Die besten Lösungen für intelligente Dokumentenverarbeitung im Jahr 2025

Bevor eine geschäftliche Entscheidung getroffen, ein Kredit bewilligt oder eine Lieferung abgefertigt wird, steht oft ein Dokument dahinter. Verträge, Rechnungen, Versandetiketten, Onboarding-Formulare – sie alle enthalten die Informationen, die den Betrieb am Laufen halten. Aber diese Dokumente werden nicht in sauberen, standardisierten Formaten geliefert. Sie kommen zerknittert von Scannern, voller Fachjargon, handschriftlicher Notizen oder in Fremdsprachen.

Intelligente Dokumentenverarbeitung ist die Antwort auf eine reale und wachsende Herausforderung: ein praktischer, KI-gesteuerter Ansatz, der Klarheit und Ordnung in das Chaos bringt, um das Informationschaos zu bewältigen.

Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?

Was ist IDP? Im Kern ist Intelligent Document Processing (IDP) eine “Suite” von auf künstlicher Intelligenz basierenden Technologien, die Dokumente automatisch verarbeiten: Daten extrahieren, sortieren und auf Fehler überprüfen. Im Gegensatz zu einfacher Software arbeitet IDP mit jedem beliebigen Dokument (Rechnungen, Verträge, Briefe oder sogar Etiketten) und die Informationen können in jedem beliebigen Format dargestellt werden.

IDP verwendet drei Schlüsseltechnologien – optische Zeichenerkennung(OCR), natürliche Sprachverarbeitung (NLP) und maschinelles Lernen (ML). OCR erkennt Text und verwandelt zum Beispiel einen gescannten Beleg in eine bearbeitbare Datei. NLP versteht die Bedeutung dessen, was geschrieben steht, wie ein Mensch, aber ohne zu ermüden. Maschinelles Lernen lernt aus Beispielen und verarbeitet Dokumente mit der Zeit immer genauer.

Unternehmen, die IDP einsetzen, bringen ihrer Software bei, Dokumente so zu lesen und zu verstehen, wie es ein Mensch tun würde – nur schneller und in größerem Umfang.

Wie funktioniert die IDP?

An einem einzigen Tag können Unternehmen Hunderte von Dokumenten verarbeiten – Lieferantenrechnungen, Kundenverträge, Briefe, Versandformulare und vieles mehr. Früher mussten die Mitarbeiter diesen Berg an Papierkram manuell sortieren und dabei viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Daten und der doppelten Überprüfung verschwenden. Mit IDP sieht der Prozess jetzt anders aus.

Dokumente werden von überall her in das System hochgeladen – aus der Post, aus Cloud-Speichern oder von Scannern. Selbst wenn die Datei beschädigt oder der Text unscharf ist, kann die Software das Bild verbessern und mit OCR in ein lesbares Format umwandeln.

Das System erkennt z.B. die Art des Dokuments, erkennt, dass es sich um einen Arbeitsnachweis und nicht um eine Rechnung handelt, findet Schlüsselinformationen wie Daten, Beträge und Zahlungsdetails und extrahiert diese. Diese Algorithmen lernen als trainierte Assistenten aus früheren Daten und werden intelligenter, je mehr Dokumente sie analysieren, so dass die Genauigkeit mit der Zeit zunimmt.

Die extrahierten Daten werden mit Vorlagen und Regeln abgeglichen. Wenn etwas nicht übereinstimmt (z.B. ein nicht vorhandener Artikel im Lieferschein), kennzeichnet das System den Fehler zur Korrektur. Die fertigen Daten werden automatisch und ohne manuelle Eingaben an Geschäftssysteme wie CRMs, ERPs oder Analyse-Dashboards gesendet.

Das Ergebnis ist, dass eine Aufgabe, für die ein Mitarbeiter früher Stunden brauchte, jetzt in wenigen Minuten erledigt ist. Es gibt weniger Fehler, die Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mit langweiligen manuellen Aufgaben, und das Unternehmen erhält aktuelle Informationen für Entscheidungen. Durch die Automatisierung wird fast jedes Unternehmen deutlich effizienter. Kurz gesagt, Sie automatisieren die Dokumentenverarbeitung, ohne die Genauigkeit oder Kontrolle zu beeinträchtigen.

Vorteile von IDP-Lösungen

Warum investieren so viele Unternehmen in IDP-Software? Die Bandbreite der IDP-Anwendungen ist groß, und die Vorteile summieren sich schnell. Zunächst einmal gewinnen Sie Zeit, indem Sie nicht jeden Tag dieselben Zahlen, Daten und Namen eintippen müssen. Die Teams können den Schwerpunkt von der Verwaltung auf die Analyse verlagern. Das geht in der Regel auch mit finanziellen Einsparungen einher – weniger Fehler, weniger Nacharbeit, schnellere Bearbeitung.

