Las mejores soluciones inteligentes de procesamiento de documentos en 2025

Antes de que se tome una decisión empresarial, se apruebe un préstamo o se despache un envío, suele haber un documento detrás. Contratos, facturas, etiquetas de envío, formularios de incorporación: todos llevan la información que mantiene las operaciones en marcha. Pero estos documentos no vienen en formatos limpios y estandarizados. Llegan arrugados de los escáneres, llenos de jerga, notas manuscritas o idiomas extranjeros.

El Procesamiento Inteligente de Documentos aborda un reto real y creciente: dar sentido al caos de la información a gran escala con un enfoque práctico, basado en la IA, que aporta claridad y orden al desorden.

¿Qué es el Tratamiento Inteligente de Documentos?

¿Qué es el PDI? En esencia, el Procesamiento Inteligente de Documentos (PID) es un “conjunto” de tecnologías basadas en la inteligencia artificial que procesan automáticamente los documentos: extraen datos, los clasifican y comprueban si hay errores. A diferencia de un simple software, IDP funciona con cualquier documento (facturas, contratos, cartas o incluso etiquetas) y la información puede presentarse en cualquier formato.

IDP utiliza tres tecnologías clave: el Reconocimiento Óptico de Caracteres(OCR), el Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN) y el Aprendizaje Automático (AM). El OCR reconoce el texto, por ejemplo convirtiendo un recibo escaneado en un archivo editable. El PLN entiende el significado de lo escrito como un humano, pero sin cansarse. El aprendizaje automático aprende de los ejemplos y procesa los documentos con mayor precisión a lo largo del tiempo.

Básicamente, las empresas que utilizan la IDP enseñan al software a leer y comprender documentos como lo haría un humano, sólo que más rápido y a escala.

¿Cómo funciona la PDI?

En un solo día, las empresas pueden procesar cientos de documentos: facturas de proveedores, acuerdos con clientes, cartas, formularios de envío y mucho más. Antes, los empleados tenían que clasificar manualmente esta montaña de papeleo, perdiendo tiempo buscando los datos correctos y comprobándolos dos veces. Ahora, con IDP, el proceso es distinto.

Los documentos se cargan en el sistema desde cualquier lugar: desde el correo, el almacenamiento en la nube o los escáneres. Incluso si el archivo está dañado o el texto es borroso, el software puede mejorar la imagen y convertirla en un formato legible mediante OCR.

El sistema detecta el tipo de documento, por ejemplo, se da cuenta de que es una declaración de trabajo, no una factura, encuentra información clave como fechas, importes, detalles de pago, y la extrae. Estos algoritmos aprenden de datos anteriores como asistentes entrenados, y se vuelven más inteligentes cuantos más documentos analiza, de modo que la precisión aumenta con el tiempo.

Los datos extraídos se comprueban con plantillas y reglas. Si algo no coincide (por ejemplo, un artículo inexistente en el albarán), el sistema señala el error para su corrección. Los datos terminados se envían automáticamente a sistemas empresariales como CRM, ERP o cuadros de mando analíticos, sin ninguna introducción manual.

Como resultado, una tarea que antes podía llevar horas a un empleado, ahora se hace en minutos. Hay menos errores, los empleados no pierden tiempo en aburridas tareas manuales y la empresa recibe información actualizada para tomar decisiones. Es la automatización lo que hace que casi cualquier empresa sea significativamente más eficiente. En resumen, automatizas el procesamiento de documentos sin comprometer la precisión ni el control.

Ventajas de las soluciones IDP

¿Por qué tantas empresas invierten en software de PDI? La gama de aplicaciones de IDP es amplia, y las ventajas se acumulan rápidamente. En primer lugar, recuperas tiempo al no tener que teclear los mismos números, fechas y nombres todos los días. Los equipos pueden pasar de la administración al análisis. Esto suele ir acompañado de un ahorro económico: menos errores, menos repeticiones, plazos de entrega más rápidos.

