Procesamiento automatizado de facturas. ¿Qué es y cómo funciona?

¿Y si existe la posibilidad de ahorrar a tu empresa decenas de miles, si no cientos de miles, de dólares cada año? ¿Y si, al realizar esas reducciones de gastos, pudieras aliviar la carga del cumplimiento, mejorar la eficacia de los procesos y posicionar a toda una división como socio estratégico de tu empresa?

El mejor aspecto de esta narrativa de transformación es que las ventajas de la automatización AP no son ficticias. Se han demostrado numerosas veces. Las organizaciones deberían esperar ahorrar dinero, según la investigación.

Hablemos del procesamiento automatizado de facturas, que es un 90% más eficaz que la facturación manual. ¿Cómo puedes hacer que tu procesamiento de facturas esté libre de errores en un 99%, ahorrar tiempo y evitar la fuga de fondos por posibles facturas falsas?

¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?

“Procesamiento automatizado de facturas” es la integración perfecta de los datos recopilados de las cuentas a pagar para generar solicitudes de pago sin interferencias manuales. Lo único que le queda al departamento de pagos es verificar y liberar los pagos.

Con la facturación automatizada, puedes tener la aprobación de las facturas en cuestión de minutos, sin intervención humana.

Una automatización del procesamiento de facturas ayuda a las empresas a agilizar sus cuentas por pagar automatizando tareas como la extracción de datos de las facturas, la validación de datos y la introducción de datos en una aplicación empresarial preferida para su posterior análisis y procesamiento.

Procesar las facturas es una de las tareas que más tiempo consume. La automatización aborda el problema optimisando los tiempos de procesamiento de las facturas y mejorando la calidad de los datos.

El problema

Tradicionalmente, el tratamiento de las facturas comienza cuando el gestor contable recibe una factura de un proveedor por el importe adeudado por los bienes o servicios entregados. A continuación, el departamento de contabilidad compara la factura con los bienes/servicios recibidos.

Una vez totalizadas las facturas, la información de pago se añade al sistema y está lista para su aprobación. Cuando se aprueba el pago, el importe se transfiere al proveedor. Dependiendo de la estructura organizativa, los grados de autorización requeridos antes del pago son diferentes.

Formatos variables:

Las facturas de los proveedores pueden tener distintos diseños, datos o formatos.

¿Cómo se identifica la factura del proveedor? Ya sea personal o por el nombre de la empresa, este campo concreto está resaltado para que puedas determinar rápidamente si se trata de algo con lo que has tratado.

Introducción manual de datos

El procesamiento manual de las facturas aumenta la probabilidad de errores o pagos dobles.

Eso no es todo, el riesgo de fraude de los empleados y de malversación de fondos, de recursos se cierne sobre muchas organizaciones, con más de un 74% de objetivos de estafas de facturación en 2020.

Estos factores provocan retrasos en el procesamiento de las facturas y tensiones en las cadenas de suministro, que acaban afectando a la productividad de la empresa.

Para garantizar que todo el proceso sea preciso, eficaz y sin errores, resulta inevitable sustituir los procesos manuales por la facturación automatizada.

La solución

El procesamiento automatizado de facturas se basa en el flujo de trabajo descrito anteriormente, pero elimina con éxito las operaciones manuales repetitivas, así como los errores y retrasos que generan. Este es un ejemplo de un flujo de trabajo automatizado de procesamiento de facturas:

1. Cuando aparece una factura, se analiza electrónicamente, y el contenido se carga automáticamente en el sistema de contabilidad basado en la nube en el formato adecuado.
2. Una vez introducidos los datos en el conjunto de datos, la factura se transforma en un documento legible que se traduce de forma automatizada, lo que permite realizar un seguimiento activo de los datos que entran en el sistema dentro del sistema ERP.
3. Los datos guardados contienen el nombre del proveedor, el importe de la compra, los datos específicos de los bienes/servicios prestados, etc., y dan cuenta de la factura de forma completa y bien formateada.
4. Esto se compartirá con las partes pertinentes para la evaluación y aprobación del pago.
5. Si un detalle recogido no supera las comprobaciones de validación de datos, se retiene para su inspección manual. En caso contrario, la factura procesada se asigna a la persona encargada de su aprobación y pago.

