Guida all’acquisizione dei dati: Cos’è l’acquisizione dei dati, come funziona, quali sono i metodi e i vantaggi

L’acquisizione dei dati è una componente essenziale del flusso di lavoro in diversi settori. Il termine si riferisce al processo di estrazione dei dati da diversi tipi di documenti (strutturati, semi-strutturati e non strutturati; documenti digitali e cartacei) e alla loro trasformazione in un formato leggibile dalla macchina.

In questo momento, la tecnologia di acquisizione dei dati sta diventando la soluzione principale per l’ottimizzazione dell’elaborazione dei documenti. L’acquisizione dei dati migliora il lavoro aziendale grazie all’estrazione automatica, alla classificazione accurata e alle funzioni di riconoscimento dei dati rilevanti. Rende la ricerca delle informazioni più veloce ed efficace.

Secondo il rapporto di Grand View Research, si prevede che il mercato globale dell’identificazione automatica e dell’acquisizione dei dati si espanderà a un tasso di crescita annuale composto (CAGR) dell’11,7% dal 2024 al 2030.

I software per l’acquisizione dei dati sono molto richiesti dal settore bancario. Aiuta a condurre operazioni senza carta e permette alle banche connesse digitalmente di elaborare il flusso di lavoro in modo efficace e di rispondere più velocemente.

In questa pubblicazione, facciamo una panoramica dettagliata sull’acquisizione dei dati: descriviamo la sua definizione, i settori di appartenenza dei clienti, le fasi del processo, i metodi applicati e i vantaggi di questa tecnologia per la tua azienda.

Che cos’è l’acquisizione dei dati?

La definizione di acquisizione dei dati si riferisce al processo di estrazione dei dati da diversi tipi di documenti per trasformarli in un formato digitale leggibile dalla macchina. Questi documenti possono essere strutturati o non strutturati, cartacei o elettronici.

L’acquisizione dei dati funziona in fasi precise: scansione, identificazione, cattura, riconoscimento, registrazione e archiviazione dei dati da un file senza inserimento manuale. Questa soluzione ottimizza i processi di routine come la gestione degli asset, la consegna, l’inventario, la scansione e la sicurezza dei documenti.

I recenti sviluppi nel campo dell’intelligenza artificiale (AI) hanno portato l’acquisizione dei dati a un nuovo livello di capacità di studiare le informazioni e migliorare le competenze del software.

Applicazioni di acquisizione dati automatizzata in tutti i settori

L’acquisizione automatica dei dati svolge un ruolo cruciale in diversi settori industriali e aiuta ad accelerare il flusso di lavoro, a migliorare l’accuratezza e a prendere decisioni in tempo reale. Di seguito sono riportati solo alcuni esempi:

Vendita al dettaglio:

• Acquisisci automaticamente i dati di vendita, compresi i dettagli delle transazioni, i prezzi dei prodotti e i metodi di pagamento.
• Traccia i movimenti dell’inventario e gestisci i livelli delle scorte.
• Acquisisci automaticamente i dati dei clienti e lo storico degli acquisti.

Assistenza sanitaria:

• Cartelle cliniche elettroniche: Acquisire i dati del paziente, come l’anamnesi, i trattamenti e le prescrizioni, in modo digitale.
• Imaging medico: Cattura e analizza automaticamente i dati della diagnostica per immagini (ad esempio, risonanza magnetica, TAC).
• Dispositivi indossabili: Raccogliere continuamente i parametri di salute del paziente, come la frequenza cardiaca, il ritmo del sonno e i livelli di attività.

Produzione:

• Sensori IoT: Acquisisci dati da macchinari e attrezzature per monitorare le prestazioni, prevedere le esigenze di manutenzione e ottimizzare le operazioni.
• Gestione della catena di approvvigionamento: Acquisisci automaticamente i dati sui livelli di inventario, sulle spedizioni e sulla logistica per migliorare l’efficienza e ridurre i costi.
• Controllo qualità: Utilizza sistemi automatizzati per acquisire dati durante il processo di produzione e garantire che i prodotti soddisfino gli standard di qualità.

Finanza:

• Elaborazione delle transazioni: Cattura ed elabora le transazioni finanziarie in tempo reale, garantendo una registrazione accurata e la conformità.
• Gestione del rischio: Acquisisci e analizza automaticamente i dati relativi alle tendenze del mercato, al comportamento dei clienti e agli indicatori economici.
• Rilevamento delle frodi: cattura e analizza i dati per identificare le attività potenzialmente fraudolente.