Luego está la escalabilidad. Cuando el volumen de documentos se duplica, no tienes que duplicar tu personal. La tecnología IDP puede escalar sin estrés. Y como las plataformas modernas suelen estar diseñadas con registros de auditoría y reglas de validación, son un buen aliado cuando llega la temporada de cumplimiento. Si alguna vez has pasado por una dolorosa revisión de documentos, lo agradecerás.

Por último, no subestimes lo mucho que puede mejorar la moral de los empleados cuando se les quita de encima el trabajo aburrido y repetitivo. Nadie se alista para ser una fotocopiadora humana. Ese es el poder de la PDI: trabajo más rápido, equipos más felices y datos más limpios.

Las mejores soluciones inteligentes de procesamiento de documentos

Veamos ahora algunas de las mejores soluciones de Procesamiento Inteligente de Documentos en 2025. Cuatro actores destacan por diferentes razones: Graip.AI, Rossum, Nanonets, Abbyy, Datamatics y Docsumo.

Graip.AI es líder para las empresas que manejan la complejidad: documentos que no siguen patrones nítidos, están en varios idiomas o requieren una lógica empresarial por capas. Ayuda a los usuarios no técnicos con una interfaz que hace accesible la configuración, al tiempo que ofrece un control sólido cuando es necesario. No está sobrecargado de extras llamativos, pero lo que hace, lo hace extremadamente bien. Graip.AI es especialmente fuerte en los mercados europeos, donde el soporte multilingüe y las peculiaridades regionales de los documentos son importantes.

Rossum tiende a atraer a los departamentos financieros. Viene con modelos preentrenados para facturas y una interfaz de revisión diseñada para la colaboración. Se integra bien con los ERP, lo que es una gran ventaja. Dicho esto, si tu caso de uso va más allá de la contabilidad, puede que su flexibilidad te parezca un poco limitada.

Más información sobre la Alternativa Rossum

Nanonets se ha creado pensando en los desarrolladores. Su diseño basado en la API permite a los equipos entrenar sus propios modelos y conectarse a los sistemas existentes con facilidad. Gestiona bien el volumen y admite varios idiomas, lo que lo hace atractivo para equipos internacionales. Ten en cuenta que la interfaz puede parecer un poco técnica si no te sientes cómodo con las API.

Más información sobre la Alternativa Nanonets

Abbyy es una empresa consolidada en el mercado del procesamiento de documentos, conocida por sus potentes funciones de OCR y automatización basada en IA. Ofrece una amplia gama de aplicaciones de PDI para grandes empresas con flujos de trabajo documentales complejos. Sin embargo, su precio y la complejidad de su implantación pueden resultar complicados para equipos pequeños o despliegues rápidos.

Más información sobre la alternativa Abbyy

Datamatics proporciona una plataforma integral de IDP que combina IA, RPA y analítica. Es fuerte en escalabilidad y soluciones específicas para cada sector, sobre todo para finanzas, sanidad y logística. Aunque ofrece una potente funcionalidad, la curva de aprendizaje y el esfuerzo de integración pueden ser un problema para las empresas sin recursos informáticos dedicados.

Más información sobre la alternativa Datamatics

Docsumo gana puntos por manejar tablas y datos estructurados con delicadeza. Es muy adecuado para organizaciones que trabajan con informes, formularios o cualquier otra cosa similar a una cuadrícula. La incorporación es sencilla y el soporte es sólido. Por otro lado, puedes encontrarte con limitaciones si buscas integraciones integradas o una solución que crezca con equipos muy pequeños.

Más información sobre la Alternativa Docsumo

Las mejores Plataformas Inteligentes de Tratamiento de Documentos en 2025

El panorama de la PDI ha experimentado una gran transformación, y ahora las plataformas ofrecen funciones especializadas adaptadas a una amplia gama de necesidades empresariales. Este análisis explora las soluciones líderes y las capacidades que aportan el mayor valor.