Und dann ist da noch die Skalierbarkeit. Wenn sich das Dokumentenvolumen verdoppelt, müssen Sie Ihr Personal nicht verdoppeln. IDP-Technologie lässt sich ohne Stress skalieren. Und da moderne Plattformen oft mit Prüfpfaden und Validierungsregeln ausgestattet sind, sind sie ein guter Verbündeter, wenn es um die Einhaltung von Vorschriften geht. Wenn Sie schon einmal eine schmerzhafte Dokumentenprüfung über sich ergehen lassen mussten, werden Sie das zu schätzen wissen.

Und schließlich sollten Sie nicht unterschätzen, wie sehr sich die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter verbessern kann, wenn ihnen langweilige, sich wiederholende Arbeiten abgenommen werden. Niemand meldet sich an, um ein menschlicher Fotokopierer zu sein. Das ist die Stärke von IDP: schnelleres Arbeiten, zufriedenere Teams und sauberere Daten.

Top-Lösungen für die intelligente Dokumentenverarbeitung

Werfen wir nun einen Blick auf einige der besten Lösungen für die intelligente Dokumentenverarbeitung im Jahr 2025. Vier Anbieter stechen aus unterschiedlichen Gründen hervor: Graip.AI, Rossum, Nanonets, Abbyy, Datamatics und Docsumo.

Graip.AI ist die erste Wahl für Unternehmen, die mit komplexen Dokumenten umgehen müssen – Dokumente, die keinen klaren Mustern folgen, in mehreren Sprachen vorliegen oder eine mehrschichtige Geschäftslogik erfordern. Graip.AI unterstützt nicht-technische Benutzer mit einer Benutzeroberfläche, die die Konfiguration leicht zugänglich macht und gleichzeitig eine solide Kontrolle bietet, wenn dies erforderlich ist. Es ist nicht überladen mit auffälligen Extras, aber was es kann, kann es extrem gut. Graip.AI ist besonders stark auf den europäischen Märkten, wo mehrsprachige Unterstützung und regionale Besonderheiten bei Dokumenten wichtig sind.

Rossum ist eher für Finanzabteilungen geeignet. Es verfügt über vorgefertigte Modelle für Rechnungen und eine Schnittstelle zur Überprüfung, die auf Zusammenarbeit ausgelegt ist. Es lässt sich gut mit ERP-Systemen integrieren, was ein großes Plus ist. Wenn Ihr Anwendungsfall jedoch über die Buchhaltung hinausgeht, könnten Sie die Flexibilität des Programms etwas eingeschränkt finden.

Erfahren Sie mehr über die Rossum Alternative

Nanonets wurde mit Blick auf Entwickler entwickelt. Dank des API-basierten Designs können Teams ihre eigenen Modelle trainieren und problemlos in bestehende Systeme einbinden. Nanonets kann gut mit Volumen umgehen und unterstützt mehrere Sprachen, was es für globale Teams attraktiv macht. Bedenken Sie jedoch, dass sich die Benutzeroberfläche etwas technisch anfühlen kann, wenn Sie mit APIs nicht vertraut sind.

Erfahren Sie mehr über die Nanonets Alternative

Abbyy ist ein alteingesessener Akteur auf dem Markt für Dokumentenverarbeitung, der für seine starken OCR-Fähigkeiten und KI-gestützte Automatisierung bekannt ist. Es bietet eine breite Palette von IDP-Anwendungen für große Unternehmen mit komplexen Dokumenten-Workflows. Die Preise und die Komplexität der Implementierung können jedoch für kleinere Teams oder schnelle Implementierungen eine Herausforderung darstellen.

Erfahren Sie mehr über die Abbyy Alternative

Datamatics bietet eine umfassende IDP-Plattform, die KI, RPA und Analytik miteinander verbindet. Sie zeichnet sich durch Skalierbarkeit und branchenspezifische Lösungen aus, insbesondere für das Finanzwesen, das Gesundheitswesen und die Logistik. Sie bietet zwar leistungsstarke Funktionen, aber die Lernkurve und der Integrationsaufwand könnten für Unternehmen ohne eigene IT-Ressourcen ein Problem darstellen.

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Docsumo punktet mit einem feinen Umgang mit Tabellen und strukturierten Daten. Es eignet sich gut für Unternehmen, die mit Berichten, Formularen oder anderen gitterartigen Daten arbeiten. Das Onboarding ist unkompliziert und der Support ist solide. Auf der anderen Seite könnten Sie an Grenzen stoßen, wenn Sie nach integrierten Integrationen oder einer Lösung suchen, die mit sehr kleinen Teams mitwächst.

Erfahren Sie mehr über die Docsumo Alternative

Die besten Plattformen für intelligente Dokumentenverarbeitung im Jahr 2025

Die IDP-Landschaft hat sich stark gewandelt. Die Plattformen bieten jetzt spezielle Funktionen, die auf eine breite Palette von Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Diese Analyse befasst sich mit den führenden Lösungen und den Funktionen, die den größten Nutzen bringen.

