Dla księgowych, specjalistów ds. finansów i działów księgowości zarządzanie procesami należności (AR) i zobowiązań (AP) może często wydawać się niekończącym bólem głowy. Żonglowanie wieloma dokumentami – od faktur i zamówień zakupu po paragony i dowody dostawy – przy jednoczesnym zapewnieniu, że wszystko jest dokładne i terminowe, to nie lada wyczyn. Poleganie na tradycyjnych, ręcznych metodach może prowadzić do nieefektywności, błędów i opóźnień, które negatywnie wpływają na funkcjonowanie całego działu finansowego.
Tu z pomocą przychodzi Graip.AI, optymalizując zarządzanie AR i AP poprzez inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) i oferując dostosowane rozwiązania automatyzacji dla różnych branż. Aby zrozumieć podejście Graip.AI, przeanalizujmy najpierw wyzwania w poszczególnych sektorach.
Spis treści
Zrozumienie procesów AR/AP i wyzwań branżowych
Czym są należności i zobowiązania?
Proces Accounts Payable obejmuje cykl zarządzania i opłacania rachunków za towary i usługi dostarczane firmie, podczas gdy Accounts Receivable obejmuje gromadzenie i przetwarzanie płatności za sprzedane towary i usługi. Każdy z tych procesów wiąże się z unikalnymi wyzwaniami, takimi jak dopasowywanie faktur do zamówień zakupu (w AP) czy weryfikacja danych klientów i statusów płatności (w AR).
W różnych branżach, takich jak logistyka, opieka zdrowotna, finanse i inne, procesy AR/AP są kluczowe, ale często złożone. Procesy te obejmują zarządzanie rachunkami za towary i usługi w AP, podczas gdy AR koncentruje się na śledzeniu i zbieraniu płatności. Wyzwania różnią się w zależności od branży, a sektory takie jak logistyka zajmują się dokładnością dokumentów wysyłkowych i dopasowywaniem płatności, podczas gdy opieka zdrowotna stoi w obliczu surowych przepisów i potrzeby szybkich cykli rozliczeniowych. Produkcja wymaga starannego dopasowywania faktur i zamówień zakupu, zwłaszcza w przypadku dostawców międzynarodowych, podczas gdy usługi finansowe muszą zapewniać ścisłą zgodność i bezbłędne przetwarzanie transakcji. Wraz ze wzrostem ilości i różnorodności dokumentów, branże te coraz częściej potrzebują zautomatyzowanych rozwiązań, aby zminimalizować liczbę błędów, przyspieszyć procesy i usprawnić zarządzanie przepływami pieniężnymi.
Rozwiązywanie problemów AR/AP za pomocą Graip.AI
Typowe wyzwania dla zespołów AR i AP obejmują:
Ręczne przetwarzanie dokumentów
Sortowanie, zatwierdzanie i ręczne przetwarzanie dużej ilości faktur i zamówień jest pracochłonne i podatne na błędy. W rzeczywistości, zgodnie z ankietą przeprowadzoną przez Aberdeen Group, średni koszt ręcznego przetwarzania faktury wynosi 15 USD, co może się szybko kumulować, szczególnie w przypadku organizacji przetwarzających od 10 000 do 25 000 dokumentów miesięcznie.
Wysoki wskaźnik przeróbek
Badanie przeprowadzone przez Institute of Finance and Management wykazało, że 39% faktur zawiera błędy, takie jak nieprawidłowe dane rozliczeniowe czy zduplikowane opłaty. Każda konieczna poprawka zwiększa koszty operacyjne, wydłuża cykl AP i może negatywnie wpłynąć na relacje z dostawcami.
Błędne dopasowywanie i zatwierdzanie
Ręczne dopasowywanie faktur do zamówień zakupu lub monitorowanie zaległych rachunków prowadzi do opóźnień, często skutkujących utratą możliwości uzyskania przychodów lub niepotrzebnymi karami. Podejście ręczne, w którym pracownicy poświęcają około 2 minut na przetworzenie każdej faktury, może prowadzić do wąskich gardeł w przepływie pracy, znacznie spowalniając proces AP.
Złożone zarządzanie przepływem pracy
Tworzenie niestandardowych przepływów pracy i zatwierdzeń w celu dopasowania do konkretnych potrzeb działu jest trudne w przypadku tradycyjnych systemów.
Niespójna obsługa danych
Tradycyjne procesy AR i AP często obejmują niespójne zarządzanie danymi, z informacjami o klientach i dostawcach przechowywanymi w różnych systemach. Może to prowadzić do wielokrotnego wyszukiwania niezbędnych danych, które nie są zawarte w przetwarzanych dokumentach, powodując dalsze opóźnienia.