Comparación del proceso de facturación:

Proceso normal de facturación

Con el software de procesamiento automatizado de facturas

1. Al recibir la factura, se comprueba manualmente si se ha adquirido el producto o servicio.
2. El importe facturado se corresponde con el pedido original.
3. Envío de facturas a los miembros del personal pertinentes para su aprobación
4. Resolver cualquier discrepancia entre el importe cobrado y el que figura en la orden de pago.
5. Configurar la factura para el pago y la aprobación final.
6. Realizar el pago
7. La factura se recibe por correo electrónico como archivo adjunto
8. El software extrae los datos necesarios y los valida con las reglas del vendedor.
9. Te envío la reseña y ¡Listo! Todo hecho.

Necesidad contable

La inmensa mayoría de los profesionales de AP están de acuerdo en que es necesario algún tipo de automatización para mostrar los datos excesivamente abarrotados de forma sencilla y procesable. La mejor forma de hacerlo es mejorando el proceso de facturación de la empresa.

Con un software de procesamiento de facturas que muestra los datos básicos, como el nombre del proveedor, el importe y la fecha, el equipo de AP puede establecer los pagos rápidamente y centrarse en la estrategia financiera, la auditoría y la planificación.

La automatización de las cuentas a pagar ha mostrado un ahorro enorme de gastos y de mano de obra en el Informe de la Encuesta Económica Mundial de EY. Mientras que las facturas en papel recibidas en los buzones solían suponer un alto coste de transporte, combustible y tiempo, la tramitación electrónica de las facturas sólo cuesta 0,40 $ de media.

¿Tienes una gran cantidad de facturas y no sabes por dónde empezar?

Proceso de automatización paso a paso

1. Analizar las circunstancias actuales

¿Cómo gestiona tu empresa las facturas? ¿Quién es el destinatario? ¿Cómo se validan? ¿Qué formato tienen (facturas electrónicas o impresas)? ¿Cuánto tarda tu organización en cumplirlos?

Formulando estas preguntas obtendrás una imagen completa de tu actual procedimiento de tramitación de facturas. En algunas circunstancias, puedes observar diversas discrepancias, hipos y una falta de responsabilidad.

Esto conduce con frecuencia a procesos deficientes, retrasos en los pagos y la posibilidad de fraudes y errores. En un sistema no automatizado, también es probable que los gastos de gestión de las facturas sean considerables.

Incluso antes de la automatización, el primer análisis te permitirá abordar algunos puntos débiles.

2. Optimizar la entrega de facturas

Antes de implantar la automatización total de las facturas, instruye a todos tus proveedores para que envíen las facturas a una dirección electrónica. A continuación, captura la información de la factura en cuanto la recibas. Esto se puede conseguir subiendo tus facturas a un software de automatización como Graip.AI.

Una vez establecido esto, tu organización tendrá que establecer políticas claras de procesamiento de facturas. Por ejemplo, ¿qué validación es necesaria cuando se trata de una factura de pedido? ¿Qué tipos de comprobaciones hay en el caso de una factura de gastos? Dentro de la empresa, ¿quién tiene autoridad para dar el visto bueno a las facturas? ¿Qué ocurre si hay incoherencias entre los números de factura y los documentos de pedido?

Establecer criterios claros ayudará a crear un flujo de trabajo excelente.

3. Análisis de datos

Cuando tu sistema lleve funcionando un par de meses, podrás utilizar los datos obtenidos para mejorar tu proceso de compra. Puedes controlar el progreso observando aspectos como el tiempo medio de procesamiento de las facturas. También puedes examinar a los proveedores con los que haces más negocios y buscar métodos para mejorar vuestra conexión.

Se pueden obtener precios superiores y acuerdos de pago flexibles racionalizando tu cadena de suministro y adjudicando el comercio a proveedores más fiables. Por último, un sólido sistema de gestión de facturas puede ayudarte a crearte una reputación de procesar las facturas a tiempo y cumplir todas las condiciones acordadas con los proveedores.

Otro aspecto que habría que estudiar sería determinar el coste que ha disminuido como consecuencia del procesamiento automatizado de facturas.

