Pour les comptables et autres professionnels de la finance, la gestion des processus de comptabilité clients et fournisseurs peut souvent ressembler à un casse-tête sans fin. Jongler avec de nombreux documents – des factures et bons de commande aux reçus et bons de livraison – tout en s’assurant que tout est exact et effectué à temps n’est pas une mince affaire. Le recours aux méthodes manuelles traditionnelles peut être source d’inefficacité, d’erreurs et de retards frustrants qui perturbent l’ensemble des opérations financières.
C’est là que Graip.AI intervient, en optimisant la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs grâce au traitement intelligent des documents (IDP) et en proposant des solutions d’automatisation sur mesure pour différents secteurs d’activité. Pour comprendre l’approche de Graip.AI, examinons d’abord les défis de l’industrie.
Contenu
Comprendre les processus AR/AP et les défis du secteur
Qu’est-ce que la comptabilité clients et la comptabilité fournisseurs ?
Un processus de comptabilité fournisseurs couvre le cycle de gestion et de paiement des factures pour les biens et services fournis à une entreprise, tandis que la comptabilité clients concerne la collecte et le traitement des paiements pour les biens et services vendus. Chaque processus présente des défis uniques, tels que la mise en correspondance des factures avec les bons de commande (dans la comptabilité fournisseurs) ou la vérification des données des clients et de l’état des paiements (dans la comptabilité clients).
Dans divers secteurs tels que la logistique, les soins de santé, la finance et d’autres, les processus AR/AP sont cruciaux mais souvent complexes. Ces processus impliquent la gestion des factures de biens et de services dans l’AP, tandis que l’AR se concentre sur le suivi et l’encaissement des paiements. Les défis varient d’un secteur à l’autre : des secteurs comme la logistique doivent veiller à l’exactitude des documents d’expédition et à la concordance des paiements, tandis que le secteur de la santé est confronté à des réglementations strictes et à la nécessité d’établir des cycles de facturation rapides. L’industrie manufacturière exige un rapprochement minutieux des factures et des bons de commande, en particulier avec les fournisseurs internationaux, tandis que les services financiers doivent garantir une conformité stricte et un traitement des transactions exempt d’erreurs. Avec l’augmentation du volume et de la diversité des documents, ces secteurs ont de plus en plus besoin de solutions automatisées pour minimiser les erreurs, accélérer les processus et améliorer la gestion des flux de trésorerie.
Graip.AI s’attaque aux points douloureux de l’AR/AP
Les défis les plus courants pour les équipes chargées de l’AR et de l’AP sont les suivants :
Traitement manuel des documents
Le tri, la validation et le traitement manuels de volumes importants de factures et de commandes demandent beaucoup de travail et sont sujets à des erreurs. En effet, selon une enquête menée par le groupe Aberdeen, le coût moyen du traitement manuel d’une facture est de 15 dollars, ce qui peut s’accumuler rapidement, en particulier pour les organisations qui traitent de 10 000 à 25 000 documents par mois.
Des taux de révisions élevés
Une enquête de l’Institute of Finance and Management révèle que 39 % des factures comportent des erreurs, qu’il s’agisse de détails de facturation incorrects ou de frais en double. Chaque cas de reprise entraîne non seulement des coûts de main-d’œuvre supplémentaires, mais retarde également le cycle global de traitement des factures, ce qui affecte les flux de trésorerie et les relations avec les fournisseurs.
Des rapprochements et des approbations sources d’erreurs
Le rapprochement des factures avec les bons de commande ou le suivi manuel des comptes en souffrance entraînent des retards qui se traduisent souvent par des pertes de revenus ou des pénalités inutiles. L’approche manuelle, où les employés passent environ 2 minutes par facture à traiter, peut entraîner des goulots d’étranglement dans les flux de travail, ce qui ralentit considérablement le processus de traitement des comptes fournisseurs.
Gestion de flux de travail complexes
La création de flux de travail et d’approbations personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques des départements est difficile avec les systèmes traditionnels.
Traitement incohérent des données
Les processus traditionnels de gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs impliquent souvent une gestion incohérente des données, puisque les informations relatives aux clients et aux fournisseurs sont stockées dans plusieurs systèmes. Cela peut conduire à des actions répétées de recherche des données nécessaires non incluses dans les documents traités, ce qui entraîne des retards supplémentaires.
