Jeśli jesteś odpowiedzialny za firmę produkcyjną, w złe dni możesz mieć wrażenie, że zbudowanie domku z kart na piasku byłoby łatwiejsze niż zapewnienie płynnego działania na hali produkcyjnej. Jednak w dobre dni zdajesz sobie sprawę, że im więcej procesów zautomatyzujesz, tym większy porządek zaprowadzisz zarówno na linii produkcyjnej, jak i w kontaktach z partnerami. Biorąc pod uwagę ogromną ilość dokumentacji, którą codziennie obsługuje Twoja firma, potrzebujesz rozwiązania do automatyzacji dokumentów, które pozwoli zamienić chaos w porządek.
Dziś przyjrzymy się najnowszym rozwiązaniom z zakresu inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP ), ich działaniu, łatwości integracji z istniejącymi systemami oraz wymiernym korzyściom, jakie mogą one przynieść operacjom produkcyjnym.
Tradycyjne przetwarzanie dokumentów w produkcji
Wiele operacji w firmie spowalnia, jeśli są wykonywane ręcznie. Stawmy im czoła i przeanalizujmy wyzwania, które automatyzacja może nam pomóc przezwyciężyć.
Ręczne wprowadzanie danych w zamówieniach zakupu i fakturach: Ręczne wprowadzanie danych to czasochłonne i podatne na błędy zadanie, które obciąża działalność produkcyjną. Pracownicy muszą ręcznie wprowadzać dane z zamówień zakupu i faktur do różnych systemów, co może prowadzić do błędów i opóźnień.
Nieefektywny obieg dokumentów: Tradycyjne obiegi dokumentów często obejmują wiele etapów i zatwierdzeń, powodując wąskie gardła i spowalniając cały proces. Dokumenty mogą zostać utracone lub opóźnione, co prowadzi do nieefektywności i zwiększonych kosztów operacyjnych.
Zgodność z przepisami i normami dotyczącymi produkcji: Firmy produkcyjne muszą przestrzegać licznych przepisów i norm. Zapewnienie, że wszystkie dokumenty spełniają te wymagania, może być trudne i czasochłonne, gdy są obsługiwane ręcznie.
Ochrona wrażliwych danych: Firmy produkcyjne obsługują wrażliwe informacje, takie jak zastrzeżone plany produkcji i własność intelektualna. Ochrona tych danych ma kluczowe znaczenie, a ręczne procesy zwiększają ryzyko ich naruszenia.
Wgląd w procesy w czasie rzeczywistym: Bez zautomatyzowanych systemów trudno jest uzyskać wgląd w status różnych dokumentów i procesów w czasie rzeczywistym. Ten brak przejrzystości może utrudniać podejmowanie decyzji i spowalniać operacje.
Wysokie koszty operacyjne: Ręczne przetwarzanie dokumentów jest kosztowne. Koszty związane z pracą, błędami i nieefektywnością mogą się sumować, znacząco wpływając na wyniki finansowe firmy.
Bariery językowe w operacjach globalnych: Globalne operacje produkcyjne często obejmują wiele języków. Ręczna obsługa dokumentów w różnych językach może prowadzić do nieporozumień i błędów.
Zarządzanie nieustrukturyzowanymi danymi: Firmy produkcyjne mają do czynienia z dużą ilością nieustrukturyzowanych danych, takich jak wiadomości e-mail, pliki PDF i odręczne notatki. Ręczne przetwarzanie tych danych jest trudne i czasochłonne.
Obsługa różnych formatów dokumentów: Operacje produkcyjne obejmują różne formaty dokumentów, w tym faktury, zamówienia zakupu, zestawienia materiałów i inne. Ręczne przetwarzanie tych różnorodnych formatów może być nieefektywne i podatne na błędy.
Integracja z systemami ERP i innymi systemami branżowymi: Ręczne przetwarzanie dokumentów i ich integracja z systemami ERP oraz innymi systemami branżowymi może prowadzić do poważnych problemów,, takich jak rozbieżności danych, opóźnienia w przetwarzaniu informacji, wyższe ryzyko błędów wynikających z interwencji człowieka oraz zakłócenia bieżącej działalności.
Przykłady wykorzystania IDP w produkcji
Wdrożenie inteligentnego przetwarzania dokumentów w firmie produkcyjnej może znacząco poprawić różne aspekty jej działalności. Na przykład firma korzystająca z IDP do przetwarzania zamówień zakupu może skrócić czas poświęcany na wprowadzanie danych poprzez automatyzację ekstrakcji i walidacji szczegółów zamówienia. Prowadzi to do szybszej realizacji zamówień i mniejszej liczby błędów.
Podobnie, IDP w produkcji może usprawnić przetwarzanie faktur poprzez automatyczne wyodrębnianie danych z faktur i dopasowywanie ich do zamówień zakupu. Zmniejsza to obciążenie działu zobowiązań i zapewnia szybkie i dokładne przetwarzanie faktur.
