einer anderen Perspektive angehen.

Industrie-Pakete

Vorkonfigurierte Sammlung von KI-Agenten, die auf branchenspezifische Herausforderungen und Vorschriften zugeschnitten sind. Jedes Paket enthält Agenten, die sich mit den Arbeitsabläufen, Compliance-Standards und der Terminologie Ihrer Branche auskennen – von der Bearbeitung von Ansprüchen im Gesundheitswesen bis hin zu Lieferketten in der Fertigung. Sie ermöglichen Ihnen eine schnellere Bereitstellung von Lösungen, die auf bewährten Anwendungsfällen und Best Practices der Branche basieren.

Abteilung Packs

Gezieltes Set von KI-Agenten zur Unterstützung von Finanz-, Vertriebs-, Rechts- und Beschaffungsteams. Jedes Paket konzentriert sich auf die täglichen Arbeitsabläufe und wiederkehrenden Probleme einer bestimmten Geschäftsfunktion und hilft den Teams bei der Automatisierung der routinemäßigen Bearbeitung von Dokumenten, Genehmigungen und Berichten, wobei die Prozesse im gesamten Unternehmen konsistent bleiben.

Prozess-Pakete

Durchgängiges KI-Agenten-Ökosystem für komplexe, abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe. Process Packs wie Accounts Payable, Quote-to-Cash und Compliance & Contract Management verbinden jeden Schritt des Prozesses, vom Dokumenteneingang bis zur endgültigen Genehmigung, und gewährleisten so eine transparente und genaue Ausführung.

Jedes Paket kann mit zwei Arten von Graip.AI-Agenten implementiert werden: vorgefertigte und benutzerdefinierte Agenten. Vorgefertigte Agenten sind sofort einsatzbereit und lassen sich leicht an Ihre Regeln und Datenstrukturen anpassen, während benutzerdefinierte Agenten zusammen mit Ihrem Team für einzigartige oder hochspezialisierte Arbeitsabläufe entwickelt werden. In beiden Fällen richtet sich Ihre Automatisierung nach Ihrem Geschäft und nicht umgekehrt.

Ansatz für die Implementierung: Schrittweise Skalierung von KI-Agenten

Um eine reibungslose und erfolgreiche Integration zu gewährleisten, plädieren die Experten von Graip.AI für eine schrittweise Einführungsstrategie, die durch bewährte Implementierungen in der Praxis verfeinert wird.

• Monat 1: Setzen Sie den ersten Agenten in einer kontrollierten Umgebung ein, um Dokumenttypen und Geschäftsregeln zu testen.

• Monat 2: Überführen Sie den Agenten in die volle Produktion unter menschlicher Aufsicht.

• Monat 3-6: Setzen Sie nach und nach weitere Agenten für andere Arbeitsabläufe ein, je nach nachgewiesenem Erfolg.

• Fortlaufende Optimierung: Halten Sie Ihre Agenten durch ständiges Lernen und Anpassen auf Höchstleistung.

Dieser Ansatz sorgt für messbare Ergebnisse, ohne die Teams zu überfordern, Vertrauen in KI aufzubauen und nachhaltige organisatorische Fähigkeiten zu schaffen.

AI-Workshop: Ihr Automatisierungskonzept mitgestalten

Der stufenweise Implementierungsplan wirft die Frage auf: Wie ermitteln Sie den richtigen Arbeitsablauf für ein Pilotprojekt und entwickeln einen Agenten, der einen spürbaren ROI liefert?

Genau das ist der Zweck der KI-Workshops von Graip.AI. Dieser Workshop ist mehr als nur eine Einführungsveranstaltung, er ist ein gemeinsamer strategischer Sprint. Wir arbeiten mit Ihren wichtigsten Mitarbeitern zusammen, um Ihre spezifischen Dokumenten-Workflows zu erfassen, die größten Probleme zu identifizieren und die potenziellen Effizienzgewinne zu quantifizieren.

Das Ergebnis ist ein maßgeschneiderter Automatisierungsplan. Dabei handelt es sich um einen klaren, nach Prioritäten geordneten Plan, der den ersten Pilotagenten, seine Erfolgskennzahlen und seine Integrationspunkte definiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihr Weg in die KI-Automatisierung auf einer klaren und strategisch ausgerichteten Grundlage beruht und nicht nur auf der Technologie.

Um diese Blaupause in die Realität umzusetzen, sind die Graip.AI-Agenten für die Integration in Ihren bestehenden Tech-Stack konzipiert, einschließlich wichtiger Plattformen wie SAP, Microsoft Dynamics 365, Salesforce und Google Workspace. Das Ergebnis ist ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittener Agent, der sich direkt in Ihr bestehendes technisches System einfügt und vom ersten Tag an einen Mehrwert liefert, ohne dass ein größeres IT-Projekt erforderlich ist.

Der nächste Schritt in der intelligenten Dokumentenverarbeitung

In zehn Jahren wird die manuelle Verarbeitung von Dokumenten so aussehen wie heute die Verwendung eines Faxgeräts – ein skurriles, ineffizientes Relikt. Deshalb lautet die Frage nicht, ob KI-Agenten zum Standard werden, sondern wie weit Sie Ihren Mitbewerbern voraus sind, wenn Sie sie jetzt einsetzen.

Durch die Integration von Graip.AI-Agenten vermeidet Ihr Team, in Papierkram vergraben zu werden, während andere sich abmühen. Befreit von sich wiederholenden Aufgaben können sich Ihre Mitarbeiter darauf konzentrieren, das Wachstum voranzutreiben: Analysieren Sie Verkaufstrends, um neue Chancen zu erkennen, verhandeln Sie bessere Konditionen mit Lieferanten und pflegen Sie Kundenbeziehungen, die eine dauerhafte Loyalität aufbauen.

Während vieles über die Zukunft noch unbekannt ist, ist eine Wahrheit bereits klar: Die Zukunft gehört den Automatikern.