Notifications et alertes retardées
Sans système de notification automatisé, les équipes financières peuvent négliger des échéances critiques pour les paiements ou les approbations, ce qui entraîne des frais de retard ou des relations tendues avec les fournisseurs.
Accès en temps réel aux données financières
Les équipes manquent souvent de visibilité immédiate sur les données financières, ce qui complique la prise de décisions éclairées et le suivi efficace des progrès. L’accès en temps réel à des données financières précises et actualisées est essentiel pour garantir des réponses rapides et maintenir l’efficacité opérationnelle.
Comment Graip.AI résout les problèmes d’AR/AP
Graip.AI utilise ses capacités avancées d’IDP et d’IA pour relever les défis auxquels sont confrontées les équipes d’AP et d’AR. Les fonctionnalités suivantes illustrent la façon dont Graip.AI transforme les processus d’AR et d’AP :
- Mise en correspondance avancée des données
La mise en correspondance avancée des données de Graip.AI vérifie les informations extraites par rapport aux bases de données internes et externes, ce qui est particulièrement utile dans le cadre de l’automatisation de la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs. En s’intégrant aux systèmes ERP, Graip.AI fait correspondre les données des clients, des fournisseurs et des articles, réduisant ainsi les erreurs et garantissant la cohérence. - Amélioration du rapprochement et de la validation des factures
Graip.AI simplifie le traitement des factures grâce à des capacités de rapprochement avancées et à des règles de validation personnalisables. Il effectue des rapprochements bidirectionnels et tridirectionnels pour vérifier les points de données dans les documents connexes. L’appariement bidirectionnel garantit l’alignement entre les données d’une facture et les bons de commande correspondants, tandis que l’appariement tridirectionnel intègre également les reçus pour vérifier la cohérence entre les commandes, les livraisons et les paiements. En outre, le générateur de règles de validation de Graip.AI permet aux entreprises de créer des vérifications personnalisées pour des champs tels que les adresses électroniques, les numéros de TVA ou les codes de devise, garantissant ainsi l’exactitude et la fiabilité des données tout au long du processus AR/AP. - Smart Workflows
La fonction Smart Workflows de Graip.AI fournit une interface à code bas pour que les utilisateurs professionnels puissent concevoir et modifier les flux de travail sans codage. Cette flexibilité permet aux responsables AR et AP d’adapter le flux d’automatisation aux besoins spécifiques de l’entreprise, qu’il s’agisse de suivre les délais, de définir des notifications ou d’acheminer les documents à travers des chaînes d’approbation à plusieurs niveaux. - Approbation en plusieurs étapes
La fonction d’approbation en plusieurs étapes est cruciale pour la prise de décision dans la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs, où plusieurs équipes peuvent être impliquées dans le cycle de vie d’une seule transaction. Graip.AI permet aux utilisateurs de créer des étapes d’approbation en couches avec des approbateurs spécifiques, des restrictions d’accès et des notifications automatisées. Cela permet de s’assurer que toutes les parties prenantes sont synchronisées, de réduire les goulots d’étranglement et de maintenir la conformité dans les cycles AR et AP. - Notifications et alertes intelligentes
Grâce aux notifications intégrées, Graip.AI aide les équipes AR à suivre les factures en suspens, à respecter les délais contractuels et à garantir une facturation dans les temps. En ce qui concerne l’AP, la plateforme envoie des rappels pour les échéances de paiement, ce qui permet d’éviter les frais de retard et d’assurer l’approbation des paiements en temps voulu. Les alertes en cas de divergences, de doublons ou d’informations manquantes réduisent encore les efforts de suivi manuel, permettant aux équipes AR et AP d’agir de manière proactive. - Intégrations pré-intégrées avec des systèmes tiers
Graip.AI offre une intégration transparente avec des plateformes externes pour simplifier les flux de travail. Par exemple, il comprend un modèle d’exportation pour Horizon, permettant des transferts de données rapides, et une intégration prête à l’emploi avec SAP FI, permettant aux entreprises de connecter leurs systèmes financiers sans effort. Ces intégrations prédéfinies réduisent le temps de configuration et garantissent des opérations fluides et efficaces dans les processus de gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs.
