Come gli agenti AI eliminano il dolore dell’elaborazione dei documenti

Nessuno ha voglia di lavorare al giorno d’oggi. Ed è facile capire perché. Email interminabili, allegati in ogni formato possibile e moduli che devono essere controllati manualmente possono indurre anche il dipendente più motivato a chiedersi se abbia senso.

L’altra faccia della medaglia è la seducente promessa degli agenti AI. Essi propongono un mondo in cui i compiti ripetitivi e monotoni vengono gestiti automaticamente e gli esseri umani intervengono solo per le decisioni che richiedono un vero giudizio. Ma questa visione è realistica o è solo un sogno sfavillante?

A quanto pare, sta già accadendo. Gli agenti AI sono in grado di leggere le fatture, di estrarre i dati chiave dai contratti, di segnalare le incongruenze e persino di contattare i colleghi o i fornitori quando manca qualcosa. Non si stancano, non sbagliano i file e non dimenticano di ricontrollare i totali. Gli uomini continuano a supervisionare il processo, ma il loro ruolo passa dall’essere sommersi dalle scartoffie a prendere decisioni che richiedono l’intelligenza umana.

Funzioni principali degli agenti AI per l’automazione dell’elaborazione dei documenti

La magia degli agenti AI deriva dal fatto che non si limitano a leggere i documenti. Leggono, capiscono, agiscono e migliorano nel tempo. Graip.AI organizza l’automazione in compiti fondamentali, assistenti AI precostituiti (pacchetti di agenti per funzioni end-to-end) e agenti AI personalizzati, offrendo soluzioni AI pratiche per i processi che richiedono molti documenti e lasciando che sia l’uomo a definire gli obiettivi che ogni agente completa.

Queste funzioni principali rappresentano i compiti fondamentali che gli agenti di IA svolgono e il motivo per cui sono importanti:

1. Leggi

Gli agenti Graip.AI sono costruiti per gestire i documenti aziendali. Sono in grado di elaborare PDF, documenti Word, fogli Excel e persino e-mail con allegati all’interno di un unico flusso di lavoro, comprendendo il loro collegamento. L’agente identifica le informazioni chiave in questi formati, le estrae e le prepara per la fase successiva.

Esempio: Un agente di onboarding, ad esempio, può consolidare i dati di un contratto firmato in PDF, di un listino prezzi allegato in Excel e della cronologia delle trattative di un’e-mail di supporto. In questo modo acquisisce automaticamente i dettagli corretti del cliente, i livelli di prezzo e le condizioni speciali senza doverli copiare manualmente.

2. Classificare

La classificazione garantisce che ogni documento venga immediatamente smistato e inviato al giusto flusso di lavoro. L’agente è in grado di identificare e instradare automaticamente documenti diversi (fatture, ordini di acquisto, preventivi e gare d’appalto) verso la destinazione appropriata, sia essa la contabilità, le vendite o l’approvvigionamento. Gestisce anche scenari complessi, come la suddivisione di una singola fattura tra più centri di costo (uno-a-molti) o l’aggregazione di diversi moduli per l’inserimento di un nuovo assunto (molti-a-uno).

Esempio: In un processo di contabilità fornitori multipli, l’agente AI è in grado di distinguere se un PDF in arrivo è una fattura di un fornitore, una nota di credito o una nota spese, assicurando che venga instradato automaticamente al corretto flusso di lavoro di approvazione e contabilizzazione.

3. Estrarre e convalidare

Gli agenti Graip.AI utilizzano modelli di apprendimento automatico proprietari per estrarre in modo affidabile dettagli come i numeri delle fatture, i nomi dei fornitori, le voci di riga e i totali anche da layout disordinati o non convenzionali. Poi, la convalida esegue un controllo incrociato di queste informazioni, assicurando che i numeri siano corretti, che i totali corrispondano e che qualsiasi discrepanza venga colta prima che possa causare un problema.

Esempio: Quando elabora una fattura, l’agente AI è in grado di estrarre con precisione il nome del fornitore e le voci di riga, indipendentemente dal modello unico del fornitore. Quindi convalida automaticamente che il subtotale, le tasse e il totale generale siano matematicamente corretti, segnalando eventuali incongruenze da rivedere.

