Automatyzacja może pomóc w usprawnieniu procesów w niemal każdym miejscu w firmie. Dodatkowo, może być ratunkiem dla zadań manualnych, takich jak przetwarzanie faktur.
Zautomatyzowane przetwarzanie faktur: Korzyści dla firm
Oto kilka głównych powodów, dla których warto korzystać z automatyzacji faktur, wraz z kilkoma najważniejszymi korzyściami z tego płynącymi:
Oszczędność kosztów
Doskonały sposób na zmniejszenie kosztów pracy i kosztownych błędów danych.
“Szacuje się, że koszt przetworzenia faktury papierowej wynosi od 10 do 50 USD”. – ADOBE.
Oprócz bardziej oczywistych kwestii, takich jak koszty pracy i magazynowania, istnieje szereg “ukrytych” kosztów, które są często pomijane.
Niektóre z nich to błędne zgłoszenia i straty, a także ręczne przekierowanie, klasyfikacja i obsługa tej samej faktury więcej niż jeden raz. Odnalezienie niewłaściwie umieszczonych lub zagubionych dokumentów może kosztować do 200 USD za fakturę.
Zasadniczo wszystko, czego twoje zespoły nienawidzą w obsłudze rachunków.
Dokładność bezwzględna
Przetwarzanie faktur przy użyciu konwencjonalnych metod wymagało wprowadzania dużej ilości danych. Więcej ręcznego wprowadzania danych oznacza więcej błędów. Dlatego najlepiej byłoby jak najszybciej przejść na automatyzację.
- Zautomatyzowane dopasowywanie obsługuje 80 procent rachunków od momentu przechwycenia do płatności.
- Niemal eliminuje to ludzkie błędy;
- Wymagany poziom nadzoru nie jest tak wysoki;
- Nadpłaty i powtarzające się płatności są prawie wyeliminowane.
- Automatycznie powiadamia osoby zatwierdzające o wszelkich wyjątkach do sprawdzenia;
W skrócie,
Skuteczność i dokładność raportowania, budżetowania i audytu uległy znacznej poprawie.
Zwiększona wydajność
Obecnie zarówno mniejsze, jak i większe przedsiębiorstwa z różnych branż korzystają z inteligentnych instrumentów cyfrowych, aby zwiększyć swoją wydajność. Zautomatyzowane przetwarzanie faktur pomaga firmom usprawnić rutynowy obieg dokumentów i zoptymalizować dystrybucję zasobów: faktury są zarządzane szybciej i dokładniej, a cenne zasoby ludzkie mogą być wykorzystywane do bardziej strategicznych działań, zwiększając ogólną produktywność.
Oszczędność czasu
“Czas to jedyna rzecz, której nie można sobie kupić” – Bill Gates
Niemal zawsze największą zaletą automatyzacji jest oszczędność czasu. Gdy zespół nie musi wykonywać wszystkiego ręcznie, ma więcej czasu na skupienie się na innych ważnych zadaniach.
“Nie jest konieczne uzyskiwanie podpisów na papierowych rachunkach”. Faktury, które można skanować, mogą być elektronicznie oznaczane, dopasowywane i wysyłane do właściwych stron w celu przyspieszenia procesów zatwierdzania i płatności.
Программное обеспечение для управления счетами, такое как Graip.AI, может даже исключить несколько шагов, которые в настоящее время вас сдерживают. Бесполезные электронные письма и последующие собщения Slack больше не нужны!
Wzmocnienie relacji biznesowych
W środowisku biznesowym terminowe opłacanie faktur jest uważane za jeden z integralnych elementów utrzymania reputacji zaufanego i wiarygodnego partnera. Wyposażone w automatyzację opartą na sztucznej inteligencji przedsiębiorstwa mogą zarządzać fakturami znacznie szybciej i przetwarzać płatności na czas. Jedną z kluczowych zalet automatyzacji faktur jest eliminacja błędów ludzkich, takich jak zduplikowane transakcje i pominięte faktury.
Wdrożenie instrumentów cyfrowych pomaga wyeliminować potencjalne nieporozumienia z partnerami biznesowymi dzięki lepszej widoczności procesu fakturowania: dostęp w czasie rzeczywistym do aktualizacji płatności zwiększa przejrzystość komunikacji biznesowej i ułatwia bardziej efektywne planowanie. Biorąc pod uwagę przejrzystość i wydajność, renomowani partnerzy mogą uzyskać lepsze warunki i priorytetowe usługi.
