Najlepsze inteligentne rozwiązania do przetwarzania dokumentów w 2025 r.

Przed podjęciem decyzji biznesowej, zatwierdzeniem pożyczki lub rozliczeniem przesyłki, często kryje się za tym dokument. Umowy, faktury, etykiety wysyłkowe, formularze onboardingowe – wszystkie one zawierają informacje, które zapewniają ciągłość operacji. Dokumenty te nie są jednak dostarczane w czystych, standardowych formatach. Przychodzą pogniecione ze skanerów, pełne żargonu, odręcznych notatek lub języków obcych.

Inteligentne przetwarzanie dokumentów odpowiada na rzeczywiste i rosnące wyzwanie: nadanie sensu chaosowi informacyjnemu na dużą skalę dzięki praktycznemu podejściu opartemu na sztucznej inteligencji, które zapewnia przejrzystość i porządek w bałaganie.

Czym jest inteligentne przetwarzanie dokumentów?

Czym jest IDP? Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) to “pakiet” technologii opartych na sztucznej inteligencji, które automatycznie przetwarzają dokumenty: wyodrębniając dane, sortując je i sprawdzając pod kątem błędów. W przeciwieństwie do zwykłego oprogramowania, IDP działa na dowolnym dokumencie (fakturach, umowach, listach, a nawet etykietach), a informacje mogą być prezentowane w dowolnym formacie.

IDP wykorzystuje trzy kluczowe technologie – optyczne rozpoznawanie znaków(OCR), przetwarzanie języka naturalnego (NLP) i uczenie maszynowe (ML). OCR rozpoznaje tekst, na przykład przekształcając zeskanowany paragon w edytowalny plik. NLP rozumie znaczenie tego, co jest napisane jak człowiek, ale bez zmęczenia. Uczenie maszynowe uczy się na przykładach i z czasem przetwarza dokumenty z większą dokładnością.

Zasadniczo firmy korzystające z IDP uczą oprogramowanie czytania i rozumienia dokumentów w taki sam sposób, w jaki robiłby to człowiek – tylko szybciej i na dużą skalę.

Jak działa IDP?

W ciągu jednego dnia firmy mogą przetwarzać setki dokumentów – faktur od dostawców, umów z klientami, listów, formularzy wysyłkowych i innych. Wcześniej pracownicy musieli ręcznie sortować tę górę dokumentów, tracąc czas na wyszukiwanie właściwych danych i podwójne sprawdzanie. Teraz, dzięki IDP, proces ten wygląda inaczej.

Dokumenty są przesyłane do systemu z dowolnego miejsca – z poczty, pamięci masowej w chmurze lub skanerów. Nawet jeśli plik jest uszkodzony lub tekst jest niewyraźny, oprogramowanie może poprawić obraz i przekonwertować go na czytelny format za pomocą OCR.

System wykrywa rodzaj dokumentu, na przykład zdaje sobie sprawę, że jest to zestawienie prac, a nie faktura, znajduje kluczowe informacje, takie jak daty, kwoty, szczegóły płatności i wyodrębnia je. Algorytmy te uczą się na podstawie wcześniejszych danych jako wyszkoleni asystenci i stają się mądrzejsze, im więcej dokumentów analizuje, więc dokładność rośnie z czasem.

Wyodrębnione dane są sprawdzane pod kątem szablonów i reguł. Jeśli coś się nie zgadza (np. nieistniejący artykuł w dowodzie dostawy), system zgłasza błąd do korekty. Gotowe dane są automatycznie wysyłane do systemów biznesowych, takich jak CRM, ERP lub pulpity analityczne, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.

W rezultacie zadanie, które wcześniej mogło zająć pracownikowi wiele godzin, jest teraz wykonywane w ciągu kilku minut. Występuje mniej błędów, pracownicy nie tracą czasu na nudne zadania manualne, a firma otrzymuje aktualne informacje do podejmowania decyzji. Automatyzacja sprawia, że niemal każda firma staje się znacznie bardziej wydajna. Krótko mówiąc, automatyzujesz przetwarzanie dokumentów bez uszczerbku dla dokładności lub kontroli.

Korzyści z rozwiązań IDP

Dlaczego tak wiele firm inwestuje w oprogramowanie IDP? Zakres zastosowań IDP jest szeroki, a korzyści szybko się kumulują. Przede wszystkim jest to czas, który można odzyskać, nie wpisując codziennie tych samych liczb, dat i nazwisk. Zespoły mogą skupić się z administracji na analizie. Zwykle idzie to w parze z oszczędnościami finansowymi – mniej błędów, mniej przeróbek, szybsza realizacja.

