Pamiętasz erę kamienia łupanego, kiedy ludzie ręcznie wysyłali, sprawdzali i autoryzowali płatności za każdą pojedynczą transakcję?
Technologia znacznie zmniejszyła nakład pracy i koszty, zmieniając sposób działania księgowości. Podobnie jak w przypadku przetwarzania płatności, wiele firm postrzega oprogramowanie do przetwarzania faktur jako kluczowe.
Niedawne badania szacują, że na całym świecie istnieje ponad 3700 przestarzałych metod przetwarzania faktur. Graip.AI to narzędzie, które może pomóc zespołom finansowym przyspieszyć ten proces.
Spis treści
Pomyśl o tym
Jeśli proces zakupu i płatności jest prawidłowo skonfigurowany, przetwarzanie faktur może być prostą procedurą.
Jednak ręczne przetwarzanie rachunków może być pracochłonne. Zwłaszcza jeśli nie ma zautomatyzowanego procesu zamówień zakupu.
Dlaczego Graip.AI do automatyzacji faktur?
Procesy są przyspieszane poprzez szybkie uczenie się sztucznej inteligencji. Dzięki Graip.AI księgowość nie musi już ręcznie wprowadzać i dwukrotnie sprawdzać informacji na fakturach.
Zamiast tego, zespół musi jedynie znaleźć wyjątki i podejmować decyzje w oparciu o sytuację.
Sztuczna inteligencja jest szybko szkolona do wykonywania zadań wymagających oceny w kontekście automatycznego przetwarzania faktur, takich jak
- wybór osób zatwierdzających dla poszczególnych faktur LUB
- przypisywanie określonych kodów księgowych
co przyspiesza operacje, które wcześniej były czasochłonne.
W miarę rozwoju firmy, automatyzacja operacji to jedno, a ich przyspieszenie to zupełnie inna kwestia.
Dlatego stworzenie zautomatyzowanego rozwiązania do obsługi zobowiązań, które będzie się rozwijać wraz z firmą, wymaga wykorzystania sztucznej inteligencji.
Cechy oprogramowania do automatyzacji faktur
Dokładne wprowadzanie danych
Aby całkowicie przekształcić działalność związaną z obsługą zobowiązań, należy zrobić coś więcej niż tylko zdigitalizować dokumenty papierowe. OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków, może w tym pomóc.
W zautomatyzowanym systemie płatności technologia, która pobiera tekst z formularzy papierowych, prawidłowo umieścić dane we właściwych polach systemu.
Bez OCR, użytkownik dysponowałby jedynie obrazem dokumentu, więc musiałby ręcznie wpisywać informacje do systemu księgowego.
Graip.AI łączy OCR z dodatkowymi warstwami ekstrakcji danych z faktur, aby zapewnić, że wprowadzone dane są kompletne i poprawne.
Dopasowywanie zamówień zakupu
Kluczową częścią obiegu dokumentów księgowych jest zestawianie i porównywanie faktur, zamówień zakupu i zatwierdzeń.
Jednak proces ten często powoduje wąskie gardła i opóźnienia w procesie płatności faktur – ale już nie musi tak być.
Technologie systemu zarządzania regułami biznesowymi są wykorzystywane w oprogramowaniu do automatyzacji faktur, co ułatwia automatyczne dopasowywanie zamówień zakupu i faktur.
Wnioski
Automatyzacja wydaje się być obecnie w modzie i nie bez powodu: uwalnia zasoby, które można wykorzystać do innych kluczowych funkcji, takich jak automatyczne dopasowywanie zamówień zakupu. To sprawia, że automatyzacja faktur staje się kompleksowym rozwiązaniem dla działalności na skalę światową.
Im szybciej dział księgowości wdroży tę cyfrową metodę, tym łatwiej będzie mu skoncentrować się na rozwoju firmy.