Graip.AI semplifica la conformità aziendale con l’automazione intelligente

La conformità è difficile. Che si tratti di tenere il passo con il GDPR, l’HIPAA o le normative specifiche del settore come la FDA o la FAA, le aziende si destreggiano costantemente tra una montagna di regole. Se non rispettano una scadenza, trascurano una normativa o non proteggono i dati sensibili, le conseguenze possono essere gravi: multe, danni alla reputazione e problemi operativi.

Tuttavia, esistono degli strumenti che possono aiutare, uno di questi è Graip.AI, una piattaforma di elaborazione dei documenti basata sull’intelligenza artificiale. Invece di aggiungere un altro strumento alla pila, offre un approccio più intelligente ed efficiente alla gestione della conformità aziendale. Automatizzando il lavoro pesante, Graip.AI aiuta le aziende a stare al passo con le normative, a ridurre i rischi e a concentrarsi su ciò che conta davvero: far crescere la propria attività.

Cos’è la conformità e perché è importante

In sostanza, la compliance nelle aziende consiste nel rispettare le regole, siano esse leggi, standard industriali o politiche interne. Si estende a vari ambiti, tra cui:

• Conformità normativa: GDPR, HIPAA, CCPA e altro ancora.
• Conformità finanziaria: IFRS, AML e normative fiscali.
• Conformità IT e dati: ISO 27001, CCPA e standard di sicurezza informatica.
• Conformità ESG: Reporting ambientale, sociale e di governance.
• Conformità delle risorse umane: Garantire pratiche di lavoro eque, sicurezza sul posto di lavoro e diritti dei dipendenti.
• Conformità legale: Rispetto delle leggi che regolano i contratti, la responsabilità e la governance aziendale.
• Conformità interna: Seguire le politiche aziendali e le linee guida etiche.
• Conformità esterna: Soddisfare i requisiti imposti dal settore e dai governi.
• Conformità specifica per il settore: FDA per i prodotti farmaceutici, FAA per l’aviazione e altro ancora.

Questi tipi di conformità sono essenziali per la fiducia, l’efficienza e la fluidità delle operazioni. Tuttavia, gestirli manualmente crea delle sfide: scartoffie infinite, regolamenti mutevoli e la difficoltà di mantenere le informazioni organizzate tra i vari reparti.

Il quadro più ampio: L’intelligenza artificiale nella conformità

Con l’aumento della complessità delle richieste normative, l’IA si sta affermando come un potente strumento per aiutare le organizzazioni ad essere all’avanguardia. Secondo il Thomson Reuters Future of Professionals Report, il 77% dei professionisti ritiene che l’IA trasformerà il loro lavoro entro cinque anni. In settori come quello della compliance, dove l’accuratezza e la velocità sono fondamentali, l’IA sta già facendo la differenza. Ad esempio, secondo un rapporto di KPMG, il 68% delle aziende di servizi finanziari sta dando priorità all’IA per la gestione del rischio e della conformità.

Queste statistiche evidenziano una chiara tendenza: L’Intelligenza Artificiale non è più un concetto futuristico, ma una necessità attuale per le aziende che vogliono migliorare i loro sforzi di conformità. Ma in che modo l’IA può aiutare le aziende ad affrontare la compliance in modo più efficace? La risposta sta nell’automazione intelligente.

Problemi comuni di conformità e come risolverli

Per molti avvocati, compliance officer e professionisti responsabili della conformità normativa, stare al passo con i regolamenti può sembrare una battaglia in salita. Che si tratti di navigare tra regole complesse, gestire un’infinità di documenti o rimanere al passo con i continui cambiamenti, le sfide sono reali e spesso schiaccianti. Ecco alcuni dei problemi più comuni che le aziende devono affrontare e come le soluzioni di automazione come Graip.AI aiutano a superarli:

Automazione dei rapporti normativi

Le organizzazioni sono spesso alle prese con complessi requisiti di reporting normativo, tra cui scadenze rigide e precisi standard di formattazione. Graip.AI semplifica tutto questo automatizzando l’estrazione di dati critici da vari tipi di documenti, come bilanci e moduli di divulgazione. Convalida i dati rispetto ai requisiti normativi, implementa flussi di lavoro di approvazione in più fasi per un invio senza errori e mantiene i log di audit per una trasparenza totale. Inoltre, il supporto per i documenti multilingue garantisce la conformità globale.