4. Ricerca

Gli agenti AI sono in grado di interrogare i tuoi archivi di documenti per trovare i record rilevanti ed eseguire attività di raccolta di informazioni complesse. Capiscono il contesto e possono estrarre i documenti di supporto da più archivi o applicazioni cloud per compilare un pacchetto completo. Se mancano delle informazioni, l’agente può anche inviare una richiesta educata e automatica alla persona giusta e aggiornare i documenti quando arrivano.

Esempio: Una query per “Mostra tutti i contratti firmati dal 1° trimestre 2025 per il fornitore X” restituisce i documenti esatti. L’agente fornisce anche un contesto fondamentale (come i firmatari e le approvazioni) e raccoglie tutta la corrispondenza correlata in un unico pacchetto verificabile.

5. Raccogliere

Collection automatizza la raccolta di documenti da un’ampia gamma di fonti, tra cui cloud storage, e-mail, API e sistemi di terze parti. L’agente assicura la completezza identificando e richiedendo in modo proattivo gli elementi mancanti.

Esempio: L’agente di onboarding estrae tutti i documenti richiesti dalla posta elettronica e dal sistema di cartelle di un cliente, verifica che tutto sia presente e invia automaticamente una richiesta per qualsiasi elemento mancante.

6. Confermare

Per la maggior parte dei processi, gli agenti AI operano in modo completamente autonomo, fornendo risultati direttamente ai sistemi connessi. La funzione di conferma è riservata alle decisioni ad alto rischio in cui il giudizio umano è essenziale, come le azioni che potrebbero comportare perdite finanziarie, rischi normativi o impatto sulla reputazione.

Esempio: Prima di pubblicare una fattura nell’ERP, l’AP Agent si ferma e chiede la conferma del manager se il valore totale supera una soglia di approvazione predefinita.

7. Rispondere

Gli agenti chiudono il cerchio comunicando i risultati direttamente nel tuo flusso di lavoro. Possono inviare e-mail di notifica, generare report dettagliati o aggiornare i record nei sistemi collegati come l’ERP o il CRM.

Esempio: Dopo aver elaborato un lotto di fatture, l’Agente AR notifica automaticamente al team finanziario i pagamenti in sospeso e genera un riepilogo visivo degli importi in sospeso per la revisione settimanale.

8. Creare l’output / Trasformare

Per garantire la compatibilità con qualsiasi processo a valle, gli agenti possono trasformare e strutturare i dati estratti in una varietà di formati standard.

Esempio: I dati dei contratti estratti possono essere esportati istantaneamente come CSV pulito per un’analisi su foglio di calcolo, come report Excel formattato per gli stakeholder o come JSON/XML da inserire in un’altra applicazione aziendale.

9. Riconciliare / Confrontare

Gli agenti eseguono una supervisione critica confrontando più fonti di dati per identificare discrepanze, incongruenze o errori. Aiutano a risolvere i problemi proponendo soluzioni e monitorando i risultati.

Esempio: Un agente di controllo finanziario identifica automaticamente le discrepanze tra gli ordini di acquisto e le fatture ricevute, redige e-mail di chiarimento ai fornitori e tiene traccia delle risposte per suggerire azioni correttive.

Agenti Graip.AI: Tipi e funzioni

Graip.AI offre un ecosistema di oltre 50 agenti intelligenti progettati per automatizzare i processi che richiedono l’uso di documenti in tutti i settori e reparti. Per rendere l’implementazione rapida e scalabile, questi agenti sono raggruppati in tre tipi di soluzioni, ognuna delle quali affronta l’automazione da una prospettiva diversa.

Pacchetti di settore

Collezione preconfigurata di agenti AI progettati per affrontare sfide e normative specifiche del settore. Ogni pacchetto include agenti che comprendono i flussi di lavoro, gli standard di conformità e la terminologia del tuo settore, dall’elaborazione delle richieste di rimborso in ambito sanitario alle catene di fornitura manifatturiere. Ti permettono di implementare più velocemente soluzioni basate su casi d’uso comprovati e sulle best practice del settore.