Trasporti e logistica:

• GPS: Acquisisce automaticamente i dati sulla posizione, la velocità e il percorso dei veicoli per ottimizzare la logistica e migliorare l’efficienza delle consegne.
• Gestione della flotta: Acquisisci dati sul consumo di carburante, sulle esigenze di manutenzione dei veicoli e sul comportamento dei conducenti per ridurre i costi e migliorare la sicurezza.
• Tracciamento dei pacchi: Acquisisci e aggiorna automaticamente i dati sulla posizione e sullo stato di consegna dei pacchi per fornire ai clienti informazioni di tracciamento in tempo reale.

Telecomunicazioni:

• Monitoraggio della rete: Acquisisci e analizza automaticamente i dati sulle prestazioni della rete, sui modelli di traffico e sulle interruzioni di servizio.
• Servizio clienti: Acquisisci automaticamente i dati e le interazioni dei clienti per personalizzare i servizi e migliorare la loro soddisfazione.
• Fatturazione e utilizzo: Automatizza l’acquisizione dei dati relativi ai modelli di utilizzo, ai dettagli di fatturazione e alle informazioni di pagamento per un’accurata fatturazione e gestione dei ricavi.

Come funziona l’acquisizione dei dati?

La digitalizzazione dei documenti aziendali rende più accessibili dati preziosi. Puoi acquisire i dati in diversi modi, a seconda delle tue esigenze. Aiuta a ottimizzare i flussi di lavoro della contabilità e a trasferire i dati senza problemi alle destinazioni necessarie.

I dispositivi di acquisizione dati possono essere scanner di documenti, scanner di codici a barre, lettori di smart card e speciali pad di acquisizione. Le aziende utilizzano queste apparecchiature per acquisire tutte le informazioni necessarie a prendere decisioni più informate e analitiche.

Le organizzazioni possono acquisire i dati in 6 fasi comuni:

1. Ingresso
In questa fase, il software scansiona i documenti cartacei o elettronici e li converte in file ad alta risoluzione. I dati possono essere digitati a mano o stampati in un file di diversi formati.

2. Correzione
Questa fase è necessaria per preparare i documenti al lavoro di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Il sistema rimuove i rumori e corregge le distorsioni, effettua la binarizzazione e la scheletrizzazione.

3. Rilevamento
Il software rileva aspetti della fattura come tabelle e grafici. Aiuta a fornire un’estrazione accurata dei dati, a utilizzare meno spazio su disco e a velocizzare la convalida.

4. Riconoscimento
In questa fase, il software riconosce i dati e ogni campo di dati come il nome di un fornitore, il numero di un documento, ecc.

5. Convalida
Il sistema garantisce l’accuratezza e la qualità dei dati riconosciuti eseguendo diversi controlli.

6. Estrazione
Il software OCR aiuta a estrarre i dati da parti del documento come tabelle, intestazioni, piè di pagina e altre aree. Quindi il sistema utilizza questi dati per riempire i campi pertinenti delle fatture elettroniche e per inserirli nel sistema contabile richiesto.

Quali sono i metodi di acquisizione dei dati?

La tua azienda può scegliere il metodo di acquisizione dei dati in base al tuo modello di business e alle informazioni richieste. Diversi software consentono di acquisire dati da diversi formati di documenti: scritti manualmente, JPEG, PDF, e-mail e molti altri. Di seguito riportiamo i metodi più diffusi.

1. Acquisizione manuale dei dati

Questo metodo consiste nel digitare a mano i dati richiesti da documenti scritti in un sistema informatico per l’accesso digitale. La digitazione manuale è ancora importante per acquisire dati non strutturati quando i volumi sono così bassi che l’automazione non è redditizia.

2. Acquisizione automatica dei dati

Questo metodo aiuta le aziende a ottimizzare il flusso di lavoro, velocizzando l’estrazione dei dati e riducendo i costi operativi e le risorse umane. Le aziende possono acquisire i dati in modo automatico con diverse tecnologie.

a) Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR)

Questa soluzione ha sviluppato un modo per acquisire i dati. Aumenta l’automazione del flusso di lavoro del back-office che può coinvolgere fatture, ricevute, contratti e altri documenti aziendali in formato PDF.