Cómo elegir las mejores soluciones de PDI para tu empresa

Elegir la plataforma de PDI adecuada se reduce a conocer tus propias necesidades. Empieza por examinar tus documentos: ¿son coherentes o están por todas partes? ¿Son sobre todo facturas, o también procesas contratos, formularios de incorporación y otros formatos complejos?

Piensa también en el volumen. Si sólo procesas unas docenas de documentos a la semana, puede que no necesites la misma potencia de fuego que una empresa que maneja miles al día. Luego está la cuestión de las integraciones. Algunas soluciones de PDI funcionan perfectamente con herramientas como SAP o Salesforce. Otras necesitarán un desarrollador para crear conectores personalizados.

No todas las herramientas de IDP se construyen igual. Algunas se basan en reglas lógicas, mientras que otras utilizan capacidades avanzadas de IA. Una solución de PDI con IA puede adaptarse a nuevos formatos, idiomas y diseños con una configuración mínima, lo que la hace más adecuada para las empresas que trabajan con documentos complejos o no estructurados.

No olvides la usabilidad. Si tu equipo no está formado por expertos técnicos, una interfaz sin código o de bajo código puede hacer que la adopción sea un éxito o un fracaso. Y, por último, considera el coste no sólo como una cifra, sino como un valor: ¿qué tiempo o personal ahorras si la IA y la IDP trabajan juntas para automatizar la rutina? Haz una prueba piloto, comprueba los resultados y ve qué plataforma facilita realmente la vida a tu equipo.

¿Por qué elegir Graip.AI?

Graip.AI se gana su lugar entre las mejores herramientas centrándose en la complejidad del mundo real. En lugar de esperar que los documentos se ajusten a plantillas ordenadas, está diseñado para gestionar los formatos desordenados, en capas y multilingües que a menudo hacen tropezar a otras plataformas.

Si tu empresa se ocupa de papeleo logístico, contratos con proveedores o documentación que requiera mucho cumplimiento, lo más probable es que aprecies cómo Graip.AI gestiona las relaciones entre campos, entiende la lógica empresarial y se adapta sin necesidad de pasar horas diseñando plantillas.

Al mismo tiempo, Graip.AI no exige un equipo de desarrolladores para empezar. Esta plataforma de IDP te da el control sin complejidad. Puedes configurar flujos de trabajo, establecer reglas y validar datos sin escribir una línea de código.

El cumplimiento es otra área en la que Graip.AI se lo gana a pulso. Con pistas de auditoría completas y una lógica de procesamiento transparente, favorece la rendición de cuentas y la alineación normativa.

Y si operas en todo el mundo, las capacidades multilingües de Graip.AI lo hacen especialmente adecuado. Comprende los matices de los formatos regionales y los requisitos normativos, y evoluciona rápidamente a medida que más empresas adoptan su enfoque.

El futuro del tratamiento inteligente de documentos

De cara al futuro, el Procesamiento Inteligente de Documentos está llamado a ser más contextual, más colaborativo e incluso más inteligente. Estos sistemas irán más allá de limitarse a extraer datos, porque eso ya es demasiado sencillo para ellos, y evolucionarán para interpretar no sólo los datos en sí, sino también el significado que hay detrás de ellos, basado en el contexto.

Aunque ya se utilizan modelos específicos para sectores como la sanidad, la logística y la tecnología financiera, el siguiente paso es hacer que estos modelos sean más adaptables y capaces de aprender continuamente de nuevos tipos de documentos y lógica empresarial sin necesidad de reentrenamiento manual.

Es probable que la IA generativa se integre más estrechamente con las herramientas de PDI, permitiendo automatizar tareas enteras de principio a fin. Y a medida que las plataformas sean más fáciles de usar, los no desarrolladores desempeñarán un papel más importante en el impulso de la automatización.

Desde los pioneros del PDI de IA hasta las plataformas más recientes de Procesamiento Inteligente de Documentos, como Graip.AI, las herramientas están listas. La pregunta es: ¿lo estás tú?