La capacidad de generar resúmenes y búsquedas puede ayudar en el seguimiento de aumentos o descensos extraños en los pagos de facturas. Si una factura muestra una diferencia extraña respecto al mes anterior, debe investigarse. Es factible crear consultas dentro del sistema para ayudar a detectar esas anomalías.

4. Automatización contable

Con el tiempo, tu empresa debe esforzarse por crear métodos de captura de facturas más eficaces. En realidad, puede ser capaz de combinar la gestión de facturas y los pedidos de compra para garantizar que se emite una factura en honor del proveedor cada vez que se completa una transacción.

El pago electrónico de facturas también puede integrarse en tu empresa. A pesar de las evidentes ventajas de los pagos electrónicos, la mayoría de los vendedores siguen aceptando cheques en papel. Tu empresa debe ponerse en contacto con los proveedores, convencerles de la integridad de los datos de pago que ofrecen, y luego empezar a pagarles gradualmente por Internet.

Ventajas de la automatización

El propósito de la automatización de cuentas a pagar es agilizar el procesamiento de facturas poniendo todas las capacidades a tu alcance mediante una plataforma sin fisuras. Un sitio web como Graip.AI permite a los usuarios acceder y controlar sin esfuerzo todas las funcionalidades necesarias con sólo pulsar un botón:

• Importar varias facturas
• Procesar formatos RAW con un simple clic
• Fácil de editar

1. Operaciones empresariales eficientes

Cuando llama un cliente o proveedor, las facturas digitales están a sólo unos clics de distancia, y la lealtad a la marca nunca se ve interrumpida por un compañero de trabajo ausente.

Independientemente del grado de automatización, acortar el tiempo que pasa una factura en manos de alguien reduce el gasto y aumenta la eficacia. Por ejemplo, los empleados de una organización pudieron pasar de ejecutar 930 pedidos al mes a 3.647 cuando las organizaciones pasaron de un bajo nivel de automatización a un grado superior.

En realidad, la automatización puede eliminar los problemas de cumplimiento, así como los errores manuales. La verificación de los datos y el control de calidad están integrados en los sistemas digitales. Como los datos se toman del documento, se eliminan los errores de introducción manual. Aberdeen informa de que la tasa de error en las facturas de los proveedores ha bajado del 4% al 3,1% gracias al procesamiento automatizado de las facturas.

2. Mayor control y transparencia

Tendrás una visión de águila de cada uno de los pagos que salgan como coste de tu empresa. Puedes exportar fácilmente los datos a Excel.

El procesamiento manual de facturas es propenso a errores e imprecisiones debido a factores como el cansancio y la falta de concentración.

Según el informe 2020 Payables Insight Report de Level Research, las discrepancias de datos son uno de los principales puntos conflictivos del procesamiento de pagos para más del 23% de las organizaciones encuestadas.

Ahí es donde entra en juego el procesamiento automático de facturas, que garantiza que los datos introducidos son correctos y no contienen errores.

3. Evita los duplicados

Una empresa puede enviar una factura duplicada por error o un empleado de la empresa de un proveedor puede enviar deliberadamente una factura falsa.

4. Flujo de trabajo mejorado

Supervisar los registros manuales de facturas es una tarea difícil debido a su estructura amplia y desordenada. Sin embargo, en caso de procesamiento automatizado de facturas, las facturas procesadas se conservan de forma transparente en un sistema centralizado.

Esto garantiza que el gasto pueda seguirse en tiempo real, de modo que cualquier discrepancia pueda notificarse rápidamente. El software de automatización también ofrece más opciones de personalización, lo que te permite simplificar toda la operación para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa, estructurando correctamente los flujos de trabajo.

Además, permite integrar fácilmente tus operaciones contables, garantizando que todas las actividades y procedimientos contables se realicen simultáneamente y sin conflictos.

5. Ahorra espacio en la oficina

Un archivador no es especialmente atractivo. Son pesados, incómodos, caros y ocupan un espacio importante en la oficina. Además de ser una práctica empresarial más “verde”, reducir la cantidad de papel utilizado en el lugar de trabajo también ahorrará dinero en material de oficina. Cuando los archivos se almacenan digitalmente, nunca se pierden ni se desfiguran durante el proceso de facturación.

