W dzisiejszych czasach nikt tak naprawdę nie chce pracować. I łatwo zrozumieć dlaczego. Niekończące się e-maile, załączniki w każdym możliwym formacie i formularze wymagające ręcznego sprawdzenia mogą sprawić, że nawet najbardziej zmotywowany pracownik zastanawia się, czy jest sens.
Drugą stroną tego medalu jest uwodzicielska obietnica agentów AI. Proponują one świat, w którym powtarzalne, monotonne zadania są obsługiwane automatycznie, a ludzie wkraczają tylko w przypadku decyzji wymagających prawdziwej oceny. Ale czy ta wizja jest realistyczna, czy to tylko mrzonka?
Okazuje się, że to już się dzieje. Agenci AI mogą odczytywać faktury, wyciągać kluczowe dane z umów, oznaczać niespójności, a nawet kontaktować się ze współpracownikami lub dostawcami, gdy czegoś brakuje. Nie męczą się, nie gubią plików ani nie zapominają o podwójnym sprawdzeniu sum. Ludzie nadal nadzorują proces, ale ich rola zmienia się z bycia zasypanym papierkową robotą na podejmowanie decyzji, które faktycznie wymagają ludzkiej inteligencji.
Spis treści
Podstawowe funkcje agentów AI dla automatyzacji przetwarzania dokumentów
Magia agentów AI polega na robieniu czegoś więcej niż tylko czytaniu dokumentów. Czytają, rozumieją, działają i poprawiają się z czasem. Graip.AI organizuje automatyzację w podstawowe zadania, gotowych asystentów AI (pakiety agentów do kompleksowych funkcji) i niestandardowych agentów AI, dostarczając praktyczne rozwiązania AI dla procesów wymagających dużej ilości dokumentów, jednocześnie pozwalając ludziom definiować cele, które każdy agent realizuje.
Te podstawowe funkcje reprezentują fundamentalne zadania wykonywane przez agentów AI i dlaczego mają one znaczenie:
1. Czytaj
Agenci Graip.AI są stworzeni do obsługi dokumentów biznesowych. Mogą przetwarzać pliki PDF, dokumenty Word, arkusze Excel, a nawet wiadomości e-mail z załącznikami w ramach jednego przepływu pracy, rozumiejąc, w jaki sposób się łączą. Agent identyfikuje kluczowe informacje w tych formatach, wyodrębnia je i przygotowuje do następnego kroku.
Przykład: Agent onboardingowy może na przykład skonsolidować dane z podpisanej umowy PDF, załączonego cennika Excel i historii negocjacji z pomocniczej wiadomości e-mail. Automatycznie przechwytuje prawidłowe dane klienta, poziomy cenowe i warunki specjalne bez konieczności ręcznego kopiowania.
2. Klasyfikuj
Klasyfikacja zapewnia, że każdy dokument jest natychmiast sortowany i wysyłany do właściwego przepływu pracy. Agent może automatycznie identyfikować i kierować różne dokumenty (faktury, zamówienia zakupu, oferty i oferty przetargowe) do odpowiedniego miejsca docelowego, czy to księgowości, sprzedaży czy zaopatrzenia. Obsługuje również złożone scenariusze, takie jak dzielenie pojedynczej faktury na wiele centrów kosztów (jeden do wielu) lub agregowanie kilku formularzy w celu wdrożenia nowego pracownika (wiele do jednego).
Przykład: W procesie rozliczeń z wieloma dostawcami agent AI może rozróżnić, czy przychodzący plik PDF jest fakturą dostawcy, notą kredytową czy raportem wydatków, zapewniając, że jest on automatycznie kierowany do właściwego procesu zatwierdzania i księgowania.
3. Wyodrębnij i zweryfikuj
Agenci Graip.AI korzystają z zastrzeżonych modeli uczenia maszynowego, aby niezawodnie wyodrębniać szczegóły, takie jak numery faktur, nazwy dostawców, pozycje i sumy, nawet z niechlujnych lub niekonwencjonalnych układów. Następnie walidacja sprawdza te informacje, upewniając się, że liczby się sumują, sumy się zgadzają, a wszelkie rozbieżności są wychwytywane, zanim mogą spowodować problem.
Przykład: Podczas przetwarzania faktury agent AI może dokładnie pobrać nazwę sprzedawcy i pozycje, niezależnie od unikalnego szablonu dostawcy. Następnie automatycznie sprawdza, czy suma częściowa, podatki i suma całkowita są matematycznie poprawne, oznaczając wszelkie niespójności do sprawdzenia.