Inteligentne przetwarzanie dokumentów może również zwiększyć zgodność z przepisami, zapewniając, że wszystkie dokumenty spełniają standardy regulacyjne. Dzięki automatyzacji procesu przeglądu i zatwierdzania, rozwiązanie IDP może pomóc firmom uniknąć kosztownych problemów związanych ze zgodnością oraz utrzymać wysokie standardy jakości i bezpieczeństwa.
Automatyzacja kluczowych dokumentów produkcyjnych za pomocą IDP
Automatyzacja kluczowych dokumentów produkcyjnych za pomocą inteligentnego przetwarzania dokumentów może prowadzić do znacznej poprawy wydajności i dokładności. Na przykład, IDP może zautomatyzować ekstrakcję danych z zestawień materiałów (BOM), zapewniając, że wszystkie komponenty są uwzględnione i zmniejszając ryzyko opóźnień w produkcji.
Podobnie, IDP w produkcji może zautomatyzować przetwarzanie standardowych procedur operacyjnych (SOP), zapewniając wszystkim pracownikom dostęp do najnowszych procedur i zmniejszając ryzyko błędów. Automatyzując dystrybucję i śledzenie SOP, IDP może pomóc firmom w utrzymaniu wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa.
Rozwiązanie IDP może również zautomatyzować przetwarzanie raportów produkcyjnych, zapewniając dokładność i aktualność wszystkich danych. To pozwala firmom uzyskać wgląd w działalność w czasie rzeczywistym, wspierając podejmowanie świadomych decyzji opartych na precyzyjnych informacjach.
Najlepsza wydajność KPI dzięki inteligentnemu przetwarzaniu dokumentów
Wdrożenie IDP w firmie produkcyjnej może prowadzić do znacznej poprawy kluczowych wskaźników wydajności w różnych operacjach. Przykładowo, firmy mogą obniżyć koszt sprzedanych towarów (COGS) poprzez automatyzację ekstrakcji i przetwarzania danych, co prowadzi do obniżenia kosztów operacyjnych i poprawy marż zysku.
Inteligentne przetwarzanie dokumentów może również pomóc firmom zwiększyć zwrot z inwestycji (ROI) w wydatki na IT poprzez usprawnienie przepływu pracy i zmniejszenie zapotrzebowania na pracę ręczną. Automatyzując ekstrakcję i przetwarzanie danych, firmy mogą osiągnąć wyższy zwrot z inwestycji i poprawić ogólną wydajność.
Podobnie, IDP w produkcji może pomóc firmom zwiększyć przychody ze sprzedaży poprzez automatyzację przetwarzania zamówień i ofert. Prowadzi to do skrócenia czasu reakcji i zwiększenia zadowolenia klientów, co ostatecznie przekłada się na wyższą sprzedaż.
IDP może również pomóc firmom obniżyć koszty surowców (RMC) poprzez automatyzację ekstrakcji i przetwarzania danych z raportów dotyczących zapasów i produkcji. Zapewnia to firmom dokładne i aktualne informacje na temat poziomu zapasów, zmniejszając ryzyko nadmiernych zapasów lub braków magazynowych i prowadząc do obniżenia kosztów surowców.
Graip.AI: najlepsza platforma IDP dla produkcji
Graip.AI to inteligentna platforma przetwarzania dokumentów zaprojektowana w celu automatyzacji i usprawnienia operacji biznesowych. Bez konieczności stosowania szablonów, oprogramowanie to eliminuje błędy ludzkie oraz żmudną papierkową robotę, szybko obsługując 141 typów dokumentów i przetwarzając każdą stronę w zaledwie 0,8 sekundy.
Ta zaawansowana platforma IDP oparta na sztucznej inteligencji zmienia sposób, w jaki firmy obsługują powtarzalne zadania, oferując wszechstronne rozwiązanie, które pasuje do firm produkcyjnych każdej wielkości, automatyzując przepływy pracy, które tradycyjnie wymagają ręcznego wysiłku, dzięki czemu operacje są szybsze i dokładniejsze.
Graip.AI ma szczególne znaczenie dla produkcji, ponieważ doskonale radzi sobie z dokumentami specyficznymi dla branży, takimi jak listy materiałów (BOM), standardowe procedury operacyjne (SOP), dokumenty wymagań produktowych (PRD) i listy procesów produkcyjnych (MBP). Dzięki sprawdzonemu 100% współczynnikowi rozpoznawania AI, Graip.AI podnosi poziom przetwarzania tych krytycznych dokumentów. Bez szablonów i błędów ludzkich, Graip.AI eliminuje nudną papierkową robotę i zapewnia, że wszystkie dane są dokładne i wydajnie przetwarzane.
Dlaczego warto wybrać Graip.AI?
- Obsługa dokumentów: Graip.AI mapuje dane z CRM oraz innych systemów zaplecza zgodnie z wymaganiami biznesowymi, łącząc wyodrębnione dane z zewnętrznymi źródłami danych, aby zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym.
- Najwyższy wskaźnik rozpoznawania: Graip.AI oferuje najwyższy wskaźnik rozpoznawania na rynku, zapewniając 100% zgodność danych z poziomem usług powyżej 99,5%.
