Ricordi l’età della pietra, quando le persone inviavano, rivedevano e autorizzavano manualmente il pagamento per ogni singola transazione?
La tecnologia ha ridotto la manodopera e i costi in modo così significativo da cambiare il modo di operare della contabilità. Come per l’elaborazione dei pagamenti, molte aziende considerano fondamentale il software di elaborazione delle fatture.
Secondo una recente indagine, in tutto il mondo esistono oltre 3700 metodi obsoleti di elaborazione delle fatture. Graip.AI è uno strumento che può aiutare i team finanziari a velocizzare l’elaborazione delle fatture.
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Pensa a questo
Se il processo purchase-to-pay è impostato correttamente, l’elaborazione delle fatture potrebbe essere una procedura semplice.
Tuttavia, elaborare le fatture a mano potrebbe essere laborioso. Soprattutto se non esiste un processo di ordine di acquisto automatizzato.
Perché Graip.AI per l’automazione delle fatture?
I processi sono accelerati dal rapido apprendimento dell’intelligenza artificiale. La contabilità non dovrà più scrivere e ricontrollare a mano le informazioni sulle fatture.
Dovrà solo valutare le eccezioni e prendere decisioni in base alla situazione.
L’intelligenza artificiale viene rapidamente addestrata a svolgere compiti che richiedono capacità di giudizio nel contesto dell’elaborazione automatizzata delle fatture, come ad esempio
- selezionare gli approvatori per determinate fatture OPPURE
- attribuendo determinati codici di contabilità generale
per velocizzare tutte le operazioni che richiedevano molto tempo.
Quando la tua azienda cresce, automatizzare le operazioni è una cosa, accelerarle è un’altra.
Per questo motivo, senza l’intelligenza artificiale non è possibile creare una soluzione automatizzata per i conti correnti che possa crescere insieme alla tua azienda.
Caratteristiche del software di automazione delle fatture
Inserimento accurato dei dati
Per trasformare completamente il settore della contabilità, non basta digitalizzare i documenti cartacei. L’OCR, o riconoscimento ottico dei caratteri, può aiutare in questo senso.
In un sistema di contabilità automatizzato, la tecnologia che estrae il testo dai moduli senza carta deve essere inserita nei campi giusti.
Senza l’OCR, avresti solo un’immagine del documento e dovresti digitare a mano le informazioni in un sistema di contabilità.
Graip.AI combina quindi l’OCR con un secondo livello di estrazione dei dati della fattura per assicurarsi che i dati inseriti siano completi e corretti.
Corrispondenza degli ordini di acquisto
Una parte fondamentale del flusso di lavoro della contabilità fornitori consiste nel riunire e confrontare fatture, ordini di acquisto e approvazioni.
Tuttavia, questo processo spesso causa colli di bottiglia e ritardi nel processo di pagamento delle fatture, ma ora non più.
Nel software di automazione delle fatture vengono utilizzate tecnologie di gestione delle regole aziendali che facilitano la corrispondenza automatica tra ordini di acquisto e fatture.
Conclusione
L’automazione sembra essere in voga in questo momento, e per una buona ragione: fa spazio ad altre funzioni cruciali come l’abbinamento automatico degli ordini di acquisto, che trasformano l’automazione delle fatture in una risposta completa per la conduzione degli affari su scala mondiale.
Quanto più velocemente un reparto contabile utilizzerà questo metodo digitale, tanto più facilmente potrà concentrarsi sulla crescita.