Le migliori soluzioni di elaborazione intelligente dei documenti nel 2025

Prima che una decisione aziendale venga presa, un prestito approvato o una spedizione autorizzata, spesso c’è un documento dietro. Contratti, fatture, etichette per la spedizione, moduli di onboarding: sono tutti documenti che contengono le informazioni necessarie al funzionamento dell’azienda. Ma questi documenti non si presentano in formati puliti e standardizzati. Arrivano stropicciati dagli scanner, pieni di gergo, note scritte a mano o lingue straniere.

L’elaborazione intelligente dei documenti affronta una sfida reale e crescente: dare un senso al caos informativo su scala con un approccio pratico e guidato dall’intelligenza artificiale che porta chiarezza e ordine nella confusione.

Cos’è l’elaborazione intelligente dei documenti?

Che cos’è l’IDP? L’Intelligent Document Processing (IDP) è una “suite” di tecnologie basate sull’intelligenza artificiale che elaborano automaticamente i documenti: estraggono i dati, li ordinano e controllano gli errori. A differenza di un semplice software, IDP funziona su qualsiasi documento (fatture, contratti, lettere o persino etichette) e le informazioni possono essere presentate in qualsiasi formato.

IDP utilizza tre tecnologie chiave: il riconoscimento ottico dei caratteri(OCR), l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e l’apprendimento automatico (ML). L’OCR riconosce il testo, ad esempio trasformando una ricevuta scannerizzata in un file modificabile. L’NLP comprende il significato di ciò che è scritto come un essere umano, ma senza stancarsi. L’apprendimento automatico impara dagli esempi ed elabora i documenti con maggiore precisione nel tempo.

In pratica, le aziende che utilizzano l’IDP insegnano al software a leggere e comprendere i documenti come farebbe un essere umano, solo più velocemente e su scala.

Come funziona l’IDP?

In un solo giorno, le aziende possono elaborare centinaia di documenti: fatture dei fornitori, accordi con i clienti, lettere, moduli di spedizione e altro ancora. In precedenza, i dipendenti dovevano smistare manualmente questa montagna di documenti, perdendo tempo a cercare i dati giusti e a ricontrollare. Ora, con IDP, il processo è diverso.

I documenti vengono caricati nel sistema da qualsiasi parte: dalla posta elettronica, dal cloud storage o dagli scanner. Anche se il file è danneggiato o il testo è sfocato, il software può migliorare l’immagine e convertirla in un formato leggibile grazie all’OCR.

Il sistema rileva il tipo di documento, ad esempio, si rende conto che si tratta di una dichiarazione di lavoro e non di una fattura, trova le informazioni chiave come date, importi e dettagli di pagamento e le estrae. Questi algoritmi imparano dai dati passati come assistenti addestrati e diventano più intelligenti con l’aumentare del numero di documenti analizzati, per cui l’accuratezza cresce nel tempo.

I dati estratti vengono controllati rispetto ai modelli e alle regole. Se qualcosa non corrisponde (ad esempio un articolo inesistente nella bolla di consegna), il sistema segnala l’errore per la correzione. I dati finiti vengono inviati automaticamente ai sistemi aziendali come CRM, ERP o dashboard di analisi senza alcun inserimento manuale.

Di conseguenza, un’attività che prima poteva richiedere ore di lavoro a un dipendente ora viene svolta in pochi minuti. Ci sono meno errori, i dipendenti non perdono tempo in noiose attività manuali e l’azienda riceve informazioni aggiornate per prendere decisioni. È l’automazione che rende quasi tutte le aziende molto più efficienti. In breve, si automatizza l’elaborazione dei documenti senza compromettere l’accuratezza o il controllo.

Vantaggi delle soluzioni IDP

Perché così tante aziende investono nel software IDP? La gamma di applicazioni IDP è ampia e i vantaggi si accumulano rapidamente. Prima di tutto, c’è il tempo che si guadagna evitando di digitare gli stessi numeri, date e nomi ogni giorno. I team possono spostare l’attenzione dall’amministrazione all’analisi. Questo tende ad andare di pari passo con i risparmi economici: meno errori, meno rilavorazioni, tempi di consegna più rapidi.