Opóźnione powiadomienia i alerty
Bez zautomatyzowanego systemu powiadomień zespoły finansowe mogą przeoczyć kluczowe terminy płatności lub zatwierdzeń, co prowadzi do opóźnień w opłatach lub napiętych relacji z dostawcami.
Dostęp do danych finansowych w czasie rzeczywistym
Zespoły często nie mają natychmiastowego wglądu w dane finansowe, co utrudnia podejmowanie świadomych decyzji i skuteczne śledzenie postępów. Dostęp do danych w czasie rzeczywistym pozwala na podejmowanie szybkich i świadomych decyzji, usprawniając kontrolę nad finansami i poprawiając efektywność operacyjną.
Jak Graip.AI rozwiązuje problemy AR/AP
Graip.AI wykorzystuje zaawansowane możliwości IDP i AI, aby sprostać wyzwaniom stojącym przed zespołami AP i AR. Poniższe funkcje pokazują, jak Graip.AI przekształca procesy AR i AP:
- Zaawansowane dopasowywanie danych
Graip.AI automatycznie weryfikuje wyodrębnione informacje, porównując je z wewnętrznymi i zewnętrznymi bazami danych, co jest szczególnie przydatne w automatyzacji AR/AP. Dzięki integracji z systemami ERP, Graip.AI dopasowuje dane klientów, dostawców i pozycji, redukując błędy i zapewniając spójność. - Ulepszone dopasowywanie i walidacja faktur
Graip.AI upraszcza przetwarzanie faktur dzięki zaawansowanym możliwościom dopasowywania i konfigurowalnym regułom walidacji. Wykonuje zarówno dwukierunkowe, jak i trójkierunkowe dopasowywanie w celu wzajemnej weryfikacji punktów danych w powiązanych dokumentach. Dwukierunkowe dopasowywanie zapewnia zgodność danych na fakturze i odpowiadających im zamówień zakupu, podczas gdy trójkierunkowe dopasowywanie obejmuje również paragony w celu weryfikacji spójności między zamówieniami, dostawami i płatnościami. Dodatkowo, Validation Rules Builder w Graip.AI umożliwia firmom tworzenie niestandardowych reguł walidacji, np. dla adresów e-mail, numerów VAT czy kodów walutowych, co zwiększa dokładność i wiarygodność danych w całym procesie AR/AP. - Inteligentne przepływy pracy
Funkcja inteligentnych przepływów pracy Graip.AI zapewnia użytkownikom biznesowym niskokodowy interfejs do projektowania i modyfikowania przepływów pracy bez kodowania. Ta elastyczność pozwala menedżerom AR i AP dostosować przepływ automatyzacji do konkretnych potrzeb biznesowych, niezależnie od tego, czy śledzą terminy, ustawiają powiadomienia, czy kierują dokumenty przez wielopoziomowe łańcuchy zatwierdzania. - Wieloetapowe zatwierdzenia
Funkcja wieloetapowego zatwierdzania ma kluczowe znaczenie dla podejmowania decyzji w zarządzaniu AR i AP, gdzie wiele zespołów może być zaangażowanych w cykl życia pojedynczej transakcji. Graip.AI umożliwia użytkownikom tworzenie warstwowych etapów zatwierdzania z przypisanymi osobami zatwierdzającymi, ograniczeniami dostępu i automatycznymi powiadomieniami. Zapewnia to synchronizację wszystkich interesariuszy, eliminując wąskie gardła i wspierając zgodność procesów AR i AP. - Inteligentne powiadomienia i alerty
Dzięki wbudowanym powiadomieniom Graip.AI pomaga zespołom AR śledzić zaległe faktury, przestrzegać terminów umów i zapewniać terminowe fakturowanie. W AP platforma wysyła przypomnienia o terminach płatności, zapobiegając opóźnieniom w opłatach i zapewniając terminowe zatwierdzanie płatności. Alerty dotyczące rozbieżności, zduplikowanych faktur lub brakujących informacji dodatkowo zmniejszają wysiłki związane z ręcznym śledzeniem, umożliwiając zespołom AR i AP proaktywne działanie. - Gotowe integracje z systemami innych firm
Graip.AI oferuje płynną integrację z platformami zewnętrznymi w celu uproszczenia przepływu pracy. Na przykład zawiera szablon eksportu dla Horizon, umożliwiający szybkie przesyłanie danych, oraz gotową do użycia integrację z SAP FI, ułatwiającą firmom łączenie systemów finansowych. Te gotowe integracje skracają czas konfiguracji i zapewniają płynne, wydajne operacje w procesach AR i AP.
