Eksperci Graip.AI – lider produktu Karyna Mihalevich i analityk danych biznesowych Elena Devyatkina – dzielą się swoją wizją oprogramowania do skanowania faktur w 2023 roku i oczekiwaniami na 2024 rok.

Jaki jest stan rynku oprogramowania do skanowania faktur w 2023 roku?

Karyna Mihalevich:

“Najlepsze w swojej klasie przedsiębiorstwa wykorzystały tę technologię i zautomatyzowały ręczne procesy, uzyskując znaczące wyniki. Biorąc pod uwagę raport Tungsten Network, w 2023 r. odnotowano 3,2-krotnie wyższy wskaźnik faktur bezdotykowych, który stał się przewagą technologiczną. Co więcej, oprogramowanie do skanowania faktur korporacyjnych ewoluuje, aby wspierać możliwości uzyskiwania przychodów w całej organizacji.

Takie obszary jak zautomatyzowane przechwytywanie danych z faktur, zautomatyzowany proces uzgadniania i zautomatyzowane dopasowywanie informacji o płatnościach do faktur to główne etapy automatyzacji zobowiązań.

Choć na początku może się to wydawać hiperboliczne, automatyzacja finansów i oprogramowanie wykorzystywane do jej wdrożenia mają ogromny potencjał, aby zmienić trajektorię firmy. Mają one wpływ na najbardziej fundamentalny element biznesu – pieniądze.

Dzięki automatyzacji krytycznych funkcji, takich jak uzgadnianie, działy finansowe nie muszą tracić czasu na śledzenie informacji o kodowaniu lub wpływach na koniec miesiąca.

Jedną z najważniejszych zalet oprogramowania do skanowania faktur jest możliwość przeglądania danych w czasie rzeczywistym. Zakupy są rejestrowane automatycznie w momencie ich wystąpienia. Liderzy biznesowi i specjaliści ds. finansów mogą w czasie rzeczywistym raportować kondycję firmy. Ponadto, ile pieniędzy wpływa lub wypływa.

Ten poziom przejrzystości ma kluczowe znaczenie w sektorze finansowym, który historycznie działał w oparciu o miesięczny harmonogram pomiaru wydajności w stosunku do celów.

Obecnie coraz więcej działów ds. zobowiązań (AP) korzysta z oprogramowania do skanowania faktur w celu ich przetwarzania. Na przykład technologia optycznego rozpoznawania znaków (OCR) może konwertować obraz lub plik PDF do formatu nadającego się do odczytu maszynowego. Ponadto silniki reguł biznesowych pomagają w realizacji polityki firmy. Mogą kierować faktury do odpowiednich osób w organizacji w celu ich sprawdzenia i zatwierdzenia. Niestety, w wielu firmach procesy związane z dokumentami nie są w pełni zautomatyzowane. Ostatnie badanie przeprowadzone przez Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) wykazało, że 54% globalnych zespołów AP jest częściowo zautomatyzowanych, a tylko 9% zespołów AP jest w pełni zautomatyzowanych”.

Dlaczego klienci zaczynają korzystać ze specjalistycznego oprogramowania do skanowania faktur? Jakie problemy rozwiązuje to rozwiązanie?

Elena Devyatkina:

“Klienci korzystają ze specjalistycznego oprogramowania do skanowania faktur głównie dlatego, że chcą zautomatyzować wewnętrzne kompleksowe procesy, aby uczynić je bardziej wydajnymi i dokładnymi.