Gestione della conformità del contratto

Gestire gli obblighi di numerosi contratti può portare a errori umani e a scadenze non rispettate. Graip.AI risolve questo problema utilizzando l’estrazione avanzata dei contratti per identificare le clausole chiave, gli obblighi e le scadenze. Classifica i contratti in base al tipo, al livello di rischio e ai requisiti di conformità, imposta avvisi automatici per le date di scadenza e garantisce l’allineamento dei termini contrattuali con i modelli approvati attraverso flussi di lavoro di convalida. Il controllo delle versioni e il confronto dei documenti semplificano ulteriormente la tracciabilità delle modifiche.

Elaborazione della documentazione AML/KYC

Gli istituti finanziari devono verificare l’identità dei clienti e monitorare le transazioni, il che richiede un’ampia analisi della documentazione. Graip.AI facilita questo processo utilizzando modelli di apprendimento automatico per elaborare i documenti di identità, estrarre e convalidare i campi KYC critici rispetto a database di terze parti e segnalare le discrepanze. Fornisce un chiaro audit trail e supporta il caricamento mobile per l’onboarding dei clienti da remoto, compresa la classificazione della qualità dei documenti.

Documentazione di conformità sanitaria

I fornitori di servizi sanitari devono mantenere standard di documentazione rigorosi per le cartelle cliniche dei pazienti, la fatturazione e i rapporti normativi. Graip.AI ti aiuta a elaborare i moduli di ingresso dei pazienti e a estrarre i dati strutturati dai documenti assicurativi, dalle cartelle cliniche e dai moduli. Convalida i dati rispetto ai requisiti di codifica e fatturazione sanitaria e implementa flussi di lavoro conformi con controlli di accesso appropriati.

Rapporti di conformità ambientale

Le aziende sono tenute a tracciare e riportare le metriche ambientali su più strutture e tipi di documenti. Graip.AI estrae i dati da rapporti di laboratorio, permessi e documenti di ispezione, convalidandoli rispetto ai limiti di soglia utilizzando soluzioni di terze parti o fonti normative. Implementa flussi di lavoro di approvazione per la rendicontazione ESG, consolida i dati provenienti da più documenti in report unificati e genera avvisi per potenziali violazioni della conformità.

Documentazione di conformità della catena di fornitura

Garantire che i fornitori rispettino gli standard normativi, etici e di qualità in tutte le operazioni globali è una sfida importante. Graip.AI elabora e classifica i certificati dei fornitori, i rapporti di audit e le dichiarazioni di conformità, estraendo i dati critici grazie a modelli ML specializzati. Raggruppa e divide i documenti in base alle categorie di conformità e crea un archivio centralizzato per la documentazione di conformità dei fornitori.

Documentazione sulla conformità fiscale

La gestione delle complesse normative fiscali richiede una documentazione accurata e l’estrazione di dati in diverse giurisdizioni. Graip.AI elabora i moduli fiscali, le fatture e i bilanci utilizzando modelli di ML, convalidando i dati estratti rispetto ai requisiti fiscali specifici della giurisdizione. Implementa flussi di lavoro per la revisione e l’approvazione della conformità fiscale e mantiene un audit trail completo per le autorità fiscali.

Conformità al GDPR e alla privacy dei dati

Le organizzazioni devono identificare, proteggere e gestire le informazioni di identificazione personale (PII) nei documenti. Graip.AI identifica e classifica i documenti contenenti dati personali sensibili, estrae e maschera/ridimensiona le PII come richiesto e supporta le politiche di conservazione dei dati e i flussi di lavoro di cancellazione. Crea un audit trail delle attività di accesso ed elaborazione dei dati e implementa flussi di lavoro di approvazione per la condivisione e il trasferimento dei dati.

In che modo Graip.AI semplifica la compliance

Ora che abbiamo esaminato i principali problemi di conformità nei vari settori, analizziamo le caratteristiche che fanno di Graip.AI una piattaforma IDP di spicco per risolvere i problemi di conformità.

Suddivisione delle pagine per un’elaborazione efficiente dei documenti: Graip.AI analizza solo le pagine rilevanti, riducendo i tempi di elaborazione dei documenti e concentrandosi sulle informazioni critiche.

Riduzione e conservazione intelligente dei dati: La piattaforma identifica e cancella i dati personali (ad esempio nomi, indirizzi, dati finanziari) per garantire la conformità al GDPR e all’HIPAA. Definisce inoltre i periodi di conservazione dei dati elaborati, garantendo il rispetto dei requisiti di archiviazione e cancellazione dei dati.

Prompt in linguaggio naturale per l’estrazione dei dati: I team che si occupano di compliance possono utilizzare semplici comandi testuali per estrarre dai documenti esattamente ciò di cui hanno bisogno, eliminando il lavoro manuale.

Creazione di regole di convalida: I dati estratti vengono convalidati automaticamente rispetto a standard di accuratezza predefiniti, garantendo la conformità ai requisiti normativi.