6. Seguridad robusta

Cada día, el departamento de AP puede estar manejando una cantidad ingente de dinero, si no ahora quizá pronto. Sin embargo, la protección es mínima cuando las facturas en papel se acumulan en varios puestos de trabajo.

Un gestor puede establecer derechos con sólo pulsar un botón en un sistema automatizado. Las auditorías también tienen más éxito con los sistemas digitales porque cada factura crea un rastro que puede seguirse fácilmente.

Tiene sentido automatizar secciones de tu organización, como el departamento de cuentas a pagar. La automatización de las cuentas a pagar ahorra dinero y tiempo.

7. Datos perspicaces

Gracias al procesamiento automatizado de facturas, podrás planificar mejor tus gastos de inversión y evaluar la salud de tu organización.

Recibirás información vital sobre los flujos de caja del negocio, lo que permitirá a los miembros de tu equipo prever gastos futuros, predecir flujos de ingresos y crear estrategias de crecimiento superiores.

Además, el aprendizaje automático permite a tus equipos aprovechar los datos sobre tus clientes: qué segmentos de clientes existen en función de las cantidades que pagan. Estos datos pueden proporcionar los primeros indicios de un cambio en el mercado, que puede ser consecuencia de nuevos competidores o de una opción más barata para tus servicios.

8. Mejores relaciones comerciales

Todo el proceso se vuelve más eficaz al permitir flujos de trabajo automatizados, facilitando a los vendedores el cumplimiento de los plazos. Dado que la mayoría de los proveedores ofrecen incentivos por pronto pago, se puede obtener lo mismo asegurándose de que los pagos no se retrasan.

Además, los pagos puntuales ayudan a mantener satisfechos a los proveedores, y el software de Automatización AP suele incluir una plataforma que permite a los proveedores recibir actualizaciones en tiempo real sobre el estado de las facturas pendientes. Esto ayuda a garantizar que no haya desacuerdos entre la empresa y sus proveedores y que su relación siga siendo positiva.

9. Un paso hacia el futuro

La imprenta de Johannes Gutenberg es una de las innovaciones más ingeniosas de todos los tiempos para ahorrar tiempo. Esta tecnología ha dado lugar a una serie de importantes cambios sociales y culturales. Un acceso más fácil a las publicaciones y a la palabra impresa ha contribuido a la reducción del analfabetismo y a la difusión del conocimiento institucional y general.

Siguiendo el ejemplo de Gutenberg, la automatización aumenta la productividad proporcionando al personal la ayuda de la IA en las tareas monótonas. Se puede dedicar más tiempo a cuestiones intelectuales que añadan valor a la empresa.

La moral de tu plantilla también se ve afectada por las perspectivas de crecimiento que ofrece tu organización, y cuantos más puestos de trabajo que requieran mucho tiempo no estén automatizados, mayor será la rotación de talentos.

Según un resultado alarmante, los propietarios de pequeñas empresas pierden el 30% de su tiempo de trabajo en trámites administrativos no rentables.

¿Quieres entrar antes de que se haga tarde?

¿Por qué las empresas se pasan a la automatización?

La automatización ahorra dinero. Ahorra tiempo y salva vidas.

El coste de la mano de obra humana crece, a medida que la población envejece y aumenta el coste de la vida. En consecuencia, las empresas tienen que recortar gastos donde puedan. Esto puede hacerse mediante la automatización, que libera a los trabajadores para realizar otras tareas de forma más eficiente o para centrarse en tareas de mayor valor que requieren menos atención.

Otra razón por la que las empresas se inclinan por la automatización es que les permite centrarse en lo que saben hacer bien (ganar dinero) mientras externalizan otros aspectos de la producción, como las ventas, el marketing y la atención al cliente. Esto significa menos gastos generales y más margen de beneficio por producto vendido.

Facturación automatizada – Casos prácticos

1. Empresa de telecomunicaciones

Pagar facturas no es la experiencia más gratificante, pero hay que hacerlo tanto si eres un individuo solitario como una gran empresa. El pago puntual de las facturas es una preocupación primordial para esta empresa de telecomunicaciones.

