Comment les agents d’intelligence artificielle facilitent le traitement des documents

De nos jours, personne n’a vraiment envie de travailler. Et il est facile de comprendre pourquoi. Des courriels interminables, des pièces jointes dans tous les formats possibles et des formulaires qui doivent être vérifiés manuellement peuvent amener même l’employé le plus motivé à se demander si cela sert à quelque chose.

De l’autre côté de cette médaille se trouve la promesse séduisante des agents d’intelligence artificielle. Ils proposent un monde où les tâches répétitives et monotones sont gérées automatiquement et où les humains n’interviennent que pour les décisions qui requièrent un véritable jugement. Mais cette vision est-elle réaliste ou s’agit-il d’un simple rêve ?

Il s’avère que c’est déjà le cas. Les agents d’IA peuvent lire les factures, extraire les données clés des contrats, signaler les incohérences et même assurer le suivi auprès des collègues ou des fournisseurs lorsqu’il manque quelque chose. Ils ne se fatiguent pas, n’égarent pas de dossiers et n’oublient pas de revérifier les totaux. Les humains continuent de superviser le processus, mais leur rôle n’est plus d’être noyé dans la paperasse, mais de prendre des décisions qui font appel à l’intelligence humaine.

Fonctions essentielles des agents d’intelligence artificielle pour l’automatisation du traitement des documents

La magie des agents d’intelligence artificielle réside dans le fait qu’ils ne se contentent pas de lire des documents. Ils lisent, comprennent, agissent et s’améliorent au fil du temps. Graip.AI organise l’automatisation en tâches fondamentales, en assistants IA pré-construits (ensembles d’agents pour des fonctions de bout en bout) et en agents IA personnalisés, offrant des solutions IA pratiques pour les processus lourds en documents tout en laissant les humains définir les objectifs que chaque agent accomplit.

Ces fonctions essentielles représentent les tâches fondamentales que les agents d’intelligence artificielle accomplissent et les raisons pour lesquelles elles sont importantes :

1. Lire

Les agents Graip.AI sont conçus pour traiter les documents commerciaux. Ils peuvent traiter des PDF, des documents Word, des feuilles Excel et même des courriels avec des pièces jointes au sein d’un flux de travail unique, en comprenant comment ils se connectent. L’agent identifie les informations clés dans ces formats, les extrait et les prépare pour l’étape suivante.

Exemple : Un agent d’intégration, par exemple, peut consolider les données d’un contrat PDF signé, d’une liste de prix Excel jointe et de l’historique des négociations d’un courriel d’accompagnement. Il saisit automatiquement les informations correctes sur le client, les niveaux de prix et les conditions spéciales, sans aucune copie manuelle.

2. Classer

La classification garantit que chaque document est instantanément trié et envoyé au bon flux de travail. L’agent peut automatiquement identifier et acheminer divers documents (factures, bons de commande, devis et appels d’offres) vers leur destination appropriée, qu’il s’agisse de la comptabilité, des ventes ou de l’approvisionnement. Il gère également des scénarios complexes, tels que la répartition d’une seule facture entre plusieurs centres de coûts (one-to-many) ou l’agrégation de plusieurs formulaires pour l’intégration d’un nouvel employé (many-to-one).

Exemple : Dans le cadre d’un processus de comptabilité fournisseurs, l’agent IA peut déterminer si un PDF entrant est une facture fournisseur, une note de crédit ou une note de frais, ce qui garantit qu’il est automatiquement acheminé vers le flux de travail d’approbation et de comptabilité adéquat.

3. Extraire et valider

Les agents Graip.AI utilisent des modèles d’apprentissage automatique exclusifs pour extraire de manière fiable des détails tels que les numéros de facture, les noms des fournisseurs, les postes et les totaux, même à partir de présentations désordonnées ou non conventionnelles. Ensuite, la validation recoupe ces informations pour s’assurer que les chiffres s’additionnent, que les totaux correspondent et que toute anomalie est détectée avant qu’elle ne pose un problème.

Exemple : Lors du traitement d’une facture, l’agent IA peut extraire avec précision le nom du fournisseur et les postes individuels, quel que soit le modèle unique du fournisseur. Il valide ensuite automatiquement que le sous-total, les taxes et le total général sont mathématiquement corrects, en signalant toute incohérence pour examen.