Wie Sie die besten IDP-Lösungen für Ihr Unternehmen auswählen

Bei der Wahl der richtigen IDP-Plattform kommt es darauf an, Ihre eigenen Bedürfnisse zu kennen. Sehen Sie sich zunächst Ihre Dokumente an – sind sie einheitlich oder uneinheitlich? Handelt es sich hauptsächlich um Rechnungen oder verarbeiten Sie auch Verträge, Onboarding-Formulare und andere komplexe Formate?

Denken Sie auch an das Volumen. Wenn Sie nur ein paar Dutzend Dokumente pro Woche verarbeiten, brauchen Sie vielleicht nicht die gleiche Feuerkraft wie ein Unternehmen, das Tausende pro Tag bearbeitet. Und dann ist da noch die Frage der Integrationen. Einige IDP-Lösungen lassen sich problemlos mit Tools wie SAP oder Salesforce integrieren. Bei anderen ist ein Entwickler erforderlich, um individuelle Konnektoren zu erstellen.

Nicht alle IDP-Tools sind gleich aufgebaut. Einige beruhen auf regelbasierter Logik, während andere fortschrittliche KI-Funktionen nutzen. Eine KI-gestützte IDP-Lösung kann sich bei minimaler Einrichtung an neue Formate, Sprachen und Layouts anpassen und eignet sich daher besser für Unternehmen, die mit komplexen oder unstrukturierten Dokumenten arbeiten.

Vergessen Sie die Benutzerfreundlichkeit nicht. Wenn Ihr Team nicht aus technischen Experten besteht, kann eine no-code oder low-code Schnittstelle die Akzeptanz erhöhen oder verringern. Und schließlich sollten Sie die Kosten nicht nur als Zahl, sondern als Wert betrachten: Wie viel Zeit oder Personal sparen Sie, wenn KI und IDP zusammenarbeiten, um die Arbeit zu automatisieren? Führen Sie ein Pilotprojekt durch, testen Sie die Ergebnisse und finden Sie heraus, welche Plattform Ihrem Team das Leben tatsächlich leichter macht.

Warum Graip.AI wählen?

Graip.AI hat sich seinen Platz unter den Top-Tools verdient, weil es sich auf die Komplexität der realen Welt konzentriert. Anstatt zu erwarten, dass Dokumente in saubere Schablonen passen, wurde es entwickelt, um die chaotischen, mehrschichtigen und mehrsprachigen Formate zu verwalten, die andere Plattformen oft in Schwierigkeiten bringen.

Wenn Ihr Unternehmen mit Logistikdokumenten, Lieferantenverträgen oder Compliance-lastiger Dokumentation zu tun hat, werden Sie wahrscheinlich zu schätzen wissen, wie Graip.AI Beziehungen zwischen Feldern handhabt, die Geschäftslogik versteht und sich anpasst, ohne dass Sie stundenlang Vorlagen entwerfen müssen.

Gleichzeitig erfordert Graip.AI kein Team von Entwicklern, um loszulegen. Diese IDP-Plattform bietet Ihnen Kontrolle ohne Komplexität. Sie können Workflows konfigurieren, Regeln festlegen und Daten validieren, ohne eine Zeile Code zu schreiben.

Compliance ist ein weiterer Bereich, in dem sich Graip.AI verdient macht. Mit vollständigen Prüfpfaden und einer transparenten Verarbeitungslogik unterstützt es die Rechenschaftspflicht und die Einhaltung von Vorschriften.

Und wenn Sie weltweit tätig sind, ist Graip.AI mit seinen mehrsprachigen Funktionen besonders gut geeignet. Es versteht die Nuancen regionaler Formate und gesetzlicher Anforderungen und entwickelt sich schnell weiter, da immer mehr Unternehmen seinen Ansatz übernehmen.

Die Zukunft der intelligenten Dokumentenverarbeitung

Mit Blick auf die Zukunft wird die intelligente Dokumentenverarbeitung kontextbezogener, kollaborativer und sogar intelligenter werden. Diese Systeme werden nicht einfach nur Daten auslesen, denn das ist bereits zu einfach für sie. Sie werden sich weiterentwickeln, um nicht nur die Daten selbst zu interpretieren, sondern auch die Bedeutung dahinter, die im Kontext begründet ist.

Branchenspezifische Modelle für Sektoren wie das Gesundheitswesen, die Logistik und die Finanzbranche sind bereits im Einsatz. Der nächste Schritt besteht darin, diese Modelle anpassungsfähiger zu machen und sie in die Lage zu versetzen, kontinuierlich von neuen Arten von Dokumenten und Geschäftslogik zu lernen, ohne dass sie manuell umgeschult werden müssen.

Generative KI wird wahrscheinlich enger mit IDP-Tools integriert werden, so dass ganze Aufgaben von Anfang bis Ende automatisiert werden können. Und da die Plattformen immer benutzerfreundlicher werden, werden auch Nicht-Entwickler eine größere Rolle bei der Automatisierung spielen.

Von KI-IDP-Pionieren bis hin zu neueren Plattformen für die intelligente Dokumentenverarbeitung wie Graip.AI stehen die Werkzeuge bereit. Die Frage ist nur: Sind Sie es auch?