4. Wyszukiwanie
Agenci AI mogą przeszukiwać repozytoria dokumentów w celu znalezienia odpowiednich rekordów i wykonywania złożonych zadań gromadzenia informacji. Rozumieją kontekst i mogą pobierać dokumenty pomocnicze z wielu miejsc przechowywania lub aplikacji w chmurze, aby skompilować kompletny pakiet. Jeśli brakuje informacji, agent może nawet wysłać uprzejmą, zautomatyzowaną prośbę do właściwej osoby i zaktualizować rekordy po ich otrzymaniu.
Przykład: Zapytanie “Pokaż wszystkie podpisane umowy od Q1 2025 dla dostawcy X” zwraca dokładne dokumenty. Agent zapewnia również kluczowy kontekst (taki jak sygnatariusze i zatwierdzenia) i gromadzi całą powiązaną korespondencję w jednym, możliwym do skontrolowania pakiecie.
5. Zbierać
Collection automatyzuje gromadzenie dokumentów z szerokiej gamy źródeł, w tym pamięci masowej w chmurze, wiadomości e-mail, interfejsów API i systemów innych firm. Agent zapewnia kompletność, identyfikując i proaktywnie żądając wszelkich brakujących elementów.
Przykład: Agent onboardingowy pobiera wszystkie wymagane dokumenty z systemu poczty e-mail i folderów klienta, weryfikuje, czy wszystko jest obecne i automatycznie wysyła prośbę o wszelkie brakujące elementy.
6. Potwierdzić
W przypadku większości procesów agenci AI działają w pełni autonomicznie, dostarczając wyniki bezpośrednio do połączonych systemów. Funkcja potwierdzania jest zarezerwowana dla decyzji o wysokiej stawce, w których niezbędny jest ludzki osąd, takich jak działania, które mogą wiązać się ze stratami finansowymi, ryzykiem regulacyjnym lub wpływem na reputację.
Przykład: Przed zaksięgowaniem faktury w systemie ERP agent AP wstrzyma działanie i zażąda potwierdzenia od kierownika, jeśli łączna wartość przekroczy wstępnie zdefiniowany próg zatwierdzenia.
7. Odpowiadać
Agenci zamykają pętlę, przekazując wyniki bezpośrednio do przepływu pracy. Mogą wysyłać wiadomości e-mail z powiadomieniami, generować szczegółowe raporty lub aktualizować rekordy w połączonych systemach, takich jak ERP lub CRM.
Przykład: Po przetworzeniu partii faktur AR Agent automatycznie powiadamia zespół finansowy o oczekujących płatnościach i generuje wizualne podsumowanie zaległych kwot do cotygodniowego przeglądu.
8. Utwórz dane wyjściowe / Przekształć
Aby zapewnić kompatybilność z dowolnym procesem, agenci mogą przekształcać i strukturyzować wyodrębnione dane do różnych standardowych formatów.
Przykład: Wyodrębnione dane umowy można natychmiast wyeksportować jako czysty plik CSV do analizy w arkuszu kalkulacyjnym, sformatowany raport Excel dla interesariuszy lub jako JSON/XML do innej aplikacji biznesowej.
9. Uzgodnienie / porównanie
Agenci wykonują krytyczny nadzór poprzez porównywanie wielu źródeł danych w celu zidentyfikowania rozbieżności, niespójności lub błędów. Pomagają rozwiązywać problemy, proponując rozwiązania i śledząc wyniki.
Przykład: Agent kontrolera finansowego automatycznie identyfikuje rozbieżności między zamówieniami zakupu a otrzymanymi fakturami, przygotowuje e-maile z wyjaśnieniami do dostawców i śledzi odpowiedzi, aby zasugerować działania naprawcze.
Agenci Graip.AI: Typy i funkcje
Graip.AI oferuje ekosystem ponad 50 inteligentnych agentów zaprojektowanych do automatyzacji procesów związanych z dokumentami w różnych branżach i działach. Aby wdrożenie było szybkie i skalowalne, agenci ci są pogrupowani w trzy typy rozwiązań, z których każdy zajmuje się automatyzacją z innej perspektywy.
Pakiety branżowe
Wstępnie skonfigurowana kolekcja agentów AI zaprojektowanych w celu sprostania wyzwaniom i regulacjom specyficznym dla danego sektora. Każdy pakiet zawiera agentów, którzy rozumieją przepływy pracy w Twojej branży, standardy zgodności i terminologię, od przetwarzania roszczeń zdrowotnych po łańcuchy dostaw w produkcji. Umożliwiają one szybsze wdrażanie dzięki rozwiązaniom opartym na sprawdzonych przypadkach użycia i najlepszych praktykach branżowych.