4. Recherche

Les agents d’IA peuvent interroger vos référentiels de documents pour trouver les enregistrements pertinents et effectuer des tâches complexes de collecte d’informations. Ils comprennent le contexte et peuvent extraire des documents justificatifs de plusieurs emplacements de stockage ou d’applications en nuage pour constituer un dossier complet. S’il manque des informations, l’agent peut même envoyer une demande polie et automatisée à la bonne personne et mettre à jour les dossiers lorsqu’elle arrive.

Exemple : Une requête “Afficher tous les contrats signés depuis le premier trimestre 2025 pour le fournisseur X” renvoie les documents exacts. L’agent fournit également un contexte crucial (comme les signataires et les approbations) et rassemble toute la correspondance connexe en un seul paquet vérifiable.

5. Collecte

Collection automatise la collecte de documents à partir d’un large éventail de sources, y compris le stockage en nuage, les courriels, les API et les systèmes tiers. L’agent garantit l’exhaustivité en identifiant et en demandant de manière proactive tout élément manquant.

Exemple : L’agent d’intégration extrait tous les documents requis du système de courrier électronique et de dossiers du client, vérifie que tous les documents sont présents et envoie automatiquement une demande pour tout élément manquant.

6. Confirmer

Pour la plupart des processus, les agents d’IA fonctionnent de manière totalement autonome et fournissent des résultats directement aux systèmes connectés. La fonction de confirmation est réservée aux décisions à fort enjeu pour lesquelles le jugement humain est essentiel, telles que les actions susceptibles d’entraîner une perte financière, un risque réglementaire ou un impact sur la réputation.

Exemple : Avant d’enregistrer une facture dans le système ERP, l’agent AP marque une pause et demande la confirmation du gestionnaire si la valeur totale dépasse un seuil d’approbation prédéfini.

7. Répondez

Les agents bouclent la boucle en communiquant les résultats directement dans votre flux de travail. Ils peuvent envoyer des courriels de notification, générer des rapports détaillés ou mettre à jour des enregistrements dans des systèmes connectés tels que votre ERP ou votre CRM.

Exemple : Après avoir traité un lot de factures, l’agent AR notifie automatiquement l’équipe financière des paiements en attente et génère un résumé visuel des montants en suspens pour la revue hebdomadaire.

8. Créer des sorties / Transformer

Pour assurer la compatibilité avec tout processus en aval, les agents peuvent transformer et structurer les données extraites dans une variété de formats standard.

Exemple : Les données contractuelles extraites peuvent être instantanément exportées sous la forme d’un fichier CSV propre pour une analyse sur tableur, d’un rapport Excel formaté pour les parties prenantes ou d’un fichier JSON/XML pour alimenter une autre application commerciale.

9. Rapprocher / Comparer

Les agents effectuent un contrôle critique en comparant plusieurs sources de données afin d’identifier les divergences, les incohérences ou les erreurs. Ils aident à résoudre les problèmes en proposant des solutions et en assurant le suivi des résultats.

Exemple : Un contrôleur financier identifie automatiquement les écarts entre les bons de commande et les factures reçues, rédige des courriels de clarification à l’intention des fournisseurs et suit les réponses afin de suggérer des mesures correctives.

Agents Graip.AI : Types et fonctions

Graip.AI offre un écosystème de plus de 50 agents intelligents conçus pour automatiser les processus lourds en documents dans tous les secteurs et départements. Afin de rendre la mise en œuvre rapide et évolutive, ces agents sont regroupés en trois types de solutions, chacune abordant l’automatisation d’un point de vue différent.

Packs industrie

Collection préconfigurée d’agents d’intelligence artificielle conçus pour répondre aux défis et aux réglementations propres à chaque secteur. Chaque pack comprend des agents qui comprennent les flux de travail, les normes de conformité et la terminologie de votre secteur, du traitement des demandes de remboursement des soins de santé aux chaînes d’approvisionnement de la fabrication. Ils vous permettent de déployer plus rapidement des solutions basées sur des cas d’utilisation éprouvés et les meilleures pratiques du secteur.