Corrispondenza avanzata dei dati: Graip.AI incrocia i dati estratti con i database normativi interni ed esterni, garantendo accuratezza e coerenza.

Classificazione dei documenti e flussi di lavoro intelligenti: I documenti vengono classificati automaticamente e indirizzati ai flussi di lavoro appropriati, semplificando i processi di conformità.

Avvisi di dati mancanti: La piattaforma rileva i campi mancanti nei documenti di conformità e invia notifiche automatiche via e-mail per richiederne il completamento.

Graip.AI in tutta la tua azienda per aiutare ogni team

La conformità ha un impatto su tutti i reparti della tua organizzazione. Graip.AI, una piattaforma di conformità guidata dall’intelligenza artificiale, interviene per rendere la conformità efficiente, accurata e senza stress per tutti. Automatizzando l’elaborazione dei documenti, l’estrazione dei dati e il monitoraggio delle normative, Graip.AI garantisce che ogni team possa concentrarsi sulle proprie attività principali rimanendo conforme. Ecco come supporta ogni reparto:

• Legale: Tieni traccia dei contratti, delle scadenze e degli obblighi senza doverli gestire manualmente.
• Vendite: Garantire la conformità dei prezzi e monitorare i termini contrattuali in tempo reale.
• Appalti: Automatizza i controlli sui fornitori e verifica le certificazioni senza sforzo.
• Costruzione e ingegneria: Segnala gli elementi non conformi nei piani prima che diventino un problema.
• HR: Rimani al passo con le normative di diverse giurisdizioni, anche quando le leggi cambiano.
• Audit interno: Identifica tempestivamente i rischi legati alla conformità e conserva tutti i dati dell’audit in un unico posto.
  

Graip.AI per la conformità ESG

La conformità ESG (Environmental, Social, and Governance) è una priorità fondamentale per le aziende che vogliono soddisfare le aspettative degli stakeholder e i requisiti normativi. A causa dell’evoluzione delle normative, dell’elaborazione manuale dei dati e del coordinamento tra i vari dipartimenti, le aziende spesso faticano a tenere il passo.

Graip.AI trasforma la conformità ESG automatizzando l’intero processo, rendendolo più veloce, più accurato e meno dispendioso in termini di risorse. La piattaforma estrae sistematicamente i dati ESG critici dai documenti, eliminando la necessità di inserire manualmente i dati e riducendo il rischio di errori. Monitora continuamente le modifiche normative, avvisando i team in tempo reale in modo che possano adattarsi rapidamente.

Una delle caratteristiche utili di Graip.AI è la sua capacità di integrarsi perfettamente con i sistemi esistenti, creando un flusso di lavoro unificato che collega i dati ESG tra i vari reparti. Questa integrazione non solo fa risparmiare tempo, ma garantisce anche coerenza e accuratezza nei report.

Graip.AI fornisce informazioni utili per aiutare le aziende a migliorare le loro performance ESG. Analizzando le tendenze dei dati e identificando le lacune, la piattaforma consente alle aziende di prendere decisioni informate e in linea con i loro obiettivi di sostenibilità.

Il ruolo degli agenti AI nella compliance

Oltre all’automazione, gli agenti di intelligenza artificiale stanno trasformando la compliance fornendo un ragionamento intelligente sul contenuto dei documenti. Gli agenti di intelligenza artificiale suggeriscono e applicano autonomamente descrizioni di classificazione accurate basate su linee guida organizzative. Integrando gli agenti di intelligenza artificiale con gli strumenti di compliance, le aziende possono:

• Automatizza le attività di conformità con un ragionamento simile a quello umano e l’accesso a tutti i dati rilevanti;
• Interagire senza problemi sia con le persone che con i sistemi per garantire processi di conformità senza intoppi;
• Controlla la conformità in tempo reale e rileva in modo proattivo i potenziali rischi;
• Riduci il lavoro manuale e migliora l’accuratezza e la coerenza.

Una volta che gli agenti AI completano i loro compiti, gli esseri umani intervengono per confermare le decisioni chiave e convalidare i risultati, assicurando un flusso di lavoro di conformità snello ed efficiente.

Conclusione sulla conformità aziendale

Con Graip.AI, le aziende possono superare la complessità delle normative, evitare errori costosi e rimanere al passo con i requisiti di conformità. Automatizzando l’estrazione dei dati, monitorando gli aggiornamenti in tempo reale e integrandosi con i sistemi esistenti, Graip.AI trasforma anche la conformità specifica del settore in un processo intelligente. Questo, a sua volta, permette alle aziende di liberare tempo e risorse per concentrarsi su ciò che realmente porta al progresso.