Oprogramowanie do skanowania faktur przynosi firmom następujące korzyści:

  • zminimalizowanie rutynowej pracy księgowych i zwiększenie ich motywacji;
  • osiągnąć lepszą dokładność rozpoznawania danych wrażliwych finansowo;
  • przyspieszenie cyklu przetwarzania faktur;
  • Zmniejsz ryzyko krytycznych błędów ludzkich, ryzyko kar za opóźnienia w płatnościach i negatywne relacje z klientami, sprzedawcami lub dostawcami z powodu niedotrzymania terminów płatności;
  • Zmniejsz ryzyko błędnych płatności dzięki automatycznemu uzgadnianiu finansów lub możliwości dopasowywania dwukierunkowego / trójkierunkowego;
  • pomóc skupić się na innych, bardziej wartościowych zadaniach księgowych;
  • zapewnić szybsze zmiany w procesie, a także szkolenie nowych pracowników;
  • ułatwiają proces audytu”.

Które firmy skorzystałyby na oprogramowaniu do skanowania faktur i dlaczego?

Karyna Mihalevich:

“Różne firmy – duże korporacje, małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) – mogą czerpać korzyści z inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP).

MŚP, które obsługują co najmniej 100-300 faktur miesięcznie, również skorzystają z oprogramowania do automatycznego przetwarzania faktur. Dzięki temu oszczędności ilościowe równoważą koszt oprogramowania do skanowania faktur.

Automatyzacja AP może pomóc MŚP w zwiększeniu przepływów pieniężnych i rozwiązaniu takich wyzwań, jak

  • powolne i ręczne procesy związane z dokumentami;
  • możliwość skanowania plików, ale brak możliwości wyszukiwania w nich określonych danych;
  • dane faktury, których nie można dopasować do zamówień zakupu lub otrzymanych dokumentów;
  • błędy ludzkie wynikające z ręcznego wprowadzania danych.

Wydaje się, że automatyzacja AP jest kosztowna dla jednoosobowej firmy księgowej. Z drugiej strony, może to być konstruktywne dla małych firm, które przetwarzają ogromne ilości faktur”.

Jakie kryteria zalecasz przy wyborze oprogramowania do skanowania faktur w 2023 roku?

Karyna Mihalevich:

“Oto kilka najważniejszych funkcji, na które należy zwrócić uwagę, szukając oprogramowania do skanowania faktur:

  1. Łatwy w użyciu. Należy rozważyć platformy No-Code lub Low-code.
  2. Opcje dostosowywania. Każda firma ma swoje specyficzne wymagania. Opór przed przyjęciem nowej technologii będzie mniejszy, jeśli można dostosować to rozwiązanie do własnych potrzeb.
  3. Integracja z innym oprogramowaniem. Należy myśleć nie tylko o obecnym środowisku IT. Ważne jest, aby pamiętać o swojej strategii IT.
  4. Koszt oprogramowania do skanowania faktur. Wybierz odpowiedni model cenowy w oparciu o liczbę dokumentów przetwarzanych w ciągu miesiąca lub roku.
  5. Poziom bezpieczeństwa. Przetwarzanie faktur przychodzących podlega ścisłym wymogom prawnym.
  6. Dobrze zorganizowany pulpit informacyjny i analityka.
  7. Aktualizacje i ulepszenia. Dowiedz się z wyprzedzeniem, jakie wsparcie zapewniają twórcy rozwiązań w zakresie aktualizacji i uaktualnień”.

Jakie rodzaje oprogramowania do skanowania faktur istnieją w 2023 roku? Jakie są między nimi różnice?

Elena Devyatkina:

“1. Istnieją rozwiązania do obsługi zobowiązań, które wymagają ręcznego wprowadzania danych.

2. Istnieją różne rozwiązania do przetwarzania faktur, które przechwytują dane faktur, konfigurują weryfikację, obsługują dopasowywanie dokumentów i zatwierdzają przepływy pracy. Można je również zintegrować z systemami księgowymi lub systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Tam dokonujesz ostatecznych płatności i przechodzisz przez etapy zarządzania danymi.

3. Istnieją rozwiązania i platformy do obsługi zobowiązań, które zapewniają kompleksową automatyzację procesów AP. Pracują z przechwytywaniem i rejestrowaniem danych faktur, weryfikacją, dopasowywaniem zamówień zakupu, listami dostawców i sprzedawców, kontami księgi głównej (GL), konfigurowaniem niestandardowych przepływów pracy w celu dokonywania płatności, przechowywaniem lub archiwizowaniem danych oraz raportowaniem.