L’impact de Graip.AI dans différents secteurs d’activité
Les solutions flexibles de Graip.AI peuvent être adaptées à différents secteurs d’activité afin de résoudre les problèmes spécifiques liés à l’AR et à l’AP :
- Externalisation des processus d’affaires : Graip.AI automatise le traitement des documents, ce qui permet aux équipes de traiter rapidement de gros volumes de factures et de bons de commande. Cela permet non seulement de réduire le travail manuel, mais aussi d’améliorer la prestation de services, ce qui aide les fournisseurs de BPO à maintenir la satisfaction et la fidélité de leurs clients.
- Logistique et transport : Graip.AI améliore le processus des comptes clients en automatisant l’extraction des données d’expédition et de livraison, ce qui permet une facturation plus rapide. Les entreprises de logistique peuvent ainsi gérer efficacement leurs flux de trésorerie et assurer le bon déroulement de leurs opérations.
- Commerce de détail et en gros : Graip.AI automatise le rapprochement des factures et le suivi des stocks, minimisant ainsi les erreurs et garantissant des paiements en temps voulu. Les détaillants peuvent ainsi gérer efficacement leur trésorerie et répondre rapidement aux demandes du marché.
- Secteur de la fabrication : Graip.AI automatise la mise en correspondance des bons de commande avec les factures et les bons de livraison, ce qui réduit les divergences et accélère les approbations. Cela aide les fabricants à maintenir des relations solides avec les fournisseurs et à gérer les coûts de manière efficace.
- Services financiers : Graip.AI aide les institutions financières en automatisant l’identification et la validation des détails des comptes dans divers documents, garantissant ainsi la conformité avec les réglementations. Cela permet non seulement d’accélérer les processus des comptes créditeurs et débiteurs, mais aussi d’améliorer la gestion des risques et les capacités d’élaboration de rapports.
- Services de santé : Graip.AI optimise le traitement des factures liées aux services et fournitures médicales, ce qui permet aux prestataires de soins de santé d’allouer davantage de ressources aux soins des patients plutôt qu’aux frais généraux administratifs. Cette automatisation minimise les erreurs de facturation et accélère les cycles de revenus, améliorant ainsi la stabilité financière.
Personnalisation et intégration
L’interface à code bas de Graip.AI permet aux entreprises de personnaliser les flux de travail pour répondre à des besoins spécifiques, tels que la mise en place de règles de validation uniques ou la définition de séquences d’approbation des documents. Cette flexibilité est particulièrement cruciale pour les moyennes et grandes entreprises ayant des processus AR/AP complexes.
Graip.AI offre une intégration transparente avec les systèmes ERP tiers, permettant aux entreprises d’importer et d’exporter directement des données. Que l’équipe AR crée des factures ou que l’équipe AP s’assure que les factures correspondent à leurs commandes et sont payées à temps, Graip.AI veille à ce que les informations circulent sans problème entre les systèmes, réduisant ainsi les ressaisies manuelles et le risque d’erreur.
L’avenir de l’automatisation de l’AR/AP avec Graip.AI
Il ne fait aucun doute que Graip.AI est un outil efficace pour gérer les processus AR/AP grâce à ses capacités de traitement intelligent des documents. En automatisant les tâches, il permet de relever les défis auxquels les équipes AR/AP sont confrontées aujourd’hui et contribue à augmenter les revenus. Il est notamment capable de reconnaître les factures électroniques et de les intégrer de manière transparente dans les processus internes, tout comme les factures PDF traditionnelles, ce qui lui permet de s’adapter aux besoins des entreprises.
À l’avenir, la demande d’automatisation des opérations financières ne va faire qu’augmenter. Avec 20 % des équipes entièrement automatisées et 41 % qui prévoient d’adopter l’automatisation au cours de l’année prochaine, les entreprises qui saisissent cette opportunité amélioreront leur efficacité et gagneront un avantage concurrentiel sur le marché. En fin de compte, c’est aux entreprises qu’il appartient de décider si elles sont prêtes à monter dans le train de l’automatisation et devenir des leaders dans leur secteur.