Questa tecnologia consente il riconoscimento automatico dei caratteri prodotti dalla macchina durante l’acquisizione e l’estrazione dei dati. La soluzione OCR è in grado di riconoscere vari tipi di caratteri, come quelli stampati e quelli generati dal computer. Puoi leggere ulteriori informazioni su questo strumento nella nostra pubblicazione sui benchmark degli strumenti OCR.

b) Riconoscimento intelligente dei caratteri (ICR)

La tecnologia viene applicata per il riconoscimento di caratteri scritti a mano e stampati. Il software ICR acquisisce e analizza documenti scritti a mano come ricevute di acquisto e domande di assunzione. La soluzione ICR è simile all’OCR ma più difficile a causa della varietà di caratteri scritti a mano con cui questa tecnologia lavora.

c) Riconoscimento intelligente dei documenti (IDR)

Questa soluzione combina diverse tecnologie di intelligenza artificiale (AI) come la computer vision e l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP). Aiutano a identificare gli schemi, a indicizzarli in base al tipo di contenuto e a verificare la correttezza delle tabelle di ricerca. La soluzione IDR è utile per l’elaborazione di moduli e ricevute, per l’assistenza ai clienti e per le sale posta. Puoi esplorare questo strumento utilizzando la prova gratuita dell’elaborazione intelligente dei documenti di Graip.AI.

3. Codici QR e codici a barre

I codici a barre contengono informazioni criptate nel formato 1D. Puoi leggerli con uno scanner di codici a barre. I codici a barre sono importanti in diversi settori. Nel commercio al dettaglio può essere utilizzato per la gestione dell’inventario, nella logistica per la localizzazione o il tracciamento delle attività, nei servizi medici per controllare i dettagli dei pazienti e nella produzione per tracciare i lotti dei prodotti.

I codici a risposta rapida (QR) o i codici a barre 2D sono soluzioni più complesse. Le aziende possono utilizzare questa soluzione per acquisire dati in documenti, pagine web e così via. Molti settori digitalizzati applicano i codici QR. Questa soluzione è comunemente utilizzata nei settori della vendita al dettaglio, dei servizi di corriere, dell’imballaggio dei prodotti e della pubblicità. I codici QR possono contenere link a qualsiasi pagina web con qualsiasi quantità di informazioni.

4. Lettura ottica dei segni (OMR)

Questo metodo di acquisizione elettronica identifica i dati segnati dall’uomo come campi oscurati e caselle di controllo nei documenti. Grazie alla sua elevata accuratezza, l’OMR fornisce dati perfetti acquisiti da moduli di sondaggio scannerizzati, schede elettorali e test oggettivi.

5. Moduli digitali (web o app)

A volte le aziende hanno bisogno di raccogliere informazioni sugli utenti di Internet. Possono acquisire i dati in forma digitale sul web, attraverso una pagina intranet o un’applicazione per smartphone.

6. Firme digitali

Questo tipo di verifica dei documenti equivale a una firma autografa. Le firme digitali servono ad autorizzare le approvazioni e i permessi dei documenti digitali o delle e-mail. Questo metodo di acquisizione dei dati è utilizzato per i flussi di lavoro che coinvolgono parti di aziende o reparti diversi. Le firme digitali sono legali e garantiscono un’elevata sicurezza delle informazioni personali.

7. Scraping e monitoraggio del web

Questo strumento aiuta a gestire una grande quantità di dati web. Inoltre, gli strumenti di web scraping sono chiamati web bot o crawler (ad esempio, gli spider di Google). Scorrono le pagine web e il codice per raccogliere, analizzare e riconoscere dati specifici. Il web scraping è utile per catturare e monitorare vari tipi di dati disponibili su Internet. Potrebbero esserci notizie, prezzi, contatti, aggiornamenti, valute, commenti e recensioni.

8. Carte a banda magnetica

Le carte si differenziano per la presenza di bande magnetiche con dati codificati. Può essere decodificato utilizzando dispositivi di lettura digitale. Questo metodo di acquisizione dei dati è sicuro e viene utilizzato nelle tessere di accesso agli hotel, nelle tessere di trasporto, nelle carte d’identità e nelle carte di credito/debito combinate con altri metodi di sicurezza.

9. Riconoscimento dei caratteri a inchiostro magnetico (MICR)

Questa soluzione è in grado di riconoscere i caratteri stampati a macchina in un collegamento magnetico. Il MICR viene utilizzato nelle banche per elaborare gli assegni per i pagamenti.

10. Carte intelligenti

La soluzione contiene dati criptati su un chip di microprocessore a scopo di identificazione. Le aziende possono utilizzare smart card per l’identificazione del personale e smart card basate su chip per transazioni bancarie sicure.

11. Acquisizione vocale intelligente

Questo metodo di acquisizione dei dati utilizza la tecnologia di riconoscimento vocale. Aiuta a comprendere e analizzare la voce. Può fornire accesso vocale, creare promemoria impostati e fare richieste musicali.