Pacchetti di reparto

Un set mirato di agenti di intelligenza artificiale costruiti per supportare i team di finanza, vendite, legale e acquisti. Ogni pacchetto si concentra sui flussi di lavoro quotidiani e sui punti dolenti ricorrenti di una specifica funzione aziendale, aiutando i team ad automatizzare la gestione dei documenti di routine, le approvazioni e i report mantenendo processi coerenti in tutta l’organizzazione.

Pacchetti di processo

Ecosistema di agenti AI end-to-end progettato per flussi di lavoro complessi che abbracciano più reparti. I Process Pack, come Accounts Payable, Quote-to-Cash e Compliance & Contract Management, collegano ogni fase del processo, dall’acquisizione dei documenti all’approvazione finale, garantendo un’esecuzione trasparente e accurata.

Ogni pacchetto può essere implementato utilizzando due tipi di agenti Graip.AI: pre-costruiti e personalizzati. Gli agenti precostituiti sono pronti per essere distribuiti e si adattano facilmente alle tue regole e alle tue strutture di dati, mentre gli agenti personalizzati sono sviluppati insieme al tuo team per flussi di lavoro unici o altamente specializzati. In entrambi i casi, l’automazione è modellata intorno alla tua attività, non viceversa.

Approccio di implementazione: Scalare gradualmente gli agenti AI

Per garantire un’integrazione fluida e di successo, gli esperti di Graip.AI sostengono una strategia di implementazione graduale, perfezionata grazie a implementazioni comprovate nel mondo reale.

• Mese 1: distribuisci il primo agente in un ambiente controllato per testare i tipi di documenti e le regole aziendali.

• Mese 2: passare l’agente alla piena produzione con la supervisione umana.

• Mese 3-6: implementare gradualmente altri agenti per altri flussi di lavoro in base al successo dimostrato.

• Ottimizzazione continua: Mantieni gli agenti al massimo delle prestazioni grazie all’apprendimento e all’adattamento continui.

Questo approccio garantisce risultati misurabili senza sopraffare i team, creando fiducia nell’IA e creando una capacità organizzativa sostenibile.

Workshop sull’AI: Creare il tuo progetto di automazione

Il piano di implementazione a fasi pone la domanda: come si fa a identificare il flusso di lavoro giusto da pilotare e a progettare un agente che garantisca un ROI tangibile?

È proprio questo lo scopo dei workshop sull’intelligenza artificiale di Graip.AI. Più che una semplice sessione introduttiva, questo workshop è uno sprint strategico collaborativo. Lavoriamo con il tuo personale chiave per mappare i tuoi specifici flussi di lavoro documentali, identificare i punti critici di maggiore impatto e quantificare i potenziali guadagni di efficienza.

Il risultato è un progetto di automazione su misura. Si tratta di un piano chiaro e prioritario che definisce il primo agente pilota, le sue metriche di successo e i suoi punti di integrazione. In questo modo il tuo percorso verso l’automazione dell’IA si basa su una base di chiarezza e allineamento strategico, non solo sulla tecnologia.

Per trasformare questo progetto in realtà, gli agenti Graip.AI sono progettati per integrarsi con lo stack tecnologico esistente, comprese le principali piattaforme come SAP, Microsoft Dynamics 365, Salesforce e Google Workspace. Il risultato è un agente su misura per le tue esigenze che si inserisce direttamente nel tuo stack tecnologico esistente, fornendo valore fin dal primo giorno senza un grande progetto IT.

Il prossimo passo nell’elaborazione intelligente dei documenti

Tra dieci anni, l’elaborazione manuale dei documenti sarà come l’uso del fax oggi: una reliquia stravagante e inefficiente. Ecco perché la questione non è se gli agenti AI diventeranno lo standard, ma quanto sarai avanti rispetto ai tuoi concorrenti adottandoli fin da ora.

Integrando gli agenti di Graip.AI, il tuo team evita di essere sommerso dalle scartoffie mentre gli altri si affannano. Liberati da compiti ripetitivi, i tuoi collaboratori possono concentrarsi sulla crescita: analizzando le tendenze di vendita per individuare nuove opportunità, negoziando condizioni migliori con i fornitori e coltivando relazioni con i clienti che creano una fedeltà duratura.

Anche se molto del futuro rimane sconosciuto, una verità è già chiara: il futuro appartiene all’automazione.