Do tego dochodzi skalowalność. Gdy ilość dokumentów podwaja się, nie trzeba podwajać liczby pracowników. Technologia IDP może być skalowana bez stresu. A ponieważ nowoczesne platformy są często projektowane ze ścieżkami audytu i regułami walidacji, są dobrym sprzymierzeńcem, gdy nadchodzi sezon zgodności. Jeśli kiedykolwiek uczestniczyłeś w bolesnym przeglądzie dokumentów, z pewnością to docenisz.

Wreszcie, nie należy lekceważyć tego, jak bardzo może poprawić się morale pracowników, gdy zdejmie się z nich nudną, powtarzalną pracę. Nikt nie chce być ludzką kserokopiarką. Oto siła IDP: szybsza praca, szczęśliwsze zespoły i czystsze dane.

Najlepsze inteligentne rozwiązania do przetwarzania dokumentów

Przyjrzyjmy się teraz niektórym z najlepszych rozwiązań w zakresie inteligentnego przetwarzania dokumentów w 2025 roku. Czterech graczy wyróżnia się z różnych powodów: Graip.AI, Rossum, Nanonets, Abbyy, Datamatics i Docsumo.

Graip.AI jest liderem dla firm obsługujących złożoność – dokumenty, które nie są zgodne ze schludnymi wzorcami, są dostępne w wielu językach lub wymagają warstwowej logiki biznesowej. Obsługuje użytkowników nietechnicznych z interfejsem, który sprawia, że konfiguracja jest dostępna, a jednocześnie oferuje solidną kontrolę w razie potrzeby. Nie jest przeładowany krzykliwymi dodatkami, ale to, co robi, robi wyjątkowo dobrze. Graip.AI jest szczególnie silny na rynkach europejskich, gdzie wielojęzyczne wsparcie i regionalne dziwactwa dokumentów mają znaczenie.

Rossum ma tendencję do odwoływania się do działów finansowych. Zawiera wstępnie wyszkolone modele faktur i interfejs przeglądu, który został stworzony do współpracy. Dobrze integruje się z systemami ERP, co jest dużym plusem. To powiedziawszy, jeśli twój przypadek użycia wykracza poza księgowość, możesz uznać jego elastyczność za nieco ograniczoną.

Dowiedz się więcej o Rossum Alternative

Nanonets został stworzony z myślą o programistach. Jego konstrukcja oparta na API pozwala zespołom trenować własne modele i z łatwością podłączać je do istniejących systemów. Dobrze radzi sobie z wolumenami i obsługuje wiele języków, co czyni go atrakcyjnym dla globalnych zespołów. Należy jednak pamiętać, że interfejs może wydawać się nieco techniczny, jeśli nie czujesz się komfortowo z interfejsami API.

Dowiedz się więcej o alternatywie Nanonets

Abbyy jest uznanym graczem na rynku przetwarzania dokumentów, znanym z silnych możliwości OCR i automatyzacji opartej na sztucznej inteligencji. Oferuje szeroką gamę aplikacji IDP, które są przeznaczone dla dużych przedsiębiorstw ze złożonymi obiegami dokumentów. Jednak jego ceny i złożoność implementacji mogą stanowić wyzwanie dla mniejszych zespołów lub szybkich wdrożeń.

Dowiedz się więcej o Abbyy Alternative

Datamatics zapewnia kompleksową platformę IDP, która łączy sztuczną inteligencję, RPA i analitykę. Jest silna pod względem skalowalności i rozwiązań branżowych, szczególnie w zakresie finansów, opieki zdrowotnej i logistyki. Chociaż oferuje potężną funkcjonalność, krzywa uczenia się i wysiłek związany z integracją mogą być brane pod uwagę w przypadku firm bez dedykowanych zasobów IT.

Dowiedz się więcej o alternatywie Datamatics

Docsumo zdobywa punkty za precyzyjną obsługę tabel i danych strukturalnych. Dobrze nadaje się dla organizacji, które zajmują się raportami, formularzami lub czymkolwiek podobnym do siatki. Wdrożenie jest proste, a wsparcie solidne. Z drugiej strony, możesz napotkać ograniczenia, jeśli szukasz wbudowanych integracji lub rozwiązania, które rozwija się w bardzo małych zespołach.

Dowiedz się więcej o alternatywie Docsumo

Najlepsze platformy inteligentnego przetwarzania dokumentów w 2025 roku

Krajobraz IDP przeszedł poważną transformację, a platformy oferują obecnie wyspecjalizowane funkcje dostosowane do szerokiego zakresu potrzeb biznesowych. Niniejsza analiza przedstawia wiodące rozwiązania i możliwości, które zapewniają największą wartość.

Jak wybrać najlepsze rozwiązania IDP dla swojej firmy?