El problema

Hacer un seguimiento de la carga de cuentas a pagar era difícil con cientos de proveedores y socios a los que reembolsar, incluidos proveedores de servicios públicos y organismos gubernamentales.

“Recibimos más de 1.000 correos en AP cada día, la mayoría relacionados con facturas”, dijo el Director de Registros Contables de la empresa.

Antes, las personas tenían que revisar y filtrar cada una de esas partidas antes de reenviar las facturas a otro departamento para su confirmación. Por último, los empleados tendrían que introducir los datos de las facturas en finanzas mediante entrada manual para que se puedan compensar los pagos de las facturas.

“Tardamos dos semanas en liquidar una factura y, más a menudo de lo habitual, hasta 25 días con recargo por demora (del 2 al 3%)”.

La solución

La empresa implantó la automatización de un gran número de tareas repetitivas, la más importante de las cuales era la facturación. Esto es lo que consiguieron:

Resultados

• Conseguimos un 200% más de productividad por persona
• El personal necesario para gestionar las facturas se redujo en un 50%. Se les volvió a formar y se les reasignó a otros departamentos.
• La empresa recibe y procesa ahora unas 9.000 facturas al día, la mayor parte de su carga de trabajo compartida por el software de procesamiento automatizado de facturas.

2. Corporación financiera con sede en el Reino Unido

Uno de los mayores centros financieros y empresas de subcontratación empresarial del Reino Unido, con miles de millones de libras de ingresos anuales, tenía 40 empleados sólo para ocuparse de la facturación y la verificación.

El problema:

La ausencia de controles adecuados o de transparencia de los procesos, junto con los enormes volúmenes de movimiento y almacenamiento de papel que generaba el proceso, era inaceptable.

Ocuparse de la gestión interna de las facturas y de las aprobaciones era una carga enorme y, como consecuencia, tenían fama de cobrar con retraso. El gasto por factura procesada era igualmente caro, de unas 8 libras, muy superior a la media del sector.

La solución

Con las Reglas de Negocio correctas aplicadas y los campos de datos personalizados (detallados) extraídos de las facturas entrantes, la empresa pudo identificar las facturas rápidamente. Las facturas que no cumplían los campos de datos requeridos se rechazaban automáticamente.

RESULTADOS

La automatización de las operaciones manuales de compra a pago (P2P) significa ahora que “las facturas recibidas por correo electrónico de madrugada se escanean y, por tanto, están disponibles en el sistema el mismo día”, según un representante de la empresa.

Los pagos a tiempo han aumentado, lo que ha mejorado mucho nuestra reputación, y tenemos un número sustancialmente menor de escaladas de consultas.”

A pesar de recibir y procesar unas 400.000 facturas al año, la empresa está obteniendo enormes beneficios de sus nuevas operaciones automatizadas. “Hemos reducido el coste de procesar los pagos a poco más de 2 £ por factura y disminuido nuestra plantilla de back office de 40 en casa a sólo 20 en la India, ahorrando más de 1 millón de libras al año”. Recuperaron la inversión en escaneado en el primer año y pudieron establecer controles mejorados.”

No sólo consiguieron un ROI, sino que también tuvieron un mejor control y pudieron evitar fraudes que antes les costaban decenas de miles de libras GBP.

3. Empresa de distribución de productos petrolíferos

Este estudio de caso incluye una Petro Company que distribuye productos refinados del petróleo a una base de consumidores diversificada en Estados Unidos y Canadá. La empresa ha adquirido una reputación inmaculada como principal proveedor de soluciones y servicios energéticos utilizando un enfoque de liderazgo en costes para su cadena de suministro.

El problema

El fragmentado sistema de procesamiento de facturas de la empresa generaba problemas.

Las tasas de error excesivas y la escasa duración de los ciclos se debían al elevado número de ubicaciones de las interfaces.

Al principio, los proveedores enviaban las facturas a su terminal local, donde se codificaban manualmente. Después, la factura impresa se enviaría por correo al departamento de operaciones de la empresa en Atlanta para su posterior evaluación. A continuación, la factura se enviaría por correo una tercera o cuarta vez, al departamento de AP de Denver para su inspección final y pago.

