Graip.AI organiza periódicamente seminarios web sobre Procesamiento Inteligente de Documentos (PID) que despiertan gran interés en la comunidad empresarial. Están diseñados para ser educativos y prácticos, dando a las empresas respuestas a retos operativos acuciantes.
Una de las últimas sesiones, Cross-Industry Wins: How IDP Powers Digital Transformation in Every Department, se dedicó a mostrar cómo IDP ayuda a las organizaciones a convertir documentos no estructurados en datos empresariales procesables. Este seminario web contó con la participación del equipo de Graip.AI: Alexandra Zaharenko (anfitriona y ejecutiva de ventas), Aleksandra Semeinikova (directora de producto) y Artur Babyuk (director de tecnología), que compartieron casos prácticos de finanzas y logística.
Por qué es importante el tratamiento inteligente de documentos
La sesión comenzó con las deficiencias del procesamiento manual de documentos. Los centros de servicios compartidos y las empresas de externalización siguen dependiendo en gran medida de la mano de obra humana para gestionar facturas, órdenes de compra y otros documentos financieros. Este enfoque es lento, costoso, lleno de errores y difícil de escalar. Los contables y los equipos financieros a menudo dependen de herramientas anticuadas como Excel, y la introducción de nuevas soluciones digitales puede ser recibida con escepticismo.
Graip.AI aborda estos problemas con una plataforma de bajo código que ofrece resultados rápidos: el retorno de la inversión puede lograrse a menudo en dos o tres meses. Su enfoque “human-in-the-loop” garantiza que las personas sigan participando cuando sea necesario, mientras se automatizan las tareas repetitivas de introducción y validación de datos.
Casos prácticos de Finanzas y Contabilidad
Una de las aplicaciones más comunes es el procesamiento de facturas. La diversidad de diseños de facturas crea retos importantes para los sistemas tradicionales basados en OCR. Un mismo proveedor puede cambiar las plantillas, rompiendo la automatización basada en plantillas. La IA agnóstica de plantillas de Graip.AI puede extraer información con precisión independientemente del diseño, incluso cuando los datos están incrustados en correos electrónicos, recibos o formatos no estándar.
La validación es otro paso fundamental. El sistema coteja los datos extraídos con los registros ERP para confirmar los detalles del proveedor, los códigos de producto y los precios. Esto ayuda a evitar errores causados por incoherencias en los nombres de los clientes o múltiples sistemas de codificación. La IA permite la correspondencia bidireccional y tridireccional entre facturas, órdenes de compra y recibos.
Los expertos señalan que la automatización no elimina a los contables, sino que los libera para que se centren en un trabajo de mayor valor, al tiempo que se genera gradualmente confianza en las soluciones de IA. Muchos clientes de Graip.AI empiezan con una automatización parcial para facilitar la adopción, y más tarde escalan a la automatización total.
Casos prácticos de logística
El segundo grupo de aplicaciones de IDP procede de la logística, donde el volumen y la complejidad de los documentos son aún mayores. Los formularios de conocimiento de embarque, las listas de empaquetado, el papeleo de aduanas y los albaranes de entrega suelen contener varios idiomas, notas manuscritas o imágenes de teléfono móvil de baja calidad cargadas por los conductores.
Graip.AI utiliza herramientas de preprocesamiento, como la corrección de ángulos y las comprobaciones de calidad, para limpiar los documentos escaneados o fotografiados antes de la extracción. Su reconocimiento de escritura y sus capacidades multilingües permiten una captura precisa incluso de formatos muy desestructurados.
Un cliente necesitaba procesar documentos en georgiano, ruso e inglés simultáneamente, con reglas de extracción específicas sólo para dos de los idiomas. Otro se enfrentaba a periodos punta de envíos en los que se necesitaban casi 100 personas para procesar los documentos entrantes; la automatización redujo drásticamente la carga de trabajo manual.
La plataforma también admite flujos de trabajo “mobile-first” e integraciones en tiempo real. Los conductores pueden subir documentos a través de WhatsApp o Telegram, y Graip.AI extrae y valida los datos antes de enviarlos a ERP, CRM o TMS. Las API y los conectores incorporados permiten una fácil integración con las herramientas empresariales existentes, garantizando que las organizaciones no añadan una complejidad innecesaria.
Puntos clave
La sesión se centró en cómo la PDI automatiza los flujos de trabajo, complementando la experiencia humana en lugar de sustituirla. Al abordar la variabilidad del diseño, las necesidades multilingües, la lógica de validación y la conciliación a gran escala, Graip.AI permite a las empresas lograr una transformación digital práctica y rápida.
Mira el seminario web completo para explorar casos reales de clientes y ver cómo IDP ofrece un ROI medible en distintos sectores.
Para más información, consulta la grabación completa del seminario web en nuestro canal de YouTube:
