El sector de la logística requiere mucho papeleo, lo que significa que se lleva un gran número de registros. Las malas prácticas de pago están causando fricciones en las cadenas de suministro de las empresas estadounidenses. La empresa promedia de Estados Unidos pierde 171.340 dólares al año.
Esto significa que se dedicaron casi 6.500 horas a buscar números de órdenes de compra, a tramitar facturas en papel y a responder preguntas de los proveedores.
Encontrado por el informe Índice de Fricción, Tungsten Network
Los documentos deben convertirse en archivos digitales, y debe utilizarse el procesamiento inteligente de documentos para extraer los puntos de datos importantes.
Los sistemas centrales también deben estar vinculados para que se pueda acceder fácilmente a los documentos hasta que se entreguen los artículos y se cierre el caso.
Las posibilidades de la digitalización son infinitas
1. Administración de conocimientos de embarque
El procesamiento inteligente de documentos puede obtener información de los conocimientos de embarque, integrar esa información con los sistemas centrales y ayudar a enviar correos electrónicos a quienes necesitan saberlo.
2. Gestión de documentos aduaneros
Cuando se trata de comercio internacional, toda transacción va acompañada de mucho papeleo. Extrayendo los puntos de datos relevantes mediante el procesamiento inteligente de documentos, los resultados pueden añadirse a la hoja Excel específica de la contabilidad para que sean fáciles de encontrar.
3. Gestión de listas de embalaje
Todos y cada uno de los envíos de la industria logística van acompañados de extensas listas de embalaje. Utilizando el procesamiento inteligente de documentos, toma los artículos empaquetados de los formularios de embalaje en papel, conviértelos en una lista en el correo electrónico y añádelos a la carpeta digital de la caja de envío, gestionada por tecnología en la nube como Graip.AI, de modo que se pueda acceder a la información cuando y donde se necesite.
4. Declaración de consumo de combustible
Después de obtener del proveedor la información mensual sobre el consumo de combustible en formato PDF, IDP puede leer todos los registros del PDF y convertirlos en un formato estructurado, integrándolos en el sistema que gestiona la contabilidad de los clientes para que puedan ser procesados.
5. Facturación de vehículos alquilados
El contrato del vehículo alquilado podría ser leído por IDP, y los datos para el pago pueden modificarse según sea necesario, teniendo en cuenta la puntuación del crédito por llegar pronto y la penalización por llegar tarde.
Esto te será útil durante toda la duración del contrato de alquiler.
6. Registro y contabilización de operaciones
Una vez que IDP recibe los comprobantes de las revistas, puede importar automáticamente los datos y enviar un correo electrónico a los revisores con los datos estructurados que ha recopilado. Esto facilita que los datos se introduzcan en los libros mayores del sistema de negocio en las categorías adecuadas.
7. Facturas de mantenimiento y reparación de vehículos
Utilizando el procesamiento inteligente de documentos para importar automáticamente las facturas, puedes asegurarte de que los motivos de las reparaciones que figuran en las facturas se ajustan al contrato.
Si la factura no coincide con el contrato, puede activarse el rechazo automático y devolver la factura para que sea revisada manualmente.
Una herramienta online como Graip.AI puede hacer una hoja Excel con un registro para cada factura. Puedes utilizar los datos extraídos automáticamente de las distintas facturas para realizar pagos en bloque a través del departamento de Cuentas a Pagar.
8. Investigación de vehículos a través de Internet
Los clientes pueden hacer preguntas y solicitar información sobre el vehículo utilizado para el transporte logístico. Esta información puede convertirse en un archivo digital, lo que permitirá a tu empresa utilizar el procesamiento inteligente de documentos para encontrar respuestas en una hoja de Excel.
9. Pago al conductor
Obtén información sobre el conductor, como los lugares de recogida y entrega, el número de kilómetros recorridos, el número del coche, la información de la cuenta del conductor y otros detalles relevantes. Extrae estos detalles según sea necesario utilizando IDP.
El ERP se utiliza para conectar los datos a los sistemas contables y liberar los pagos después de que los datos hayan sido autovalidados y aprobados por un supervisor.
10. Gestión de centros de llamadas
El procesamiento inteligente de documentos te permite obtener información sobre la carga del cliente, como el nombre del cliente, el estado del envío, información sobre la terminal y una estimación de cuándo llegará la carga.
11. Gestión de informes nocturnos
El uso de IDP permite leer PDF adjuntos a correos electrónicos. Integra los datos en la aplicación empresarial y valida la información automáticamente basándote en las reglas ya establecidas.
12. Gestión de envíos
Puedes agilizar el proceso de envío mediante el papeleo de los envíos que llegan por fax, correo electrónico y formularios en línea. Utilizar un sofisticado procesamiento de documentos para recuperar puntos de datos importantes e integrar esta información con el sistema ERP
Conclusión
Los datos impulsan todos los negocios. Ayuda al crecimiento, al funcionamiento de la empresa y a las ventas.
Pero la necesidad de reducir costes, cumplir las normas y satisfacer la creciente demanda de los clientes está ejerciendo presión sobre las operaciones corporativas intensivas en datos.
Los datos no estructurados, como documentos, fotos, PDF y correos electrónicos, son especialmente problemáticos.
¿Cómo puedes asegurarte de que tu personal no esté demasiado ocupado y cometa errores al recopilar, clasificar y utilizar estos datos?