Pakiety działów
Ukierunkowany zestaw agentów AI stworzony w celu wsparcia zespołów finansowych, sprzedażowych, prawnych i zaopatrzeniowych. Każdy pakiet koncentruje się na codziennych przepływach pracy i powtarzających się bolączkach określonej funkcji biznesowej, pomagając zespołom zautomatyzować rutynową obsługę dokumentów, zatwierdzanie i raportowanie przy jednoczesnym zachowaniu spójnych procesów w całej organizacji.
Pakiety procesowe
Kompleksowy ekosystem agentów AI zaprojektowany dla złożonych przepływów pracy obejmujących wiele działów. Pakiety procesów, takie jak Accounts Payable, Quote-to-Cash oraz Compliance & Contract Management, łączą każdy etap procesu, od przyjęcia dokumentu do ostatecznego zatwierdzenia, zapewniając przejrzystą i dokładną realizację.
Każdy pakiet można wdrożyć przy użyciu dwóch typów agentów Graip.AI: gotowych i niestandardowych. Wstępnie zbudowani agenci są gotowi do wdrożenia i łatwo dostosowują się do reguł i struktur danych, podczas gdy niestandardowi agenci są opracowywani wspólnie z zespołem w celu unikalnych lub wysoce wyspecjalizowanych przepływów pracy. W obu przypadkach automatyzacja jest kształtowana wokół firmy, a nie odwrotnie.
Podejście wdrożeniowe: Stopniowe skalowanie agentów AI
Aby zapewnić płynną i udaną integrację, eksperci Graip.AI opowiadają się za etapową strategią wdrażania, dopracowaną dzięki sprawdzonym wdrożeniom w świecie rzeczywistym.
- Miesiąc 1: Wdrożenie pierwszego agenta w kontrolowanym środowisku w celu przetestowania typów dokumentów i reguł biznesowych.
- Miesiąc 2: Przeniesienie agenta do pełnej produkcji pod nadzorem człowieka.
- Miesiąc 3-6: Stopniowe wdrażanie dodatkowych agentów dla innych przepływów pracy w oparciu o sprawdzone sukcesy.
- Bieżąca optymalizacja: Utrzymanie najwyższej wydajności agentów poprzez ciągłe uczenie się i adaptację.
Takie podejście zapewnia wymierne wyniki bez przytłaczania zespołów, budując zaufanie do AI i tworząc trwałe zdolności organizacyjne.
Warsztaty AI: Współtworzenie planu automatyzacji
Etapowy plan wdrożenia nasuwa pytanie: jak zidentyfikować właściwy przepływ pracy do pilotażu i zaprojektować agenta, który zapewni wymierny zwrot z inwestycji?
Taki jest właśnie cel warsztatów AI organizowanych przez Graip.AI. To coś więcej niż tylko sesja wprowadzająca, te warsztaty to strategiczny sprint oparty na współpracy. Współpracujemy z kluczowym personelem, aby zmapować konkretne obiegi dokumentów, zidentyfikować punkty bólu o największym wpływie i określić ilościowo potencjalny wzrost wydajności.
Rezultatem jest dostosowany plan automatyzacji. Jest to jasny, priorytetowy plan, który definiuje pierwszego agenta pilotażowego, jego wskaźniki sukcesu i punkty integracji. Zapewnia to, że ścieżka do automatyzacji AI jest zbudowana na fundamencie jasności i strategicznego dostosowania, a nie tylko technologii.
Aby przekształcić ten plan w rzeczywistość, agenci Graip.AI są zaprojektowani do integracji z istniejącym stosem technologicznym, w tym z głównymi platformami, takimi jak SAP, Microsoft Dynamics 365, Salesforce i Google Workspace. Rezultatem jest agent dostosowany do Twoich potrzeb, który wpasowuje się bezpośrednio w istniejący stos technologiczny, dostarczając wartość od pierwszego dnia bez dużego projektu IT.
Kolejny krok w inteligentnym przetwarzaniu dokumentów
Za dziesięć lat ręczne przetwarzanie dokumentów będzie wyglądać tak, jak dziś korzystanie z faksu – jako dziwaczny, nieefektywny relikt. Dlatego nie chodzi o to, czy agenci AI staną się standardem, ale o to, jak daleko wyprzedzisz konkurencję, wdrażając je już teraz.
Integrując agentów Graip.AI, Twój zespół unika zagrzebywania się w papierkowej robocie, podczas gdy inni zmagają się z trudnościami. Uwolnieni od powtarzalnych zadań pracownicy mogą skupić się na napędzaniu wzrostu: analizowaniu trendów sprzedaży w celu dostrzeżenia nowych możliwości, negocjowaniu lepszych warunków z dostawcami i pielęgnowaniu relacji z klientami, które budują trwałą lojalność.
Podczas gdy wiele o przyszłości pozostaje nieznane, jedna prawda jest już jasna: przyszłość należy do automatyzacji.