Wpływ Graip.AI na różne branże
Graip.AI dostosowuje swoje elastyczne rozwiązania do różnych branż, pomagając firmom usprawnić procesy AR i AP:
- Outsourcing procesów biznesowych: Graip.AI automatyzuje przetwarzanie dokumentów, umożliwiając zespołom szybką obsługę dużych ilości faktur i zamówień zakupu. Nie tylko zmniejsza to nakład pracy ręcznej, ale także usprawnia świadczenie usług, pomagając dostawcom BPO utrzymać satysfakcję i lojalność klientów.
- Logistyka i transport: Graip.AI usprawnia proces obsługi należności poprzez automatyzację ekstrakcji danych dotyczących wysyłki i dostawy, umożliwiając szybsze fakturowanie. Dzięki temu firmy logistyczne mogą efektywnie zarządzać przepływami pieniężnymi i utrzymywać płynność operacji.
- Sprzedaż detaliczna i hurtowa: Graip.AI automatyzuje dopasowywanie faktur i śledzenie zapasów, minimalizując błędy i zapewniając terminowe płatności. Umożliwia to sprzedawcom detalicznym efektywne zarządzanie przepływami pieniężnymi i szybkie reagowanie na potrzeby rynku.
- Produkcja: Graip.AI automatyzuje dopasowywanie zamówień zakupu do faktur i dowodów dostawy, zmniejszając rozbieżności i przyspieszając zatwierdzanie. Pomaga to producentom utrzymywać silne relacje z dostawcami i efektywnie zarządzać kosztami.
- Usługi finansowe: Graip.AI pomaga instytucjom finansowym poprzez automatyzację identyfikacji i walidacji szczegółów konta w różnych dokumentach, zapewniając zgodność z przepisami. Nie tylko przyspiesza to procesy związane z zobowiązaniami i należnościami, ale także usprawnia zarządzanie ryzykiem i możliwości raportowania.
- Usługi opieki zdrowotnej: Graip.AI optymalizuje przetwarzanie faktur związanych z usługami medycznymi i materiałami eksploatacyjnymi, zapewniając, że dostawcy usług medycznych przeznaczają więcej zasobów na opiekę nad pacjentem zamiast na koszty administracyjne. Ta automatyzacja minimalizuje błędy rozliczeniowe i przyspiesza cykle przychodów, ostatecznie poprawiając stabilność finansową.
Dostosowanie i integracja
Niskokodowy interfejs Graip.AI pozwala firmom dostosowywać przepływy pracy do konkretnych potrzeb, takich jak konfigurowanie unikalnych reguł walidacji lub definiowanie sekwencji zatwierdzania dokumentów. Ta elastyczność jest szczególnie cenna dla średnich i dużych przedsiębiorstw ze złożonymi procesami AR/AP.
Graip.AI oferuje płynną integrację z systemami ERP innych firm, umożliwiając firmom bezpośredni import i eksport danych. Niezależnie od tego, czy zespół AR tworzy faktury, czy zespół AP upewnia się, że faktury są zgodne z ich zamówieniami i są opłacane na czas, Graip.AI zapewnia płynny przepływ informacji między systemami, zmniejszając ręczne ponowne wprowadzanie i ryzyko błędu.
Przyszłość automatyzacji AR/AP z Graip.AI
Bez wątpienia Graip.AI jest skutecznym narzędziem do zarządzania procesami AR/AP dzięki możliwościom inteligentnego przetwarzania dokumentów. Automatyzując zadania, rozwiązuje wyzwania, przed którymi stoją dziś zespoły AR/AP i pomaga zwiększyć przychody. Obejmuje to możliwość rozpoznawania e-faktur i płynnego integrowania ich z procesami wewnętrznymi, podobnie jak tradycyjne faktury PDF, dzięki czemu można je dostosować do potrzeb firm.
Patrząc w przyszłość, zapotrzebowanie na automatyzację operacji finansowych będzie nadal dynamicznie rosnąć. Przy 20% w pełni zautomatyzowanych zespołów i 41% planujących automatyzację w ciągu najbliższego roku, firmy, które zdecydują się na ten krok, zwiększą wydajność i zyskają przewagę konkurencyjną na rynku. Ostatecznie decyzja należy do firm – czy są gotowe na transformację i objęcie pozycji lidera w swojej branży.