Desde la recepción hasta el pago, la duración típica del ciclo era de 32-34 días. El 85-95% de las 56.000 facturas procesadas cada año se pagaban con retraso. AP estableció un objetivo para integrar su gestión de facturas con el enfoque exitoso existente.

La solución:

Se redirigió a los proveedores para que enviaran las facturas electrónicamente a su departamento final en Atlanta. Debido a los retrasos en los pagos, los proveedores también estaban motivados para cambiar rápidamente a las facturas electrónicas.

A continuación, estas facturas se escaneaban a través de un software de automatización y se procesaban para los pagos.

RESULTADOS

Por primera vez, la corporación empezó a aceptar descuentos en lugar de incurrir en multas por retraso. TransMontaigne también pudo gestionar fácilmente su flujo de caja, reduciendo significativamente el número de periodificaciones por facturas vencidas.

La mayor transparencia del proceso se tradujo en beneficios estratégicos adicionales para la empresa. Los empleados podían identificar e impugnar rápidamente las facturas, y la dirección obtenía visibilidad en tiempo real del pasivo total y la situación financiera de la organización.

Ahora los empleados tienen más tiempo para dedicarse a actividades estratégicas como el cumplimiento, el servicio interno al cliente y las relaciones con los proveedores. El responsable de AP gestiona el departamento durante 15 horas semanales, en comparación con la media anterior a la automatización. de 60 horas semanales.

Más de 1 millón de dólares de ahorro mensual, con un 90% menos de pagos duplicados y un promedio de 1,5 millones de euros. El coste del procesamiento de facturas disminuyó a 7 $ (30 $ anteriormente).

Conclusión

Este enfoque no tiene más desventajas que una pequeña inversión inicial. Muchas empresas han optado por la opción de pago por uso, que les permite seguir con la introducción manual de datos durante unos meses, pagando sólo por lo que necesitan. Una vez implantado el sistema, merecerá la pena el esfuerzo y el gasto por su eficacia y fiabilidad.

La automatización es la clave para reducir el trabajo manual y aumentar tus márgenes de beneficio. Nuestro sistema de facturación te ahorrará tiempo, dinero y esfuerzo procesando tus facturas de la A a la Z en un solo paso. Nuestra sencilla interfaz basada en web te permite dirigir toda la operación tú mismo, o dejar que nosotros lo hagamos por ti.

Esto permite reducir los costes totales a lo largo del tiempo, haciendo que el procesamiento automatizado de los pagos merezca la pena por el coste inicial. Hablemos de cómo puede ayudar la automatización a tu empresa.

Preguntas frecuentes

¿Y ahora qué?

Para implantar un flujo de trabajo de Automatización AP en toda la organización, el equipo de Cuentas a Pagar, junto con los departamentos de Adquisiciones, debe cooperar con la alta dirección. Esto implica algo más que asegurarse de que las facturas se reciben y tramitan a tiempo.

La Automatización AP puede minimizar las ineficiencias y retrasar los procesos que hacen perder tiempo a tu personal y dinero a tu empresa.

Graip.AI, por ejemplo, proporciona adaptabilidad a las máquinas, como extracciones de datos de facturas al 100%. Puede ayudar a los usuarios a aumentar la precisión y la velocidad del procesamiento de facturas de varios proveedores, reduciendo al triple la intervención humana.

¿Cuánto tiempo debe tardar en procesarse la factura de una empresa?

El tiempo que se tarda en procesar una factura depende de varios factores. Hay dos cosas principales que deberás tener en cuenta:

1. ¿Qué urgencia tiene la factura?
2. ¿Es complejo el proceso de pago?

Si envías facturas por pequeñas cantidades de dinero que no son muy urgentes, a menudo puedes enviarlas en las 24 horas siguientes a su recepción.

Si envías facturas para pagos de mayor cuantía o si quieres asegurarte de que tu cliente sabe que recibirá su pago con prontitud, entonces deberías considerar la posibilidad de enviarlas en menos de 24 horas. Muchas empresas ofrecerán una opción de pago urgente en sus facturas para que los clientes puedan obtener su pago más rápidamente si es necesario.