4. Istnieją inteligentne rozwiązania do przetwarzania dokumentów i OCR. Rejestrują one dane faktur i integrują się z oprogramowaniem księgowym i rozwiązaniami do obsługi zobowiązań, gdzie rozpoznane dane trafiają do dalszego przetwarzania”.

Jakie funkcje są kluczowe w oprogramowaniu do skanowania faktur?

Elena Devyatkina:

“Naszym zdaniem najważniejszymi cechami rozwiązań do skanowania faktur są:

  • wysokie bezpieczeństwo danych potwierdzone certyfikatami;
  • wysoka dokładność inteligentnego przechwytywania danych;
  • klasyfikacja faktur wśród innych dokumentów przychodzących;
  • identyfikacja typów dokumentów;
  • wysoka skalowalność oprogramowania do skanowania faktur;
  • rozpoznawanie określonych informacji, takich jak dane uwierzytelniające nadawcy lub odbiorcy oraz inne dane branżowe;
  • rozpoznawanie nagrań cyfrowych lub zeskanowanych dokumentów;
  • pracować w środowisku zespołowym z różnymi uprawnieniami dostępu;
  • konfigurowanie reguł walidacji i oznaczanie anomalii;
  • konfigurowanie przepływów pracy zatwierdzania;
  • integracja z systemami księgowymi”.

Jakie są prognozy dla rynku oprogramowania do skanowania faktur w 2024 roku?

Karyna Mihalevich:

“Oczekuje się, że rynek rozwiązań do przetwarzania faktur będzie wart 5,6 mld euro do 2023 roku. Wzrost rynku można przypisać rosnącej popularności rozwiązań do przetwarzania faktur wśród małych i średnich firm. Technologia sztucznej inteligencji będzie w centrum wielu ulepszeń AP.

Rozwiązania IDP pozwolą działom AP zmniejszyć ilość pracy ręcznej. Redukcja rutynowych zadań może pomóc zespołom AP skupić się na działaniach o wyższej wartości, takich jak badanie anomalii”.

Wnioski

Podsumowując nasze badanie, oprogramowanie do skanowania faktur stało się najbardziej istotną i niezbędną technologią dla rozwoju biznesu w 2023 roku. Optymalizuje różne procesy związane z dokumentami – od przechwytywania danych po płatności – w firmie.

Ważne jest, aby pamiętać, że wdrożenie skanowania faktur jest skuteczne dla firm, które pracują z co najmniej 100-300 fakturami miesięcznie. W rezultacie firmy zaczynające od małych i średnich mogą uzyskać oszczędności nawet po miesiącu użytkowania oprogramowania.

Oprogramowanie do skanowania faktur jest najbardziej przydatne dla firm koncentrujących się na przetwarzaniu dokumentów. Linie biznesowe, które aktywnie wdrażają te rozwiązania, to księgowość, prawo, logistyka, bankowość, ubezpieczenia, handel detaliczny, a nawet produkcja.

Istnieją różne rodzaje oprogramowania do skanowania faktur, które można wybrać w zależności od potrzeb i możliwości biznesowych. Zaczynają od rozwiązań, które nadal wymagają ręcznego wprowadzania danych, a kończą na w pełni zautomatyzowanym inteligentnym oprogramowaniu. Zaawansowane oprogramowanie działa w 6 głównych krokach, które można dostosować do własnych możliwości technologicznych. Korzyści technologiczne to oszczędność czasu, wysoka dokładność, ograniczenie błędów ręcznych i zwiększona efektywność.

Zauważalne oczekiwania dotyczące przychodów na rynku skanowania faktur są oparte na wynikach z poprzednich lat. Sztuczna inteligencja będzie kluczową technologią, na którą warto zwrócić uwagę w ciągu najbliższych kilku lat.