E poi c’è la scalabilità. Quando il volume dei documenti raddoppia, non devi raddoppiare il personale. La tecnologia IDP può scalare senza stress. Inoltre, poiché le piattaforme moderne sono spesso progettate con audit trail e regole di convalida, sono un buon alleato quando arriva la stagione della compliance. Se hai mai assistito a una dolorosa revisione dei documenti, lo apprezzerai.

Infine, non sottovalutare quanto possa migliorare il morale dei dipendenti quando viene tolto loro il lavoro noioso e ripetitivo. Nessuno si iscrive per essere una fotocopiatrice umana. Questo è il potere dell’IDP: lavoro più veloce, team più felici e dati più puliti.

Le migliori soluzioni di elaborazione intelligente dei documenti

Ora diamo un’occhiata ad alcune delle migliori soluzioni di elaborazione intelligente dei documenti nel 2025. Quattro operatori si distinguono per motivi diversi: Graip.AI, Rossum, Nanonets, Abbyy, Datamatics e Docsumo.

Graip.AI è la soluzione ideale per le aziende che gestiscono la complessità: documenti che non seguono schemi precisi, che sono disponibili in più lingue o che richiedono una logica aziendale stratificata. Supporta gli utenti non tecnici con un’interfaccia che rende accessibile la configurazione, offrendo allo stesso tempo un solido controllo quando necessario. Non è sovraccarico di extra appariscenti, ma quello che fa lo fa molto bene. Graip.AI è particolarmente forte nei mercati europei, dove il supporto multilingue e le particolarità regionali dei documenti sono importanti.

Rossum si rivolge soprattutto ai dipartimenti finanziari. Viene fornito con modelli pre-addestrati per le fatture e un’interfaccia di revisione costruita per la collaborazione. Si integra bene con gli ERP, il che è un grande vantaggio. Tuttavia, se il tuo caso d’uso va oltre la contabilità, potresti trovare la sua flessibilità un po’ limitata.

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Nanonets è stato costruito pensando agli sviluppatori. Il suo design API-first permette ai team di formare i propri modelli e di collegarsi ai sistemi esistenti con facilità. Gestisce bene i volumi e supporta diverse lingue, il che lo rende interessante per i team globali. Sappi che l’interfaccia può risultare un po’ tecnica se non ti senti a tuo agio con le API.

Scopri di più sull’Alternativa Nanonets

Abbyy è un’azienda di lunga data nel mercato dell’elaborazione dei documenti, nota per le sue forti capacità OCR e per l’automazione basata sull’intelligenza artificiale. Offre un’ampia gamma di applicazioni IDP che si rivolgono alle grandi aziende con flussi di lavoro documentali complessi. Tuttavia, i suoi prezzi e la complessità di implementazione possono risultare ostici per i team più piccoli o per le implementazioni rapide.

Per saperne di più sull’alternativa Abbyy

Datamatics offre una piattaforma IDP completa che combina AI, RPA e analisi. È molto scalabile e offre soluzioni specifiche per il settore, in particolare per la finanza, la sanità e la logistica. Sebbene offra potenti funzionalità, la curva di apprendimento e lo sforzo di integrazione potrebbero essere un problema per le aziende che non dispongono di risorse IT dedicate.

Scopri di più sull’alternativa Datamatics

Docsumo guadagna punti per la gestione di tabelle e dati strutturati con finezza. È adatto alle organizzazioni che si occupano di report, moduli o qualsiasi altra cosa simile a una griglia. L’onboarding è semplice e il supporto è solido. D’altro canto, potresti incontrare dei limiti se cerchi integrazioni integrate o una soluzione che cresca con team molto piccoli.

Scopri di più sull’alternativa a Docsumo

Le migliori piattaforme di elaborazione intelligente dei documenti nel 2025

Il panorama delle IDP ha subito un’importante trasformazione, con piattaforme che ora offrono funzionalità specializzate e adatte a un’ampia gamma di esigenze aziendali. Questa analisi esplora le soluzioni leader e le funzionalità che offrono il massimo valore.