Raportowanie i analityka
Technologia automatycznego przetwarzania faktur automatycznie gromadzi i przechowuje informacje w scentralizowanej bazie danych, dzięki czemu firmy mogą otrzymywać dostosowane do ich potrzeb szczegółowe raporty dotyczące ich wyników finansowych, wzorców wydatków i ogólnego obrotu pieniędzmi. Wbudowane funkcje raportowania i analityczne przechwytują i organizują dane w czasie rzeczywistym oraz zapewniają firmom dokładne aktualizacje w celu planowania i podejmowania decyzji w oparciu o dane.
Dzięki inteligentnym narzędziom do automatyzacji firmy mogą wybierać parametry, które mają być uwzględniane w raportach – innymi słowy, mogą dostosowywać analizy do specyficznych wymagań lub celów branżowych. Ogólnie rzecz biorąc, zautomatyzowane przetwarzanie faktur pomaga przekształcić dane w praktyczne spostrzeżenia i umożliwia przedsiębiorstwom poprawę wyników finansowych i podejmowanie lepszych decyzji strategicznych.
Zwiększona widoczność
U podstaw zautomatyzowanego przetwarzania faktur leży scentralizowany system, do którego można uzyskać dostęp w dowolnym momencie – firmy mogą śledzić faktury na każdym etapie ich przetwarzania. W oparciu o widoczność w czasie rzeczywistym przedstawiciele finansowi mogą znacznie szybciej identyfikować i rozwiązywać potencjalne problemy.
Pełna przejrzystość i analiza w czasie rzeczywistym dostarczają cennych informacji na temat wyników finansowych firmy, w tym historii płatności, trendów płatności itp. W rezultacie zwiększona widoczność znacznie usprawnia proces podejmowania decyzji, a działy finansowe mogą monitorować wydajność i skuteczniej zarządzać dystrybucją zasobów.
Przewaga konkurencyjna
Zautomatyzowane przetwarzanie faktur zapewnia firmom przewagę konkurencyjną: przyspieszone zarządzanie fakturami, minimalizacja błędów i opóźnień, lepsze zarządzanie zasobami i zoptymalizowana produktywność pomagają przedsiębiorstwom osiągać lepsze wyniki niż ich konkurenci. Firmy mogą szybciej przetwarzać płatności, poprawiać przepływ pieniędzy i skuteczniej planować budżet na strategiczne inicjatywy. Dzięki zoptymalizowanej obsłudze faktur firmy o dowolnym poziomie i złożoności mogą znacznie poprawić relacje z dostawcami, zapewniając sobie solidną reputację wiarygodnego partnera.
Wiele zautomatyzowanych narzędzi do przetwarzania faktur ma wbudowane moduły zapewniające bezpieczeństwo danych i zgodność z obowiązującymi wymogami regulacyjnymi. Przejrzystość i lepsza widoczność pomagają firmom dostosowywać się do zmian rynkowych i szybko podejmować decyzje oparte na danych, wyprzedzając konkurencję.
Brak papieru = mniejszy ślad węglowy
Dokumenty papierowe stanowią wyzwanie logistyczne, jeśli chodzi o ich przechowywanie. Jeśli kiedykolwiek będziesz musiał znaleźć oryginalną fakturę, będziesz musiał przejrzeć ogromne foldery i mieć nadzieję, że poszukiwany dokument został prawidłowo zarchiwizowany.
Zautomatyzowane przetwarzanie faktur to jednak zupełnie nowy rozdział.
Oczekuje się, że rządy wprowadzą więcej restrykcji, gdy świat będzie dążyć do ograniczenia śladu węglowego. Wyprzedź konkurencję.
Wdrożenie zautomatyzowanego przetwarzania faktur pomaga przedsiębiorstwom zoptymalizować przepływ pracy i przyspieszyć rozwój biznesu.
W bardzo konkurencyjnym środowisku biznesowym automatyzacja faktur stanowi zaawansowany instrument, który może przekształcić przepływ dokumentów finansowych. Automatyzując przetwarzanie faktur, organizacje mogą usprawnić proces fakturowania, zwiększyć produktywność, obniżyć koszty, poprawić dokładność i poprawić ogólne wyniki biznesowe. Terminowe płatności i zoptymalizowane wewnętrzne zarządzanie finansami prowadzą do silniejszego partnerstwa. Ponadto, lepsza widoczność, zgodność z przepisami i bezpieczeństwo zapewniane przez zautomatyzowane systemy pomagają przedsiębiorstwom budować bardziej odporną i skalowalną infrastrukturę finansową. W miarę jak firmy ewoluują, zautomatyzowane przetwarzanie faktur zapewnia stały wzrost i doskonałość operacyjną.