Packs départementaux

Ensemble ciblé d’agents d’IA conçus pour soutenir les équipes financières, commerciales, juridiques et d’approvisionnement. Chaque pack se concentre sur les flux de travail quotidiens et les problèmes récurrents d’une fonction métier spécifique, aidant les équipes à automatiser le traitement des documents de routine, les approbations et les rapports tout en maintenant des processus cohérents dans l’ensemble de l’organisation.

Packs de processus

Un écosystème d’agents IA de bout en bout conçu pour les flux de travail complexes qui couvrent plusieurs départements. Les Process Packs tels que Accounts Payable, Quote-to-Cash, et Compliance & Contract Management connectent chaque étape du processus, de la réception du document à l’approbation finale, garantissant une exécution transparente et précise.

Chaque pack peut être mis en œuvre à l’aide de deux types d’agents Graip.AI: les agents préconstruits et les agents personnalisés. Les agents pré-construits sont prêts à être déployés et s’adaptent facilement à vos règles et structures de données, tandis que les agents personnalisés sont développés en collaboration avec votre équipe pour des flux de travail uniques ou hautement spécialisés. Dans les deux cas, votre automatisation s’articule autour de votre activité, et non l’inverse.

Approche de la mise en œuvre : Des agents d’intelligence artificielle qui s’étendent progressivement

Pour garantir une intégration harmonieuse et réussie, les experts de Graip.AI préconisent une stratégie de déploiement par étapes, affinée par des mises en œuvre éprouvées dans le monde réel.

• Mois 1: Déploiement du premier agent dans un environnement contrôlé pour tester les types de documents et les règles de gestion.

• Mois 2: passage de l’agent à la production complète avec supervision humaine.

• Mois 3-6: déploiement progressif d’agents supplémentaires pour d’autres flux de travail sur la base d’un succès avéré.

• Optimisation continue: Maintenez les performances des agents au plus haut niveau grâce à l’apprentissage et à l’adaptation continus.

Cette approche permet d’obtenir des résultats mesurables sans surcharger les équipes, de renforcer la confiance dans l’IA et de créer des capacités organisationnelles durables.

Atelier sur l’IA : Co-créer votre plan d’automatisation

Le plan de mise en œuvre par étapes soulève la question suivante : comment identifier le bon flux de travail à piloter et concevoir un agent qui offre un retour sur investissement tangible ?

C’est précisément l’objectif des ateliers d’IA de Graip.AI. Plus qu’une simple session d’introduction, cet atelier est un sprint stratégique collaboratif. Nous travaillons avec votre personnel clé pour cartographier vos flux de documents spécifiques, identifier les points douloureux les plus importants et quantifier les gains d’efficacité potentiels.

Le résultat est un plan d’automatisation sur mesure. Il s’agit d’un plan clair et hiérarchisé qui définit le premier agent pilote, ses paramètres de réussite et ses points d’intégration. Cela garantit que votre chemin vers l’automatisation de l’IA repose sur une base de clarté et d’alignement stratégique, et pas seulement sur la technologie.

Pour concrétiser ce projet, les agents Graip.AI sont conçus pour s’intégrer à votre pile technologique existante, y compris les principales plates-formes telles que SAP, Microsoft Dynamics 365, Salesforce et Google Workspace. Le résultat est un agent adapté à vos besoins qui s’insère directement dans votre pile technologique existante, apportant de la valeur dès le premier jour sans projet informatique majeur.

La prochaine étape dans le traitement intelligent des documents

Dans dix ans, le traitement manuel des documents ressemblera à ce qu’est aujourd’hui l’utilisation d’un télécopieur : une relique bizarre et inefficace. C’est pourquoi la question n’est pas de savoir si les agents d’IA deviendront la norme, mais quelle avance vous aurez sur vos concurrents en les adoptant dès maintenant.

En intégrant les agents de Graip.AI, votre équipe évite d’être noyée dans la paperasse pendant que d’autres se débattent. Libérés des tâches répétitives, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur la croissance : analyser les tendances des ventes pour repérer de nouvelles opportunités, négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs et cultiver des relations avec les clients qui les fidélisent durablement.

Si beaucoup de choses restent inconnues quant à l’avenir, une vérité est déjà claire : l’avenir appartient à l’automatisation.