Wybór odpowiedniej platformy IDP sprowadza się do poznania własnych potrzeb. Zacznij od przyjrzenia się swoim dokumentom – czy są one spójne, czy rozproszone? Czy są to głównie faktury, czy też przetwarzasz również umowy, formularze onboardingowe i inne złożone formaty?

Pomyśl także o wolumenie. Jeśli przetwarzasz tylko kilkadziesiąt dokumentów tygodniowo, możesz nie potrzebować takiej samej siły ognia jak przedsiębiorstwo obsługujące tysiące dziennie. Pozostaje jeszcze kwestia integracji. Niektóre rozwiązania IDP doskonale współpracują z narzędziami takimi jak SAP czy Salesforce. Inne będą wymagały dewelopera do zbudowania niestandardowych konektorów.

Nie wszystkie narzędzia IDP są zbudowane tak samo. Niektóre opierają się na logice opartej na regułach, podczas gdy inne wykorzystują zaawansowane możliwości sztucznej inteligencji. Rozwiązanie IDP oparte na sztucznej inteligencji może dostosowywać się do nowych formatów, języków i układów przy minimalnej konfiguracji, dzięki czemu lepiej pasuje do firm zajmujących się złożonymi lub nieustrukturyzowanymi dokumentami.

Nie zapomnij o użyteczności. Jeśli Twój zespół nie składa się z ekspertów technicznych, interfejs bez kodu lub z niskim kodem może sprawić, że zostanie on przyjęty. I wreszcie, rozważ koszt nie tylko jako liczbę, ale jako wartość: jaki czas lub liczbę pracowników można zaoszczędzić dzięki współpracy AI i IDP w celu zautomatyzowania harówki? Przeprowadź pilotaż, przetestuj wyniki i sprawdź, która platforma faktycznie ułatwi życie Twojemu zespołowi.

Dlaczego warto wybrać Graip.AI?

Graip.AI zasługuje na swoje miejsce wśród najlepszych narzędzi, koncentrując się na złożoności rzeczywistego świata. Zamiast oczekiwać, że dokumenty będą pasować do zgrabnych szablonów, został zaprojektowany do zarządzania nieuporządkowanymi, warstwowymi i wielojęzycznymi formatami, które często potykają się na innych platformach.

Jeśli Twoja firma zajmuje się dokumentacją logistyczną, umowami z dostawcami lub dokumentacją wymagającą dużej zgodności, prawdopodobnie docenisz sposób, w jaki Graip.AI obsługuje relacje między polami, rozumie logikę biznesową i dostosowuje się bez konieczności wielogodzinnego projektowania szablonów.

Jednocześnie Graip.AI nie wymaga zespołu programistów, aby rozpocząć pracę. Ta platforma IDP zapewnia kontrolę bez złożoności. Możesz konfigurować przepływy pracy, ustawiać reguły i weryfikować dane bez pisania wiersza kodu.

Zgodność z przepisami to kolejny obszar, w którym Graip.AI zarabia na swoje utrzymanie. Dzięki pełnym ścieżkom audytu i przejrzystej logice przetwarzania wspiera odpowiedzialność i dostosowanie do przepisów.

A jeśli działasz globalnie, wielojęzyczne możliwości Graip.AI sprawiają, że jest to szczególnie dobre rozwiązanie. Rozumie niuanse regionalnych formatów i wymogów regulacyjnych i szybko się rozwija, ponieważ coraz więcej firm przyjmuje jego podejście.

Przyszłość inteligentnego przetwarzania dokumentów

Patrząc w przyszłość, inteligentne przetwarzanie dokumentów ma stać się bardziej kontekstowe, bardziej oparte na współpracy i jeszcze bardziej inteligentne. Systemy te będą wykraczać poza zwykłe wyciąganie danych, ponieważ jest to już dla nich zbyt proste, i będą ewoluować, aby interpretować nie tylko same dane, ale także ich znaczenie, oparte na kontekście.

Podczas gdy modele branżowe dla sektorów takich jak opieka zdrowotna, logistyka i fintech są już w użyciu, następnym krokiem jest uczynienie tych modeli bardziej adaptacyjnymi i zdolnymi do ciągłego uczenia się na podstawie nowych typów dokumentów i logiki biznesowej bez ręcznego przekwalifikowania.

Generatywna sztuczna inteligencja będzie prawdopodobnie ściślej zintegrowana z narzędziami IDP, umożliwiając automatyzację całych zadań od początku do końca. W miarę jak platformy będą stawać się coraz bardziej przyjazne dla użytkownika, osoby niebędące programistami będą odgrywać coraz większą rolę w automatyzacji.

Od pionierów AI IDP po nowsze platformy inteligentnego przetwarzania dokumentów, takie jak Graip.AI, narzędzia są gotowe. Pytanie brzmi: czy Ty jesteś gotowy?