Come scegliere le migliori soluzioni IDP per la tua azienda

La scelta della giusta piattaforma IDP dipende dalla conoscenza delle tue esigenze. Comincia con l’osservare i tuoi documenti: sono coerenti o sparsi? Si tratta perlopiù di fatture o si elaborano anche contratti, moduli di onboarding e altri formati complessi?

Pensa anche al volume. Se stai elaborando solo poche decine di documenti a settimana, potresti non aver bisogno della stessa potenza di fuoco di un’azienda che ne gestisce migliaia al giorno. Poi c’è la questione delle integrazioni. Alcune soluzioni IDP funzionano perfettamente con strumenti come SAP o Salesforce. Altre necessitano di uno sviluppatore per creare connettori personalizzati.

Non tutti gli strumenti IDP sono costruiti allo stesso modo. Alcuni si basano su una logica basata su regole, mentre altri utilizzano funzionalità avanzate di intelligenza artificiale. Una soluzione IDP alimentata dall’intelligenza artificiale può adattarsi a nuovi formati, lingue e layout con una configurazione minima, il che la rende più adatta alle aziende che hanno a che fare con documenti complessi o non strutturati.

Non dimenticare l’usabilità. Se il tuo team non è composto da esperti tecnici, un’interfaccia no-code o low-code potrebbe rendere possibile o meno l’adozione. Infine, considera il costo non solo come numero, ma come valore: quanto tempo o personale risparmierai lavorando insieme all ‘AI e all’IDP per automatizzare il lavoro? Esegui un test pilota, verifica i risultati e scopri quale piattaforma semplifica effettivamente la vita del tuo team.

Perché scegliere Graip.AI?

Graip.AI si guadagna un posto tra i migliori strumenti concentrandosi sulla complessità del mondo reale. Invece di aspettarsi che i documenti si adattino a modelli ordinati, è stato progettato per gestire i formati disordinati, stratificati e multilingue che spesso mettono in crisi le altre piattaforme.

Se la tua azienda ha a che fare con documenti logistici, contratti con i fornitori o documentazione di conformità, è probabile che apprezzerai il modo in cui Graip.AI gestisce le relazioni tra i campi, comprende la logica aziendale e si adatta senza bisogno di ore di progettazione di modelli.

Allo stesso tempo, Graip.AI non richiede un team di sviluppatori per iniziare. Questa piattaforma IDP ti dà il controllo senza complessità. Puoi configurare i flussi di lavoro, impostare le regole e convalidare i dati senza scrivere una riga di codice.

La conformità è un’altra area in cui Graip.AI si guadagna la pagnotta. Grazie ai percorsi di audit completi e alla logica di elaborazione trasparente, supporta la responsabilità e l’allineamento alle normative.

Se operi a livello globale, le funzionalità multilingue di Graip.AI lo rendono particolarmente adatto. Conosce le sfumature dei formati regionali e dei requisiti normativi e si sta evolvendo rapidamente man mano che un numero sempre maggiore di aziende adotta il suo approccio.

Il futuro dell’elaborazione intelligente dei documenti

In prospettiva, l’elaborazione intelligente dei documenti è destinata a diventare più contestuale, più collaborativa e ancora più intelligente. Questi sistemi andranno oltre la semplice estrazione dei dati, perché è già troppo semplice per loro, e si evolveranno per interpretare non solo i dati in sé, ma anche il significato che c’è dietro, basato sul contesto.

Sebbene siano già in uso modelli specifici per settori come la sanità, la logistica e il fintech, il prossimo passo sarà quello di rendere questi modelli più adattivi e in grado di apprendere continuamente da nuovi tipi di documenti e logiche di business senza doverli riqualificare manualmente.

L’intelligenza artificiale generativa si integrerà probabilmente più strettamente con gli strumenti IDP, consentendo di automatizzare interi compiti dall’inizio alla fine. Inoltre, man mano che le piattaforme diventeranno più facili da usare, i non sviluppatori avranno un ruolo maggiore nel guidare l’automazione.

Dai pionieri dell’AI IDP alle più recenti piattaforme di elaborazione intelligente dei documenti come Graip.AI, gli strumenti sono pronti. La domanda è: tu lo sei?