12. Acquisizione intelligente di video e immagini

La tecnologia di acquisizione di video e immagini viene utilizzata per riconoscere ed estrarre informazioni precise per l’analisi dei dati, i controlli di sicurezza in aeroporto, l’identificazione biometrica, ecc.

Quali sono le ragioni dell’utilizzo?

Le aziende possono acquisire automaticamente i dati per ridurre le risorse umane e la dipendenza dalla gestione manuale di grandi volumi di informazioni. Questa tecnologia garantisce anche un flusso regolare di elaborazione dei dati. Rende le informazioni pronte e disponibili da qualsiasi flusso di lavoro.

L’integrazione dell’intelligenza artificiale mostra i risultati più significativi nello sviluppo dell’acquisizione dei dati. Questa tecnologia può imitare l’intelligenza umana per fornire un’acquisizione cognitiva dei dati. L’intelligenza artificiale raccoglie dati con grande precisione nel momento e nel luogo giusto. Aiuta le aziende a ottimizzare i servizi ai clienti e a fornire una risposta rapida.

Quali sono i vantaggi dell’acquisizione dei dati?

L’acquisizione automatica dei dati offre notevoli vantaggi nel migliorare e ottimizzare l’elaborazione dei documenti.

Riduce gli errori manuali

L’acquisizione automatica dei dati ti permette di ridurre la presenza umana nello svolgimento di compiti ripetuti e faticosi. Riduce i possibili errori manuali e migliora l’efficienza.

Aumenta la soddisfazione dei dipendenti

Le soluzioni automatizzate possono consentire al tuo personale di ridurre i carichi di lavoro monotoni e di concentrarsi su attività creative, migliorando la loro soddisfazione.

Riduce i costi operativi

Le moderne soluzioni informatiche aiutano le aziende a eliminare i costi operativi aggiuntivi per l’inventario, l’affitto e le buste paga. Aggiornano i dati in tempo reale e riducono gli errori.

Migliora la sicurezza e l’archiviazione dei dati

La crittografia dell’acquisizione automatica protegge i dati da accessi non autorizzati e contribuisce a ridurre lo spazio su disco.

Offre una disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Le soluzioni informatiche possono acquisire i dati anche in orari non lavorativi e senza restrizioni geografiche. È la funzione più utile per i settori della sanità, delle spedizioni e dell’ospitalità, quando i dati devono essere disponibili in qualsiasi momento per aumentare l’efficienza aziendale.

Organizza l’accesso centralizzato

Le soluzioni automatizzate forniscono un accesso controllato e centralizzato a tutti i dati aziendali utilizzando il cloud storage come destinazione finale.

Migliora l’esperienza del cliente

Quando i dati raccolti non presentano errori, aiutano a migliorare la comprensione dei clienti e la qualità dell’azienda.

Semplificare il processo decisionale

Le soluzioni automatizzate apportano vantaggi all’acquisizione efficace dei dati. Aiuta a fornire un’analisi dei big-data per prendere decisioni più rapide e redditizie.

Le sfide delle soluzioni per l’acquisizione dei dati con l’acquisizione automatica dei dati

Conclusioni

Dopo molti decenni di trasformazione, la tecnologia di acquisizione dei dati si è sviluppata in un settore multi industriale. Oggi, migliora l’efficacia e la redditività dell’azienda. Questa soluzione rende i dipendenti più coinvolti nel lavoro quotidiano.

Al giorno d’oggi esistono molti metodi di acquisizione dei dati attraverso varie tecnologie informatiche. A seconda del settore e degli obiettivi della tua azienda, puoi scegliere il mix di strumenti più adatto per acquisire i dati. Anche le piccole e medie imprese che gestiscono grandi volumi di dati possono notare il ritorno degli investimenti (ROI) applicando soluzioni di acquisizione dati automatizzate.

Tra i fornitori di acquisizione dati, puoi prestare attenzione alla piattaforma Graip.AI. Si tratta di un assistente AI che combina la potenza dell’automazione robotica dei processi basata su regole e l’intelligenza artificiale ad autoapprendimento. Ad esempio, i nostri clienti possono applicare le seguenti soluzioni: Sales Request Automation per le attività di vendita e Invoice Automation per la contabilità. Lo strumento di vendita riduce i tempi di elaborazione dei documenti dell’85%, mentre la soluzione contabile garantisce un’elaborazione delle fatture accurata al 99% e velocizza il lavoro con le fatture dei fornitori.