- Uczenie maszynowe: Graip.AI wykorzystuje moc uczenia maszynowego w celu zapewnienia najwyższej dokładności i wydajności. Algorytmy te nieustannie uczą się i dostosowują, umożliwiając ewolucję rozwiązania w miarę rozwoju firmy.
- Szybka integracja: Graip.AI integruje się w ciągu tygodnia za pomocą swojego rozwiązania niskokodowego, zapewniając ponad 300% zwrotu z inwestycji.
- Bezbłędne przetwarzanie Swift: Graip.AI osiąga 0% błędów ludzkich, przetwarzając każdą stronę w zaledwie 0,8 sekundy.
Zalety inteligentnego przetwarzania dokumentów dla produkcji
Teraz, gdy wiemy, jakie korzyści platformy IDP mogą przynieść firmom produkcyjnym, przyjrzyjmy się konkretnym zaletom oferowanym przez Graip.AI. Platforma ta przekształca przetwarzanie dokumentów w produkcji dzięki najnowocześniejszym funkcjom. Oto jak usprawnia ona operacje w różnych działach:
Automatyzacja pracy ręcznej: Graip.AI automatyzuje ekstrakcję danych z krytycznych dokumentów produkcyjnych, takich jak zamówienia zakupu, faktury, zestawienia materiałów i inne, znacznie zmniejszając czas, nakład pracy oraz ryzyko błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Zaawansowane algorytmy sztucznej inteligencji Graip.AI zapewniają dokładną ekstrakcję danych, usprawniając proces zaopatrzenia i zmniejszając ryzyko opóźnień wynikających z błędnych danych.
Redukcja kosztów: Platforma Graip.AI znacząco obniża koszty przetwarzania dokumentów w branży produkcyjnej poprzez automatyzację ekstrakcji danych i usprawnienie przepływów pracy, co skutkuje oszczędnościami kosztów i poprawą marż zysku. Wykorzystanie sztucznej inteligencji eliminuje konieczność ręcznej pracy, zmniejszając koszty operacyjne i jednocześnie zwiększając wydajność procesów.
Usprawnione przepływy pracy: Graip.AI automatyzuje procesy przekierowywania dokumentów, zatwierdzania oraz współpracy między zespołami. Przyspiesza to zadania operacyjne, poprawia komunikację i koordynację między zespołami oraz zwiększa ogólną wydajność przepływu pracy.
Ochrona wrażliwych danych: Graip.AI zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa dzięki mechanizmom szyfrowania i kontroli dostępu, chroniąc wrażliwe dane produkcyjne, takie jak plany produkcji i własność intelektualna, przed nieautoryzowanym dostępem. Platforma spełnia rygorystyczne standardy branżowe w zakresie bezpieczeństwa danych.
Integracja z systemami ERP i innymi systemami branżowymi: Graip.AI płynnie integruje się z wiodącymi systemami ERP oraz innym oprogramowaniem wykorzystywanym w branży produkcyjnej za pośrednictwem interfejsu API, ułatwiając płynny transfer danych między systemami i bardziej usprawniony przepływ pracy. Łatwa integracja Graip.AI z istniejącą infrastrukturą pozwala na optymalizację procesów produkcyjnych bez zakłócania bieżącej działalności, zwiększając wydajność i produktywność w całej sieci produkcyjnej.
Przyspieszone zamykanie transakcji: Graip.AI przyspiesza proces zamykania transakcji poprzez automatyzację ekstrakcji danych z zamówień sprzedaży i ich walidację, skracając czas potrzebny na ich przetwarzanie. Umożliwia to zespołom sprzedaży szybkie reagowanie na zapytania klientów, podejmowanie trafniejszych decyzji i skuteczniejsze finalizowanie transakcji.
Personalizacja ofert: Graip.AI umożliwia dostosowywanie ofert poprzez automatyczne wypełnianie szablonów odpowiednimi informacjami o klientach i produktach. Oszczędza to czas, zapewnia spójność marki i pozwala na spersonalizowane i dostosowane oferty.
Przyspieszenie wdrażania dostawców: Graip.AI automatyzuje wyodrębnianie i przetwarzanie dokumentów dostawców, takich jak umowy i certyfikaty, upraszczając proces wdrażania. Zmniejsza to wysiłek ręczny, zapewnia zgodność i przyspiesza proces kwalifikacji dostawców.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów za pomocą IDP w produkcji wprowadza harmonię do linii produkcyjnej oraz współpracy z partnerami, przekształcając zadania wymagające dużej ilości dokumentów w płynne i wydajne przepływy pracy. Obniżając koszty, zmniejszając liczbę błędów i uwalniając zespół do innowacji i rozwoju, technologie automatyzacji zapewniają, że ręczna i podatna na błędy praca stanie się przeszłością. Gdy utorujesz drogę do cyfrowej transformacji w swojej firmie i wykorzystasz moc narzędzi takich jak Graip.AI, Twoje operacje staną się punktem odniesienia dla wydajności i innowacji w branży produkcyjnej.